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提高工作效率的十八般武藝 你知道幾個?

來源: 正保會計網(wǎng)校 編輯:xiemengxue 2020/07/03 16:55:40  字體:

在Office 2007中,軟件新增加了很多圖形和符號,使用這些圖形和符號,用戶可以像專業(yè)的制圖軟件一樣,設(shè)計示意圖和流程圖變得異常簡單。

一、藝術(shù)字讓文字不再枯燥

在Office 2007和以后的版本中,通過繪圖工具中的“快速樣式”和“形狀樣式”,藝術(shù)字設(shè)計更加簡單、自然,用戶可以自由配置顏色和設(shè)計三維立體效果。

步驟:插入 →藝術(shù)字→繪圖工具

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二、繪制圖表

在Word、Excel、PowerPoint中都可以插入圖表。但是由于在Word、PowerPoint中插入圖表后,最終還是在Excel調(diào)用數(shù)據(jù)設(shè)計報表。因此,建議大家通常情況下,還是在Excel中設(shè)計好數(shù)據(jù)報表后,再繪制圖表,最后將繪制好的圖表拷貝到文檔中即可。

步驟:插入 →圖表→選擇相應(yīng)類型圖表

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三、使用超鏈接為不同內(nèi)容建立關(guān)聯(lián)關(guān)系

超鏈接,也就是內(nèi)容鏈接,在本質(zhì)上屬于一個內(nèi)容的一部分,通過點擊鏈接內(nèi)容,允許我們同其他文件、網(wǎng)頁、電子郵箱之間進行連接。超鏈接既可以建立在文字中,也可以建立在形狀或者圖像之上。

步驟:選中對象 →點擊鼠標右鍵→超鏈接

需要注意的是:

(1)如果指向原有文件或網(wǎng)頁,可以通過“書簽”指向文檔的具體位置;

(2)如果鏈接指向本文檔中的位置,用戶可以自由設(shè)置鏈接指向的標題、單元格或者幻燈片頁面。

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四、文檔的自動保存

為了避免日常工作中非正常原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失(比如死機或者斷電 ),通過文檔的自動保存功能可以幫助用戶找回丟失的數(shù)據(jù)。

步驟:Office按鈕→選項→保存(注意保存選項設(shè)置)

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五、文檔的自動修復(fù)

當(dāng)文件因為各種原因遭受破壞的時候(例如感染病毒或者硬盤老化),通過Office的自動修復(fù)功能,可以進行文件的修復(fù),將其重要數(shù)據(jù)信息挽救回來。

步驟:Office按鈕→打開→三角形按鈕→打開并修復(fù)

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注意修復(fù)和提取數(shù)據(jù)的區(qū)別

(1)前者是將文件盡可能的修好;

(2)后者是在文件不能修復(fù)時,將重要數(shù)據(jù)恢復(fù)出來。

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六、文檔的定稿

在完成的文件的編寫整理工作之后,如果我們需要定稿,表明文檔整理工作已經(jīng)完成,其他人只能閱讀不能修改,可以將文檔標記為最終狀態(tài)。

步驟:Office按鈕→準備→標記為最終狀態(tài)

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撤銷定稿:在已經(jīng)定稿的情況下,再次點擊“標記為最終狀態(tài)”,即可撤銷定稿。

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