一次在對(duì)集團(tuán)下屬企業(yè)進(jìn)行常規(guī)的審計(jì)過(guò)程中，我注意到該公司IT部門(mén)采購(gòu)的不少I(mǎi)T配件都是以個(gè)人報(bào)銷(xiāo)的形式入賬的，一年采購(gòu)金額近20萬(wàn)元。并且報(bào)銷(xiāo)人都是主管這項(xiàng)業(yè)務(wù)的IT設(shè)備主管A，這引起我的注意。通過(guò)進(jìn)一步的憑證檢查，我們匯總了如下疑點(diǎn)：

憑經(jīng)驗(yàn)判斷這其中肯定有問(wèn)題，但我并不想打草驚蛇。審計(jì)師發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題如果已經(jīng)上升到對(duì)一個(gè)員工的行為操守產(chǎn)生質(zhì)疑的話(huà)，那接下來(lái)需要進(jìn)一步檢查其經(jīng)手的其他業(yè)務(wù)。本質(zhì)上來(lái)說(shuō)，這里的審計(jì)邏輯與樣本測(cè)試中的“一旦發(fā)現(xiàn)樣本有錯(cuò)誤，應(yīng)當(dāng)增加審計(jì)程序、擴(kuò)大樣本量”是同理的。

IT設(shè)備有進(jìn)就要有出。在調(diào)查中我們發(fā)現(xiàn)主管A既負(fù)責(zé)設(shè)備采購(gòu)，又負(fù)責(zé)所有IT設(shè)備的處置報(bào)廢。在這里又涉及到一個(gè)審計(jì)的經(jīng)驗(yàn)之談——大家可能還記得我在《我的內(nèi)審案例（1）》里提到的存貨舞弊。所有涉及到企業(yè)實(shí)物資產(chǎn)的審計(jì)手段中，最重要的一點(diǎn)就是核對(duì)賬目和實(shí)物之間的關(guān)系，但這恰恰是很多審計(jì)師都容易忽略的一點(diǎn)。

很多審計(jì)師來(lái)到客戶(hù)辦公室就一頭扎進(jìn)會(huì)議室，整日的審計(jì)工作都是圍繞著賬簿、憑證和訪(fǎng)談進(jìn)行，但卻忘記了應(yīng)該去客戶(hù)的工廠車(chē)間里走一走（固定資產(chǎn)、存貨），忽略了去財(cái)務(wù)那里把票據(jù)、公章、網(wǎng)銀密碼器等查一查（銀行賬戶(hù)及收、付款流程，不相容職權(quán)分離），更不會(huì)想到要去人資部把所有員工的名單導(dǎo)出來(lái)和工資表對(duì)一對(duì)（人員結(jié)構(gòu)、社保、個(gè)稅）。因此就會(huì)產(chǎn)生我在《我的內(nèi)審案例（3）》里講到的，某四大審計(jì)團(tuán)隊(duì)，在工廠附近的辦公樓里審了半個(gè)月，卻不知道新工廠早已投產(chǎn)的滑稽事。

關(guān)于IT設(shè)備的處置也同樣存在賬實(shí)核對(duì)的問(wèn)題，淘汰的IT設(shè)備一般都需要列出清單，由IT部、財(cái)務(wù)部和其他相關(guān)部門(mén)確認(rèn)審批之后，方可以從固定資產(chǎn)臺(tái)賬中核銷(xiāo)。一般大多數(shù)企業(yè)的內(nèi)部控制僅到此為止，審計(jì)人員也大都以被審批過(guò)的處置清單作為審計(jì)依據(jù)，但其實(shí)更重要的是接下來(lái)的實(shí)物究竟是如何處置的。大家有興趣的話(huà)也可以了解一下自己的公司如何操作，估計(jì)大多數(shù)IT部門(mén)負(fù)責(zé)人都能按照套路講一些大致的流程出來(lái)，但真正能說(shuō)清楚說(shuō)具體的人卻不多。

我們從財(cái)務(wù)部獲取了最近一年的兩次電腦處置清單，顯示一共處置了50臺(tái)舊電腦。但這里僅僅指的是賬面的處置，而不是實(shí)物處置，追問(wèn)財(cái)務(wù)部時(shí)，卻被告知其沒(méi)有參與到具體的實(shí)物處置過(guò)程中。

因?yàn)榍笆龅脑O(shè)備采購(gòu)環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)的疑點(diǎn)，讓我不由得對(duì)舊電腦處置環(huán)節(jié)也產(chǎn)生了不少疑惑。也許有人會(huì)說(shuō)反正在公司賬上已經(jīng)全額提完折舊了，對(duì)公司還有什么影響呢？在我看來(lái)，財(cái)務(wù)只是對(duì)公司業(yè)務(wù)和整體狀況的眾多反映形式之一，而且財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)往往不能完全反映公司的所有情況。比如電腦折舊只是財(cái)務(wù)概念，但從公司管理角度來(lái)說(shuō)，公司采購(gòu)的任何電腦直到報(bào)廢處置之前都是公司財(cái)產(chǎn)。況且電腦里保存有大量的公司數(shù)據(jù)，電腦遺失會(huì)帶來(lái)公司機(jī)密信息泄露的重大風(fēng)險(xiǎn)。

對(duì)這兩項(xiàng)潛在的審計(jì)發(fā)現(xiàn)的周邊摸排工作結(jié)束之后，我們安排了與A的直接訪(fǎng)談。并且我特意讓IT部門(mén)經(jīng)理參加，一來(lái)他是這兩個(gè)事項(xiàng)的審批人，也是A的上司，對(duì)業(yè)務(wù)和團(tuán)隊(duì)員工負(fù)有責(zé)任；二來(lái)他的級(jí)別讓其提供的審計(jì)信息更有說(shuō)服力；第三，因?yàn)槲翌A(yù)見(jiàn)到這次訪(fǎng)談可能會(huì)揭開(kāi)舞弊問(wèn)題的一角，有部門(mén)負(fù)責(zé)人在場(chǎng)就是一個(gè)見(jiàn)證。而且作為A的直屬領(lǐng)導(dǎo)那么多年，IT經(jīng)理也很難撇清關(guān)系，有些事情讓他們當(dāng)面對(duì)質(zhì)也可以防止事后串供。但因?yàn)槲璞讍?wèn)題還沒(méi)有作實(shí)，過(guò)早介入人資部門(mén)或者法務(wù)會(huì)顯得小題大做，因此在權(quán)衡之后我決定帶一個(gè)自己的同事，一共4人出席這個(gè)會(huì)議。

落座寒暄之后，我們決定先討論采購(gòu)IT配件的問(wèn)題，再討論電腦處置問(wèn)題。當(dāng)時(shí)的訪(fǎng)談經(jīng)過(guò)簡(jiǎn)述如下：

問(wèn)：請(qǐng)介紹一下這些采購(gòu)IT配件的個(gè)人報(bào)銷(xiāo)是怎樣的情況？

答：都是京東上買(mǎi)的，因?yàn)椴皇蔷〇|自營(yíng)店鋪，所以發(fā)票都是不知名的店家開(kāi)的。

評(píng)：這個(gè)答案倒也合理，我對(duì)此并沒(méi)有過(guò)多質(zhì)疑，那就按著這個(gè)思路繼續(xù)問(wèn)。

問(wèn)：當(dāng)時(shí)為什么選擇了這些店鋪，有沒(méi)有做過(guò)供應(yīng)商比較？

答：做過(guò)比較，相比之下這些店家的性?xún)r(jià)比比較高。但沒(méi)有保留當(dāng)時(shí)的供應(yīng)商比較的文件記錄。這點(diǎn)確實(shí)是我們做的不好，以后一定改正。

評(píng)：沒(méi)有記錄就等于沒(méi)做，這是企業(yè)內(nèi)控的基本邏輯。但審計(jì)發(fā)現(xiàn)如果僅僅停留在“沒(méi)有保留過(guò)程文件”這一點(diǎn)上就顯得隔靴瘙癢，缺乏深度了。在訪(fǎng)談之前我們?cè)诰〇|上做了價(jià)格比較，發(fā)現(xiàn)A采購(gòu)的部分配件價(jià)格偏高，但討論價(jià)格因素從來(lái)不在審計(jì)師專(zhuān)業(yè)范疇內(nèi)，使用部門(mén)可以隨便找100個(gè)理由告訴你為什么要買(mǎi)貴的。因此審計(jì)師還是從我們的專(zhuān)業(yè)角度繼續(xù)挖——支持文件。

問(wèn)：購(gòu)買(mǎi)這些配件用的是誰(shuí)的京東賬戶(hù)？

A答：我自己的私人賬戶(hù)。

評(píng)：饒了一兩圈后直奔主題，這是我的訪(fǎng)談風(fēng)格，A也一改之前的侃侃而談，變得有點(diǎn)局促起來(lái)，說(shuō)話(huà)也顯得更小心了。

問(wèn)：報(bào)銷(xiāo)憑證里看不到收貨單，只有發(fā)票上的總金額無(wú)法確認(rèn)買(mǎi)了些什么，要么你把京東的采購(gòu)訂單打印出來(lái)給我們看一下。

A一時(shí)間支支吾吾說(shuō)不上話(huà)來(lái)，顧左右而言他（省去1000字），在我的要求下，改口道：那是我的私人賬戶(hù)，我不覺(jué)得我有義務(wù)把訂單拿出來(lái)。

評(píng)：要的就是這句話(huà)，我轉(zhuǎn)臉看著IT經(jīng)理，意思是：你的人這樣回答你怎么看？之前他一直和A一唱一和說(shuō)的頭頭是道，現(xiàn)在如果還站在同一道戰(zhàn)壕里跟我作對(duì)那就是自找苦吃了。

IT經(jīng)理對(duì)A說(shuō)：即使是你的個(gè)人賬戶(hù)，畢竟是為公司花的錢(qián)，相關(guān)的訂單拿出來(lái)看一下也是應(yīng)該的。

評(píng)：IT經(jīng)理還算識(shí)時(shí)務(wù)，重要時(shí)刻知道該如何選邊（自保），這個(gè)道理通過(guò)他的嘴巴說(shuō)出來(lái)還能給自己留個(gè)面子。

A答：以往的訂單我已經(jīng)都刪除了。

對(duì)于這一顯然不合理的解釋?zhuān)瑐€(gè)中緣由大家也都心知肚明了。于是IT經(jīng)理打圓場(chǎng)讓A再看看有沒(méi)有辦法恢復(fù)訂單，或者找京東客服試試看。雖然大家都知道這種要求實(shí)際上不會(huì)得到什么結(jié)果，但作為審計(jì)我們也不想把場(chǎng)面弄得太難看。因?yàn)榘讣売梢呀?jīng)查清了，就算現(xiàn)在松一把手審計(jì)后一起算賬也無(wú)妨。況且我還有下一個(gè)問(wèn)題要問(wèn)。

問(wèn)：去年批準(zhǔn)處置的兩批電腦，后來(lái)是如何報(bào)廢的？

A答：就是找園區(qū)里的供應(yīng)商當(dāng)廢品賣(mài)掉的，賣(mài)掉前系統(tǒng)數(shù)據(jù)都刪除了。

問(wèn)：賣(mài)廢品的錢(qián)是誰(shuí)收的？賬目都是怎么做的？

答：錢(qián)好像是人資派人收的，賬目財(cái)務(wù)都做好了。

既然扯上了其他部門(mén)，我當(dāng)即讓同事叫來(lái)了人資和財(cái)務(wù)的老大。A大概平時(shí)遇到盤(pán)問(wèn)習(xí)慣了打哈哈，沒(méi)想到我會(huì)當(dāng)場(chǎng)有所行動(dòng)，一下子臉漲得通紅。

人資和財(cái)務(wù)看到會(huì)議室里的陣勢(shì)，再一被問(wèn)到收款做賬的問(wèn)題，就猜出在討論問(wèn)題的嚴(yán)肅性，于是也立即表態(tài)沒(méi)有參與過(guò)任何處置廢舊電腦的活動(dòng)。

問(wèn)：你再想想，廢舊電腦是如何處置的。

答：我想起來(lái)了，去年這些電腦都還沒(méi)有處置，都放在辦公室的倉(cāng)庫(kù)里。

審計(jì)調(diào)查就是要趁熱打鐵，我當(dāng)場(chǎng)讓A帶著我們?nèi)}(cāng)庫(kù)盤(pán)點(diǎn)。結(jié)果折騰了半天找出來(lái)十幾臺(tái)，而且因?yàn)楣潭ㄙY產(chǎn)標(biāo)簽已經(jīng)撕掉，也無(wú)法確認(rèn)這十幾臺(tái)就是賬目上的50臺(tái)中的一部分。

之后我們順理成章的把事件轉(zhuǎn)交給人資和該IT經(jīng)理的上級(jí)主管，經(jīng)過(guò)一番流程，公司最后的處理決定是讓A自己辭職。

回過(guò)頭來(lái)看整個(gè)案例，其實(shí)表面上不合理的情況只有兩點(diǎn)：

1. 個(gè)人為公司購(gòu)買(mǎi)IT配件并報(bào)銷(xiāo)；

2. 通常的舊電腦處置操作。

我相信這些表面的“癥狀”在很多公司都有，而且多數(shù)情況下甚至不會(huì)被認(rèn)為是問(wèn)題，但用審計(jì)的方法一步步查下去卻能挖出這么大的案子。雖然涉案金額也許并不大，但涉及到開(kāi)除員工那一定是任何一家企業(yè)都不會(huì)忽視的小事件吧。

內(nèi)部審計(jì)是一項(xiàng)特殊的工作，它存在的最大價(jià)值之一就是發(fā)現(xiàn)別人發(fā)現(xiàn)不了的問(wèn)題并推動(dòng)解決。而這些別人發(fā)現(xiàn)不了的問(wèn)題，往往就掩蓋在平時(shí)我們習(xí)以為常的細(xì)節(jié)里。

作為審計(jì)新人，審計(jì)思維的養(yǎng)成、審計(jì)方法的實(shí)戰(zhàn)鍛煉和審計(jì)溝通技巧的提升，無(wú)疑是攔路的“三座大山”，在翻越三座大山的過(guò)程中，若是能有一個(gè)好的向?qū)ьI(lǐng)路，無(wú)疑是能取到事半功倍的效果。

趙晶老師：注冊(cè)會(huì)計(jì)師，曾任職于畢馬威會(huì)計(jì)師事務(wù)所上海和澳門(mén)分所，擔(dān)任審計(jì)經(jīng)理職務(wù)，現(xiàn)任某外資企業(yè)亞太區(qū)內(nèi)部審計(jì)負(fù)責(zé)人，帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)完成亞太區(qū)多國(guó)子公司的審計(jì)工作。

為了幫助審計(jì)新人、想要從事審計(jì)工作的同學(xué)更好地了解審計(jì)工作的內(nèi)幕詳情，樹(shù)立職業(yè)生涯規(guī)劃，趙老師將在11月28日開(kāi)設(shè)免費(fèi)直播課，歡迎大家積極踴躍地報(bào)名參與到課程當(dāng)中！

課程名稱(chēng)：審計(jì)技能提升與職業(yè)籌劃

課程形式：免費(fèi)公開(kāi)課

開(kāi)課時(shí)間：11月28日 19:30

課程收益：1.展現(xiàn)審計(jì)的職業(yè)生涯發(fā)展路徑，協(xié)助審計(jì)新人或者希望從事審計(jì)工作的學(xué)員樹(shù)立職業(yè)生涯規(guī)劃；2.糾正審計(jì)和會(huì)計(jì)工作中常見(jiàn)的認(rèn)識(shí)誤區(qū)；3.通過(guò)案例分析學(xué)習(xí)審計(jì)實(shí)務(wù)的操作技巧和思維方式。

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