會計電算化系統(tǒng)的運行管理(2.1)

　　會計電算化系統(tǒng)投入運行后，為了保證系統(tǒng)的長期穩(wěn)定運行，必須要對會計電算化系統(tǒng)的運行進行管理。系統(tǒng)運行管理的基礎工作首先是要建立會計電算化內部管理制度，對于大型會計電算化系統(tǒng)的運行，甚至還要建立相應的管理崗位或專門的管理部門。 

　�。ㄒ唬┙�立會計電算化內部管理制度的必要性 

　　財政部制定的《會計電算化工作規(guī)范》指出：“開展會計電算化的單位應根據工作需要，建立健全包括會計電算化崗位責任制、會計電算化操作管理制度、計算機硬軟件和數據管理制度、電算化會計檔案管理制度的會計電算化內部管理制度”。實踐證明，建立良好的會計管理工作是會計電算化工作順利進行的重要保障，制定和嚴格執(zhí)行會計電算化內部管理制度，是會計電算化工作成功的基礎。 

　　財政部1996年6月17日發(fā)布的《會計基礎工作規(guī)范》第八十六條至第九十七條示范性地提出了應當建立的12項內部會計管理制度程序制度，如：內部牽制制度；稽核制度；原始記錄管理制度；財務收支審批制度；成本核算制度；財務會計分析制度等。單位實行會計電算化后，更準確地說是使用計算機替代手工記帳后，會計工作的工具、會計信息的表現形式、會計檔案的存放介質、甚至會計工作的程序都將發(fā)生了變化，具體表現以下七個方面： 

　　1.會計部門必須對計算機系統(tǒng)的硬件和軟件進行管理
 
　　會計部門必須要針對計算機系統(tǒng)的特點，制定對用于會計工作的計算機硬件和軟件的有關操作、管理和維護的制度。 

　　2.會計工作流程和工作重點發(fā)生了變化 

　　實行會計電算化后，會計人員只需輸入記帳憑證后，登記各類帳簿和編制報表工作由計算機完成，憑證的輸入和審核成為主要任務，操作計算機成為會計人員的基本技能；存貨采用實際成本計價，對大量的固定資產進行個別計提折舊，進行詳細的部門核算等，會計人員可以從繁重地重復性工作中解脫出來，參與企業(yè)的經營管理和決策。 

　　3.對會計人員的協(xié)作性要求更強了
 
　　會計軟件通常由帳務處理，工資、材料、固定資產核算等多個功能模塊組成，每個模塊處理特定的會計信息，各功能模塊之間通過信息傳遞相互聯系，完成日常的會計核算和管理工作。因此，不同崗位的會計人員在不同的或同一個工作站上共同使用一個會計軟件，彼此之間的工作聯系將主要通過計算機傳遞信息來實現，如果一個人出現問題，會影響其他工作的順利進行，這就要求各崗位的會計人員之間必須加強協(xié)作。 

　　4.內部控制的內容和重點也有所變化 

　　例如：實行電算化后，總帳和明細帳都由計算機根據審核后的會計憑證自動登記和歸集的，手工條件下的二者的核對工作可以取消，但同時記帳憑證的審核工作變得更加重要；再例如：計算機軟件開發(fā)人員對軟件結構和設計的熟悉程度，使得他們有能力進行非正常的數據修改，因此，必須限制他們操作會計軟件進行會計記帳工作，尤其是不能兼任出納工作。 

　　5.會計人員分工和職責發(fā)生了變化
 
　　實現會計電算化后，會計人員必須人人操作會計軟件才能夠進行會計核算工作，會計人員必須改變原來自己的工作習慣，以適應會計電算化工作的要求；必需增設一些新的工作崗位，如電算化系統(tǒng)維護崗，同時需要減掉一些不適應電算化工作的崗位，如總帳管理崗。會計人員的分工、工作職責都發(fā)生了很大的變化。 

　　6.對會計人員素質的要求提高了 

　　一是因為會計軟件的許多種自定義功能，要求會計人員定義各種轉帳公式、數據來源公式、費用分配公式等；二是會計人員更多地參與企業(yè)的經營管理和決策，需要提高對會計信息進行綜合分析和利用的能力。 

　　7.會計檔案的形式和內容發(fā)生了變化 

　　會計電算化的會計檔案包括打印輸出的各種帳簿、報表、憑證和存貯在計算機軟硬盤和其他存貯介質中的會計數據、程序，以及軟件開發(fā)運行中編制的各種文檔以及其他會計資料。這些存放在磁性介質中的會計檔案，更容易被損壞和修改，必須建立嚴格管理制度。
 
　　針對上述實行電算化后出現的新特點，手工條件下會計工作中的有關內部會計管理制度也必須隨之進行完善和相應的調整。目前，許多單位開展會計電算化的經驗不多，還沒有形成一套合理的工作習慣，沒有建立健全管理制度，工作上易出現很多漏洞，有的已對正常的會計工作秩序產生了不利的影響。因此，實行會計電算化后，建立健全會計電算化內部管理制度是十分必要的。 
　　 
　�。ǘ�）會計電算化內部管理制度的種類及其主要內容 

　　從廣義上說，一個單位的會計電算化就是單位實行會計電算化后完整的內部會計管理制度體系。但目前一般所說的會計電算化內部管理制度是指與會計電算化有關的內部管理制度。 

　　財政部1996年6月10日發(fā)布的《會計電算化工作規(guī)范》提出:“開展會計電算化的單位應根據工作需要，建立健全包括會計電算化崗位責任制、會計電算化操作管理制度、計算機軟硬件和數據管理制度、電算化會計檔案管理制度的會計電算化內部管理制度，保證會計電算化工作的順利開展”。并提出了各項會計電算化內部管理制度的基本要求和基本內容。 

　　1.會計電算化崗位責任制 

　　實行會計電算化的單位，要建立會計電算化崗位責任制，要明確每個工作崗位的職責范圍，切實做到事事有人管，人人有專責，辦事有要求，工作有檢查。建立會計電算化崗位責任制，定人員、定崗位、明確分工，各司其職，有利于會計工作程序化、規(guī)范化，有利于落實責任和會計人員鉆研分管業(yè)務，有利于提高工作效率和工作質量。 

　　按照這一原則和會計電算化工作的特點，實施會計電算化過程中，各單位可以根據內部牽制制度的要求和本單位的工作需要，對會計崗位的劃分進行調整和設立必要的工作崗位。會計電算化后的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位。 

　　基本會計崗位可分為：會計主管、出納、會計核算各崗、稽核、會計檔案管理等工作崗位。電算化會計崗位是指直接管理、操作、維護計算機及會計軟件系統(tǒng)的工作崗位，電算化會計崗位和工作職責一般可劃分如下： 

　　（1）電算主管。負責協(xié)調計算機及會計軟件系統(tǒng)的運行工作，要求具備會計和計算機知識以及相關的會計電算化組織管理的經驗。電算化主管可由會計主管兼任，采用中小型計算機和計算機網絡會計軟件的單位，應設立此崗位。 

　�。�2）軟件操作。負責輸入記帳憑證和原始憑證等會計數據，輸出記帳憑證、會計帳簿、報表，和進行部分會計數據處理工作，要求具備會計軟件操作知識，達到會計電算化初級知識培訓的水平。各單位應鼓勵基本會計崗位的會計人員兼任軟件操作崗位的工作。 

　�。�3）審核記帳。負責對輸入計算機的會計數據（記帳憑證和原始憑證等）進行審核，以保證憑證的合法性、正確性和完整性，操作會計軟件登記機內帳簿，對打印輸出的帳簿、報表進行確認。此崗要求具備會計和計算機知識，達到會計電算化初級知識培訓的水平，可由主管會計兼任。 

　　（4）電算維護。負責保證計算機硬件、軟件的正常運行，管理機內會計數據。此崗要求具備計算機和會計知識，經過會計電算化中級知識培訓。采用大型、小型計算機和計算機網絡會計軟件的單位，應設立此崗位，此崗在大中型企業(yè)中應由專職人員擔任。維護員一般不對實際會計數據進行操作。 

　�。�5）電算審查。負責監(jiān)督計算機及會計軟件系統(tǒng)的運行，防止利用計算機進行舞弊。審查人員要求具備會計和計算機知識，達到會計電算化中級知識培訓的水平，此崗可由會計稽核人員兼任。采用大型、小型計算機和大型會計軟件的單位，可設立此崗位。 

　�。�6）數據分析。負責對計算機內的會計數據進行分析，要求具備計算機和會計知識，達到會計電算化中級知識培訓的水平。采用大型、小型計算機和計算機網絡會計軟件的單位，可設立此崗位，由主管會計兼任。 

　�。�7）會計檔案資料保管員：負責存檔數據軟盤、程序軟盤,輸出的帳表、憑證和各種會計檔案資料的保管工作，做好軟盤、數據及資料的安全保密工作。
 
　�。�8）軟件開發(fā)。由本單位人員進行會計軟件開發(fā)的單位，還可設立軟件開發(fā)崗位，主要負責本單位會計軟件的開發(fā)和軟件維護工作。 

　　實施會計電算化過程中，各單位可根據內部牽制制度的要求對上述電算化會計崗位進行必要的調整，基本會計崗位和電算化會計崗位，可在保證會計數據安全的前提下交叉設置，各崗位人員要保持相對穩(wěn)定。中小型單位和使用小規(guī)模會計電算化系統(tǒng)的單位，可根據本單位的工作情況，設立一些必要的電算化崗位，可由一人兼任多個崗位。 

　　2.會計電算化操作管理制度 

　　單位實現會計電算化后，會計人員必須操作計算機才能進行會計核算工作，如果操作不正確會造成系統(tǒng)內數據的破壞或丟失，影響系統(tǒng)的正常運行。因此，必須通過對系統(tǒng)操作的管理，保證系統(tǒng)正常運行，完成會計核算工作，保證會計信息的安全與完整。會計電算化操作管理制度的主要內容包括： 

　�。�1）明確規(guī)定上機操作人員對會計軟件的操作工作內容和權限，對操作密碼要嚴格管理，指定專人定期更換操作員的密碼，杜絕未經授權人員操作會計軟件。 

　�。�2）預防已輸入計算機的原始憑證和記帳憑證等會計數據未經審核而登記機內帳簿，保證會計數據正確合法。 

　�。�3）操作人員離開機房前，應執(zhí)行相應命令退出會計軟件，否則密碼的防線就會失去作用，會給無關人員操作軟件留下機會。 

　　（4）根據本單位實際情況，由專人保存必要的上機操作記錄、記錄操作人、操作時間、操作內容、故障情況等內容。 

　　（5）必要的防范計算機病毒的措施和制度。 

　　3.計算機硬件、軟件和數據管理制度 

　　主要內容包括： 

　�。�1）計算機硬件設備維護管理。保證機房設備安全和計算機正常運行是進行會計電算化的前提條件，要經常對有關設備進行保養(yǎng)，保持機房和設備的整潔，防止意外事故的發(fā)生。 

　　硬件維護工作中，小故障一般由本單位的電算化維護人員負責，較大的故障應及時與硬件生產或銷售廠家聯系解決。 

　�。�2）會計軟件和系統(tǒng)軟件的維護管理。系統(tǒng)軟件維護的主要任務是，檢查系統(tǒng)文件的完整性，系統(tǒng)文件是否被非法刪除和修改，以保證系統(tǒng)軟件的正常運行。會計軟件的維護是會計電算化軟件系統(tǒng)維護的主要工作，包括操作維護與程序維護兩方面。會計軟件維護主要有以下內容： 

　　●操作維護是日常維護工作，如通過操作軟件進行索引,刪除系統(tǒng)垃圾文件等。
 
　　●在日常使用軟件過程中發(fā)現的問題，如不及時解決，將影響到企業(yè)正常的會計工作。在這種情況下，系統(tǒng)維護員應盡早排除障礙，如不能排除，應馬上求助于財會電算公司的專職維護人員或本單位的軟件開發(fā)人員。 

　　●對于使用商品化會計軟件的單位，軟件的修改、版本升級等程序維護是由軟件開發(fā)廠家負責的，單位的軟件維護人員的主要任務是與軟件開發(fā)銷售單位進行聯系，及時得到新版會計軟件。 

　　●對于自行開發(fā)軟件的單位，程序維護則包括了正確性維護、完善性維護和適應性維護等內容。正確性維護是指診斷和改正錯誤的過程；適應性維護是指當單位的會計工作發(fā)生變化時，為適應變化了的工作而進行的修改活動；完善性維護是為了修改已有功能的需求而進行的軟件修改活動。單位一般應配備專職系統(tǒng)維護員進行程序維護。 

　　●對正在使用的會計核算軟件進行修改，對通用會計軟件進行升版和計算機硬件設備進行更換等工作，要有一定的審批手續(xù)。在軟件修改、升版和硬件更換過程中，要保證實際會計數據的連續(xù)和安全，并由有關人員進行監(jiān)督。 

　　●系統(tǒng)維護員負責會計軟件的維護工作，及時排除故障，確保系統(tǒng)的正常運行。 

　　（3）會計數據的安全維護管理。會計數據的安全維護是為了確保會計數據和會計軟件的安全保密，防止對數據和軟件的非法修改和刪除，主要內容包括：必須經常進行備份工作，以避免意外和人為錯誤造成數據的丟失,每日必須對計算機內的會計資料在計算機硬盤中進行備份。對磁性介質存放的數據要保存雙備份。系統(tǒng)維護一般由系統(tǒng)維護員或指定的專人負責，數據錄入員、系統(tǒng)操作員等其他人員不得進行維護操作。另外，應制定會計電算化系統(tǒng)發(fā)生意外事故時會計數據的維護制度，以解決因發(fā)生意外事故而使數據混亂或丟失的問題。 

　　總之，實現會計電算化的單位，必須健全計算機硬件和軟件出現故障時進行排除的管理措施，保證會計數據的完整性。 
　　 
　　4.電算化會計檔案管理制度 

　　電算化會計檔案，是指存儲在計算機中的會計數據（以磁性介質或光盤存儲的會計數據）和計算機打印出來的書面等形式的會計數據。會計數據是指記帳憑證、會計帳簿、會計報表（包括報表格式和計算公式）等數據,以及會計軟件系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔以及其他會計資料。電算化會計檔案具有磁性化、不可見及易修改的特點，因此，電算化會計檔案管理是非常重要的會計基礎工作，單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀管理制度,并由專人負責管理。主要內容包括： 

　�。�1）對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮、防塵等工作，重要會計檔案應準備雙份，存放在兩個不同的地點。 

　�。�2）采用磁性介質保存會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質損壞，而使會計檔案丟失。大中型企業(yè)應采用磁帶、光盤、微縮膠片等介質存儲會計數據，盡量少采用軟盤存儲會計檔案。 

　�。�3）會計軟件的全套文檔資料及會計軟件程序視同會計檔案保管，保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的5年。但一般情況下，單位如遇到會計軟件升級、更換以及會計軟件運行環(huán)境改變的情況時，舊版本會計軟件及相關的文檔資料應與該軟件使用期的會計資料一并歸檔。 

　　單位內部會計管理制度包括哪些內容，主要取決于單位內部經營管理的需要，不同類型的單位對內部會計管理制度有不同的要求，各單位在開展會計電算化工作過程，應結合本單位的實際情況，參照上述四個方面的制度，制定適合本單位經營管理需要的內部會計管理制度，并在工作中逐步完善。另外，建立會計電算化內部管理制度，除了要遵守手工方式建立內部會計管理制度的原則外，還要充分考慮計算機信息系統(tǒng)管理的特點。具體來說，一方面要保證利用計算機進行會計核算數據的真實性、正確性和完整性，保證會計工作秩序的正常進行，維護單位財產和貨幣資金的安全與完整；另一方面還要保證應用到會計工作中的計算機硬件設備、計算機軟件和計算機中會計數據的安全可靠。最后，電算化內部制度建立后，抓落實是非常重要的環(huán)節(jié)，要定期對各項制度的執(zhí)行情況進行檢查，并有相應獎罰措施。