電算化條件下利潤表編制方案的優(yōu)化

    在企業(yè)主要的會計(jì)報(bào)表中，利潤表具有項(xiàng)目較少、項(xiàng)目內(nèi)容與會計(jì)科目對應(yīng)關(guān)系明確的特點(diǎn)。但是，在財(cái)務(wù)軟件及企業(yè)資源計(jì)劃（ERP）軟件的報(bào)表系統(tǒng)應(yīng)用中，編制利潤表時卻經(jīng)常產(chǎn)生一些計(jì)算錯誤。這些錯誤往往并不一定源自軟件本身的、設(shè)計(jì)缺陷或技術(shù)故障；而可能與用戶的損益核算、損益結(jié)轉(zhuǎn)方法和利潤表項(xiàng)目具體計(jì)算方法有關(guān)。因此，有必要對利潤表編制方法進(jìn)行深入探討。

    一、利潤表編制方案要素

    利潤表編制方案，指在會計(jì)電算化系統(tǒng)中，如何根據(jù)利潤表編制要求組織損益和利潤的核算，并運(yùn)用報(bào)表函數(shù)計(jì)算各項(xiàng)損益和利潤指標(biāo)的一組相互聯(lián)系的處理方法。利潤表編制方案至少包括以中幾個要素：

    1.取數(shù)函數(shù)。報(bào)表系統(tǒng)通常提供了大量提取賬務(wù)系統(tǒng)和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的函數(shù)，作為報(bào)表系統(tǒng)與賬務(wù)系統(tǒng)及其他系統(tǒng)相聯(lián)系的橋梁。不同的編制方案對這些函數(shù)的應(yīng)用方法大相徑庭，計(jì)算利潤表所使用的函數(shù)主要有：①發(fā)生額函數(shù)，用來提取收入類科目的貸來發(fā)生額或費(fèi)用類科目的借方發(fā)生額；②發(fā)生凈額函數(shù)，用來提取損益類科目的借方發(fā)生額與貸方發(fā)生額相抵減后的差額；③對方科目發(fā)生額函數(shù)，提取損益類科目與“本年利潤”科目相對應(yīng)的損益結(jié)轉(zhuǎn)發(fā)生額；④損益發(fā)生額函數(shù)，提取損益類科目中除自動結(jié)轉(zhuǎn)額之外的發(fā)生凈額。

    2.損益入賬方法。損益入賬對利潤表項(xiàng)目計(jì)算的影響，主要涉及同類損益抵減事項(xiàng)的入賬方向?qū)��?bào)表取數(shù)的影響。所謂同類損益抵減事項(xiàng)，是某類損益項(xiàng)目中的一些非典型交易，如收入項(xiàng)目中的退貨沖銷、折扣入賬、投資損失的入賬，費(fèi)用項(xiàng)目中的盤盈沖銷。這種抵減事項(xiàng)是以紅字（即負(fù)數(shù)）在同方向入賬，還是以藍(lán)宇（即正數(shù)）在反方向入賬，在某些計(jì)算方案中將影響利潤表項(xiàng)目計(jì)算的正確性。

    3.期末損益結(jié)轉(zhuǎn)。期末損益結(jié)轉(zhuǎn)是指期末將損益類科目余額轉(zhuǎn)至“本年利潤”科目。這一處理過程具體包括四個方面：①結(jié)轉(zhuǎn)時間。損益結(jié)轉(zhuǎn)可以在月末、季末、年末進(jìn)行，有的企業(yè)可能不定期結(jié)轉(zhuǎn)。某些利潤表編制方法是建立在特定的結(jié)轉(zhuǎn)時間基礎(chǔ)上的。例如，如果使用結(jié)轉(zhuǎn)額計(jì)算損益項(xiàng)目，則只有采用每月末結(jié)轉(zhuǎn)的方法，才能正確提取本月?lián)p益結(jié)轉(zhuǎn)額。②結(jié)轉(zhuǎn)方式。是絕對自動結(jié)轉(zhuǎn)，還是允許手工結(jié)轉(zhuǎn)。③結(jié)轉(zhuǎn)科目。是在每個損益一級科目下單獨(dú)設(shè)置“結(jié)轉(zhuǎn)”專用二級科目，還是直接從各損益類科目結(jié)轉(zhuǎn)，都會對損益結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置和利潤表損益取數(shù)方法產(chǎn)生影響。此時，編制方案需考慮向“結(jié)轉(zhuǎn)”子科目取數(shù)，還是向“非結(jié)轉(zhuǎn)”子科目取數(shù)；取科目發(fā)生額，還是取科目發(fā)生凈額。④結(jié)轉(zhuǎn)方向。在余額的反方向結(jié)轉(zhuǎn)，還是允許以紅字在余額的同方向進(jìn)行沖銷結(jié)轉(zhuǎn)，這將產(chǎn)生以損益結(jié)轉(zhuǎn)額作為計(jì)算依據(jù)的方案要不要考慮兩種方向結(jié)轉(zhuǎn)額的問題。

    二、幾種流行的利潤表編制方案及其局限性

    1.“發(fā)生額函數(shù)取數(shù)法”方案。以國內(nèi)一些主要財(cái)務(wù)軟件廠商在其軟件系統(tǒng)中提供的報(bào)表模板為代表，這種方案使用發(fā)生額函數(shù)，取收入類科目的本月或本年累計(jì)貸方發(fā)生額作為相應(yīng)收入項(xiàng)目的填報(bào)數(shù)額；成本費(fèi)用類科目則反過來取借方發(fā)生額。其特點(diǎn)是簡單明了，易于維護(hù)報(bào)表公式。但是對日常賬務(wù)處理中的同類損益抵減事項(xiàng)入賬方向有嚴(yán)格要求，即收入沖銷必須以紅字記貸方，費(fèi)用沖銷必須以紅字記借方，這樣才能確保收入的貸方發(fā)生額和費(fèi)用的借方發(fā)生額就是損益的實(shí)際發(fā)生凈額。否則將產(chǎn)生錯誤結(jié)果。

    2.“‘結(jié)轉(zhuǎn)’于科目取數(shù)法”方案。在每一個損益類一級科目下設(shè)置一個“結(jié)轉(zhuǎn)”二級科目，登記結(jié)轉(zhuǎn)到“本年利潤”科目的本類損益數(shù)額，而后分別取“非結(jié)轉(zhuǎn)”子科目的發(fā)生額、發(fā)生凈額，或“結(jié)轉(zhuǎn)”手科目的結(jié)轉(zhuǎn)額作相應(yīng)利潤表項(xiàng)目的金額。此方法解決了對上述同類損益抵減事項(xiàng)入賬方向的限制，但卻增加了科目設(shè)置的復(fù)雜性，與會計(jì)人員的習(xí)慣不符。

    3.“專門的損益發(fā)生額函數(shù)法”方案。這里的“損益發(fā)生額”，是指損益類科目全部發(fā)生額減去期末自動結(jié)轉(zhuǎn)的損益發(fā)生額之后的部分。它確實(shí)能很好地表示損益的實(shí)際發(fā)生凈額，但在期未結(jié)轉(zhuǎn)損益時務(wù)必采用系統(tǒng)提供的自動結(jié)轉(zhuǎn)功能進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)，如果進(jìn)行了手工結(jié)轉(zhuǎn)，系統(tǒng)會將手工結(jié)轉(zhuǎn)額誤認(rèn)為損益的抵減事項(xiàng)，從而導(dǎo)致計(jì)算結(jié)果錯誤。

    4.“對方科目取數(shù)法”方案。用這種函數(shù)可以提取損益類科目與“本年利潤”科目對應(yīng)的結(jié)轉(zhuǎn)額，作為各項(xiàng)損益的本月數(shù)或本年累計(jì)數(shù)。但如果僅僅用這種函數(shù)計(jì)算，將使利潤表項(xiàng)目完全依賴損益結(jié)轉(zhuǎn)的及時性和正確性，不能解決在不定期結(jié)轉(zhuǎn)、部分結(jié)轉(zhuǎn)以及超額結(jié)轉(zhuǎn)時所產(chǎn)生的問題。

    三、利潤表編制方案的優(yōu)化

    筆者通過對報(bào)表函數(shù)的研究和損益核算業(yè)務(wù)的形態(tài)分析，提出一個新的方案，對各損益類科目均通過三部分進(jìn)行計(jì)算，分別求取不同損益核算方法或核算進(jìn)程下的利潤表指標(biāo)。這三個部分分別是：

    1.損益類科目本期發(fā)生凈額。即損益類科目本期發(fā)生但尚未結(jié)轉(zhuǎn)至“本年利潤”科目的損益數(shù)。對于收入類科目，是貸方發(fā)生額減去借方發(fā)生額后的凈額，而費(fèi)用類科目則為借方發(fā)生額減去貸方發(fā)生額后的凈額。

    2.損益類科目本期正方結(jié)轉(zhuǎn)額。即損益類科目本期結(jié)轉(zhuǎn)至“本年利潤”科目的數(shù)額。所謂正方結(jié)轉(zhuǎn)，是指收入從其科目借方結(jié)轉(zhuǎn)至“本年利潤”科目貸方，費(fèi)用從其科目貸方結(jié)轉(zhuǎn)至“本年利潤”科目借方。

    3.損益類科目本期反方結(jié)轉(zhuǎn)額。反方結(jié)轉(zhuǎn)，是指收入從其科目貸方結(jié)轉(zhuǎn)至“本年利潤”科目借方，費(fèi)用從其科目借方結(jié)轉(zhuǎn)至“本年利潤”科目貸方。這雖然是非常規(guī)的結(jié)轉(zhuǎn)方法，但并不違背記賬原理和會計(jì)制度。特別是對于“投資收益”、“財(cái)務(wù)費(fèi)用”等科目，由于其余額方向并不固定，當(dāng)出現(xiàn)相反損益如投資損失和利息凈收入時，會計(jì)人員通常可能按一般習(xí)慣以紅字結(jié)轉(zhuǎn)，即反方結(jié)轉(zhuǎn)。在同一會計(jì)期末，兩種結(jié)轉(zhuǎn)方向一般只居其一，但也可能同時存在于先后進(jìn)行的多次結(jié)轉(zhuǎn)之中。因此，計(jì)算公式應(yīng)同時包括對正方結(jié)轉(zhuǎn)額和反方結(jié)轉(zhuǎn)額的處理。以利潤表“主營業(yè)務(wù)收入”項(xiàng)目為例，設(shè)“主營業(yè)務(wù)收入”科目代碼為“5101”，“本年利潤”科目代碼為“3131”。使用用友軟件的科目發(fā)生凈額函數(shù)“JE（）”、對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)額函數(shù)或?qū)Ψ娇颇咳��?shù)函數(shù)“DFS（）”，則“主營業(yè)務(wù)收入”項(xiàng)目“本月數(shù)”和“本年累計(jì)”計(jì)算公式分別如下：JE（“5101”，月，貸）+DFS（“5101”，“3131”，月，借）一DFS（“5101”，“3131”，月，貸）；JE（“5101”，全年，貸）+DFS（“5101”，“3131”，全年，借）-DFS（“5101”，“3131”，全年，貸）。

    上述每個公式均包括三個組成部分，它們在其計(jì)算過程中作用如下：如果損益類科目尚未結(jié)轉(zhuǎn)，則第一部分即發(fā)生凈額函數(shù)進(jìn)行計(jì)算，得到本期主營業(yè)務(wù)收入的發(fā)生凈額；如果損益類科目已結(jié)轉(zhuǎn)，則發(fā)生凈額為零，此時計(jì)算第二部分即與“本年利潤（3131）”科目對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)額。如果從反方結(jié)轉(zhuǎn)，意味著本期可能發(fā)生相反損益，則用公式第三部分計(jì)算并以負(fù)數(shù)反映；如果分批分次結(jié)轉(zhuǎn)、超額結(jié)轉(zhuǎn)或沖銷以前結(jié)轉(zhuǎn)額，則將同時使用公式中的三個部分進(jìn)行計(jì)算。采用這種方案編制利潤表，無需設(shè)置特殊的損益結(jié)轉(zhuǎn)類科目，對損益的入賬沒有比會計(jì)制度更嚴(yán)格的要求，損益的結(jié)轉(zhuǎn)方向、結(jié)轉(zhuǎn)時間可靈活控制，并且既允許自動結(jié)轉(zhuǎn)擬益，也允許手工結(jié)轉(zhuǎn)損益。各項(xiàng)損益只要確認(rèn)入賬，無論是否結(jié)轉(zhuǎn)和如何結(jié)轉(zhuǎn)，都可體現(xiàn)在利潤表相關(guān)項(xiàng)目當(dāng)中。這一方案適應(yīng)了賬務(wù)處理中多種風(fēng)格的損益核算方法，甚至克服了某些業(yè)務(wù)不規(guī)范處理對利潤表編制的影響，具有較高的兼容性和廣泛的適應(yīng)性。