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淺談集中采購工作的內部控制機制
1998年底，水利部松遼水利委員會針對即將執(zhí)行的設備采購計劃，決定在全委范圍內實行集中采購。半年后，國家正式出臺了《政府采購管理辦法》。經過一年多的實踐，在委領導班子成員的全力支持、各職能部門的配合和采購人員的共同努力下，做到了以合理偏低的價格，購入了質量優(yōu)良和售后服務到位的商品，節(jié)約了大量資金，取得了較好的成績。2000年初，松遼委出臺了《松遼委關于實行集中采購管理的若干規(guī)定》，將集中采購方式作為內部制度明確下來，初步實現了資產采購管理從粗放型向集約型的轉變。
一、相關職能部門組成的采購主體
參與集中采購工作的職能部門包括：采購執(zhí)行機關、商品最終用戶、國有資產監(jiān)管部門、計劃部門、單位決策機構。
采購執(zhí)行機關：單位內部的采購機關，是指按照采購任務，負責對外聯(lián)絡、組織招標、詢價、草擬合同等日常采購業(yè)務的采購組或采購部門。
商品最終用戶：采購的目的是實現所購商品的使用價值，直接服務于用戶。因此，采購設備、材料，用戶參與是必要的。以設備采購為例，用戶參與的工作范圍包括：確定擬購商品名稱、型號，合理否定采購執(zhí)行部門購貨價款及其選擇的供應商，設備到貨驗收等。
財務及國有資產監(jiān)管部門：財務部門在集中采購工作中，參與管理和控制的工作環(huán)節(jié)涉及計劃、預算、審簽、記錄、付款等。國有資產監(jiān)管部門主要參與設備的采購、驗收、登記固定資產賬目和卡片。
計劃部門：如果采購中的資金需要通過基本建設投資計劃解決，采購的范圍要在國家計劃所列項目之中，全部采購內容應當通過計劃部門逐級履行計劃審批程序。
單位決策機構：單位決策機構的主要職責是確定單位年度購置需求計劃、審批落實了資金來源的采購預算。決策機構中，由分管采購工作的領導代表決策機關行使審批權。
二、體現健全內部控制機制的工作環(huán)節(jié)
計劃管理：集中采購工作應當建立在計劃管理基礎之上。購買商品所使用的資金是事業(yè)單位納入預算管理的資金，單位都應當在一個會計核算年度之初，根據本單位開展各項工作需要，采取適當方式，確定本年購置需求。年度內，根據各項資金到位情況，陸續(xù)發(fā)布采購執(zhí)行計劃，交采購部門執(zhí)行。
預算控制：預算控制是指經由財務部門落實了資金來源的計劃采購項目，先由資產監(jiān)管部門制定采購預算，經采購主管領導審批后，由采購部門執(zhí)行的過程。由資產監(jiān)管部門來制定采購預算是對采購執(zhí)行機關的事前監(jiān)督。一般情況下，采購執(zhí)行部門的采購單價不應高于預算單價。
履行審批程序：在計劃、預算、采購執(zhí)行、付款等4個工作階段，要履行必要的審批程序。在計劃階段，主要由決策層對資產監(jiān)管部門匯總上報的各單位、部門的采購需求計劃進行審批；在預算階段，主要由分管采購工作的領導，對于資產監(jiān)管部門制定的采購預算進行審批；在采購執(zhí)行階段，商品最終用戶、采購部門、主管領導（法定代表人或授權代理人）要參與合同的簽訂，包括審閱、修改和簽批。
簽訂合同：價值超過一定額度的采購，要簽訂經濟合同。采購執(zhí)行部門草擬的合同，要按照商品最終用戶審簽、特約（聘）經濟律師審閱、單位法定代表人或授權代理人簽批的工作順序履行合同審批程序。履行審批程序的文本文件可以稱為“合同批辦單”。
三重驗收：指商品到貨、服務完成后，采購部門、用戶、資產監(jiān)管部門共同進行驗收。
詳細記錄是指國有資產監(jiān)管部門在商品到貨、服務完成后，建立固定資產臺賬和固定資產卡片，詳細登記設備名稱、型號、供貨商、價格、產品序列號、使用單位及保管人等。這是固定資產日常維護管理的基礎。設備的維修、升級、盤點、處置需要依照這些基礎資料。
貨到付款：要求商品到貨后，進行驗收，在合同規(guī)定的期限，使用單位驗收合格后，財務部門和資產監(jiān)管部門審核發(fā)票、設備材料驗收單、購銷合同、采購計劃和預算，審核無誤后，由財務部門辦理結算。
集中采購工作自始至終，負責主管采購工作的領導應堅決回避供應商。采購人員通過客觀的選擇、比較，通過和使用單位工作人員的溝通，提出選擇供應商和確定價款的意見，并通過履行合同審簽、審批程序完成采購任務。采購部門內，選擇供應商和確定價款的意見，經集體討論研究做出，任何個人無權單獨做出決定。
集中采購工作的內部控制制度建立后，貫徹落實是關鍵，如果執(zhí)行得不好，集中采購就會失去意義，分散采購中的問題又將重新出現。因此，集中采購每一個控制環(huán)節(jié)都要求認真地履行。
一、相關職能部門組成的采購主體
參與集中采購工作的職能部門包括：采購執(zhí)行機關、商品最終用戶、國有資產監(jiān)管部門、計劃部門、單位決策機構。
采購執(zhí)行機關：單位內部的采購機關，是指按照采購任務，負責對外聯(lián)絡、組織招標、詢價、草擬合同等日常采購業(yè)務的采購組或采購部門。
商品最終用戶：采購的目的是實現所購商品的使用價值，直接服務于用戶。因此，采購設備、材料，用戶參與是必要的。以設備采購為例，用戶參與的工作范圍包括：確定擬購商品名稱、型號，合理否定采購執(zhí)行部門購貨價款及其選擇的供應商，設備到貨驗收等。
財務及國有資產監(jiān)管部門：財務部門在集中采購工作中，參與管理和控制的工作環(huán)節(jié)涉及計劃、預算、審簽、記錄、付款等。國有資產監(jiān)管部門主要參與設備的采購、驗收、登記固定資產賬目和卡片。
計劃部門：如果采購中的資金需要通過基本建設投資計劃解決，采購的范圍要在國家計劃所列項目之中，全部采購內容應當通過計劃部門逐級履行計劃審批程序。
單位決策機構：單位決策機構的主要職責是確定單位年度購置需求計劃、審批落實了資金來源的采購預算。決策機構中，由分管采購工作的領導代表決策機關行使審批權。
二、體現健全內部控制機制的工作環(huán)節(jié)
計劃管理：集中采購工作應當建立在計劃管理基礎之上。購買商品所使用的資金是事業(yè)單位納入預算管理的資金，單位都應當在一個會計核算年度之初，根據本單位開展各項工作需要，采取適當方式，確定本年購置需求。年度內，根據各項資金到位情況，陸續(xù)發(fā)布采購執(zhí)行計劃，交采購部門執(zhí)行。
預算控制：預算控制是指經由財務部門落實了資金來源的計劃采購項目，先由資產監(jiān)管部門制定采購預算，經采購主管領導審批后，由采購部門執(zhí)行的過程。由資產監(jiān)管部門來制定采購預算是對采購執(zhí)行機關的事前監(jiān)督。一般情況下，采購執(zhí)行部門的采購單價不應高于預算單價。
履行審批程序：在計劃、預算、采購執(zhí)行、付款等4個工作階段，要履行必要的審批程序。在計劃階段，主要由決策層對資產監(jiān)管部門匯總上報的各單位、部門的采購需求計劃進行審批；在預算階段，主要由分管采購工作的領導，對于資產監(jiān)管部門制定的采購預算進行審批；在采購執(zhí)行階段，商品最終用戶、采購部門、主管領導（法定代表人或授權代理人）要參與合同的簽訂，包括審閱、修改和簽批。
簽訂合同：價值超過一定額度的采購，要簽訂經濟合同。采購執(zhí)行部門草擬的合同，要按照商品最終用戶審簽、特約（聘）經濟律師審閱、單位法定代表人或授權代理人簽批的工作順序履行合同審批程序。履行審批程序的文本文件可以稱為“合同批辦單”。
三重驗收：指商品到貨、服務完成后，采購部門、用戶、資產監(jiān)管部門共同進行驗收。
詳細記錄是指國有資產監(jiān)管部門在商品到貨、服務完成后，建立固定資產臺賬和固定資產卡片，詳細登記設備名稱、型號、供貨商、價格、產品序列號、使用單位及保管人等。這是固定資產日常維護管理的基礎。設備的維修、升級、盤點、處置需要依照這些基礎資料。
貨到付款：要求商品到貨后，進行驗收，在合同規(guī)定的期限，使用單位驗收合格后，財務部門和資產監(jiān)管部門審核發(fā)票、設備材料驗收單、購銷合同、采購計劃和預算，審核無誤后，由財務部門辦理結算。
集中采購工作自始至終，負責主管采購工作的領導應堅決回避供應商。采購人員通過客觀的選擇、比較，通過和使用單位工作人員的溝通，提出選擇供應商和確定價款的意見，并通過履行合同審簽、審批程序完成采購任務。采購部門內，選擇供應商和確定價款的意見，經集體討論研究做出，任何個人無權單獨做出決定。
集中采購工作的內部控制制度建立后，貫徹落實是關鍵，如果執(zhí)行得不好，集中采購就會失去意義，分散采購中的問題又將重新出現。因此，集中采購每一個控制環(huán)節(jié)都要求認真地履行。
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