如何對(duì)采購部門的價(jià)格進(jìn)行審計(jì)

來源: 讀者上傳編輯： 2009/12/21 13:45:14　　字體：大小

　　1.采購基本思路

　　采購申請(qǐng)單（使用部門）——詢、比價(jià)（采購部）——檢驗(yàn)入口（質(zhì)量部）——領(lǐng)用（生產(chǎn)部門）——……，后續(xù)節(jié)點(diǎn)與采購價(jià)格聯(lián)系較遠(yuǎn)，忽略。

　　2.細(xì)分

　　a、采購申請(qǐng)單——理論上應(yīng)明確采購物料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、尺寸、質(zhì)量、重量、數(shù)量、替代品、用途；實(shí)際上現(xiàn)實(shí)中下單部門無法做到如此專業(yè)，一是耗時(shí)，二是無此專業(yè)素質(zhì)，可能只會(huì)明確名稱，規(guī)格型號(hào)，有時(shí)還是模糊的說法，注意規(guī)格型號(hào)經(jīng)常都是實(shí)際采購不符的，這是因?yàn)橄聠尾块T按照上次采購物料記錄來著，只按照“能用”的心態(tài)，并不太關(guān)注其他信息；即首先下單部門采購物料不能明確；

　　b、詢、比價(jià)——理論上，采購部人員應(yīng)該對(duì)所采購物料進(jìn)行貨比三家，并且于每次采購物料時(shí)進(jìn)行重新的詢比價(jià)；可是現(xiàn)實(shí)是采購員存在：交期緊張，并未貨比三家/虛造詢價(jià)單/根據(jù)上次采購記錄到同一家繼續(xù)采購，價(jià)格基本不變/由于下單部門物料不明采購高價(jià)物料等；即其次采購部門并未按所謂的規(guī)章制度采購。

　　以上2點(diǎn)說明了采購物料價(jià)格存在水分，那么怎么審計(jì)價(jià)格呢？建議如下：

　?。?）審計(jì)需明確審計(jì)的對(duì)象：抽取大額/采購頻次較多/價(jià)格波動(dòng)較大/異常物料，這只是大概知道是要做什么；

　?。?）怎么做呢？明確物料的具體信息：名稱、品牌、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量、尺寸、重量、采購記錄（含廠家、歷次價(jià)格）等；那好，這些信息怎么獲取呢？

　　①如果企業(yè)實(shí)施了ERP系統(tǒng)，并且在采購部的采購訂單系統(tǒng)中/倉庫的入庫系統(tǒng)也行，存在所謂的名稱、品牌等，并且采購部/或者倉庫，能將采購來的物料，注意是已經(jīng)采購來到本公司的物料，能按物料包裝或者物料上的具體信息錄入系統(tǒng)，直接查看系統(tǒng)數(shù)據(jù)即可知道物料的具體信息；

　?、诂F(xiàn)實(shí)往往很殘酷，實(shí)際采購的物料信息并未被錄入系統(tǒng)，系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)是形式上的，并非實(shí)際的物料信息，物料實(shí)際信息只存在于倉庫或者現(xiàn)場(chǎng)，最好能到現(xiàn)場(chǎng)看看，并記錄下實(shí)際信息；

　　通過以上可以獲取物料的具體信息了，接下來就看如何進(jìn)一步明確價(jià)格了。

　　3.如何知道物料的價(jià)格呢？這里價(jià)格渠道很多：

　?、倬W(wǎng)絡(luò)信息：阿里巴巴（最常用較全的物料平臺(tái)）廠家較多較雜，各地都有，比較全面/百度：原廠家，因?yàn)橥F(xiàn)實(shí)采購員采購的物料是從經(jīng)銷商或者代理商處采購的，這就存在中間成本，如果直接聯(lián)系到本廠家，就相同物料、數(shù)量進(jìn)行詢價(jià)，往往你會(huì)得到意想不到的驚喜；

　?、诂F(xiàn)實(shí)信息：街上、超市等等到處都有物料，有機(jī)會(huì)就去看看，問問，很容易知道價(jià)格的。

　　4.采購的原則

　　采購的物料往往價(jià)格不是最低的，但要是最優(yōu)的。為什么這么說呢？影響采購物料的因素好多，就以上說的質(zhì)量、品牌、等都是很重要的影響因素

　　5.審計(jì)員要有審慎性

　　切勿一查到價(jià)格相差較大就以為釣到大魚了，如果你不能確保你審計(jì)物料的確切的實(shí)際信息，不考慮采購的交期等，不能確保所有信息的勾稽印證，也許你就被大魚釣到了，切記出現(xiàn)差異時(shí)要先懷疑自己實(shí)施過程是否存在疑點(diǎn)，其次才可以延伸至其他。

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