完善會計(jì)電算化的一些設(shè)想

    會計(jì)電算化是利用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)賬務(wù)處理， 完成對會計(jì)信息的核算、分析、預(yù)測和決策的會計(jì)管理工作。會計(jì)電算化的使用， 大大提高了會計(jì)信息處理的速度和準(zhǔn)確性， 促進(jìn)了會計(jì)核算的規(guī)范化， 也促進(jìn)了會計(jì)工作質(zhì)量和效率的提高， 為會計(jì)管理工作現(xiàn)代化奠定了基礎(chǔ)。會計(jì)電算化以其方便、準(zhǔn)確、及時(shí)等優(yōu)點(diǎn)日益受到廣大財(cái)會人員的歡迎。但會計(jì)電算化在會計(jì)核算中也出現(xiàn)了一些新的問題， 主要表現(xiàn)在：

    1. 會計(jì)電算化內(nèi)控制度不完善

    在手工會計(jì)核算時(shí)， 一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的每個(gè)環(huán)節(jié)要經(jīng)過具有相應(yīng)權(quán)限人員的審批， 如果把關(guān)嚴(yán)格， 核算中的一些錯誤能被及時(shí)發(fā)現(xiàn)； 實(shí)行會計(jì)電算化后， 業(yè)務(wù)的處理都以電腦為載體， 某些人員往往既從事數(shù)據(jù)的輸入， 又負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的輸出， 許多審批環(huán)節(jié)被省缺了從而加大了出現(xiàn)錯誤和舞弊的風(fēng)險(xiǎn)。

    此外， 由于電腦中原始數(shù)據(jù)是由人工事先進(jìn)行審核和輸入計(jì)算機(jī)的， 但實(shí)行會計(jì)電算化后放松了人工審核審批這項(xiàng)基礎(chǔ)工作， 致使一些原始數(shù)據(jù)在輸入中發(fā)生錯誤， 而出現(xiàn)錯誤數(shù)據(jù)。

    實(shí)行會計(jì)電算化后， 作為財(cái)務(wù)人員應(yīng)加強(qiáng)數(shù)據(jù)的備份， 確保數(shù)據(jù)的安全和完整。但會計(jì)人員對數(shù)據(jù)備份的重要性往往認(rèn)識不夠， 導(dǎo)致一旦電腦出現(xiàn)故障， 部分財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)就被丟失。還有的對備份的數(shù)據(jù)盤沒有定期檢查， 發(fā)生問題沒有相應(yīng)的補(bǔ)救措施， 給自身會計(jì)核算工作帶來不必要的損失。

    2. 缺乏會計(jì)電算化專業(yè)人才

    雖然社會上會計(jì)人員、計(jì)算機(jī)專業(yè)人才比比皆是， 但是同時(shí)精通計(jì)算機(jī)知識的會計(jì)人員卻十分缺乏。會計(jì)人員的知識不全面、不系統(tǒng)， 難以將計(jì)算機(jī)知識和會計(jì)知識有機(jī)地結(jié)合起來。另一方面， 一些計(jì)算機(jī)專業(yè)人員對會計(jì)知識比較貧乏， 對運(yùn)行會計(jì)軟件中出現(xiàn)的問題不能及時(shí)解決和處理，會計(jì)電算化復(fù)合人才的缺乏一定程度上制約了會計(jì)電算化的進(jìn)一步發(fā)展。

    3. 忽視財(cái)務(wù)管理功能的發(fā)揮

    會計(jì)電算化的運(yùn)用和發(fā)展將財(cái)會人員從繁重的核算工作中解脫出來， 可使財(cái)會人員將精力放在加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理方面。然而，目前不少實(shí)行會計(jì)電算化的單位卻存在重視報(bào)賬功能， 忽視管理功能的現(xiàn)象。很多企業(yè)運(yùn)用的軟件， 對于財(cái)務(wù)指標(biāo)分析體系、資金收支預(yù)測等方面， 內(nèi)容過于簡單， 數(shù)據(jù)查詢不夠便捷， 限制了財(cái)務(wù)管理功能， 失去了會計(jì)電算化對加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理的積極意義。

    4. 會計(jì)電算化的安全性較弱

    目前， 會計(jì)電算化軟件的數(shù)據(jù)安全保密性比較弱， 硬件自身安全性能低， 而硬件的安全問題直接影響會計(jì)應(yīng)用系統(tǒng)軟件的正常運(yùn)用。一是會計(jì)電算化的操作人未能按照一定的程序操作， 導(dǎo)致會計(jì)資料的丟失或錯誤的出現(xiàn)； 二是實(shí)行會計(jì)電算化的財(cái)務(wù)人員對計(jì)算機(jī)病毒的侵入防范意識不強(qiáng)， 未能采取有效措施防范病毒的侵入； 三是會計(jì)檔案保管過程中存在風(fēng)險(xiǎn)。

    5. 電算化單機(jī)處理能力不足

    隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的大規(guī)模應(yīng)用和發(fā)展， 以及會計(jì)核算業(yè)務(wù)量的增大， 業(yè)務(wù)種類的繁多， 對會計(jì)信息資料分析與研究的深入， 計(jì)算機(jī)單機(jī)處理的方式既難以完成全部會計(jì)核算工作， 又無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享， 延長了會計(jì)資料傳送的周期， 增加了數(shù)據(jù)出錯的可能性。當(dāng)出現(xiàn)大量的會計(jì)業(yè)務(wù)時(shí)， 單機(jī)的處理不能及時(shí)提供所需的會計(jì)信息。

    對此， 筆者就進(jìn)一步完善會計(jì)電算化工作提出一些設(shè)想：

    1. 建立健全會計(jì)電算化的內(nèi)部控制制度

    建立健全會計(jì)電算化內(nèi)部控制制度， 是確保會計(jì)核算操作安全， 及時(shí)、準(zhǔn)確提供會計(jì)信息的根本保證。一是要加強(qiáng)人員的職能控制， 保證會計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性。由于會計(jì)電算化知識和功能的相對集中， 必須強(qiáng)化組織和管理， 明確人員間職責(zé)分工， 將系統(tǒng)中不相容職務(wù)分離， 以相應(yīng)的管理職能與之配套。其目的在于通過設(shè)立一種相互稽核、相互監(jiān)督、相互制約的機(jī)制來保障會計(jì)信息的真實(shí)、可靠。二是加強(qiáng)操作管理， 提高會計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。會計(jì)電算化操作應(yīng)嚴(yán)格按照會計(jì)業(yè)務(wù)和處理流程進(jìn)行， 掌握密碼的運(yùn)用防止非法操作、越權(quán)操作， 確保核算的準(zhǔn)確性。加強(qiáng)數(shù)據(jù)輸入、輸出的管理， 保證各個(gè)環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、有效。各種錄入的數(shù)據(jù)均需通過嚴(yán)格的審核， 并附上完整、真實(shí)的原始憑證。發(fā)生輸入的內(nèi)容有誤， 應(yīng)按系統(tǒng)提供的功能及時(shí)修改。三是加強(qiáng)日常的數(shù)據(jù)備份和安全檢查， 保證會計(jì)數(shù)據(jù)的安全。對發(fā)生的會計(jì)業(yè)務(wù)， 做到雙重備份， 同時(shí)對備份的數(shù)據(jù)軟盤應(yīng)定期檢查； 重視對計(jì)算機(jī)的維護(hù)工作， 防止病毒的侵入， 保證在電算化過程中會計(jì)數(shù)據(jù)的安全。

    2. 加強(qiáng)會計(jì)電算化人才的培訓(xùn)管理， 提高會計(jì)人員素質(zhì)

    會計(jì)電算化事業(yè)的發(fā)展要求財(cái)會人員不僅掌握扎實(shí)的會計(jì)知識和技能， 還應(yīng)對計(jì)算機(jī)和財(cái)務(wù)管理有比較深刻的了解。實(shí)行電算化管理的單位應(yīng)針對會計(jì)人員的特點(diǎn)和要求， 科學(xué)地確定培訓(xùn)內(nèi)容， 更新會計(jì)人員的知識， 提高會計(jì)技能。作為會計(jì)人員， 要正確認(rèn)識實(shí)行會計(jì)電算化后自身作用和地位的變化， 敢于從實(shí)踐中學(xué)習(xí)， 不斷豐富工作經(jīng)驗(yàn)， 提高操作技巧， 充分挖掘自身工作潛力， 提高職業(yè)判斷和解決問題的能力。

    3. 發(fā)揮會計(jì)電算化的財(cái)務(wù)管理功能

    現(xiàn)行的會計(jì)軟件雖然開始從核算型向管理型發(fā)展， 但內(nèi)容相對簡單， 功能不強(qiáng)， 不能適應(yīng)單位財(cái)務(wù)管理的需要。要充分發(fā)揮會計(jì)電算化的功能， 為財(cái)務(wù)管理服務(wù)， 必須提高會計(jì)軟件功能， 增加管理性功能的軟件系統(tǒng)； 改變財(cái)務(wù)管理的形式和方法， 通過對會計(jì)資料的整理進(jìn)行預(yù)測、決策、規(guī)則、分析， 將事前預(yù)測、事中控制、事后分析三個(gè)環(huán)節(jié)有機(jī)地聯(lián)系起來， 形成一個(gè)整體， 為單位管理決策提供有效的信息支持。在 充分利用計(jì)算機(jī)運(yùn)行速度快、存儲量大、對數(shù)據(jù)處理及時(shí)迅速的基礎(chǔ)上， 運(yùn)用財(cái)務(wù)資料， 建立適應(yīng)管理需要的會計(jì)電算化系統(tǒng)， 為財(cái)務(wù)管理決策服務(wù)。

    4. 加強(qiáng)會計(jì)電算化的安全防護(hù)會計(jì)電算化越發(fā)展， 會計(jì)信息的安全問題就越突出， 必須采取相應(yīng)的防護(hù)措施， 保證會計(jì)電算化系統(tǒng)安全穩(wěn)定的運(yùn)行。一是在財(cái)務(wù)軟件中增加安全功能， 防止操作失誤造成數(shù)據(jù)被破壞。會計(jì)人員應(yīng)按規(guī)定錄入原始數(shù)據(jù)， 制作記賬憑證， 輸出各種信息 ， 對系統(tǒng)操作人員進(jìn)行授權(quán)， 嚴(yán)格禁止越權(quán)操作、非法操作； 要對會計(jì)電算化系統(tǒng)操作人員進(jìn)行授權(quán)， 嚴(yán)格禁止越權(quán)操作、非法操作， 確保會計(jì)電算化系統(tǒng)安全、有效、正常的運(yùn)行。二是建立預(yù)防病毒的安全措施， 要經(jīng)常更新殺毒軟件， 對硬盤進(jìn)行病毒檢測、殺毒。作為會計(jì)電算化系統(tǒng)使用人員， 應(yīng)自覺遵守操作規(guī)程盡可能降低計(jì)算機(jī)感染病毒機(jī)會。三是建立安全有效的會計(jì)檔案管理制度。會計(jì)電算化會汁檔案管理要做好防磁、防潮、防塵工作， 建立健全會計(jì)檔案保管、調(diào)閱、復(fù)制、修改、銷毀等環(huán)節(jié)的制度。良好的會計(jì)檔案管理是保證會計(jì)數(shù)據(jù)安全完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié)， 也是會計(jì)信息得以充分利用， 更好地為決策服務(wù)的保證。

    5. 實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息的網(wǎng)絡(luò)化

    網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍應(yīng)用， 進(jìn)一步推動了會計(jì)電算化系統(tǒng)向深度和廣度發(fā)展， 即實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化。單位需要運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)版的電算化系統(tǒng)時(shí)， 應(yīng)選擇那些成熟的會計(jì)管理信息系統(tǒng)和國家有關(guān)部門規(guī)定的財(cái)務(wù)軟件， 使網(wǎng)絡(luò)內(nèi)各計(jì)算機(jī)的會計(jì)數(shù)據(jù)資料可以共享； 信息使用者可以利用網(wǎng)絡(luò)及時(shí)地進(jìn)行財(cái)務(wù)評估， 財(cái)務(wù)報(bào)表的傳送和財(cái)務(wù)分析， 有利于強(qiáng)化單位內(nèi)部控制和有關(guān)方面的監(jiān)督。這樣不僅可以減少信息傳遞的時(shí)間 ， 又可以減少錯誤的發(fā)生和信息的失真。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展， 會計(jì)電算化系統(tǒng)的應(yīng)用必將逐步從單機(jī)環(huán)境過渡到網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境， 從而更大地發(fā)揮電算化系統(tǒng)的效率， 提供使用者所需的會計(jì)信息， 促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。