基于Office與VBA的通用財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)分析系統(tǒng)

　　摘要：在對(duì)通用財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)分析系統(tǒng)進(jìn)行需求分析的基礎(chǔ)上，設(shè)計(jì)了基于Office與VBA的解決方案和體系結(jié)構(gòu)，就一些關(guān)鍵的技術(shù)進(jìn)行了詳細(xì)的說明，并對(duì)可能應(yīng)用前景以及需要進(jìn)一步完善的地方進(jìn)行了討論。

　　關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)分析；財(cái)務(wù)報(bào)表；Office；VBA

　　1、引言

　　財(cái)務(wù)報(bào)表是對(duì)企業(yè)在某一會(huì)計(jì)期間的財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量情況的報(bào)告，是企業(yè)所有經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的綜合反映。財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)分析是以財(cái)務(wù)報(bào)表分析為基礎(chǔ)，體現(xiàn)財(cái)務(wù)活動(dòng)與整個(gè)企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的緊密聯(lián)系，以經(jīng)濟(jì)核算信息為起點(diǎn)，以財(cái)務(wù)資金分析與財(cái)務(wù)能力分析為中心，運(yùn)用專業(yè)方法評(píng)價(jià)生產(chǎn)經(jīng)濟(jì)過程諸要素對(duì)財(cái)務(wù)活動(dòng)的影響，藉以考核企業(yè)過去業(yè)績，評(píng)估目前財(cái)務(wù)狀況，預(yù)測(cè)未來發(fā)展趨勢(shì)，為有關(guān)方面提供決策依據(jù)的管理活動(dòng)。但是，國內(nèi)有一些企業(yè)僅僅把財(cái)務(wù)報(bào)表視為向工商局、稅務(wù)局或上級(jí)主管單位履行報(bào)告義務(wù)的工具，忽視了財(cái)務(wù)報(bào)表對(duì)于企業(yè)管理層分析企業(yè)財(cái)務(wù)和經(jīng)營情況、對(duì)企業(yè)的財(cái)務(wù)和經(jīng)營活動(dòng)實(shí)施控制乃至決策的重要作用。即使是具有相對(duì)比較優(yōu)勢(shì)的上市公司分析其財(cái)務(wù)報(bào)表時(shí)，或者全部通過人工完成；或者借助于會(huì)計(jì)電算化軟件所提供的一些財(cái)務(wù)比率，然后再通過人工形成分析報(bào)告；或者人工將報(bào)表輸入至Excel軟件，并設(shè)定公式計(jì)算出財(cái)務(wù)比率，再用Word形成文字分析報(bào)告。這在很大程度上削弱了會(huì)計(jì)信息對(duì)企業(yè)決策支持的價(jià)值。因此，在信息技術(shù)與通信技術(shù)迅速發(fā)展的今天，設(shè)計(jì)自動(dòng)化財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)分析系統(tǒng)，提升企業(yè)及時(shí)分析財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)濟(jì)效益的能力具有很重要的現(xiàn)實(shí)意義。

　　2、財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)分析系統(tǒng)的一般需求

　　通過對(duì)財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)分析系統(tǒng)進(jìn)行深入系統(tǒng)地分析，可將其一般需求歸納為幾個(gè)方面。

　�。�1）廣泛兼容的數(shù)據(jù)獲取能力

　　財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)分析首先是搜集數(shù)據(jù)，而這些數(shù)據(jù)的可能來源非常廣泛，既可來源于企業(yè)本身的會(huì)計(jì)與業(yè)務(wù)管理信息，也可來源于現(xiàn)有的Internet或辦公信息系統(tǒng)的Office電子表格，或者是傳統(tǒng)的紙介質(zhì)文檔。財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)分析系統(tǒng)應(yīng)該具有從各種來源中獲取、分析數(shù)據(jù)的能力。

　�。�2）公式運(yùn)算和數(shù)據(jù)預(yù)處理

　　為了達(dá)到財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)分析的目的，一般直接使用數(shù)據(jù)訪問功能得到的信息不一定能直接用于統(tǒng)計(jì)分析，在分析之前還需要進(jìn)行多種公式運(yùn)算和預(yù)處理。雖然某些工作可借助于數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)，但有些可能無法實(shí)現(xiàn)或?qū)崿F(xiàn)起來相當(dāng)麻煩，因而設(shè)計(jì)良好的統(tǒng)計(jì)分析系統(tǒng)應(yīng)能對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行多種形式的預(yù)處理。

　�。�3）方便靈活的分析能力

　　不經(jīng)過分析的財(cái)務(wù)報(bào)表對(duì)企業(yè)管理并無多少價(jià)值，財(cái)務(wù)報(bào)表主要由資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表和現(xiàn)金流量表以及相關(guān)的附表構(gòu)成。經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的原始數(shù)據(jù)經(jīng)過會(huì)計(jì)部門按照有關(guān)法規(guī)、會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和會(huì)計(jì)制度加工變成定期的報(bào)告，政府部門、股東單位或上級(jí)主管單位、銀行（作為債權(quán)人）和企業(yè)的管理層都應(yīng)該從各自的角度研究企業(yè)的財(cái)務(wù)報(bào)表，最后形成關(guān)于企業(yè)的觀點(diǎn)或結(jié)論。然而，如果沒有一套完善的財(cái)務(wù)分析系統(tǒng)對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)表進(jìn)行分析，很難對(duì)企業(yè)的盈利能力、回報(bào)能力、償債能力、管理效率和發(fā)展能力的優(yōu)劣形成觀點(diǎn)或結(jié)論，財(cái)務(wù)報(bào)表本身對(duì)企業(yè)的控制或決策的作用就不能得到充分的發(fā)揮。但是，不同企業(yè)或者同一企業(yè)不同階層、部門管理人員的管理需求決定了他們不同的分析需求，財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)分析主要是為輔助決策服務(wù)，但決策過程是由管理者發(fā)起的具有相當(dāng)大的不固定性的智能活動(dòng)，因而財(cái)務(wù)分析系統(tǒng)不僅需要有友好的、易用的界面，而且還必須具有一定的可設(shè)計(jì)性，系統(tǒng)不僅應(yīng)該盡量多地提供針對(duì)各種分析需求的分析模型，而且財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)分析的最終用戶能在原有系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，設(shè)計(jì)擴(kuò)展具有滿足特定要求的分析模型。

　�。�4）報(bào)表與圖形表現(xiàn)能力

　　財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)分析系統(tǒng)中有相當(dāng)大的一部分內(nèi)容采用多種形式的報(bào)表或圖形來表達(dá)，因而財(cái)務(wù)報(bào)表分析系統(tǒng)應(yīng)該提供方便易用的報(bào)表設(shè)計(jì)與數(shù)據(jù)的圖形表現(xiàn)形式。

　�。�5）數(shù)據(jù)分析與文檔報(bào)告的高度集成能力

　　財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)分析的結(jié)果大多是以報(bào)告的形式給出，而且現(xiàn)存的大量資料也有許多是以O(shè)ffice形式的電子文檔存在，隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用推廣與普及，作為從事企業(yè)財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)分析的專業(yè)人員應(yīng)用計(jì)算機(jī)的能力也在不斷增強(qiáng)，他們對(duì)Office軟件或類似軟件能應(yīng)用自如。因此，為了充分利用已有的人力資源，保護(hù)已有投資，財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)分析應(yīng)該能很好地集成現(xiàn)有的電子文檔資料，而且用使用者熟悉的形式來表達(dá)。

　　3、基于Office的財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)分析系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)模型與體系結(jié)構(gòu)

　　Microsoft Office Excel作為常用的電子表格軟件，一方面，為報(bào)表所需要的界面表現(xiàn)形式多樣化與用戶可設(shè)計(jì)性提供了很好的解決方案；另一方面，其內(nèi)部提供的大量函數(shù)和第三方提供的可加載宏（Add-in）為基于Office的財(cái)務(wù)分析模型打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，而Office對(duì)VBA的支持使集成與組織這些模型與函數(shù)成為可能；最后，Office的模板技術(shù)不僅可以使具有創(chuàng)新能力的財(cái)務(wù)分析人員的專業(yè)能力成為企業(yè)財(cái)務(wù)分析人員共同的知識(shí)，而且能通過模板的不斷積累形成形式一致的財(cái)務(wù)分析報(bào)告，更好地服務(wù)于企業(yè)的經(jīng)營決策。

　　3.1、實(shí)現(xiàn)模型

　　Office不僅有強(qiáng)大的報(bào)表功能，而且數(shù)據(jù)處理能力也十分強(qiáng)大，只要為其增加訪問常用數(shù)據(jù)庫，如Access、SQL Server、Oracle、DB2等的數(shù)據(jù)訪問能力，在數(shù)據(jù)訪問的基礎(chǔ)上，將返回的數(shù)據(jù)讓用戶可以在其中對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選、排序、查詢、編輯、打印、公式運(yùn)算與統(tǒng)計(jì)分析等；Office的模板技術(shù)，不僅簡(jiǎn)化了財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)分析人員的工作量，而且通過不斷完善的模板庫系統(tǒng)，可以提高財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)分析的專業(yè)化水平，其實(shí)現(xiàn)模型如圖1所示。整個(gè)模型結(jié)構(gòu)由三大部分組成，第一部分是數(shù)據(jù)提取部分：主要實(shí)現(xiàn)從各業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)庫中訪問數(shù)據(jù)的功能；第二部分是業(yè)務(wù)處理或商業(yè)規(guī)則層：主要完成數(shù)據(jù)提取，并在獲得數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，進(jìn)行各種處理，在模型中表示為公式運(yùn)算、財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)分析與數(shù)據(jù)自動(dòng)填注功能；第三部分是模板庫：不僅完成界面的設(shè)計(jì)任務(wù)，而且實(shí)現(xiàn)模板的積累與共享。三部分有機(jī)地結(jié)合起來，依圖1中的流程方向最后形成高水平的、規(guī)范的財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)分析報(bào)告。這三部分既可依據(jù)流程的方向依次順序完成，亦可并行地完成其中的多個(gè)部分，最后再形成完整的財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)分析報(bào)告。

　　3.2、體系結(jié)構(gòu)

　　依據(jù)系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)模型，可將財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)分析系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)進(jìn)一步細(xì)化。

　　系統(tǒng)不僅為用戶提供多種分析方法與模型、豐富的用戶企業(yè)信息系統(tǒng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、同行業(yè)公司財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和全面的財(cái)務(wù)報(bào)表分析工具等，而且還能使用現(xiàn)有的模板自動(dòng)形成具有行業(yè)水準(zhǔn)的財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)分析文字報(bào)告，及時(shí)輔助企業(yè)進(jìn)行財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)決策。

　　4、主要關(guān)鍵技術(shù)

　　4.1、在Office中數(shù)據(jù)訪問的實(shí)現(xiàn)

　�。�1）連接數(shù)據(jù)庫

　　在Office中訪問數(shù)據(jù)庫一般需要通過下面四種方法中的某一種或幾種的組合。

　　方法一：使用隨Office一起提供的工具M(jìn)icrosoft Query

　　在安裝Office時(shí)選擇自定義安裝，選擇并安裝Office工具中的Microsoft Query.在安裝完成后進(jìn)入Excel中，選擇“數(shù)據(jù)／獲取外部數(shù)據(jù)／新建數(shù)據(jù)庫查詢”，然后按向?qū)У奶崾疽徊揭徊阶�，最后就可將�?shù)據(jù)返回到Excel中。這種方法是大家常用的，也是最方便的，但這種方法只能對(duì)遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢，不能對(duì)遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)進(jìn)行增加和修改。

　　方法二：使用ADO（隨Office 2000安裝而安裝）

　　這種方法需要VBA編程（下面方法相同），在Visual Basic編程中，我們經(jīng)常用ADO來訪問數(shù)據(jù)。ADO是Microsoft提供的針對(duì)各種各樣數(shù)據(jù)源的新型高級(jí)編程接口，它支持大多數(shù)數(shù)據(jù)庫操作，在Office 2000中應(yīng)用ADO來訪問數(shù)據(jù)是十分理想的方法。

　　方法三：使用ODBC加載宏

　　Excel 2000的功能是十分強(qiáng)大的，它自帶了一個(gè)ODBC加載宏，只要在Excel 2000中引用這個(gè)宏文件xlodbc.xla，就可以通過它去訪問我們建立的數(shù)據(jù)源。這種編程方法用著方便，也是一種好的訪問遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)方法，但是一般速度較慢。

　　方法四：直接調(diào)用SQL API

　　這種方法比較復(fù)雜，調(diào)試也比較困難，但運(yùn)行速度快，在進(jìn)行大量查詢數(shù)據(jù)和自己在API調(diào)用方面比較熟練時(shí)，可以用這個(gè)方法。

　�。�2）數(shù)據(jù)訪問信息的處理

　　不論采用哪種方式連接數(shù)據(jù)庫，關(guān)鍵的要素有兩個(gè)：數(shù)據(jù)源與查詢SQL語句。從通用的角度考慮，應(yīng)該是每個(gè)對(duì)象（如Word中的表格、Excel的單元格）都能保存這些信息。因而在設(shè)計(jì)時(shí)要找到對(duì)象的某個(gè)屬性，用它來保存有關(guān)數(shù)據(jù)訪問的信息。例如，可選擇Office中的批注對(duì)象完成類似的功能。

　　4.2、在Office中公式運(yùn)算、模型分析與圖形表現(xiàn)

　　Excel具有很強(qiáng)的公式運(yùn)算與數(shù)據(jù)預(yù)處理功能，能實(shí)現(xiàn)表內(nèi)、表間、表套之間的取數(shù)、審核與校驗(yàn)等，而且Excel中提供了大量的有關(guān)統(tǒng)計(jì)分析預(yù)測(cè)的函數(shù)，如函數(shù)FORECAST、GROWTH、LINEST、LOGESF、GROWTH等，另外還有大量的第三個(gè)工具或可加載宏（Add-in），這些都為統(tǒng)計(jì)分析提供了非常有力的工具；而圖形表現(xiàn)恰恰是Excel的強(qiáng)項(xiàng)，具有數(shù)據(jù)與圖形自動(dòng)同步等功能，并且提供了豐富的圖形選項(xiàng)供用戶動(dòng)態(tài)設(shè)置。

　　4.3、在Office中特殊報(bào)表的處理

　　一般而言，基于Office實(shí)現(xiàn)嚴(yán)格意義的報(bào)表具有一定的難度（如主細(xì)表、分類匯總報(bào)表、交叉表等，這些報(bào)表大量出現(xiàn)于常用的統(tǒng)計(jì)分析系統(tǒng)中）。但是，在通用電子報(bào)表系統(tǒng)Excel環(huán)境中，如果已經(jīng)獲取了所有必要的數(shù)據(jù)信息，那么只需要進(jìn)行適當(dāng)?shù)牟僮骶涂蓪?shí)現(xiàn)所有的報(bào)表。為了使這些過程自動(dòng)化，可以在用于保存每個(gè)單元格數(shù)據(jù)訪問信息的批注中加入適當(dāng)?shù)母袷交瘶?biāo)記，并通過適當(dāng)?shù)囊�擎�?duì)這些標(biāo)記進(jìn)行解析。例如，通過在批注中加入標(biāo)記“EXCEL- GROUP：-GROUP”實(shí)現(xiàn)分類匯總報(bào)表；加入標(biāo)記“{EX- GELGROUP：=SUM（{}）}”與“{EXCELGROUP：=AVER- AGE（{}）}”實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)單的統(tǒng)計(jì)計(jì)算；加入標(biāo)記“{EX- CELGROUP：-GROUPASME；-CROSSTABCOL；-CROSSTAB- DATA}”實(shí)現(xiàn)交叉表；通過加入適當(dāng)?shù)臉?biāo)記實(shí)現(xiàn)對(duì)Excel中單元格的絕對(duì)或相對(duì)引用，并達(dá)到參數(shù)化SQL查詢的目的。

　　5、需要進(jìn)一步完善的問題

　　由系統(tǒng)結(jié)構(gòu)可知，為了有效地發(fā)揮通用財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)分析系統(tǒng)的功能，在很大程度上依賴于財(cái)務(wù)資料的有效收集以及分析方法和模型的選擇。對(duì)于本企業(yè)的財(cái)務(wù)變化趨勢(shì)分析主要依據(jù)企業(yè)本身的財(cái)務(wù)信息，但同業(yè)比較分析、國內(nèi)外的比較分析則很大程度上取決于信息收集的完整性。在財(cái)務(wù)信息的收集途徑方面，系統(tǒng)需要充分利用信息技術(shù)發(fā)展的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行不斷擴(kuò)充；而對(duì)分析方法和模型的設(shè)計(jì)與選擇是財(cái)務(wù)分析專業(yè)人員智慧的結(jié)晶，財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)分析系統(tǒng)不僅需要對(duì)它們進(jìn)行有效的管理，而且應(yīng)加強(qiáng)智能性，自動(dòng)或輔助財(cái)務(wù)分析專業(yè)人員形成新的分析方法和模型。

　　6、結(jié)論

　　基于用戶習(xí)慣使用的Office軟件作為通用財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)分析系統(tǒng)的平臺(tái)，添加數(shù)據(jù)訪問、報(bào)表設(shè)計(jì)及財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)分析模型等輔助工具，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)的盈利能力、回報(bào)能力、償債能力、管理效率和發(fā)展能力等的控制或決策，避免會(huì)計(jì)信息資源的浪費(fèi)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)和經(jīng)營活動(dòng)中的問題，是一個(gè)實(shí)現(xiàn)通用財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)分析系統(tǒng)的好方案。本文討論的方法已應(yīng)用于某大型上市公司的財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)分析系統(tǒng)的設(shè)計(jì)中，取得了初步的成功。

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