"千里之堤，潰于蟻穴"，很多公司因為監(jiān)控不力，資產(chǎn)被內(nèi)部的員工監(jiān)守自盜，造成不可估量的損失。而除了財務(wù)的損失外，這種事件的發(fā)生使得員工對于公司的信心和管理層的能力、誠信都產(chǎn)生懷疑和動搖，這種負面影響對公司的長遠發(fā)展都是不利的。

    本文列舉了公司資產(chǎn)被盜竊的幾種常見途徑，以及如何制定相應(yīng)的管理措施來防范這些漏洞被心懷不軌的員工利用。作者還特別強調(diào)，公司要制定能夠防范資產(chǎn)流失的內(nèi)控機制并且加以悉心維護。畢竟，我們不能僅僅依靠人的道德自律，只有規(guī)范的制度才是強化員工道德和使公司的安全得到保障并運作良好的基石。

    辦公室用品被夾在手提袋和公文包中大搖大擺地帶回家；開支報告中列有從未消費的餐費和小費；存貨無端地消失或者壓根就沒有被送出去；耐用物品、原材料以及包括計算機在內(nèi)的大件物品，在下班以后或在周末被工人一起合謀搬回了家；資金被挪用、支出從未登記入帳或進入公司銀行帳戶。

    這看起來并不妙，不是嗎？這里，并不是指所有員工都不誠實。然而，如果沒有合適的手段控制員工行為的話，那么，一旦有合適的機會，許多員工會認為其錯誤的行為是合理的。畢竟我們都是人，有判斷上的弱點，在誠實方面也偶有閃失。

    任何一家公司，無論其規(guī)模大小，都需要一個行之有效的內(nèi)部控制機制來保護其資產(chǎn)。那些沒有內(nèi)控機制的公司，將面臨其資產(chǎn)慢慢流失的危機，如果不及時加以阻止將造成巨大的損失。這對公司的財務(wù)狀況極為不利，同時也會對員工的道德水準和管理層的威信產(chǎn)生負面影響。并且，這種危害可能會比你預(yù)料的要大得多。

    整個工作應(yīng)從制定詳盡的安全計劃入手，同時管理層的要求和支持對整個計劃的實施是非常重要的。如果公司里有經(jīng)驗豐富并且誠實、正直的人員，那么，他們可能會指出該計劃中的"軟肋"和薄弱環(huán)節(jié)。最好的辦法是從各部門員工處獲取支持，以使計劃能夠覆蓋所有主要的職能部門，這是保護公司資產(chǎn)的關(guān)鍵所在。

    財務(wù)管理控制

    員工偷盜行為嚴重損害公司的資產(chǎn)價值，由于不道德員工的巧妙處理，盜用公款行為使得公司應(yīng)收帳款和應(yīng)付帳款極易受到攻擊。

    會計控制是公司內(nèi)控機制的最重要部分。但是會計系統(tǒng)，特別是與其它業(yè)務(wù)（比如存貨管理）相關(guān)的系統(tǒng)，其本質(zhì)是提供內(nèi)部控制機制，以跟蹤資產(chǎn)并對有疑問的行為進行交叉核查。這樣就使得會計部門成為公司內(nèi)部控制計劃的關(guān)鍵部門。

    內(nèi)控計劃可能有不同形式，但都應(yīng)含有以下基本內(nèi)容：

    計劃要將運營職責在各部門間相互分離，特別是那些直接控制資產(chǎn)的部門。比如，存貨控制應(yīng)分成實物資產(chǎn)管理及其記錄管理，處理現(xiàn)金的部門則負責將現(xiàn)金流量記入總帳中。這一簡單的過程，不僅操作快捷、高效，而且能夠保護資產(chǎn)，也避免了對相關(guān)人員產(chǎn)生偷盜的誘惑。

    員工應(yīng)能勝任所負職責 .負責管理公司內(nèi)控機制的人必須具備相應(yīng)的能力，即使他沒有受過專門的管理培訓。而實際情況往往是：一些小公司把這一任務(wù)交給了本已負擔過重的主管。

    所有交易記錄和資產(chǎn)監(jiān)管應(yīng)分開管理。如果一位員工負責文件，而另一位負責簽署支票、記入貸方，或其它影響公司資產(chǎn)價值的事務(wù)。那么，對防范資產(chǎn)流失將是頗具成效的。

    盜竊的幾種途徑

    當為操作運營設(shè)定目標時，應(yīng)付帳款是會計系統(tǒng)中最容易和最經(jīng)常被鉆空子之處。即使沒有流動資產(chǎn)，聰明的貪污者也會注意到在資金流出最大的地方，總是有機可乘。

    賣主為從未有的服務(wù)開具帳單，而內(nèi)部人員則幫助其從公司獲得現(xiàn)金。或者，他們更改發(fā)票，使應(yīng)付款大于實際所欠金額，然后再與其外部同謀瓜分多付的部分。

    還有一些騙術(shù)專門欺騙那些易輕信的公司。他們聲稱有定單，但那是決不可能運來的偽造的貨物定單，他們還要求為某個已離開公司的人所定的貨物付款。為了爭取效率，那些無知的、或糊涂的、好意的員工往往給這些不實的定單付款，外面的騙子則帶著公司寶貴的資產(chǎn)逃之夭夭。

    合理的步驟是將付款職能分開。如果有一人負責支付的審查和批復，另一人負責開支票，那么出錯和盜用的機會就會減少。

    一旦這一過程完成了，將所有應(yīng)付帳款和總帳以及供應(yīng)商明細帳對照起來，在已付發(fā)票上蓋上"已付"，將所有未用支票作廢。

    任何一個應(yīng)付帳款系統(tǒng)的優(yōu)點就在于其記錄跟蹤，要利用這一優(yōu)點，當然，也不要忘了說明各帳戶間的聯(lián)系。

    將收入登記入帳是另一處可乘之機。就象處理應(yīng)付帳款一樣，將付款和記帳職責分開非常關(guān)鍵。負責銷售的人員不應(yīng)是將其計入總帳的人。如果你的公司還不是這樣做的話，那么就需要做一些改變。

    定期核實應(yīng)收帳款是否已收到以保持記錄的準確性。有時銀行對此也有所要求，特別是當應(yīng)收帳款用作擔保時更是如此。給隨機挑選的客戶寄信要求確認欠款的數(shù)目是較為普遍的做法。

    薄弱環(huán)節(jié)

    存貨管理對盜竊行為來說尤為敏感。在夜間消失的公司物品和存貨不難計算，這使公司遭受損失并導致其它欺詐性問題的發(fā)生。

    解決這一問題的方法非常簡單：小心做好各項記錄，最好按照會計功能作一個詳細的電子備份，仔細處理公司貨物。而使用帶有合適的相互制衡機制的永久性存貨管理系統(tǒng)，則有助于你嚴密監(jiān)視所有行為。

    此外，無論是成品或原材料，在整個生命周期過程中是不斷變化的。有鑒于此，如果沒有某種操作文件，存貨不得轉(zhuǎn)移。這樣，不僅能跟蹤了解存貨狀況，而且有助于更好地管理存貨運轉(zhuǎn)，減少損失。

    工資單是另一個薄弱之處。盜竊工資不僅指武裝搶劫運鈔車，更多的是指員工偽造時間表，或是某位員工已經(jīng)離職多日，卻仍在為其打卡上班，從而導致工資慢慢地流失。

    偽造員工名字或是將已經(jīng)離開公司的員工名字仍然保留在工資單上則是另外一種偷取資金的方式。如果未加密切注意，你公司的資金就會快速流失。

    定期對工資單進行審計，能夠確保拿錢的人就是實際干活掙錢的人。這包括對上班考勤卡與職員工作表進行核查以發(fā)現(xiàn)彼此間的不符之處。

    同時，還需要對所有不同班次的在職員工總數(shù)進行定期檢查，以確保所述上班時間屬實。

    最后的一種方法是定期進行對帳，對在不同班次間輪換的領(lǐng)薪人員要予以充分說明。

    多余的現(xiàn)金有時會被用于短期投資，這是另一個需要監(jiān)控的地方，因為它可能會被濫用。

    如果你的公司采用短期投資這種策略，那么負責投資的人不但要有能力和資質(zhì)，而且要值得信賴。由于濫用資金的機會存在，負責投資的人員不應(yīng)是記錄交易的人。

    最后，要確保負責現(xiàn)金投資的人員不能與公司在同一家經(jīng)紀人公司中設(shè)有個人交易帳戶。因為這種雙重利益的存在會導致經(jīng)紀人做出你所不希望看到的事情。即使有適當?shù)谋ｋU措施也不必為此冒險而付出代價。

    更多安全措施

    然而，仍有一些掌握了關(guān)鍵技能的員工能夠破壞堪稱最好的、設(shè)計完善的保護系統(tǒng)。對此，你首先要保證以下措施已得到落實：

    通知員工公司已設(shè)置并使用內(nèi)控系統(tǒng)，但別告訴他們關(guān)于該系統(tǒng)的詳細內(nèi)容。因為他們知道的越多，就越有可能發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)的弱點并試著去破壞。

    你已經(jīng)將記帳與現(xiàn)金（或帳戶）處理分開，這樣你就隨時隨地有了一道天然的相互制衡屏障。這是影響內(nèi)控機制成功與否的關(guān)鍵之處。

    管理人員要承諾保持這些內(nèi)控機制的操作標準，并作為其日常工作的一部分。除此之外，還要建立一個各主要部門參與并支持的內(nèi)控系統(tǒng)。

    會計系統(tǒng)可以作為發(fā)現(xiàn)錯誤和違法行為的工具，而不僅僅只是用于說明公司的財務(wù)狀況。如果你還沒有使用會計系統(tǒng)的這一功能，那么，一個強有力的工具正從你手中溜走。

    有些公司靠制定政策防范員工的欺詐行為。對老練的罪犯來說，那些要求員工信守誠信并簽名的政策，未必能起到威懾作用，但卻有助于防止將信將疑者犯錯誤。

    以上就是一個制定并維護得較好的并且能夠防范資產(chǎn)流失的內(nèi)控機制的全部內(nèi)容。這一機制在運作良好的狀態(tài)下不僅能使公司的安全得到保障還能夠強化員工道德。因而建立這一制度本身就非常有價值。