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回復(fù)詢證函的首要步驟是確認(rèn)關(guān)鍵事實(shí)，尤其是欠款的金額及相關(guān)服務(wù)。如果客戶提供的資料已經(jīng)涵蓋了所有的金額和服務(wù)，可以將這一點(diǎn)作為回復(fù)詢證函的基礎(chǔ)。如果有賬款還在掛賬狀態(tài)，則要明確書信中的哪些內(nèi)容要被核實(shí)，以及公司如何處理這筆賬款的支付。 此外，還可以就關(guān)聯(lián)的事務(wù)給出可能的解釋，包括可能存在的重大特殊原因，如經(jīng)濟(jì)衰退、產(chǎn)品出貨滯后等。最后，詢證函的答復(fù)還應(yīng)提供符合公司規(guī)定的證據(jù)，如發(fā)票、發(fā)貨單、銀行對賬單等。 總之，回復(fù)詢證函時(shí)，要清楚明確提供關(guān)于錢款和服務(wù)的信息，并加以說明，并提供證據(jù)以核實(shí)相關(guān)事實(shí)。另外，還應(yīng)該就重大特殊原因給出具體的說明，給出可行的解決方案以修復(fù)雙方關(guān)系。