企業(yè)會(huì)計(jì)電算化的實(shí)施，也就是企業(yè)建立會(huì)計(jì)電算化的整個(gè)過程，是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。在整個(gè)系統(tǒng)的實(shí)施過程中，包括會(huì)計(jì)電算化工作的規(guī)劃，會(huì)計(jì)信息的建立與管理，人員的分工與培訓(xùn)，各種制度的建立與實(shí)施等眾多內(nèi)容，都必需采用系統(tǒng)工程的方法與原理去安排組織，這樣才能使企業(yè)會(huì)計(jì)電算化工作順利正確地進(jìn)行。

　　一、會(huì)計(jì)電算化實(shí)施的內(nèi)容企業(yè)要建立會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)，需要做哪些工作？ 會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的實(shí)施，應(yīng)該包括哪些內(nèi)容？ 對(duì)這此問題認(rèn)識(shí)不足，將導(dǎo)致整個(gè)會(huì)計(jì)電算化工作不能正確順利進(jìn)行。目前，在我國財(cái)會(huì)人員、會(huì)計(jì)電算化人員中仍有不少人員對(duì)上述問題持有種種片面的認(rèn)識(shí)，主要有以下幾種觀點(diǎn)：

　?、?nbsp;會(huì)計(jì)電算化就是建立計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的過程。

　　這種觀點(diǎn)認(rèn)為，只要會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)已建成，或者已購買到會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，企業(yè)的會(huì)計(jì)電算化工作就完成了。他們有時(shí)也認(rèn)為會(huì)計(jì)電算化工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，但卻錯(cuò)誤地認(rèn)為，在開發(fā)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)時(shí)采用了系統(tǒng)工程的方法，就表明整個(gè)會(huì)計(jì)電算化過程是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。這種觀點(diǎn)的錯(cuò)誤在于把會(huì)計(jì)電算化這一系統(tǒng)工程中的某一部分?jǐn)U大為會(huì)計(jì)電算化的整個(gè)內(nèi)容，從而忽略了其他的內(nèi)容。

　?、?nbsp;會(huì)計(jì)電算化就是編程。

　　認(rèn)為會(huì)計(jì)電算化就是建立會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，而建立會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)也就是編程工作。這種觀點(diǎn)不僅忽略了會(huì)計(jì)電算化的其他內(nèi)容，而且就是在建立會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)時(shí)也拋棄了系統(tǒng)工程的方法，不進(jìn)行系統(tǒng)分析設(shè)計(jì)，直接編程是這種觀點(diǎn)的突出表現(xiàn)。

　　⒊ 會(huì)計(jì)電算化必須是一次建立一完整的電算化系統(tǒng)。

　　這種觀點(diǎn)認(rèn)為會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)是一個(gè)不可分的整體，企業(yè)要建立會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)，就必須一步到位，健全所有的子系統(tǒng)，甚至擴(kuò)大到整個(gè)企業(yè)管理信息系統(tǒng)。它忽略了會(huì)計(jì)電算化是系統(tǒng)工程的特點(diǎn)， 把系統(tǒng)工程多步驟多階段性簡(jiǎn)化為單一階段， 把會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)多子系統(tǒng)的可分離性變?yōu)榻y(tǒng)一整體的不可他離性，從而也否認(rèn)會(huì)計(jì)電算化的過程是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。

　?、磿?huì)計(jì)電算化也就只是會(huì)計(jì)部門的工作采用電算化， 與其他部門的工作無關(guān)。

　　認(rèn)為會(huì)計(jì)電算化就是以計(jì)算機(jī)代替手工記帳、算帳、報(bào)帳，否認(rèn)了會(huì)計(jì)信息子系統(tǒng)與管理信息系統(tǒng)其他子系統(tǒng)存在著密切的聯(lián)系，從而也就把會(huì)計(jì)預(yù)測(cè)、會(huì)計(jì)控制以及會(huì)計(jì)輔助決策等眾多內(nèi)容從會(huì)計(jì)電算化工作中給拋棄了。

　　由于這些片面觀點(diǎn)的存在，影響了我國會(huì)計(jì)電算化事業(yè)的發(fā)展。那么會(huì)計(jì)電算化工作實(shí)施到底包括哪些內(nèi)容？

　　我們認(rèn)為其主要內(nèi)容如下所述：

　?、?nbsp;會(huì)計(jì)電算化工作的規(guī)劃。

　　它包括，根據(jù)企業(yè)發(fā)展的總目標(biāo)和管理信息系統(tǒng)的總目標(biāo)，明確會(huì)計(jì)電算化的總目標(biāo)；并根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況確定會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)，劃分各子系統(tǒng)，并確認(rèn)它們之間的聯(lián)系；確定會(huì)計(jì)電算化工作目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的階段和步驟，以及建立各子系統(tǒng)的先后順序；確定會(huì)計(jì)電算化管理體制及組織機(jī)構(gòu)方案，以及資金來源與預(yù)算等項(xiàng)內(nèi)容。

　?、?nbsp;會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)的建立。

　　包括實(shí)施人員組織、會(huì)計(jì)軟件的取得、硬件及環(huán)境的購置安裝、系統(tǒng)軟件的配置、新舊系統(tǒng)內(nèi)容的轉(zhuǎn)換等內(nèi)容。

　?、?nbsp;會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)的管理。

　　包括人員管理、使用操作管理、維護(hù)管理、檔案管理等。

　?、?nbsp;計(jì)算機(jī)審計(jì)及計(jì)算機(jī)舞弊。

　?、?nbsp;會(huì)計(jì)決策支持系統(tǒng)。

　　這是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的延伸。

　　由上可以看出，會(huì)計(jì)電算化內(nèi)容非常豐富，它不僅是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，還是一個(gè)人機(jī)系統(tǒng)，忽略任一方面的內(nèi)容，都是對(duì)會(huì)計(jì)電算化的片面認(rèn)識(shí)，都會(huì)給會(huì)計(jì)電算化的實(shí)施帶來不利的因素。

　　二、會(huì)計(jì)電算化的目標(biāo)會(huì)計(jì)電算化的目標(biāo)，也就是會(huì)計(jì)電算化工作所要完成的任務(wù)，即通過現(xiàn)代化的手段，提高會(huì)計(jì)工作的地位，提高會(huì)計(jì)工作的效率和質(zhì)量，促進(jìn)管理的現(xiàn)代化，提高經(jīng)濟(jì)效益。

　　具體包括如下內(nèi)容：

　?、?nbsp;減輕財(cái)會(huì)人員勞動(dòng)強(qiáng)度， 提高財(cái)會(huì)工作效率。

　　利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的特點(diǎn)，把繁雜的記帳、結(jié)帳、報(bào)帳工作交給高速的計(jì)算機(jī)處理，以減輕財(cái)會(huì)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，并且由于計(jì)算機(jī)的精確性和確定性，可以避免手式操作難免產(chǎn)生的誤差，以達(dá)至提高財(cái)會(huì)工作效率的目的。

　?、?nbsp;促進(jìn)會(huì)計(jì)職能的轉(zhuǎn)變。

　　手工條件下，廣大財(cái)會(huì)人員被繁重的手工核算工作所包圍，沒有時(shí)間和精力來更好地發(fā)揮會(huì)計(jì)參與管理、決策的職能；通過電算化，使財(cái)會(huì)人員解脫了繁重的手工操作，有時(shí)間和精力，也就有條件參與企業(yè)管理與決策，為提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平和提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。

　　⒊ 準(zhǔn)確、 及時(shí)地提供會(huì)計(jì)信息。

　　手式條件下，由于大量會(huì)計(jì)信息需要進(jìn)行記錄、加工、整理，使需要信息者不可能及時(shí)得到財(cái)會(huì)信息，這不利于企業(yè)經(jīng)營(yíng)者掌握經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的最新情況和存在的問題；而電算化后，大量的信息都可以及時(shí)記錄、匯總、分析、傳送，保證向企業(yè)管理者準(zhǔn)確、及時(shí)地提供會(huì)計(jì)信息。

　?、?nbsp;提高人員素質(zhì)，促進(jìn)會(huì)計(jì)工作規(guī)范化。

　　會(huì)計(jì)電算化，給會(huì)計(jì)工作增添了新內(nèi)容，從各方面要求會(huì)計(jì)人員提高自身素質(zhì)，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，一方面為了參與企業(yè)管理，要更多地學(xué)習(xí)經(jīng)營(yíng)管理知識(shí)，另一方面還必須掌握電子計(jì)算機(jī)的有關(guān)知識(shí)，好的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作和規(guī)范的業(yè)務(wù)處理程序，是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的前提條件， 所以會(huì)計(jì)電算化也要求促進(jìn)會(huì)計(jì)工作的規(guī)范化。

　?、?nbsp;實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理現(xiàn)代化， 提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

　　會(huì)計(jì)電算化是企業(yè)管理信息電算化的重要組成部分，企業(yè)管理信息電算化的目標(biāo)及任務(wù)，就是要以現(xiàn)代化的方法去管理企業(yè)，提高經(jīng)濟(jì)效益。因而，會(huì)計(jì)電算化不僅要使會(huì)計(jì)工作本身現(xiàn)代化，最終目標(biāo)是要使企業(yè)管理現(xiàn)代化 ，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

　　三、企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化的原則企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化不是隨心所欲的，它必須考慮會(huì)計(jì)工作的特點(diǎn)和企業(yè)的現(xiàn)狀，以及有關(guān)法律制度，遵循一定的原則，才能使企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化達(dá)到其最終目標(biāo)。一般地，應(yīng)考慮如下幾項(xiàng)基本原則：

　?、?nbsp;合法性原則。

　　即企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化的各項(xiàng)工作，都必須以有關(guān)法律制度為原則。

　　第一，實(shí)施會(huì)計(jì)電算化，必須遵循我國的會(huì)計(jì)制度、財(cái)務(wù)制度及有關(guān)法律。

　　第二，必須遵循財(cái)政、財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)電算化管理制度。

　　第三，還要遵循本企業(yè)的財(cái)務(wù)制度，以保證機(jī)構(gòu)設(shè)置的合法性，崗位分工和人員職責(zé)的合法性，操作使用的合法性，輸入、輸出及內(nèi)部處理的合法性， 輸入數(shù)據(jù)的合法性及輸出信息及格式的合法性。

　?、?nbsp;效益性原則。

　　提高經(jīng)濟(jì)效益，是會(huì)計(jì)電算化的最終目的。提高經(jīng)濟(jì)效益，也要從兩方面考慮，一是直接經(jīng)濟(jì)效益，即直接投入直接產(chǎn)出的效益；二是間接經(jīng)濟(jì)效益，即由于會(huì)計(jì)電算化而引起企業(yè)的現(xiàn)代化，產(chǎn)生的非直接經(jīng)濟(jì)效益。間接經(jīng)濟(jì)效益，雖然不能從表面上看到是由于企業(yè)實(shí)施電算化。

　　以下幾個(gè)方面值得特別注意：

　　第一，在系統(tǒng)實(shí)施前，應(yīng)從經(jīng)濟(jì)效益，技術(shù)力量，管理水平，各種約束條件進(jìn)行全面分析，先進(jìn)行整個(gè)系統(tǒng)的可行性分析，以確定是否具備條件進(jìn)行會(huì)計(jì)電算化工作。

　　第二，可行性研究要圍繞企業(yè)的最終經(jīng)濟(jì)效益來開展。一般來說，評(píng)價(jià)電算化系統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)效益，要從會(huì)計(jì)電算化能否節(jié)約企業(yè)的流動(dòng)資金占用量， 能否準(zhǔn)確、及時(shí)和全面地提供必須的信息， 能否提高企業(yè)管理工作 的 效率和質(zhì)量， 以及決策水平等方面著眼。也就是說，要從計(jì)算機(jī)是現(xiàn)代化管理的輔助工具這個(gè)角度來評(píng)估它的效益。

　　第三，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)過程中，也應(yīng)堅(jiān)持效益性原則，力求降低設(shè)計(jì)開發(fā)成本，提高會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的質(zhì)量。

　　⒊ 系統(tǒng)性原則。

　　也就是以包括整體觀點(diǎn)，關(guān)聯(lián)觀點(diǎn)，發(fā)展觀點(diǎn)，最優(yōu)觀點(diǎn)在內(nèi)的系統(tǒng)觀點(diǎn)來進(jìn)行會(huì)計(jì)電算化實(shí)施工作。要注意以下兩點(diǎn)：

　　第一，內(nèi)部與外部相聯(lián)系。

　　會(huì)計(jì)部門作為企業(yè)管理中的一個(gè)重要部門，與其他職能部門是密切聯(lián)系的，因此，實(shí)施會(huì)計(jì)電算化時(shí)，應(yīng)考慮包括各職能部門在內(nèi)的企業(yè)整個(gè)管理工作的電算化工作，把會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)作為企業(yè)管理信息系統(tǒng)中的一個(gè)子系統(tǒng)，既要分清各子系統(tǒng)的界面，又要留好各子系統(tǒng)之間的接口，并在數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)上做到信息共享，減少數(shù)據(jù)冗余。

　　第二，局部目標(biāo)與整體目標(biāo)相結(jié)合。電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)仍可分許多子系統(tǒng)，實(shí)施會(huì)計(jì)電算化，不可能一次全部完成各子系統(tǒng)，必須分階段進(jìn)行。這樣，在進(jìn)行部分子系統(tǒng)設(shè)計(jì)實(shí)施時(shí)，必須有全局的觀點(diǎn)，考慮到與其他子系統(tǒng)的聯(lián)接性，使逐個(gè)實(shí)施的子系統(tǒng)全部完工后能組成高質(zhì)量的整個(gè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，而不能只考慮局部的優(yōu)化，以至影響整修系統(tǒng)的完美組合和高質(zhì)量性。

　?、?nbsp;規(guī)范性原則。

　　包括系統(tǒng)設(shè)計(jì)的規(guī)范性，管理制度的規(guī)范性，數(shù)據(jù)信息的規(guī)范性等。這些規(guī)范性的要求，可以使系統(tǒng)實(shí)施避免二義性，避免由于人的主觀因素而造成的系統(tǒng)實(shí)施的偏差，從而避免會(huì)計(jì)電算化工作失敗的可能性。

　?、?nbsp;可靠性原則。

　　可靠性是會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)能否實(shí)際使用的前提。影響系統(tǒng)可靠性的因素很多，主要考慮以下三個(gè)方面：

　　第一，準(zhǔn)確性，即輸入數(shù)據(jù)及操作的準(zhǔn)確性，在易出現(xiàn)錯(cuò)誤和失誤的地方，建立盡可能完善的檢錯(cuò)和糾錯(cuò)系統(tǒng)，進(jìn)行重點(diǎn)防護(hù)，保證輸入數(shù)據(jù)及操作的準(zhǔn)確性。

　　第二，安全性，要求有一套完善的管理制度和技術(shù)方法，防止系統(tǒng)被非法使用，數(shù)據(jù)丟失及非法改動(dòng)，此外還應(yīng)有系統(tǒng)破壞后的恢復(fù)功能等。

　　第三，易擴(kuò)充性，即整個(gè)系統(tǒng)在運(yùn)行周期內(nèi)，由于環(huán)境條件的變化，從而要求系統(tǒng)隨之進(jìn)行改變的難易程度，易擴(kuò)充性要求對(duì)系統(tǒng)的修改和擴(kuò)充能夠非常容易地進(jìn)行。

　　6. 易用性原則。

　　易用性也就是易操作性。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的使用者是會(huì)計(jì)人員，因此系統(tǒng)必須盡可能地方便用戶，要具有友好的界面，準(zhǔn)確簡(jiǎn)明的操作提示，簡(jiǎn)單方便的操作過程，并要求盡可能地使用會(huì)計(jì)術(shù)語，使會(huì)計(jì)人員一學(xué)既會(huì)。

　　企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化的條件

　　會(huì)計(jì)電算化是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)是一個(gè)人機(jī)系統(tǒng)，因此企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化，必須有先決條件，企業(yè)具備了這些條件，就可以很好地開展會(huì)計(jì)電算化工作。

　　這些條件主要是：

　　一、企業(yè)的客觀需要指企業(yè)對(duì)開展會(huì)計(jì)電算化工作的迫切程度。企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)電算化的客觀需要，決定了企業(yè)會(huì)計(jì)電算化的目標(biāo)、任務(wù)，是當(dāng)前開展會(huì)計(jì)電算化工作的前提。其實(shí)，在開發(fā)電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)之前，企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)也存在，是否要開發(fā)新的電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，取決于原信息系統(tǒng)能否滿足企業(yè)的需要。對(duì)多數(shù)企業(yè)來說，原來的手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)越來越不適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的新情況，迫切需要進(jìn)行會(huì)電算化，但是也有一部分小企業(yè)，由于其業(yè)務(wù)量不大，手式系統(tǒng)亦能很好地滿足企業(yè)的需求，因此也就沒有必要強(qiáng)迫它實(shí)施電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，否則既浪費(fèi)了人財(cái)物，對(duì)企業(yè)的濟(jì)效益也不會(huì)有什么提高。

　　二、領(lǐng)導(dǎo)的重視企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化，幾乎涉及企業(yè)的所有部門和人員，同時(shí)還涉及管理機(jī)構(gòu)及管理體制的變動(dòng)，這都需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)出面組織和協(xié)調(diào)。沒有領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化所遇到的問題，如：人員配置，資金問題，部門間的合作與協(xié)調(diào)，配套改革等，將很難得到解決。因此，在會(huì)計(jì)電算化工作中企業(yè)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)該項(xiàng)工作，有條件時(shí)還可吸收有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)組成電算化領(lǐng)導(dǎo)小組，領(lǐng)導(dǎo)整個(gè)企業(yè)的會(huì)計(jì)電算化工作。

　　三、 良好的管理基礎(chǔ)工作，尤其是會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作管理基礎(chǔ)主要指有一套比較全面、規(guī)范的管理制度和方法，以及較完整的規(guī)范化的數(shù)據(jù)；會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作主要指會(huì)計(jì)制度是否健全，核算規(guī)程是否規(guī)范，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、完整等，這是搞好電算化工作的重要保證。這是因?yàn)橛?jì)算機(jī)處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，必須是事先設(shè)置好的處理方法，因而要求會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸入、業(yè)務(wù)處理及有關(guān)制度都必須規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，才能使電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)順利進(jìn)行。沒有很好的基礎(chǔ)工作，電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)無法處理無規(guī)律、不規(guī)范的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，電算化工作的開展將遇到重重困難。對(duì)于基礎(chǔ)較差的企業(yè)，應(yīng)不急于開展會(huì)計(jì)電算化工作，應(yīng)首先提高管理水平，規(guī)范會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)制度，改善基礎(chǔ)工作，為開展會(huì)計(jì)電算化工作積極創(chuàng)造條件。

　　四、專業(yè)人員的合理配置實(shí)施會(huì)計(jì)電算化，將改變?cè)止?huì)計(jì)信息系統(tǒng)的崗位分工與職能， 單純的財(cái)會(huì)人員，已不能滿足會(huì)計(jì)電算化后的工作需要，必須另外配置與電算化工作有關(guān)的專業(yè)人員， 以負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)電算化工作的管理以及項(xiàng)目開發(fā)和系統(tǒng)運(yùn)行、維護(hù)等。

　　第一 要配備一名會(huì)計(jì)電算化工作的管理人員，負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)電算化工作的規(guī)劃、項(xiàng)目開發(fā)、計(jì)劃、組織和運(yùn)行管理，這是會(huì)計(jì)電算化工作順利進(jìn)行的保證；；

　　第二 應(yīng)配備硬件維護(hù)員， 負(fù)責(zé)整個(gè)電算化系統(tǒng)硬件的維護(hù)、維修工作，考慮到有些企業(yè)電算化工作范圍較小等特點(diǎn)，硬件維護(hù)員可以是兼職的；

　　第三，無論是自選開發(fā)，或者購買軟件，都需要配備既懂計(jì)算機(jī)又熟悉財(cái)會(huì)業(yè)務(wù)的專門人才，他們可以參與系統(tǒng)設(shè)計(jì)開發(fā)，又負(fù)責(zé)系統(tǒng)運(yùn)行的一些維護(hù)工作，使電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的一般維護(hù)工作能夠由企業(yè)自己處理，保證會(huì)計(jì)電算化工作的順利進(jìn)行。

　　五、經(jīng)費(fèi)保證實(shí)施會(huì)計(jì)電算化工作需要專門人才，也需要軟件及硬件設(shè)備，這些都需要有一定的投資，為了保證會(huì)計(jì)電算化工作的順利開展，所需經(jīng)費(fèi)必須有來源，所需數(shù)額也必須控制確定。會(huì)計(jì)電算化所需的費(fèi)用分初期投資費(fèi)用和日常費(fèi)用兩種。初期投資費(fèi)用包括，購買硬件及系統(tǒng)軟件所需費(fèi)用，應(yīng)用軟件取得所需費(fèi)用，基建費(fèi)用，人員培訓(xùn)費(fèi)用等。日常費(fèi)用主要包括，所需消耗品費(fèi)用和日常維護(hù)費(fèi)用。會(huì)計(jì)電算化所需費(fèi)用，根據(jù)電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的建立方法和規(guī)模不同，數(shù)額也不相同，甚至相關(guān)很大，要具體情況具體分析，使所需經(jīng)費(fèi)必須確有保證，并且又不浪費(fèi)。

　　會(huì)計(jì)電算化管理體制與組織機(jī)構(gòu)設(shè)置的選擇

　　實(shí)施會(huì)計(jì)電算化必然會(huì)對(duì)會(huì)計(jì)工作及其組織機(jī)構(gòu)產(chǎn)生一定的影響，為了適應(yīng)電算化的要求，必須探求和設(shè)置與之相適應(yīng)的機(jī)構(gòu)。有以下幾種情況：

　?、?nbsp;集中管理方式。 這種形式把會(huì)計(jì)電算化工作，包括管理、開發(fā)和使用維護(hù)等都放在企業(yè)計(jì)算中心，財(cái)務(wù)部不設(shè)數(shù)據(jù)處理部門，也不安裝計(jì)算機(jī)設(shè)備。財(cái)務(wù)部門定期按規(guī)定向計(jì)算中心提供核算和管理所需的數(shù)據(jù)，由計(jì)算中心負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)電算化的日常運(yùn)行。在這種情況下，財(cái)務(wù)部門的組織機(jī)構(gòu)一般不作大的變動(dòng)，除了一些業(yè)務(wù)由計(jì)算機(jī)處理外，許多工作仍由手工來完成。這種方式有利于充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)作用，提高數(shù)據(jù)共享程度，避免重復(fù)開發(fā)，也有利于企業(yè)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)劃和組織。但是，集中管理也有很大的缺點(diǎn)。第一，計(jì)算中心人員和財(cái)務(wù)人員不能很好地協(xié)作，各自不了解對(duì)方的知識(shí)和業(yè)務(wù)特點(diǎn)，各自偏重本單位情況，往往導(dǎo)致系統(tǒng)質(zhì)量低，實(shí)用性較差等情況；第二，各部門極易產(chǎn)生依賴思想，認(rèn)為開展電算化工作是計(jì)算中心的事，從而不能很好地配合和支持系統(tǒng)的實(shí)施和運(yùn)行，影響會(huì)計(jì)電算化工作的正常進(jìn)行。

　?、?nbsp;分散管理方式。

　　在這種方式下，企業(yè)財(cái)會(huì)部門單獨(dú)配備計(jì)算機(jī)等設(shè)備，并配備一定的專業(yè)人員，會(huì)計(jì)電算化工作的實(shí)施，完全由財(cái)會(huì)部門負(fù)責(zé)進(jìn)行，計(jì)算中心將不再參與。分散管理的優(yōu)點(diǎn)是，第一，能調(diào)動(dòng)財(cái)會(huì)部門的積極性；第二，能根據(jù)財(cái)會(huì)部門的實(shí)際需要，分期分批解決急需電算化的項(xiàng)目，并且實(shí)用性強(qiáng)、投資少、見效快。其缺點(diǎn)也是明顯的；一是缺乏整體考慮，各部門都可能從各自的目標(biāo)出發(fā)，不考慮相互之間的聯(lián)系，數(shù)據(jù)不能共享，系統(tǒng)效益不高；二是各業(yè)務(wù)部門都需要配置計(jì)算機(jī)專門人員，否則影響系統(tǒng)實(shí)施，平時(shí)遇到的簡(jiǎn)單問題及維護(hù)工作，都不能及時(shí)處理。這種方式一般不可取。

　?、?nbsp;集中管理下的分散組織形式。 在這種形式下，企業(yè)設(shè)立專門的機(jī)構(gòu)，統(tǒng)一負(fù)責(zé)全廠計(jì)算機(jī)應(yīng)用規(guī)劃工作。規(guī)劃工作包括企業(yè)電算化的總體規(guī)劃，管理信息系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)及子系統(tǒng)劃分，統(tǒng)一編碼，對(duì)所用機(jī)型等做出統(tǒng)一安排，指導(dǎo)各業(yè)務(wù)部門開展電算化工作，若企業(yè)已設(shè)立計(jì)算中心，專門機(jī)構(gòu)的設(shè)置就可以以計(jì)算中心為主體設(shè)置。

　　這種方式，既照顧了各業(yè)務(wù)部門的特點(diǎn)，又能統(tǒng)一管理組織，是目前一種較理想的組織形式。在這種方式下，實(shí)施會(huì)計(jì)電算化后，就需要調(diào)整財(cái)務(wù)部門的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)，崗位與職能都可能發(fā)生變化。

　　下圖所示，是一種電算化后機(jī)構(gòu)設(shè)置形式：

　　財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人
　　
　　 管 數(shù) 數(shù) 財(cái)
　　 理 據(jù) 據(jù) 務(wù)
　　 開 準(zhǔn) 處 管
　　 發(fā) 備 理 理
　　 維 人 人 組
　　 護(hù) 員 員
　　 人
　　 員
　　
　　
　　管理、開發(fā)、維護(hù)人員負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)電算化工作的規(guī)劃，參與系統(tǒng)開發(fā)工作 （如果自選開發(fā)的話） ，并負(fù)責(zé)日后的維護(hù)工作；數(shù)據(jù)準(zhǔn)備人員負(fù)責(zé)電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的運(yùn)行工作、包括輸入、運(yùn)行、輸出等工作；財(cái)務(wù)管理組負(fù)責(zé)一些財(cái)務(wù)日常管理工作（ 這些工作一般計(jì)算機(jī)難以直接處理），并參與企業(yè)的管理工作。

　　商品化會(huì)計(jì)軟件選擇

　　購買商品化會(huì)計(jì)軟件是會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展趨勢(shì)之一。一般地，不僅會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)較少、處理簡(jiǎn)單的單位使用商品化軟件，就是會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理較復(fù)雜的大中型企業(yè)，也可以購買商品化軟件，而對(duì)于本單位特殊的需求，再進(jìn)行二次開發(fā)，豐富商品化軟件的功能，這樣既省時(shí)，又省費(fèi)用，是個(gè)事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的有效途徑。

　　商品化會(huì)計(jì)軟件，版本眾多，各具特點(diǎn)，在選擇軟件時(shí)，應(yīng)從以下幾方面進(jìn)行考慮：

　　一、軟件的性能特點(diǎn)⒈ 合法性。

　　合法性是指軟件應(yīng)符合現(xiàn)行化管理所需的財(cái)會(huì)信息。一方面，要求核算工作中體現(xiàn)現(xiàn)行會(huì)計(jì)制度及其他財(cái)經(jīng)法規(guī)的要求，另一方面要求核算軟件能夠提供準(zhǔn)確可靠的會(huì)計(jì)信息，滿足管理的要求。對(duì)商品化會(huì)計(jì)軟件的合法性來說，主要應(yīng)滿足財(cái)政部頒布的《會(huì)計(jì)核算軟件管理的幾項(xiàng)規(guī)定（試行）》中對(duì)會(huì)計(jì)軟件的十條基本要求。

　　即：

　?。?）。軟件提供的數(shù)據(jù)輸入項(xiàng)目， 滿足財(cái)政部或財(cái)政部審核批準(zhǔn)的現(xiàn)行會(huì)計(jì)制度的規(guī)定。

　?。?）。軟件提供用戶的會(huì)計(jì)科目編碼方案符合財(cái)政部或財(cái)政部審核批準(zhǔn)的會(huì)計(jì)制度中有關(guān)會(huì)計(jì)科目編碼方案的規(guī)定。

　　（3）。軟件具有必要的防范會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸入差錯(cuò)的功能。

　?。?）。軟件的計(jì)算和結(jié)帳功能符合財(cái)政部或財(cái)政部審核批準(zhǔn)的現(xiàn)行會(huì)計(jì)核算制度的規(guī)定。

　?。?）。經(jīng)計(jì)算機(jī)登帳處理的系統(tǒng)內(nèi)會(huì)計(jì)憑證及據(jù)以登記的相應(yīng)帳薄， 軟件只能提供留有痕跡的更正功能。

　　（6）。軟件具有按規(guī)定打印輸出各種帳本以及必要的查詢功能， 打印輸出的帳頁連續(xù)編號(hào)。

　　（7）。對(duì)計(jì)算機(jī)根據(jù)已輸入的會(huì)計(jì)憑證和據(jù)以登記的相應(yīng)帳本生成的各種報(bào)表數(shù)據(jù)， 軟件無修改功能。

　?。?）。軟件具有防止非指定人員擅自使用和對(duì)指定操作人員實(shí)現(xiàn)使用權(quán)限控制的功能。

　　（9）。對(duì)存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或在其它介質(zhì)上的程序文件和相應(yīng)的數(shù)據(jù)文件， 軟件有必要的保護(hù)措施。

　?。?0）。 軟件具有在計(jì)算機(jī)發(fā)生故障或由于其它原因引起內(nèi)外存會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)破壞的情況下，使用原有數(shù)據(jù)恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能。

　　此外，商品化會(huì)計(jì)軟件還應(yīng)滿足《規(guī)定》中其他有關(guān)規(guī)定，比如設(shè)置的功能應(yīng)保證日記帳每日打印等。

　　⒉ 安全可靠性。

　　安全性指軟件防止會(huì)計(jì)信息被泄漏和破壞的能力?？煽啃允侵干唐坊浖厘e(cuò)，查錯(cuò)，糾錯(cuò)的能力，防止產(chǎn)生不正確的會(huì)計(jì)信息的能力。評(píng)價(jià)商品化會(huì)計(jì)軟件的安全可靠性，主要是考察把軟件提供的各種可靠性保證措施結(jié)合起來，是否能有效地防止差錯(cuò)的發(fā)生，在發(fā)生時(shí)能否及時(shí)查出并能進(jìn)行修改；安全性保證措施是否能有效地防止會(huì)計(jì)信息的泄漏和破壞。

　　為了達(dá)到安全可靠性指標(biāo)，系統(tǒng)本身都設(shè)有多種控制措施，如權(quán)限設(shè)置，復(fù)核功能設(shè)置，各種校驗(yàn)功能設(shè)置，處理順序控制，采用信息加密技術(shù)和存取控制技術(shù)，設(shè)立備份和恢復(fù)功能等， 可以有效地保證軟件的安全可靠性，但由于購買軟件時(shí)，不可能得到詳細(xì)的源程序代碼等技術(shù)文檔，對(duì)安全可靠性審查主要通過測(cè)試軟件來進(jìn)行。

　?、?nbsp;易使用性。

　　主要指軟件系統(tǒng)易學(xué)易用易懂的性能?？梢钥疾烊缦聨追矫妫?br>
　?。?）。界面的友好性。會(huì)計(jì)軟件的界面是否簡(jiǎn)潔明了， 提示是否清楚豐富， 所用語言是否符合財(cái)會(huì)人員的習(xí)慣， 輸入輸出的格式是否規(guī)范， 這些構(gòu)成了界面友好性的主要內(nèi)容。

　?。?）。廠家提供資料的質(zhì)量如何， 特別是培訓(xùn)資料， 其內(nèi)容是否完整， 內(nèi)容是否易學(xué)易懂， 各種各種敘述是否清楚明了， 手冊(cè)中的范例是否恰當(dāng)實(shí)用。

　　（3）。軟件是否便于操作， 包括如下方面： 操作是否簡(jiǎn)單； 各種自定義功能及控制措施的使用是否簡(jiǎn)潔實(shí)用； 自動(dòng)化程度是否很高； 輔助功能及服務(wù)功能是否豐富實(shí)用等。

　　⒋ 易適應(yīng)性。

　　指軟件能很好地適應(yīng)企業(yè)財(cái)務(wù)處理的具體情況，并在企業(yè)財(cái)務(wù)工作內(nèi)容發(fā)生變化時(shí)，軟件也能方便地適應(yīng)這些變化的程度。比如，科目的變化，報(bào)表格式及內(nèi)容的變化，各種比率的變化，以及核算內(nèi)容的變化等，軟件能否方便地適應(yīng)這些變化。

　　另外，象可維護(hù)性，可審計(jì)性，可移植性等亦需加以考慮，在此不再詳敘。

　　5.軟件運(yùn)行平臺(tái)當(dāng)前由于大型、集成性的需要，對(duì)軟件的運(yùn)行環(huán)境，如：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、數(shù)據(jù)庫環(huán)境也成為選擇商品化軟件的重要因素。

　　二、軟件的功能⒈ 主處理功能 .要完成會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的一般工作，正確處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程，進(jìn)行填制會(huì)計(jì)憑證，登記會(huì)計(jì)帳本，輸出財(cái)會(huì)信息等工作。一般商品化軟件，主處理功能都比較齊全，不管是帳務(wù)子系統(tǒng)還是其他子系統(tǒng)，都不可缺少地?fù)碛休斎牍δ?，處理功能和輸出功能，但格式和處理方法各有不同?br>
　?、?nbsp;輔助功能。

　　這是為主處理功能服務(wù)的，提供各種功能，以方便主處理功能的完滿完成。沒有這些功能， 主處理功能也照樣能完成，但有了這些輔輔助功能，使系統(tǒng)使用起來更加方便。輔助功能包括提示功能、幫助功能、引導(dǎo)操作功能、全屏編輯功能、輔助計(jì)算器等一切有利于用戶使用軟件系統(tǒng)的所有功能。

　?、?nbsp;服務(wù)功能。

　　這是 AIS系統(tǒng)有別于其他系統(tǒng)的特殊功能之一，它擔(dān)負(fù)著會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的后勤保障任務(wù)， 從而保證會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行。它包括：重建索引文件，以恢復(fù)被破壞的數(shù)據(jù)秩序，復(fù)制會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)檔案，以防其丟失，恢復(fù)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)以及其已失或已被破壞的數(shù)據(jù)，清理存儲(chǔ)空間等功能。

　　⒋ 控制功能。

　　它完成內(nèi)部控制在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中的任務(wù)，制約會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)按規(guī)范的、正確的會(huì)計(jì)工作流程進(jìn)行處理，并防止非法的和錯(cuò)誤的輸入、輸出以及操作處理。它包括：輸入數(shù)據(jù)的正確性控制（包括性質(zhì)、長(zhǎng)度、范圍等），輸出內(nèi)容使用的控制， 正確處理順序和方式的控制， 使用權(quán)限的控制等系統(tǒng)控制功能。雖然控制功能不象其他功能可以直接從界面上看出，但它們確實(shí)存在于整個(gè)系統(tǒng)中，而且是必不可少的，控制功能越豐富，系統(tǒng)安全性越高，系統(tǒng)正常運(yùn)行就越有保證。

　　三、廠家售后服務(wù)購買商品化會(huì)計(jì)軟件，售后服務(wù)至關(guān)重要。一般廠家都為用戶提供售后服務(wù)，然而各廠家所提供售后服務(wù)的方式和內(nèi)容都不盡相同，因此在考察廠家今后服務(wù)時(shí)，應(yīng)注意以下幾個(gè)方面：

　?、?nbsp;售后服務(wù)的內(nèi)容： 一般應(yīng)包括用戶培訓(xùn)、日常維護(hù)、系統(tǒng)初始化、二次開發(fā)、版本升級(jí)等。

　?、?nbsp;廠家維護(hù)能力： 廠家維護(hù)能力取決于維護(hù)人員的數(shù)量和質(zhì)量，以及軟件廠家商品化軟件的銷售量。

　　⒊ 維護(hù)費(fèi)用：維護(hù)費(fèi)用的交納方式及數(shù)量，也是重點(diǎn)需要考慮的內(nèi)容之一。

　?、?nbsp;維護(hù)方式： 即售后服務(wù)的具體辦法。包括：是否終身維護(hù)、是否上門維護(hù)、是由總公司維護(hù)還是由本地維護(hù)點(diǎn)維護(hù)，維護(hù)是否及時(shí)等。

　　四、本單位財(cái)會(huì)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)⒈行業(yè)特點(diǎn)。每個(gè)行業(yè)的會(huì)計(jì)工作都有其特殊性，財(cái)政部在制定會(huì)計(jì)制度時(shí)，也是分行業(yè)分別制定的，從而決定了各單位購買財(cái)會(huì)軟件時(shí)，必須考慮各行業(yè)的特點(diǎn)。比如工業(yè)企業(yè)與商品流通企業(yè)的會(huì)計(jì)工作，在具體核算上，其內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)也不盡相同，其他各行業(yè)也是如此。當(dāng)然， 通用商品化軟件的某些功能是可以在某幾個(gè)行業(yè)甚至各行業(yè)中通用，但購買軟件，在滿足財(cái)會(huì)工作的共性時(shí)，更要滿足其特殊性，這樣才能真正發(fā)揮其作用。

　?、脖締挝粫?huì)計(jì)核算的特點(diǎn)。企業(yè)規(guī)模的大小，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)需要處理的數(shù)據(jù)量的多少，會(huì)計(jì)核算精確度的高低，以及是否是分級(jí)核算，這都將決定購買軟件的性質(zhì)和功能。

　　具體需要考慮如下內(nèi)容：

　?。?） 企業(yè)日（或月）處理憑證的總數(shù)；

　?。?） 企業(yè)會(huì)計(jì)科目的分級(jí)與長(zhǎng)度；

　?。?）會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的最大值與最小值；

　?。?）每月所要保存的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)量；

　?。?）企業(yè)的規(guī)模及會(huì)計(jì)工作的分工。另外還需考慮本企業(yè)發(fā)展速度對(duì)上述各項(xiàng)影響，以及企業(yè)的資金效益等情況。

　　五、費(fèi)用一般地，商品化會(huì)計(jì)軟件的購置費(fèi)用包括如下：

　?、?nbsp;軟件費(fèi)用；

　?、?nbsp;資料費(fèi)用及培訓(xùn)費(fèi)用；

　?、?nbsp;安裝費(fèi)；

　　⒋ 售后服務(wù)費(fèi)用；

　?、?nbsp;其他配套費(fèi)用， 如專為商品化會(huì)計(jì)軟件配置的系統(tǒng)軟件，及防病毒軟件的購置費(fèi)用；

　?、?nbsp;網(wǎng)絡(luò)軟件， 增加工作站的費(fèi)用。

　　考慮費(fèi)用問題時(shí)，不能僅以總費(fèi)用高低來進(jìn)行選擇，應(yīng)與軟件的質(zhì)量和滿足需要的程度綜合考慮，以求選擇既能滿足會(huì)計(jì)處理的要求，性能價(jià)格比又是最優(yōu)的軟件。

　　硬件及環(huán)境設(shè)施的配置

　　計(jì)算機(jī)硬件主要指主機(jī)及其輔助設(shè)備， 包括計(jì)算機(jī)、外設(shè)及UPS不間斷電源等。計(jì)算機(jī)硬件是電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)運(yùn)行的物質(zhì)基礎(chǔ)，硬件配置的好壞直接影響到電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的質(zhì)量和運(yùn)行狀況。選擇硬件設(shè)備，應(yīng)根據(jù)制定的會(huì)計(jì)電算化發(fā)展計(jì)劃，所選軟件的要求及單位經(jīng)濟(jì)力量等因素統(tǒng)籌考慮。下面分項(xiàng)進(jìn)行說明：

　　一、主機(jī)和處理速度微機(jī)的工作速度主要由其主頻決定，現(xiàn)在微機(jī)的主頻一般為90Mhz、100Mhz、133Mhz等，主頻越高，速度越快。另外，硬盤的存取速度對(duì)主機(jī)處理速度也有影響，硬盤的平均存取速度越快，主機(jī)處理速度亦越快。

　　二、內(nèi)存即內(nèi)部存儲(chǔ)器的存儲(chǔ)容量，以字節(jié)來表示。對(duì)內(nèi)存的要求， 應(yīng)以能保證軟件系統(tǒng)能正常運(yùn)行為最低限度。微機(jī)的內(nèi)存， 最低為640K，高檔微機(jī)的內(nèi)存，一般是8M-16M.一般的商品化軟件在1M內(nèi)存的微機(jī)上，就可以正常運(yùn)行。但對(duì)WINDOWS版財(cái)務(wù)軟件，多數(shù)據(jù)的內(nèi)存配置應(yīng)為工作站8M以上、服務(wù)器16M以上。而對(duì)于客戶機(jī)/服務(wù)器結(jié)構(gòu)的財(cái)務(wù)軟件，服務(wù)器一般要求在32M以上。

　　三、硬盤是外部存儲(chǔ)器中最常見的一種， 其存儲(chǔ)容量的大小也用字節(jié)表示。硬盤容量的大小，應(yīng)根據(jù)本單位日常所存數(shù)據(jù)量的大小來決定，現(xiàn)在的微機(jī)硬盤可以高達(dá)幾個(gè)G（千兆），均可滿足要求。

　　四、打印機(jī)打印機(jī)的種類很多，價(jià)格、性能相差也較大，選擇合適的打印機(jī)就顯得較為重要。選擇打印機(jī)，可參考如下因素：

　?、?nbsp;打印速度，即每分鐘可打印的字符數(shù)。

　　⒉ 打印寬度，即一行可打印的字符數(shù)，應(yīng)滿足會(huì)計(jì)報(bào)表的寬度。

　?、?nbsp;中文處理能力，包括是否裝有漢字庫，可供選擇打印的字體種類，字型的大小，以及美觀程度等。一般裝有硬字庫的打印機(jī)速度要比沒裝的快得多，使用也方便，但價(jià)格稍貴。

　?、?nbsp;打印的質(zhì)量，打印質(zhì)量的參數(shù)為分辨率，即每英寸可打印的點(diǎn)數(shù)（DIP） ，打印參數(shù)越高，打印出的字符越美觀。

　　五、UPS（不間斷電源）

　　由于會(huì)計(jì)工作的連續(xù)性，要求計(jì)算機(jī)不能無故中斷，以免因停電等使計(jì)算機(jī)工作中斷，造成數(shù)據(jù)丟失等情況，所以計(jì)算機(jī)供電系統(tǒng)必須配備UPS.在配備UPS時(shí)，應(yīng)考慮如下因素：① 能力，對(duì)于一臺(tái)微機(jī)，配備一臺(tái)500W的UPS即可，對(duì)于多臺(tái)，則考慮配備1000W的UPS.②類型，UPS可分為后備式和在線式。后備式價(jià)格較低，從掉電到切換到蓄電池供電的過程中需要一段轉(zhuǎn)換時(shí)間，但不會(huì)影響微機(jī)的正常工作。在線式價(jià)格較高，幾乎不需要轉(zhuǎn)換時(shí)間，可以保證計(jì)算機(jī)的安全運(yùn)行。

　　六、機(jī)房其他環(huán)境設(shè)備的配制包括空調(diào)，加濕器，負(fù)離子發(fā)生器等，在經(jīng)濟(jì)條件允許的情況下，盡力配置，以免系統(tǒng)因干濕度、溫度等原因造成系統(tǒng)非正常工作，同時(shí)也有利于工作人員的身體健康和工作效率。

　　試運(yùn)行前的準(zhǔn)備

　　對(duì)于購買的商品化軟件或有關(guān)部門推廣的通用軟件，使用前需要整理本單位會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，確定電算化情況下記帳方法、核算形式、核算內(nèi)容和方法、制定相應(yīng)的管理制度、培訓(xùn)有關(guān)應(yīng)用人員、建立相應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)以及系統(tǒng)初始化等主要工作。對(duì)于自己組織研制的會(huì)計(jì)核算軟件，會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)整理和記帳方法、形式、內(nèi)容等都在系統(tǒng)分析階段就已確定，運(yùn)行前準(zhǔn)備工作的內(nèi)容主要為組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、調(diào)整和人員分工、制度制定及初始化等。

　　下面主要介紹商品軟件運(yùn)行前的準(zhǔn)備工作。

　　一、會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)的整理購買了商品化會(huì)計(jì)核算軟件后，接下來要做的第一件事就是要整理本單位會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)，使之適應(yīng)電子計(jì)算機(jī)處理的需要。在手工核算下，一些單位，特別是會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作較差的單位，會(huì)計(jì)工作規(guī)范化較差，帳、證、表格式、內(nèi)容混亂，核算方法、程序不統(tǒng)一。同一類業(yè)務(wù)，不同的人做法不完全相同，而且不符合有關(guān)要求。會(huì)計(jì)軟件不提供某一具體核算的不規(guī)范處理方法，并且商品化會(huì)計(jì)核算軟件的功能、相應(yīng)的處理過程、方法和有關(guān)約定、要求都是在軟件研制時(shí)就規(guī)定好的， 所以作為商品化軟件與本單位手工核算方法之間，不可避免地有一定差別。要消除這些差別，一是對(duì)對(duì)商品化軟件作適量的二次開發(fā)、修改，但二次開發(fā)的量不能太大，否則就等于自己組織研制了；二是對(duì)單位會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)進(jìn)行整理、調(diào)整，使之滿足商品化會(huì)計(jì)核算軟件的要求、規(guī)定。

　　二、記帳方法，程序的確定記帳方法，曾經(jīng)有借貸記帳法，增減記帳和收付記帳法在種。有的商品化軟件可提供記帳方法的選擇，有的只能適應(yīng)某一種記帳方法。一個(gè)單位一般只采用一種記帳方法。目前，一般用借貸記帳法。

　　目前手工核算方式，一般有記帳憑證記帳程序、日記帳記帳程序、科目匯總表記帳程序、匯總記帳憑證程序等幾種形式。采用電子計(jì)算機(jī)處理之后，業(yè)務(wù)量大小已不是主要矛盾，因此計(jì)算機(jī)內(nèi)沒有必要沿用手工記帳程序記帳，沒有必要對(duì)記帳憑證進(jìn)行匯總或科目匯總等，依據(jù)記帳憑證直接登記明細(xì)帳、日記帳，然后總分類帳。目前一些單位的計(jì)算機(jī)記帳程序仍沿襲原單位手工記帳程序，就沒有很好地發(fā)揮計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)、作用，影響處理效率的提高。

　　三、科目編碼方案的確定商品化會(huì)計(jì)核算軟件一般都對(duì)會(huì)計(jì)科目編碼作原則規(guī)定，并允許各單位根據(jù)自身要求進(jìn)行設(shè)置。因此軟件使用前需確定本單位會(huì)計(jì)科目體系及其編碼。電算化條件下，會(huì)計(jì)科目設(shè)置既要符合會(huì)計(jì)制度規(guī)定，又要滿足本單位會(huì)計(jì)核算和管理要求，同時(shí)要考慮該商品化軟件對(duì)會(huì)計(jì)科目編碼的規(guī)定要求。

　　我國會(huì)計(jì)制度對(duì)工商等行業(yè)的總帳科目及其編碼，由財(cái)政部統(tǒng)一規(guī)定。