Excel中數(shù)據(jù)驗(yàn)證功能配合counta函數(shù)，有效規(guī)范數(shù)據(jù)錄入！

來(lái)源: 正保會(huì)計(jì)網(wǎng)校編輯：奶黃包 2024/01/12 17:00:56　　字體：大小

實(shí)務(wù)工作中我們有時(shí)候需要確保excel中數(shù)據(jù)信息的完整性，在設(shè)置好表格列標(biāo)題和格式發(fā)送給下屬或業(yè)務(wù)部門(mén)的人員填寫(xiě)信息時(shí)，不允許存在空著的單元格，當(dāng)某一個(gè)單元格有某些信息未錄入時(shí)不允許進(jìn)行下一行的錄入。這種對(duì)數(shù)據(jù)規(guī)范錄入的控制，不使用VBA可以實(shí)現(xiàn)嗎？

當(dāng)然是可以的，我們使用數(shù)據(jù)驗(yàn)證功能配合counta函數(shù)即可實(shí)現(xiàn)這一目的！

如下圖所示，我們想實(shí)現(xiàn)：當(dāng)在excel表格的A到D列輸入數(shù)據(jù)時(shí)，只有上一行的四列都輸入了內(nèi)容，才能在下一行中錄入；否則就無(wú)法輸入并提示錯(cuò)誤信息。

excel-動(dòng)圖1

如何操作呢？步驟來(lái)啦!

①選中區(qū)域A2:D10 （注意，這里的D10也可以是D100、D500等等，實(shí)際工作中大家可以依據(jù)預(yù)計(jì)數(shù)據(jù)量來(lái)選取區(qū)域）。

②用鼠標(biāo)依次點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”、“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”、“允許”，選擇“自定義”，在來(lái)源框中輸入以下公式：“=COUNTA($A1:$D1)=4”。

我們可以測(cè)試一下效果：當(dāng)我們第一行信息填寫(xiě)不完整時(shí)，就去錄入第二行的內(nèi)容，系統(tǒng)會(huì)提示錯(cuò)誤，不允許我們錄入；當(dāng)?shù)谝恍胁淮嬖诳瞻讍卧竦臅r(shí)候，Excel才允許我們錄入第二行的內(nèi)容。操作如下圖所示：

excel-動(dòng)圖2

說(shuō)明：

1、數(shù)據(jù)驗(yàn)證（數(shù)據(jù)有效性）顧名思義就是：為保證數(shù)據(jù)的完整性和唯一性進(jìn)行的一種操作。在早期的Excel版本中稱(chēng)作：“數(shù)據(jù)有效性”，在高版本的Excel中稱(chēng)作：“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”。

2、COUNTA()函數(shù)可以統(tǒng)計(jì)非空單元格個(gè)數(shù)。$A1:$D1添加$是把范圍固定在A到D列。

好了，數(shù)據(jù)驗(yàn)證這個(gè)功能的小案例就給大家分享到這里。你學(xué)會(huì)了嗎？更多內(nèi)容歡迎關(guān)注正保會(huì)計(jì)網(wǎng)校的實(shí)務(wù)課程>>

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