摘要：隨著我國會計電算化工作的不斷發(fā)展，產(chǎn)生了大量的電子會計文件，這便為檔案管理工作增加了新的內(nèi)容。因此必須加強會計電算化系統(tǒng)的檔案建設(shè)，以適應(yīng)新時期會計電算化提出的新要求，更好的為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。

　　關(guān)鍵詞：會計電算化；會計檔案

　　一、電算化會計檔案的特點：

　　電算化會計檔案，是指存儲在計算機中的會計數(shù)據(jù)和計算機打印出來的書面等形式的會計數(shù)據(jù)。與傳統(tǒng)會計檔案相比，電算化會計檔案具有以下幾個特點：

　　（一）內(nèi)涵廣泛。其內(nèi)容不僅包括傳統(tǒng)概念上的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計檔案，還包括會計電算化過程中形成的紙質(zhì)文件、電子文件和系統(tǒng)軟件。電子檔案和紙質(zhì)檔案并存，增加了管理的難度。

　　（二）保存時間較短，對存儲環(huán)境要求較高。電子文件的載體是磁性物質(zhì)和光盤，與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命較短，一般為5-10年，而紙質(zhì)的則能達到上百年甚至千年。其影響條件主要包括以下幾點：

　　1、溫濕度的影響。實驗證明：保存紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)溫度為14℃-24℃，相對濕度為45％-60％。而保存電子文件的理想溫度為16℃-20℃，相對濕度為40％±5％?？梢婋娮游募ζ錅貪穸纫蟾鼮閲?yán)格。

　　2、光和空氣的影響。光向外輻射時會產(chǎn)生熱量，紫外線長期照射可使磁性消退，造成信息難以讀取，空氣中的有害氣體（如二氧化硫、硫化氫、二氧化氮、氯氣）在一定環(huán)境下會產(chǎn)生臭氧等，導(dǎo)致電子檔案保存載體耐久性削弱。而這兩點對紙質(zhì)的載體影響相對要小的多。

　　3、灰塵的影響?；覊m會給電子文件和紙質(zhì)文件保存載體帶來機械損傷，灰塵帶來的霉菌等有害生物會損傷和破壞這兩種載體。只是對紙張而言，即使灰塵已經(jīng)對其產(chǎn)生實質(zhì)性的損害，如磨損紙張、形成“檔案磚”、產(chǎn)生色斑和霉斑，也可以通過修復(fù)手段在很大程度上恢復(fù)其所記錄的信息，而灰塵一旦對電子載體造成危害，載體所記錄的信息可能會局部丟失，電子文件失去保存價值。

　　4、磁場和機械振動的影響。此項對紙質(zhì)檔案無任何影響，而對電子文件載體會造成磁粉脫落、磁性消退或消失，是記錄信號丟失，記錄信息破壞，縮短電子檔案載體壽命。

　?。ㄈ╇娝慊瘯嫏n案便于管理、分析，迅速的獲得所需結(jié)果。如通過計算機操作和網(wǎng)絡(luò)交流，不僅滿足日常條件查詢、統(tǒng)計分析、制作會計報表、開展數(shù)據(jù)交換的需要，達到檔案信息資源共享，無紙化查閱和方便快捷的目的，節(jié)約了辦公成本，避免了紙質(zhì)檔案由于頻繁翻閱帶來的磨損，還有利于專業(yè)管理，便于檔案資源的統(tǒng)一整合，極大的提高了工作效率和工作質(zhì)量。

　?。ㄋ模?、電算化會計檔案較傳統(tǒng)會計檔案易于修改，且不留痕跡，其原始性、真實性易于破壞。電子文件檔案在計算機系統(tǒng)中一經(jīng)被改動，如未作備份，原來檔案就被覆蓋，內(nèi)容很難被識別，；另外病毒、黑客等日益猖獗的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，也使電子文件信息檔案的安全受到嚴(yán)重危害。而紙質(zhì)文件的原始性、真實性可以通過字體、字跡、圖像、印章、紙張等內(nèi)容來確認(rèn)。

　?。ㄎ澹?、硬件要求較高。傳統(tǒng)的會計檔案具有直觀可視性，而存貯在磁性介質(zhì)上的會計檔案必須在特定的計算機軟硬件環(huán)境中才可以使用。會計檔案與財務(wù)軟件的版本越來越高，需要不斷的更新，更需要與之相配的硬件來兼容。

　　二、目前電算化會計檔案存在的問題：

　　結(jié)合電算化下檔案管理的新特點，電算化會計檔案管理存在著一些問題：

　?。?）電算化會計實施時間不長，缺乏管理會計檔案的經(jīng)驗，很多單位只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存，從而影響會計檔案的完整性。

　?。?）會計電算化所需要的軟硬件設(shè)備不能完全到位，使得會計檔案的載體質(zhì)量難以達到相關(guān)規(guī)定的要求。目前許多單位因為沒有將會計軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，導(dǎo)致在電算化軟件升級后，不同版本下的會計數(shù)據(jù)不能被調(diào)用。

　?。?）會計檔案管理制度不完善：由于沒有完善的、針對電子文件的制度規(guī)范，電算化會計檔案的歸檔工作處于無序狀態(tài)。歸檔時仍舊沿襲手工管理時的老做法，只歸檔紙質(zhì)文件，將原來用手工記錄的賬簿、報表，改成了用計算機打印出來的賬簿、報表。

　?。?）缺乏必要的計算機維護、網(wǎng)絡(luò)安全人才：電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護等一系列專業(yè)的問題，但目前一般單位都僅僅對以前的會計人員進行一定的培訓(xùn)，然后就去操作系統(tǒng)，所以會計人員僅學(xué)會了操作，而管理與維護對他們而言就非常陌生，由此導(dǎo)致的結(jié)果與損失也非同小可。

　　　　三、如何做好電算化會計工作

　　對于日益嚴(yán)峻的電算化會計檔案管理的形式，我們要建立健全各種相關(guān)的法律法規(guī)的同時，要從以下幾點入手：

　　1、加大軟硬件設(shè)備設(shè)施的投入。選擇功能符合本單位實際業(yè)務(wù)需要的電算化會計軟件，強化系統(tǒng)的安全防護功能，定期維護，避免因安全問題導(dǎo)致會計檔案泄密或被人惡意 修改。完善硬件設(shè)施建設(shè)，提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會計檔案存放倉庫。

　　2、提高電算化會計檔案保管人員素質(zhì)。由于會計檔案資料內(nèi)容廣泛具有專業(yè)性、廣泛性和嚴(yán)密性的特點，所以要求檔案管理人員不僅要有會計檔案管理專業(yè)知識外，還必須具備電算化、網(wǎng)絡(luò)工程和信息系統(tǒng)知識，具備較高的計算機操作技能。

　　3、完善電算化會計檔案管理的各項制度。要按照《電子文件歸檔和管理規(guī)范》和《會計檔案管理辦法》，建立健全電算化會計檔案的保管制度、操作制度、保密制度和檔案人員崗位責(zé)任制，并依據(jù)各單位具體的會計電算化的實際情況來制定相應(yīng)的檔案管理制度。

　　4、提高重視程度。實行會計電算化的單位，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度認(rèn)識電算化會計檔案資料進行科學(xué)管理的重要性，并督促有關(guān)制度的建立和完善。同時要加大會計法規(guī)實施力度，強化負(fù)責(zé)人法制觀念，做到有法可依、有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究，從而使會計違法違規(guī)行為無立足之地。