為促進各執(zhí)業(yè)機構(gòu)加強業(yè)務(wù)檔案管理，進一步提高內(nèi)部治理水平，北京注協(xié)業(yè)務(wù)檔案指導(dǎo)小組于2008年7月至11月對20家會計師事務(wù)所、10家資產(chǎn)評估機構(gòu)開展了業(yè)務(wù)檔案管理巡查。2008年12月18日，業(yè)務(wù)檔案指導(dǎo)小組召開會議對巡查情況進行了總結(jié)評比。現(xiàn)將巡查工作總結(jié)如下：

　　一、概況

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　　2008年業(yè)務(wù)檔案管理工作的巡查依據(jù)為《北京市會計師事務(wù)所、資產(chǎn)評估機構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理暫行辦法》及《北京地區(qū)會計師事務(wù)所、資產(chǎn)評估機構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理考核標準》。

　�。ǘ�）巡查對象的選擇

　　根據(jù)中注協(xié)“規(guī)范提升中小事務(wù)所發(fā)展”的指導(dǎo)思想，2008年度巡查對象以中小機構(gòu)為主，并涉及到了遠郊區(qū)縣的會計師事務(wù)所和資產(chǎn)評估機構(gòu)。

　�。ㄈ�）巡查結(jié)果

　　根據(jù)巡查結(jié)果，5家執(zhí)業(yè)機構(gòu)被評為優(yōu)秀，19家被評為規(guī)范，6家被評為基本規(guī)范。

　　二、被巡查單位業(yè)務(wù)檔案管理方面的經(jīng)驗

　�。ㄒ唬┕芾韺又匾晿I(yè)務(wù)檔案管理工作。隨著執(zhí)業(yè)機構(gòu)在規(guī)范化發(fā)展以及做大做強過程中對內(nèi)部治理水平的高度重視，管理層對業(yè)務(wù)檔案管理也越來越重視，認識到業(yè)務(wù)檔案管理是執(zhí)業(yè)機構(gòu)防范職業(yè)風(fēng)險、提高內(nèi)部治理水平的重要一環(huán)。從巡查情況來看，各執(zhí)業(yè)機構(gòu)均明確了一把手或一名副總主抓業(yè)務(wù)檔案管理工作，重視各項基礎(chǔ)建設(shè)，安排了專門的檔案管理人員，并能夠從人員、經(jīng)費、場地等方面對檔案管理工作給予支持。如有的執(zhí)業(yè)機構(gòu)在每年的年度工作會上都要把檔案管理工作列入議事日程，從風(fēng)險管理的角度強調(diào)檔案工作的重要性，并從當(dāng)?shù)貦n案局請來專業(yè)人員幫助事務(wù)所提高檔案管理水平；有的專門租賃了庫房存放以前年度檔案，并購置了密集架等設(shè)施；有的將檔案外存于專業(yè)的檔案存儲公司，努力改善業(yè)務(wù)檔案的保管條件。

　�。ǘ�）建立了業(yè)務(wù)檔案管理及其他相關(guān)制度，重視對業(yè)務(wù)檔案管理人員的培訓(xùn)。對業(yè)務(wù)檔案的歸檔、保管、保密、借閱、銷毀等都做出具體規(guī)定，保障了業(yè)務(wù)檔案的安全性和完整性，同時充分發(fā)揮了業(yè)務(wù)檔案的作用；不僅委派業(yè)務(wù)檔案管理人員參加培訓(xùn)，辦公室主任及業(yè)務(wù)人員也積極參加培訓(xùn)。

　�。ㄈ�）從源頭加強業(yè)務(wù)檔案工作的管理。業(yè)務(wù)部門配備一名兼職檔案管理人員，并在崗位職責(zé)中明確其職責(zé)。業(yè)務(wù)人員的獎金與歸檔的及時性、完整性、規(guī)范性掛鉤，提高了業(yè)務(wù)人員的檔案意識，保證業(yè)務(wù)檔案歸檔及時、內(nèi)容完整、格式規(guī)范。

　　三、巡查中發(fā)現(xiàn)的主要問題

　�。ㄒ唬┲贫冉ㄔO(shè)不完善。主要表現(xiàn)在檔案管理制度流于形式，只是根據(jù)相關(guān)文件進行簡單的復(fù)制，不切合自身實際、不具有操作性；沒有結(jié)合新準則對檔案管理制度進行及時修訂，有的單位還沿用2001年制定的制度；制度不健全，沒有建立交接、借閱、復(fù)制、保密等制度；制度形同虛設(shè)，在實際工作中沒有得到貫徹執(zhí)行。

　�。ǘ�）檔案管理人員不穩(wěn)定。相對于審計、評估業(yè)務(wù)而言，業(yè)務(wù)檔案管理工作的從業(yè)壁壘較低，比較容易掌握。因此，從節(jié)約成本的角度考慮，許多執(zhí)業(yè)機構(gòu)聘任具有大專以下學(xué)歷的年輕人擔(dān)任此項工作。同時，由于業(yè)務(wù)檔案管理屬于內(nèi)部事務(wù)管理，不為執(zhí)業(yè)機構(gòu)創(chuàng)造收入，因此檔案管理人員往往工資低、沒有升遷機會，導(dǎo)致人員流動頻繁。人員不穩(wěn)定，容易形成工作斷層，比如新聘任人員不具有檔案管理資格、不熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，對業(yè)務(wù)檔案管理質(zhì)量形成影響，并加大了檔案風(fēng)險。

　　（三）業(yè)務(wù)人員對檔案管理工作不夠支持。如有的執(zhí)業(yè)機構(gòu)業(yè)務(wù)人員認為檔案管理只是檔案管理人員的職責(zé)，在交接時不認真組卷，甚至在沒有整理好工作底稿順序的情況下便將案卷交到檔案室；有的業(yè)務(wù)人員不及時歸檔，借閱檔案不及時歸還，為業(yè)務(wù)檔案管理帶來困難。

　�。ㄋ模┌妇碣|(zhì)量有待提高。如有的執(zhí)業(yè)機構(gòu)案卷沒有卷內(nèi)目錄，或者雖然設(shè)置了通用目錄，但沒有與后面的工作底稿建立對應(yīng)關(guān)系；有的執(zhí)業(yè)機構(gòu)對廢紙的廢棄面沒有進行標注；有的執(zhí)業(yè)機構(gòu)卷內(nèi)文件順序排列邏輯不清，分類不合理。

　　四、下一步工作思路

　　根據(jù)巡查情況，業(yè)務(wù)檔案巡查小組決定2009年開展下列工作以進一步提高行業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理水平：

　�。ㄒ唬┬抻啞稑I(yè)務(wù)檔案管理辦法》及《考核標準》。根據(jù)新準則的要求，對兩個辦法進行修訂，更好地發(fā)揮行業(yè)指導(dǎo)作用。

　　（二）開展業(yè)務(wù)檔案管理實務(wù)操作培訓(xùn)。根據(jù)新準則的要求修訂培訓(xùn)教材，對執(zhí)業(yè)機構(gòu)存在問題較多的方面進行詳細重點講解；加強對業(yè)務(wù)人員檔案管理知識的培訓(xùn)，提高行業(yè)整體檔案意識。

　�。ㄈ�）根據(jù)2008年度考察情況，適時向執(zhí)業(yè)機構(gòu)推薦檔案代存公司，緩解檔案存放難的壓力。

　�。ㄋ模├^續(xù)開展業(yè)務(wù)檔案管理巡查，敦促執(zhí)業(yè)機構(gòu)提高檔案意識、加強檔案管理。