會(huì)計(jì)憑證的保管

    為了確保會(huì)計(jì)資料的安全、完整，《規(guī)范》第五十四條和第五十五條分別對(duì)會(huì)計(jì)憑證的傳遞及保管作了具體規(guī)定。

    （一）會(huì)計(jì)憑證的傳遞

    《規(guī)范》第五十四條規(guī)定："各單位會(huì)計(jì)憑證的傳遞程序應(yīng)當(dāng)科學(xué)、合理，具體辦法由各單位根據(jù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)需要自行規(guī)定。"會(huì)計(jì)憑證的傳遞是會(huì)計(jì)核算得以正常、有效進(jìn)行的前提，科學(xué)合理的傳遞程序應(yīng)能保證會(huì)計(jì)憑證在傳遞過(guò)程中的安全、及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。在確定傳遞程序時(shí)，應(yīng)該結(jié)合本單位的具體情況，如核算工作量的大小、機(jī)構(gòu)及職責(zé)設(shè)置的繁簡(jiǎn)、會(huì)計(jì)內(nèi)部分工及職能分割的粗細(xì)，等等。要反對(duì)無(wú)序傳遞，也要注意防止形式化。只做點(diǎn)表面文章，對(duì)提高和保證會(huì)計(jì)核算的質(zhì)量是不會(huì)有實(shí)際作用的。

    （二）會(huì)計(jì)憑證的保管

    《規(guī)范》第五十五條對(duì)會(huì)計(jì)憑證的保管，規(guī)定得十分具體。

    1.傳遞。會(huì)計(jì)憑證應(yīng)當(dāng)及時(shí)傳遞，不得積壓。及時(shí)是會(huì)計(jì)憑證傳遞中的要旨之一。及時(shí)傳遞不僅對(duì)及時(shí)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算是必要的，而且對(duì)會(huì)計(jì)憑證獲得必要的保管也是十分關(guān)鍵的。傳遞不及時(shí)，會(huì)計(jì)憑證散失的可能性就會(huì)加大。

    2.分類(lèi)和編號(hào)。會(huì)計(jì)憑證登記完畢后，應(yīng)當(dāng)按照分類(lèi)和編號(hào)順序保管，不得散亂丟失。分類(lèi)和編號(hào)是保管會(huì)計(jì)憑證的重要方法和手段，也是方便檢索的有效措施，否則會(huì)計(jì)核算很難順利進(jìn)行。

    3.裝訂。記帳憑證應(yīng)當(dāng)連同所附的原始憑證或者原始憑證匯總表，按照編號(hào)順序折疊整齊，按期裝訂成冊(cè)并加具封面，注明單位名稱(chēng)、年度、月份和起訖日期、憑證種類(lèi)、起訖號(hào)碼，由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或者蓋章。

    對(duì)于數(shù)量過(guò)多的原始憑證，可以單獨(dú)裝訂保管，在封面上注明記帳憑證日期、編號(hào)、種類(lèi)，同時(shí)在記帳憑證上注明"附件另訂"和原始憑證名稱(chēng)及編號(hào)。

    各種經(jīng)濟(jì)合同、存出保證金收據(jù)以及涉外文件等重要原始憑證，應(yīng)當(dāng)另編目錄，單獨(dú)登記保管，并在有關(guān)的記帳憑證和原始憑證上相互注明日期和編號(hào)。

    4.復(fù)制。原始憑證不得外借，其他單位如因特殊原因需要使用原始憑證時(shí)，經(jīng)本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)，可以復(fù)制。向外單位提供的原始憑證復(fù)制件，應(yīng)當(dāng)在專(zhuān)設(shè)的登記簿上登記，并由提供人員和收取人員共同簽名或者蓋章。

    5.遺證。從外單位取得的原始憑證如有遺失，應(yīng)當(dāng)取得原開(kāi)出單位蓋有公章的證明，并注明原來(lái)憑證的號(hào)碼、金額和內(nèi)容等，由經(jīng)辦單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員和單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，才能代作原始憑證。如果確實(shí)無(wú)法取得證明的，如火車(chē)、輪船、飛機(jī)票等憑證，由當(dāng)事人寫(xiě)出詳細(xì)情況，由經(jīng)辦單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主 管人員和單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，代作原始憑證。