生產企業(yè)出口貨物應按規(guī)定采取下列兩種單證備案方式：
第一種方式：由生產企業(yè)按出口貨物退（免）稅申報順序，將備案單證對應裝訂成冊，統(tǒng)一編號，并填寫《出口貨物備案單證目錄》（見附件）。
對有下列情形之一的，自發(fā)生之日起2年內，出口企業(yè)申報出口貨物退（免）稅后，必須按出口貨物退（免）稅申報順序，將備案單證對應裝訂成冊，統(tǒng)一編號，并填寫《出口貨物備案單證目錄》：
1.納稅信用等級評定為C級或D級；
2.未在規(guī)定期限內辦理出口退（免）稅登記的；
3.財務會計制度不健全，日常申報出口貨物退（免）稅時多次出現(xiàn)錯誤或不準確情況的；
4.辦理出口退（免）稅登記不滿1年的；
5.有偷稅、逃避追繳欠稅、騙取出口退稅、抗稅、虛開增值稅專用發(fā)票等涉稅違法行為記錄的；
6.有違反稅收法律、法規(guī)及出口退（免）稅管理規(guī)定其他行為的。
第二種方式：由生產企業(yè)按出口貨物退（免）稅申報順序填寫《出口貨物備案單證目錄》，不必將備案單證對應裝訂成冊，但必須在《出口貨物備案單證目錄》“備案單證存放處”欄內注明備案單證存放地點，如企業(yè)內部單證管理部門、財務部門等。不得將備案單證交給企業(yè)業(yè)務員（或其他人員）個人保存，必須存放在企業(yè)。
附件：
出口貨物備案單證目錄
| 序號 | 出口退稅申報日期 | 出口發(fā)票號 | 企業(yè)辦稅員 | 備案日期 | 備案單證存放處 | 頁數 |
企業(yè)制表人（簽字）： 企業(yè)財務負責人（簽字）：
制表日期： 年 月 日（企業(yè)公章）
注：1.“出口退稅申報日期”和“備案日期”欄填到“月、日”。
2.“出口發(fā)票號”欄填寫稅務機關監(jiān)制出口發(fā)票或企業(yè)自制出口發(fā)票號碼（主要指出口商業(yè)發(fā)票），二者號碼不一致的，應分別填寫。
3.“備案單證存放處”欄應逐一標明每個備案單證的存放地點。
4.各地可根據本地區(qū)實際情況，對本表欄次進行增加。