會計電算化商品軟件的特點及其選擇

　　一、 會計電算化商品軟件的特點
    
　　商品化會計軟件是指銷售公司統(tǒng)一設(shè)計、開發(fā)，并作為軟件商品在市場銷售的會計軟件。商品化會計軟件一般具有以下特點：
    
　�。ㄒ唬� 通用性
    
　　軟件的通用性有兩方面含義：一是縱向的通用，即軟件能適應(yīng)一個單位有同時期的會計工作變化的需要；一是橫向的通用，即滿足不同單位會計業(yè)務(wù)的不同需要。
    
　　（二） 保密性
    
　　這里所說的保密性是指銷售廠家的商品化會計軟件對用戶的保密性。商品化軟件不給用戶提供源程序代碼，只提供經(jīng)過加密的軟件。這是因為開發(fā)會計軟件的廠家，在開發(fā)過程中，投入了大量的人力、物力、財力，因此開發(fā)出來的商品化會計軟件是商品化會計軟件廠家的成果。他們要采取許多加密措施，以防止他人模仿、拷貝。因而一般不會提供給用戶可讀的源的程序代碼，他們提供給用戶的是已經(jīng)編譯過的而且已加密的會計軟件。
    
　�。ㄈ�） 軟件由廠家統(tǒng)一維護與更新
    
　　對于一般的會計軟件，如果不是開發(fā)人員，其他人員要對其進行維護是很費力的，而對于商品化的會計軟件，由于廠家對其加密，這就使得用戶維護會計軟件幾乎成為不可能的事情，因此，會計軟件的維護與版本更新一般由會計軟件的生產(chǎn)廠家或其指定的維護單位負責(zé)。目前我國的商品化會計軟件生產(chǎn)廠家一般都實行終身維護，也有級少數(shù)廠家提供用戶源程序代碼，但不負責(zé)維護。
    
　�。ㄋ模� 與專用軟件相對比，易學(xué)隆較弱
    
　　商品化會計軟件較專用軟件難于學(xué)會使用，主要有兩方面的原因：一是專用軟件是按使用單位會計人員的用戶需求專門設(shè)計的，因此符合用戶的日常習(xí)慣，用戶用起來方便，有一種親切感。而商品化會計軟件，是針對不同單位有同會計人員的共同需求設(shè)計的。因此，要想讓商品化軟件滿足不同單位不同會計人員的習(xí)慣，則很困難，要完全滿足則更不可能。這就需要購買會計軟件的會計人員改變自已的習(xí)慣，去適應(yīng)商品化軟件的要求，這樣學(xué)起來較難。一是商品化軟件為了實現(xiàn)通用性，軟件中一般都設(shè)有初始化設(shè)置和自定義功能，用戶要學(xué)會使用這些自定義功能較困難。

　　但是，須強調(diào)指出：第一，易學(xué)性較弱是與開發(fā)效果較好的專用軟件相比來說的，是相對的，不是絕對的；第二，學(xué)會較難，并不說明軟件易使用性差；相反，一旦學(xué)會使用，操作起來一般都比專用軟件靈活、方便。
    
　　（五） 與專用會計軟件相比，初始化工作量大
    
　　由于商品化會計軟件要滿足不同單位的不同要求。因此，在通用化的商品會計軟件中同般都安排一個初始設(shè)置模塊。在此模塊中，有大量的初始化工作要做。例如：定義科目余額懺悔（借方余額還是貸方余額）、定義科目級別、定義賬簿燈別、定義金額的結(jié)算級別、定義記賬憑證類型（有些單位將記賬憑證分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證；也有的單位將記賬憑證分為"現(xiàn)收"、"現(xiàn)付"、"銀收"、"銀付"和"轉(zhuǎn)賬"等五種憑證；也有的單位不分類型）。初始化工作中還應(yīng)定義運算公式、傳輸方式、打印輸出的賬表格式、定義操作人員崗位分工情況（包括姓名、操作權(quán)限、操作密碼等）。
    
　　二、 會計電算化商品軟件的選擇原則
    
　　一般說來，單位在購買商品化會計軟件時，應(yīng)從以下四個方面進行考查與選擇。
（一） 商品化會計軟件是否符合國家統(tǒng)一要求
會計工作要遵循全國統(tǒng)一的會計制度和其他財經(jīng)制度中的有關(guān)規(guī)定，對執(zhí)行和完成會計工作的商品化會計軟件也不例外。對商品化會計軟件來說，應(yīng)滿足國家有關(guān)會計軟件的管理規(guī)定。目前，應(yīng)滿足財政部1994年6月頒布的《會計核算軟件基本功能規(guī)范》中的有關(guān)要求和規(guī)定。此文件中對"會計數(shù)據(jù)的輸入"、"會計數(shù)據(jù)的輸出"、"會計數(shù)據(jù)的處理"和"會計數(shù)據(jù)的安全"都作了相當(dāng)詳細和具體的說明，會計軟件的開發(fā)設(shè)計者應(yīng)依此《規(guī)范》進行開發(fā)和設(shè)計，開展會計電算化的單位也應(yīng)按此《規(guī)范》進行考查與選擇商品化會計軟件。

　　由于商品化會計軟件需要通過評審，以評價其是否符合國家的統(tǒng)一棣。所以，單位的這項工作已由各級財政部門或主管部門代為執(zhí)行了，單位只需考查商品化會計軟件是否已通過省級以上（含省級）財政部門的評審即可。
    
　　（二） 商品化會計軟件是否具有實用性和先進性
    
　　單位在選擇商品化會計軟件時，還應(yīng)考查商品化軟件在本單位使用是否實用，與其他商品化會計軟件相比是否先進，即評價商品化會計軟件的實用性與先進性。一般應(yīng)從以下六個方面評價商品化軟件的實用性與先進性。
    
　　1． 適用性
    
　　適用性主要指商品化會計軟件適于本單位會計業(yè)務(wù)處理的性能要求，具體來說，主要包括以下四個要求：
    
　�。�1） 輸出要求。主要是指商品化會計軟件能輸出哪些信息，輸出的賬表級其他信息的格式是否滿足本單位輸出要求。
    
　�。�2） 輸出要求。主要指商品化會計軟件是否能正確錄入本單位所需的各類會計數(shù)據(jù)；每類數(shù)據(jù)的錄入項目是否齊全，比如記賬憑證的錄入至少應(yīng)包括：憑證日期、憑證編號、會計科目或編號（以編號形式輸入會計科目的，應(yīng)錄提示該編號所對應(yīng)的會計科目名稱）、經(jīng)濟業(yè)務(wù)摘要、借方（或貸方）金額等。
    
　�。�3） 處理要求。主要指會計軟件提供的處理功能是否滿足本單位會計業(yè)務(wù)處理的要求。應(yīng)考查所提供的處理功能是否齊全。這些處理功能的有效性如何。
    
　�。�4） 接口要求。主要包括從其他子系統(tǒng)或模塊接收數(shù)據(jù)的錄入接口要求和為其他子系統(tǒng)或模塊提供數(shù)據(jù)的輸出接口要求。單位應(yīng)從錄入接口和輸出接口兩方面考查商品化軟件是否滿足本單位軟件擴充或數(shù)據(jù)聯(lián)網(wǎng)等實際需要。
在考查與選擇商品化會計軟件對以上要求的滿足情況時，我們應(yīng)按以下步驟進行：
    
　　第一， 審查商品化會計軟件廠家提供的文檔資料。
    
　　第二， 通過操作淙，考查軟件。
    
　　第三， 通過實際數(shù)據(jù)，測試軟件。
    
　　2． 通用性
    
　　通用性是指商品淪會計軟件應(yīng)適應(yīng)不同的企事業(yè)單位或行政單位�，F(xiàn)在的商品化會計軟件有的適用性較強；有的則需要進行簡單的二次開發(fā)。單位若想選擇通用性較強的商品軟件，一般應(yīng)從以下幾個方面進行考查：
    
　�。�1） 各種自定義功能是否滿足使用單位的要求。對于會計業(yè)務(wù)不十分規(guī)范、變化較多的處理，通用軟件一般都是通過自定義功能來實現(xiàn)通用的。比如，通用報表生成系統(tǒng)，就應(yīng)由使用單位定義數(shù)據(jù)來源、報表項目及算法公式、打印格式等。
    
　�。�2） 各種編碼是否有由使用單位自定義的功能，是否有增刪改等維護功能。
    
　�。�3） 對一些無法趨勢實現(xiàn)通用的功能是否設(shè)有可選功能，以滿足通用性。例如，成本核算就可設(shè)置定額核算法、平行結(jié)轉(zhuǎn)法、分步法等各種成本核算的可選方法，由使用單位按需要選擇軟件中的某種成本核算方法。
    
　�。�4） 對一些變化較多的算法是否可由使用單位進行自定義。例如，由使用單位自定義成本核算中的產(chǎn)品費用的歸集公司式。
    
　　3． 安全可靠性

　　安全性是指商品化會計軟件防止會計信息被泄露和破壞的能力。可靠性是指商品化軟件防錯、查錯、糾錯的能力。

　　一般來說，考查商品化會計軟件的安全可靠性主要應(yīng)從以下幾方面進行考查：
    
　�。�1） 各種安全可靠保證措施的完備性。一般情況下，由人工錄入的每一個安段都應(yīng)有可靠保證措施：由計算機接受的錄入數(shù)據(jù)應(yīng)有校驗措施；機內(nèi)存放的數(shù)據(jù)或所輸出的信息應(yīng)進行加密；對重要的模塊或子系統(tǒng)應(yīng)有存取權(quán)限控制等。
    
　�。�2） 安全可靠措施的有效性。一些軟件雖然設(shè)置了各種安全可靠性措施，但其實際運行卻沒有達到預(yù)期的目標，或者本身就不合理。
    
　　（3） 安全可靠性措施的實用性。例如，對錄入憑證的校驗，用屏幕顯示審核就不如打印清單，由人工復(fù)核實用。又例如，在本單位錄入人員漢字錄入水平較高的情況下，直接錄入漢字，就比錄入代碼實用。
    
　　4． 易使用性

　　易使用性是指商品化會計軟件易學(xué)、易操作的性能。評價商品化會計軟件的易使用性主要從以下幾方面進行：
    
　�。�1） 軟件資料的質(zhì)量優(yōu)劣；
    
　　（2） 廠家提供的技術(shù)培訓(xùn)服務(wù)，其質(zhì)量與效果如何；
    
　　（3） 軟件是否便于操作。從以下幾點考查：
    
　�、俨僮魇欠窈唵�、直觀；
    
　�、诓僮魇欠穹�合會計人員的習(xí)慣，這主要指操作和諧和操作提示用語是否專業(yè)化和規(guī)范化；
    
　�、鄹鞣N自定義功能、控制措施的使用是否簡單實用；
    
　�、苁欠癖M量減少人工干涉；
    
　�、莓嬅姘捣癯朔�明了，即畫面上的內(nèi)容是否簡潔，用語是否規(guī)范化，顏色是否適中，便于操作人員辨認。
    
　　5． 運行環(huán)境
    
　　商品化會計軟件的運行環(huán)境包括硬件環(huán)境與軟件環(huán)境兩部分。硬件環(huán)境是指主機、內(nèi)存、外存（硬盤容量）、顯示器、打印機等。軟件環(huán)境是指支持商品化會計軟件運行的系統(tǒng)軟件（包括操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等）�？疾樯唐坊瘯�計軟件對硬軟件環(huán)境的要求，使用單位是否能提供和滿足。
    
　　6． 先進性
    
　　商品化會計軟件在同類產(chǎn)品中的先進程度，包括安全性、可靠性、功能的完備性、通用性、運行效率性等。先進性是單位選擇商品化軟件的因素之一，對會計工作來說，主要應(yīng)考查其實用性，即上面講述的前五個方面。
    
　�。ㄈ�）極管商品化會計軟件廠家的信譽和售后服務(wù)

　　單位在選擇商品化會計軟件時，必須對軟件制造與經(jīng)銷的廠家（或公司）進行考查，看他們的商譽與售后服務(wù)。
    
　　商譽主要指軟件制造與經(jīng)銷廠家（或公司）是否重信譽、守合同。

　　售后服務(wù)主要包括以下方面：
    
　　1． 操作培訓(xùn)

　　如果一個軟件制造或經(jīng)銷廠商沒有較強的增設(shè)力量及較好的培訓(xùn)水平，用戶購買軟件后就得不到好的應(yīng)用培訓(xùn)，那么使用效果必然事倍功半，甚至不能使用。
    
　　2． 售后維護

　　這項工作與應(yīng)用人員自身的會計素質(zhì)和計算機水平有關(guān)。目前，我國會計電算化工作剛剛起步，財會人員中的計算機水平一般較低，如果應(yīng)用過程中的疑問得不到及時指導(dǎo)與解決，勢必影響應(yīng)用人員的信心和會計電算化的應(yīng)用效果。因此，用戶應(yīng)錄把廠商能否提供優(yōu)質(zhì)的咨詢與維護服務(wù)俟為考查重點。對一些在全國有分支機構(gòu)（或代理機構(gòu)）的銷售廠商，用戶還必須考查其全國性經(jīng)銷服務(wù)網(wǎng)是否全面，能否保障其各地的分支機構(gòu)（或代理機構(gòu)）順利應(yīng)用會計軟件。
    
　　3． 軟件保修
    
　　軟件保修指軟件出現(xiàn)損壞時，能否得到及時的修理與更換。
    
　　4． 版本更新
    
　　軟件版本更新主要指開發(fā)制造單位根據(jù)會計制度的變化和用戶單位具體問題及時地統(tǒng)一調(diào)整軟件與更新版本。這一工作關(guān)系到所應(yīng)用的軟件是否有后勁，應(yīng)用單位能否減少后期投入。
    
　　（四）成本效益分析
    
　　成本效益分析主要是確定商品化軟件的購置費用是否在于系統(tǒng)整個費用中為商品化會計軟件所作的預(yù)算。一般說來，商品化會計軟件的購置費用包括軟件費用、技術(shù)培訓(xùn)費、維護服務(wù)費用、安裝費以及其他配套費用。單位一般應(yīng)確定幾個廠家產(chǎn)品的購置費用，從中選擇購置費用最低（肖三項條件又好）的軟件。
    
　　三、 選擇商品化會計軟件應(yīng)注意的問題
    
　　在選擇商品化會計軟件中應(yīng)注意以下問題：
    
　　1． 要注意購買原版的會計軟件。其原因有二：
    
　　（1） 商品化會計軟件廠家只對原版軟件進行維護和版本更新工作，因為非原版軟件有"盜版"之嫌；
    
　�。�2） 商品化會計軟件廠家對其軟件進行了加密。用戶如購買其他拷貝軟件，有可能會出現(xiàn)軟件中數(shù)據(jù)的丟失、變化，甚至極有可能引入計算機病毒，影響會計工作的正常運行。
    
　　2． 應(yīng)購買經(jīng)過財政部門評審的商品化軟件
　　
　　其原因有四：
    
　�。�1） 通過財政部門評審的軟件是符合國家規(guī)定的軟件，只有通過財政部門評審的軟件才能代替手工記賬。
    
　�。�2） 通過評審的軟件是由有關(guān)專家進行了詳細的測試后通過的，專家對軟件的評價比單位選購人員的評價要準確全面得多。
    
　�。�3） 有財政部門對有半軟件的鑒定材料。
    
　�。�4） 財政部門對商品化會計軟件的售后服務(wù)總是進行晷管理，從而解決電算化的維護問題免去用戶的后顧之憂。
    
　　3． 應(yīng)注意商品化會計軟件是否對外提供有接口，接口是否符合要求
    
　　這主要有以下四個原因：
    
　　（1） 商品化會計軟件是通用軟件，單位有時需根據(jù)本單位的特點增加一些特殊功能。
    
　�。�2） 單位有可能只有某些應(yīng)用業(yè)務(wù)中作用商品化會計軟件，而其他應(yīng)用業(yè)務(wù)則需自行開發(fā)軟件，兩者需有機地結(jié)合起來。
    
　　（3） 單位的會計電算化工作是不斷發(fā)展的，當(dāng)開展新的電算化項目時，它們需要與已購置的商品化會計軟件連接起來。
    
　　（4） 單位有可能因某些應(yīng)用項目購買某一個廠家的軟件，而另一些應(yīng)用項目購買其他廠家的軟件，兩者需要連接成為一個系統(tǒng)。
    
　　4．應(yīng)注意廠家提供的文檔資料的質(zhì)量優(yōu)劣。一個好的會計電算化軟件應(yīng)包括程序與文檔兩部分內(nèi)容，許多使用單位不重視文檔資料。事實上，文檔資料對商品化會計軟件的選擇以及使用、維護都有著生要意義。