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郵件合并的應(yīng)用
在做外部人員招聘時候，選擇合適的渠道來發(fā)布招聘信息。我們會收集到一些簡歷。按照人力資源管理流程對這些簡歷的篩選工作緊隨其后，初步篩選掉明顯不符合任職要求的應(yīng)聘者。然后約應(yīng)聘者進行結(jié)構(gòu)化面試，再次篩選不符合任職資格的人員，發(fā)出婉拒信……
但許多招聘企業(yè)不做這個事情，說：“你等3天吧，不給你打電話就是不行了”。做招聘時可能覺得通知應(yīng)聘者未被公司錄用的消息是整個招聘過程中比較棘手的工作。但成熟的企業(yè)對于不符合任職資格要求，均會給出“婉拒信”。下面是制作婉拒信的基本步驟：
第一步：建立Excel格式的“未聘用人員檔案”以備以后所需，另一方面發(fā)出婉拒信快速通知應(yīng)聘者消息。給這部分人建立檔案連同發(fā)送婉拒信其實都很簡單。Excel＋word＋outlook 會高效完成這個工作。
第二步：依據(jù)應(yīng)聘者建立excel格式的“應(yīng)聘者基本信息表”。如下圖1：再寫一封婉拒信，如圖2：
圖1
圖2
第三步：依舊打開“通知書”word文檔 ，工具欄空白處單擊右鍵，彈出菜單，將“郵件合并”勾選，這樣郵件合并工具欄就會出現(xiàn)了。我們整個工作都是需要這個工具欄來幫忙的。如圖3：
圖3
?。?）打開數(shù)據(jù)源： 使word文檔與excel建立關(guān)系，點擊后彈出對話框，選擇剛剛建立的“應(yīng)聘人員基本信息表”作為數(shù)據(jù)源，選擇表sheet1。
圖4
圖5
（2）在word中插入“域”，點擊“插入域”按鈕，逐條插入匹配的域到到word中。如圖6：
圖6
下一步彈出對話框，如圖7：
圖7
這個實例只需插入2個域就可以了，一個是姓名一個是應(yīng)聘崗位。
?。?）最后再查看一下文檔是否有錯誤，無誤后，點擊“合并到電子郵件”按鈕，彈出對話框，在收件人欄目中選擇“email”，這就是發(fā)郵件時候用到的email地址。
圖8
按下確定按鈕后，我們會發(fā)現(xiàn)word的任務(wù)欄在閃爍，這個時候word其實在后臺緊張的工作，他把郵件“打包”到了outlook那里去了，稍等一會兒我們打開outlook，查看“發(fā)件箱”。
幾個待發(fā)“通知書”已經(jīng)在那里了。我們的工作至此已經(jīng)完成99％了，所需的只是最后一步發(fā)出郵件了，最后這最重要的1％由你完成吧。
另外，如果有需要打印郵件（紙張郵寄）的時候，我們在“第三步”時候選擇郵件合并工具欄的“合并到新文檔”按鈕就可以了，其他步驟相同。效果如圖9：
圖9
責(zé)任編輯：zoe
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