在用手工辦法進(jìn)行會(huì)計(jì)核算中，當(dāng)發(fā)生某一項(xiàng)需要沖減成本費(fèi)用的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)，可以根據(jù)借貸記帳法“有借必有貸，借貸必相等”的記帳規(guī)則，作與費(fèi)用支出相反的會(huì)計(jì)分錄即可，例如：收到黎明同志退回的差旅費(fèi)，計(jì)現(xiàn)金50元，我們?cè)谧霈F(xiàn)金收入的同時(shí)，沖減管理費(fèi)用支出，我們可以做分錄如下：
借：現(xiàn)金 50
貸：管理費(fèi)用——差旅費(fèi) 50
這樣現(xiàn)金增加了，原來(lái)多列的費(fèi)用沖減了，這筆會(huì)計(jì)分錄正確無(wú)誤。但是實(shí)行會(huì)計(jì)電算化以后，這筆分錄這樣處理就給報(bào)表自動(dòng)取數(shù)帶來(lái)困難，因?yàn)橘M(fèi)用報(bào)表是按借方發(fā)生額取數(shù)的，而費(fèi)用沖減分錄是從貸方轉(zhuǎn)出應(yīng)沖減的數(shù)據(jù)，并沒有減少費(fèi)用的借方發(fā)生額，所以報(bào)表自動(dòng)生成的數(shù)字要比實(shí)際支出數(shù)大。
要解決報(bào)表取數(shù)問(wèn)題，對(duì)這類業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)分錄有兩種做法（如上例）：
一種方法是：用紅字沖銷費(fèi)用支出數(shù)，同時(shí)用紅字沖銷現(xiàn)金支出數(shù)，即：
借：管理費(fèi)用——差旅費(fèi) 50
貸：現(xiàn)金 50
這種會(huì)計(jì)處理辦法雖然滿足了報(bào)表的自動(dòng)生成取數(shù)，但對(duì)現(xiàn)金收入用紅字在貸方反映叫人難以理解和接受，實(shí)際工作中，有一小部分單位就是采用這種會(huì)計(jì)處理方法。
另一種方法是：在借方用紅字沖減費(fèi)用支出數(shù)，用藍(lán)字借記現(xiàn)金的增加數(shù)，即：
借：管理費(fèi)用——差旅費(fèi) 50
貸：現(xiàn)金 50
這樣做的理由是：沖減費(fèi)用支出數(shù)在借方用紅字反映，既符合會(huì)計(jì)原理上對(duì)“管理費(fèi)用”科目的定義解釋（借方反映費(fèi)用的支出數(shù)，貸方反映費(fèi)用的結(jié)轉(zhuǎn)數(shù)），又可以滿足報(bào)表自動(dòng)生成取數(shù)的要求，收到現(xiàn)金做借方增加，既符合會(huì)計(jì)原理對(duì)“現(xiàn)金”的解釋，也符合人們的習(xí)慣。但是它違背了借貸記帳規(guī)則。在實(shí)際工作中，大部分單位采用這種會(huì)計(jì)處理方法。
兩種方法相比，后一種方法優(yōu)于前一種方法，特別是在登記帳簿時(shí)，顯得較為合理和比較容易理解。筆者傾向于選擇使用后一種方法。
收入類帳務(wù)的類似沖減分錄，可以參照以上辦法處理。