增值稅專用發(fā)票（以下簡稱專用發(fā)票）作廢通常有兩種方式，一是全部聯(lián)次注明“作廢”字樣或加蓋“作廢”戳記作廢；二是通過開具紅字專用發(fā)票作廢。前者比較簡單，后者手續(xù)相對繁瑣。國家稅務(wù)總局《關(guān)于修訂增值稅專用發(fā)票使用規(guī)定的通知》（國稅發(fā)[2006]156號）對專用發(fā)票作廢、開具紅字專用發(fā)票作出了原則性規(guī)定，《國家稅務(wù)總局關(guān)于修訂增值稅專用發(fā)票使用規(guī)定的補(bǔ)充通知》（國稅發(fā)[2007]18號）對開具紅字增值稅專用發(fā)票作出詳細(xì)規(guī)定，增加了購買方取得已開具專用發(fā)票再要求作廢的許多限制條件，給企業(yè)財(cái)務(wù)管理和會計(jì)核算帶來一些不便。那么，購買方如何把握政策，達(dá)到既能按實(shí)際情況作廢專用發(fā)票，又不至于產(chǎn)生稅收風(fēng)險(xiǎn)呢？
國稅發(fā)[2006]156號文件規(guī)定，增值稅一般納稅人在開具專用發(fā)票當(dāng)月，發(fā)生銷貨退回、開票有誤等情形，收到退回的發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)符合作廢條件的，按作廢處理；開具時(shí)發(fā)現(xiàn)有誤的，可即時(shí)作廢。
作廢條件的規(guī)定如下，銷售方開具專用發(fā)票時(shí)發(fā)現(xiàn)有誤，發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)尚未交付給購買方的，可當(dāng)月即時(shí)作廢。除此外，對開出的專用發(fā)票再作廢需要同時(shí)具備三個(gè)條件：一是收到退回的發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)時(shí)間未超過銷售方開票的當(dāng)月；二是銷售方未抄稅并且未記賬；三是購買方未認(rèn)證或者認(rèn)證結(jié)果為“納稅人識別號認(rèn)證不符”或“專用發(fā)票代碼、號碼認(rèn)證不符”。對這些條件，購買方需要格外關(guān)注。對當(dāng)場取得專用發(fā)票的，認(rèn)真審核，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤立即要求銷貨方重新開具專用發(fā)票；對事后取得專用發(fā)票的，對照上述作廢條件，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)進(jìn)行處理。
作廢后的處理。對于滿足專用發(fā)票作廢條件的，銷售方取得發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)后，須在防偽稅控系統(tǒng)中將相應(yīng)的數(shù)據(jù)電文按“作廢”處理，在紙質(zhì)專用發(fā)票（含未打印的專用發(fā)票）各聯(lián)次上注明“作廢”字樣，全聯(lián)次留存。這里要注意的是，專用發(fā)票作廢需要在紙質(zhì)和電子雙重環(huán)境下操作，不能漏了任何一方。如果只進(jìn)行了手工作廢，而防偽稅控系統(tǒng)沒有進(jìn)行作廢處理，則不僅專用發(fā)票不能作廢，而且還造成數(shù)據(jù)比對不符。
操作程序。通過開具紅字專用發(fā)票作廢的，按以下規(guī)程操作。即：增值稅一般納稅人取得專用發(fā)票后，發(fā)生銷貨退回、開票有誤等情形但不符合作廢條件的，或者因銷貨部分退回及發(fā)生銷售折讓的，購買方應(yīng)向主管稅務(wù)機(jī)關(guān)填報(bào)《開具紅字增值稅專用發(fā)票申請單》。主管稅務(wù)機(jī)關(guān)對一般納稅人填報(bào)的《申請單》進(jìn)行審核后，出具《開具紅字增值稅專用發(fā)票通知單》。購買方必須暫依《通知單》所列增值稅稅額從當(dāng)期進(jìn)項(xiàng)稅額中轉(zhuǎn)出，未抵扣增值稅進(jìn)項(xiàng)稅額的可列入當(dāng)期進(jìn)項(xiàng)稅額，待取得銷售方開具的紅字專用發(fā)票后，與留存的《通知單》一并作為記賬憑證。銷售方憑購買方提供的《通知單》開具紅字專用發(fā)票，在防偽稅控系統(tǒng)中以銷項(xiàng)負(fù)數(shù)開具。這些操作環(huán)環(huán)緊扣，缺少一個(gè)環(huán)節(jié)或一項(xiàng)證明則不能開具紅字專用發(fā)票，也就不能作廢專用發(fā)票。
需要注意的事項(xiàng)。目前增值稅的抵扣政策是，不論購買方對專用發(fā)票在會計(jì)上如何處理，只有銷貨方報(bào)稅、購買方在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)到主管稅務(wù)機(jī)關(guān)認(rèn)證、比對成功后才能徹底抵扣，這就決定了專用發(fā)票作廢條件的復(fù)雜性，手續(xù)也相對煩瑣。因此，購買方對取得的專用發(fā)票需要作廢，要做到不耽誤太長時(shí)間，也不會產(chǎn)生稅收風(fēng)險(xiǎn)，必須注意以下幾點(diǎn)：一是在購進(jìn)貨物或勞務(wù)的開票現(xiàn)場對取得的專用發(fā)票進(jìn)行一次手工全面審核，發(fā)現(xiàn)有誤當(dāng)場要求銷售方作廢重開。二是財(cái)務(wù)部門收到專用發(fā)票后立即與采購部門購進(jìn)貨物或勞務(wù)驗(yàn)收情況進(jìn)行核對，發(fā)現(xiàn)按合同規(guī)定需要退貨或應(yīng)索取折讓未索取或發(fā)現(xiàn)其他爭議不能按專用發(fā)票所列金額全額付款時(shí)，要及時(shí)通知銷售方財(cái)務(wù)部門。三是財(cái)務(wù)部門收到專用發(fā)票并接到采購部門后驗(yàn)收無誤通知后，必須立即到主管稅務(wù)機(jī)關(guān)對專用發(fā)票進(jìn)行認(rèn)證，發(fā)現(xiàn)“納稅人識別號認(rèn)證不符”或“專用發(fā)票代碼、號碼認(rèn)證不符”時(shí)立即通知銷售方財(cái)務(wù)部門。四是必須在開票的當(dāng)月將需要作廢的專用發(fā)票趕在銷售方抄稅和記賬前轉(zhuǎn)交到銷售方。