摘 要：隨著社會的發(fā)展，辦公自動化的廣泛應(yīng)用，會計領(lǐng)域也深受影響，電算化會計是現(xiàn)代會計管理的主流，原來手工會計下所采用的檔案管理辦法已不適應(yīng)電算化會計的需要。本文以電算化會計檔案管理為中心，簡約介紹了電算化條件下的會計檔案管理的特點，分析了現(xiàn)代會計檔案管理工作中的問題，并提出了相應(yīng)的對策。

　　關(guān)鍵詞：電算化 會計 檔案管理

　　一、會計電算化下會計檔案的概念和特點

　　1.電算化會計檔案管理的概念

　　電算化會計檔案是指：儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)以及其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機打印出來的書面形式的會計數(shù)據(jù)；而會計數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計憑證、會計賬簿、會計報表等數(shù)據(jù)。

　　2.電算化會計檔案管理的新特點

　�。�1）載體的變化

　　與傳統(tǒng)的手工會計相比較，電算化會計是運用計算機或者其他磁性介質(zhì)為載體將原來手工紙制的會計憑證、會計賬薄和會計報表等會計檔案來實現(xiàn)保存，再連接打印機規(guī)范打印保存。這樣會計檔案管理在載體性、信息性和安全性上有著巨大的變化，使得會計檔案管理邁進了信息時代。在新的檔案保存方式下，會計檔案有著占用空間小，保管易，查尋方便等優(yōu)勢，其特有的存儲形式，也使得這些檔案必須在計算機硬件和軟件系統(tǒng)中才能查看得到。

　�。�2）檔案有一定的統(tǒng)一性

　　由于電算化會計檔案是在經(jīng)過計算機中特定的編制好的程序軟件環(huán)境下進行處理產(chǎn)生會計數(shù)據(jù)資料，這樣就是得會計檔案從會計分錄，到科目匯總表，賬簿都有特定的格式，就使得會計檔案有一定的統(tǒng)一性。

　�。�3）資源的有效配置

　　由于電算化會計檔案主要是基于信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)條件，利于會計信息的傳送，檢索，有利于其信息資源共享。這樣方便會計檔案的查閱同事有利提高會計檔案的使用率。

　　二、高校財務(wù)會計檔案管理存在的問題

　　綜合上述電算化會計的眾多特點可以看出，電算化下的會計檔案又它的優(yōu)點但同時也存在不少問題。

　　1.對會計檔案的重視不夠。由于電算會計發(fā)展時間不長，許多單位對電算化下的會計檔案不夠重視，沒有對會計華下的財務(wù)檔案設(shè)置專員管理，大多數(shù)是由會計人員主兼管，其他財務(wù)人員協(xié)作的模式，這樣使得會計檔案的裝訂，歸檔都由不同人員完成，如此工作的分散就使得會計檔案的管理工作達不到基本的操作規(guī)范，檔案在移交給管理機構(gòu)時往往只移交紙質(zhì)檔案紙質(zhì)檔案，磁質(zhì)檔案不移交不能是紙質(zhì)文檔何磁質(zhì)同步歸檔，影響了檔案的整體性，未能達到電算化檔案管理工作的質(zhì)量和效果。

　　2.電算化會計檔案管理是一種綜合技術(shù)性強的工作對從事人員要求較高。既需要具掌握一定財會專業(yè)知識也需要具備較好的計算機操作技能的人員。如果計算機業(yè)務(wù)技能不熟，就會在管理當中因操作錯誤破壞數(shù)據(jù)，后果不堪設(shè)想。反之如果沒有較強的財會專業(yè)技能就不能正確處理會計資料，進行檔案管理。目前，會計檔案管理主要有會計人員兼任，他們掌握熟練的財會專業(yè)知識，但是欠缺計算機的日常維護技能，未能對會計電算化后的電子文件、程序文件、財務(wù)數(shù)據(jù)等定期備份，未及時形成磁介質(zhì)的電子檔案。會計檔案的不完整使得財務(wù)數(shù)據(jù)的安全性得不到保障，一旦計算機及服務(wù)器出現(xiàn)故障，就會造成財務(wù)數(shù)據(jù)丟失，給單位帶來無法挽回的經(jīng)濟損失。

　　3.安全性方面，電子檔案雖具有儲存容量大，查閱方便快捷，能滿足檔案利用者又快又好地利用所需的資料和數(shù)據(jù)，最大限度地發(fā)揮會計檔案服務(wù)的功能。但是電子檔存放的磁性介質(zhì)或光盤易被遺失、損壞，因此在安全管理方面，防盜、防火、防潮等是電算化會計檔案管理的一項重要內(nèi)容。但電子檔案又存在易改動、易刪除和可復(fù)制，加上工作人員對電子數(shù)據(jù)的非法修改可以做到不留痕跡等不穩(wěn)定的因素網(wǎng)絡(luò)化的管理為網(wǎng)絡(luò)社會的黑客、網(wǎng)絡(luò)犯罪分子造成可乘之機，工作人員缺乏會計電算化安全基本知識，不遵守單位的數(shù)據(jù)安全規(guī)則，將計算機病毒帶人會計系統(tǒng)中，是會計數(shù)據(jù)備份不及時，造成電子數(shù)據(jù)永久丟失，相對傳統(tǒng)會計檔案管理，電算化會計檔案的安全管理難度較大，較為復(fù)雜，一旦出現(xiàn)安全管理事故，損失則更大。這樣從而增加了財務(wù)數(shù)據(jù)的脆弱性。

　　4.電算化會計檔案查閱需要在特定的環(huán)境進行。傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案直觀可視性強，而電算化會計檔案必須借助于計算機及其特定的軟件軟件系統(tǒng)才可顯示識讀所需的數(shù)據(jù)與資料。在無特定的平臺電算化會計檔案則無法打開，這樣電算化會計檔案就而失去利用價值。

　　三、高校財務(wù)會計檔案管理存在問題的解決辦法

　　1.提高認識，加強領(lǐng)導(dǎo)。要高度重視財務(wù)檔案管理工作，樹立好財務(wù)檔案管理的意識，明確檔案管理人，專人負責檔案的收集、整理、歸檔、查閱等日常檔案工作。各會計單位建立會計檔案的管理辦法或制度，并嚴格執(zhí)行使會計檔案管理規(guī)范化，以確保會計檔案的真實可靠性。

　　2. 強化財務(wù)管理人員素質(zhì)。會計電算化檔案管理人員要求掌握計算機應(yīng)用維護和會計專業(yè)技能，在相關(guān)的隊伍建設(shè)方面應(yīng)該增加專業(yè)的技術(shù)人才，以加強對電算化會計檔案進行規(guī)范化管理。在沒有引進符合此崗位的復(fù)合型才次前應(yīng)該對現(xiàn)有的檔案管理人員進行多途徑、多形式的培訓(xùn)學習，讓檔案管理人員了解會計檔案的重要性，提高他們的專業(yè)技能和責任心。以便加強對電算化會計檔案的管理，為電算化會計檔案的規(guī)范化、科學化、安全化管理提供保障。使電算化會計檔案在各項工作中發(fā)揮作用。

　　3.加快會計檔案工作現(xiàn)代化步伐，加強管理，利用大量的會計檔案資料為各類財務(wù)檢查提供最真實的依據(jù)。 充分發(fā)揮財務(wù)檔案的潛在作用，更好地為財務(wù)工作服務(wù)。在現(xiàn)代化信息安全問題大部分都是因內(nèi)部管理不善引起的，各單位要成立專門的組織負責網(wǎng)絡(luò)信息安全管理工作。在電算化會計檔案管理工作中，建立專用的會計檔案室，用以保管存儲會計信息的磁性材料，同時通安裝網(wǎng)絡(luò)安全軟件，加強信息網(wǎng)絡(luò)的安全建設(shè)，確保會計信息的網(wǎng)絡(luò)安全。話說“三分技術(shù)、七分管理”各單位要加強電算會計化檔案的管理制度，明確何細化安全保護具體要求如各責任者之間的權(quán)限設(shè)置，數(shù)據(jù)加密和認證，實時網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測，防范越權(quán)或個人對數(shù)據(jù)庫的不適當操作破壞會計檔案數(shù)據(jù)。

　　4.科學保存，定期檢測，確保電算化會計檔案安全有效利用。電算化會計檔案是現(xiàn)代信息社會的產(chǎn)物，必須用現(xiàn)代化設(shè)施設(shè)備加以保管，以防止電子檔案受潮、磁化、或破壞；定期檢測已歸檔的電算化會計檔案，及時做好數(shù)據(jù)備份防止磁性介質(zhì)的損壞導(dǎo)致電子檔案的丟失或不完整。對歸檔的電算化會計檔案要根據(jù)規(guī)定編制檢索工，方便以后查詢檢測。利用各種財務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料分析高校經(jīng)濟發(fā)展，財務(wù)運行中的特點、存在的不足，研究預(yù)防對策，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。

　　參考文獻：

　　[1]董錦錦，談如何做好電算化會計檔案的安全管理工作，學理論

　　[2]汪永軍，新會計準則下財務(wù)分析的研究，中小企業(yè)管理與科技

　　[3]俞峰，淺談電算化會計檔案管理中的問題和對策措施，中小企業(yè)管理與科技