編者按：費用報銷是會計人員日常處理最多的事務，因為規(guī)范性強、重復度高、操作難度小，因而財務領(lǐng)導對此多不重視。有沒有想過呢，費用報銷占到了會計憑證量的70%以上，但凡會計能把費用報銷做規(guī)范了，基礎賬務工作的質(zhì)量很大程度就可放心了。

費用報銷工作如同一面鏡子，可以照見公司管理的方方面面。簽字流程與權(quán)簽額度體現(xiàn)了公司的內(nèi)控水平；發(fā)票審核與費用歸屬可折射稅控風險意識；有無公款私用、貪污浪費可甄別高管的廉政程度；費用動向則能透視公司運作效能。

（一）重點關(guān)注涉稅風險

費用報銷時應重點關(guān)注發(fā)票合規(guī)性、費用歸集、簽字手續(xù)、預算等事項。其中，發(fā)票的合規(guī)性與潛在的稅務風險高度關(guān)聯(lián)。潛在稅務風險點包括：①發(fā)票審核不嚴，導致假票、廢票入賬，少交所得稅；②將薪酬類支出當作費用處理，如出差補貼，節(jié)日福利、服裝費等少交個稅；③將不能全額在稅前扣除的費用計入其他科目，如將旅游費計入差旅費，少交所得稅；④將贈送行為當做費用報銷，如購禮品用于客戶維護，少交增值稅、個稅、所得稅。

為了降低涉稅風險，費用報銷需做到四個統(tǒng)一，即會計分錄、憑證摘要、審批單據(jù)、發(fā)票應保持一致。這樣做一方面是為了讓會計做賬規(guī)范，另一方面是為了規(guī)避稅務風險。許多企業(yè)的費用報銷瑕疵多多，有替票現(xiàn)象，有白條現(xiàn)象，也有套現(xiàn)現(xiàn)象，還有替薪現(xiàn)象，這給財務留下諸多隱患。不管怎樣，會計人員應秉持一點：費用報銷，以發(fā)票記錄為準，只認發(fā)票上的列示。

（二）審批簽字如何規(guī)范

員工報銷費用時，都需要哪些人簽字呢？中等規(guī)模的企業(yè)簽字流程一般為部門經(jīng)理、財務部、財務總監(jiān)、主管副總。如果公司規(guī)模較小、內(nèi)控缺失或沒有下發(fā)費用預算，一般還需總經(jīng)理簽字。

費用報銷時會計審核都要做什么？①發(fā)票的合規(guī)性，挑出假票、廢票；②報銷金額與發(fā)票金額是否一致；③權(quán)簽是否完整；④費用是否在預算內(nèi)，超預算與預算外費用有無特批；⑤報銷單填寫的事項與發(fā)票是否一致，會計做賬時要隨發(fā)票走。①②⑤體現(xiàn)的是涉稅風險控制，③體現(xiàn)的是授權(quán)控制，④體現(xiàn)的是預算控制。

各級領(lǐng)導進行費用報銷權(quán)簽時，等于是為公司資金的支出把關(guān)。如何杜絕一些領(lǐng)導不作為、亂作為呢？不妨借鑒一下華為的做法。華為高管余某因在費用報銷審核中未認真履責，華為決定停止其費用報銷權(quán)簽權(quán)力三年，本人承擔連帶賠償責任。三年內(nèi)如需恢復權(quán)簽，須由個人聘請外部審計師對其停止權(quán)簽權(quán)力之前三年的權(quán)簽行為進行審計，審計中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)金額及審計費用由其本人承擔后，方可恢復費用報銷財務權(quán)簽權(quán)力。

（三）發(fā)票的學問

千萬不要相信市面上兜售的保真發(fā)票。小廣告以只要稅點絕對保真為噱頭，極易騙得企業(yè)上當。上當?shù)膬?nèi)因當然是購票者的私念，或想規(guī)避個稅，或想套取公司資金。外因則是發(fā)票商拋出了可驗收后收費的誘餌。這時要多個心眼了，查驗發(fā)票還真可能是真的。伎倆在后面，當你付清稅點后，開票方會申請將這張發(fā)票作廢。

實際上，假發(fā)票很少是善意取得的。其中，一部分是企業(yè)以費用報銷方式發(fā)放工資、獎金，一部分是公司給客戶的回扣、返點，假發(fā)票是找來沖賬的。如果個稅起征點仍這么低，第一部分假發(fā)票將持久存在。如果中國的商業(yè)環(huán)境還這么差，好處費就不會絕跡，第二部分假發(fā)票市場也不會淡出。假發(fā)票的背后透著無奈！

企業(yè)的確會有許多費用支出不能獲取得發(fā)票，沒有發(fā)票能否報銷？這個問題涉及兩個層面：第一種情況，費用發(fā)生了且能提供證據(jù)證明的，可以報銷，但不得在所得稅前扣除；先別罵這是廢話，再看第二種情況。不能提供費用真實發(fā)生的證明時，除了不能在所得稅前扣除，還有呢，如果是內(nèi)部員工報銷，報銷款并入薪酬計個稅，如果給外部人士報銷，視同贈送代扣代繳個稅。

總公司的費用發(fā)票與分公司的費用發(fā)票能串用嗎？總部設北京，分公司設上海，分公司獨立核算。分公司取得的發(fā)票能否在總公司報銷呢，或者總公司取得的發(fā)票能否在分公司報銷呢？明確答復，不行。原因是總部與分公司都是獨立的納稅單位。所以分公司取得發(fā)票要記牢了，抬頭一定要寫分公司的全稱。

（四）怎么管好高管的費用報銷

要想管好高管的職務消費，建議重點監(jiān)控招待費、會議費、培訓費、差旅費、辦公用品費等科目，這些科目是所謂的職務消費的重災區(qū)。最好做到公示高管費用報銷，全員監(jiān)督。注意厘清高管假借下屬名義報銷的費用。高管在分子公司有兼職的，還需把審計延伸到分子公司，這里的故事很可能比總部還精彩。

在費用審批時，高管報銷費用一般只需財務總監(jiān)和總經(jīng)理審批。只要不太出格，礙于面子，財務總監(jiān)和總經(jīng)理都會簽字。這么一來，高管的職務消費等于沒了監(jiān)控。

怎么改進？公司可在監(jiān)督方法上多想辦法。譬如，華為的內(nèi)審可以監(jiān)督任正非的費用報銷。任總一次去日本出差，報銷差旅費時，把住酒店時的洗衣費也計算在內(nèi)了。華為的差旅費報銷制度中是不允許員工報銷此類費用的，當內(nèi)審發(fā)現(xiàn)這筆不當報銷后，將之寫到了審計意見中。任總為此做了自我批評。做法或許偏執(zhí)，意義發(fā)人深省。

高管費用全員公示也是可行的辦法。有個公司做法很獨到，財務把每位高管的費用羅列出來，按高低排序，全員公示。想想啊，哪位高管愿意自己每月都榮登榜首呢，于是能不報銷就不報銷了。

（五）財務應把工作做在前面

每當業(yè)務人員拿著一摞發(fā)票到財務部，總會被會計人員摘出不合規(guī)的報銷內(nèi)容，這時我仿佛聽到了一個憤恨的聲音，不就是個記賬的嗎，牛什么啊？雖然這個聲音很少會高分貝的呈現(xiàn)，壓在心底卻更易讓財務與業(yè)務變得冷漠與對立。

無疑，費用報銷工作有時會碰上情理法的沖突。千奇百怪的情由，企業(yè)利益應維護的是理，會計人員應遵從的是法。當情理法糾結(jié)時，費用報銷會成為擰巴的工作，很容易讓會計與業(yè)務變得對立。要打破這種隔閡，除了制度先行，財務人員還應主動走出去，用培訓的方式把自己的要求告訴業(yè)務人員。

費用報銷可培訓的內(nèi)容很多，發(fā)票知識、審批流程、單據(jù)填寫、票據(jù)粘貼、報銷時限，都需要會計人員傳達?？此坪唵蔚狞c，一個沒有做好，都可能引起爭議與誤會。

費用報銷是財務部門的窗口工作，做好了，能給財務部門的形象加分，能改善財務部與兄弟部門的關(guān)系。費用報銷又是一項簡單重復的工作，很容易被輕視。因此，費用報銷工作本身就是個矛盾體。解決這個矛盾不難，一旦解決，對財務部門意義很大，效益很大。（作者：袁國輝 經(jīng)授權(quán)，尊重原創(chuàng)，來源：指尖上的會計）