會計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計(jì)檔案。

實(shí)務(wù)中，由于工作疏忽一旦單位或個人違反《會計(jì)檔案管理辦法》，則很可能會受到由縣級以上人民政府財(cái)政部門、檔案行政管理部門依據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》、《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)做出的處理處罰。那么，會計(jì)檔案管理，哪些問題需要注意呢？且看下方~

問題1

哪些會計(jì)資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔？

根據(jù)規(guī)定，下列會計(jì)資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔：

1.會計(jì)憑證，包括原始憑證、記賬憑證；

2.會計(jì)賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；

3.財(cái)務(wù)會計(jì)報告，包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會計(jì)報告；

4.其他會計(jì)資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊、會計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計(jì)資料。

問題2

單位會計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時保管會計(jì)檔案有何時限要求？

單位的會計(jì)機(jī)構(gòu)或會計(jì)人員所屬機(jī)構(gòu)（統(tǒng)稱單位會計(jì)管理機(jī)構(gòu)）按照歸檔范圍和歸檔要求，負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會計(jì)資料整理立卷，編制會計(jì)檔案保管清冊。

當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終了后，可由單位會計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時保管一年，再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意。單位會計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時保管會計(jì)檔案最長不超過三年。臨時保管期間，會計(jì)檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，且出納人員不得兼管會計(jì)檔案。

問題3

單位會計(jì)管理機(jī)構(gòu)在辦理會計(jì)檔案移交時應(yīng)注意哪些問題？

單位會計(jì)管理機(jī)構(gòu)在辦理會計(jì)檔案移交時，應(yīng)當(dāng)編制會計(jì)檔案移交清冊，并按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。

紙質(zhì)會計(jì)檔案移交時應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。電子會計(jì)檔案移交時應(yīng)當(dāng)將電子會計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。

單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會計(jì)檔案時，應(yīng)當(dāng)對電子會計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測，符合要求的才能接收。

問題4

單位保存的會計(jì)檔案能否對外借出？

單位保存的會計(jì)檔案一般不得對外借出，確因工作需要且根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定必須借出的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。

會計(jì)檔案借用單位應(yīng)當(dāng)妥善保管和利用借入的會計(jì)檔案，確保借入會計(jì)檔案的安全完整，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。

問題5

單位委托中介機(jī)構(gòu)代理記賬的，應(yīng)注意哪些問題？

單位委托中介機(jī)構(gòu)代理記賬的，應(yīng)當(dāng)在簽訂的書面委托合同中，明確會計(jì)檔案的管理要求及相應(yīng)責(zé)任。

問題6

建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會計(jì)檔案何時需要移交？

建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會計(jì)檔案，需要移交給建設(shè)項(xiàng)目接受單位的，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工財(cái)務(wù)決算后及時移交，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。

問題7

經(jīng)鑒定可以銷毀的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)履行哪些銷毀程序？

經(jīng)鑒定可以銷毀的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀：

1.單位檔案管理機(jī)構(gòu)編制會計(jì)檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時間等內(nèi)容。

2.單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會計(jì)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。

3.單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會計(jì)檔案銷毀工作，并與會計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計(jì)檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對;在會計(jì)檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。電子會計(jì)檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定，并由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。

特別提醒——會計(jì)檔案的保管期限要牢記！

會計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。會計(jì)檔案的保管期限，從會計(jì)年度終了后的第一天算起。具體要求如下：

《企業(yè)和其他組織會計(jì)檔案保管期限表》

《財(cái)政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會計(jì)檔案保管期限表》

注：稅務(wù)機(jī)關(guān)的稅務(wù)經(jīng)費(fèi)會計(jì)檔案保管期限，按行政單位會計(jì)檔案保管期限規(guī)定辦理。

政策依據(jù)

《會計(jì)檔案管理辦法》（中華人民共和國財(cái)政部 國家檔案局令第79號）

108個會計(jì)核算與稅收籌劃技巧，羅杰夫老師帶你系統(tǒng)學(xué)習(xí)賬、稅、表全盤會計(jì)工作，快速掌握賬稅處理，成為獨(dú)當(dāng)一面的會計(jì)人，為你的升職加薪助力！點(diǎn)擊查看更多>>

想學(xué)習(xí)更多財(cái)稅資訊、財(cái)經(jīng)法規(guī)、專家問答、能力測評、免費(fèi)直播，可以查看正保會計(jì)網(wǎng)校會計(jì)實(shí)務(wù)頻道，點(diǎn)擊進(jìn)入>>