計算機(jī)在會計領(lǐng)域的普及和應(yīng)用，使得企事業(yè)單位的會計核算系統(tǒng)越來越多地被計算機(jī)所取代，會計電算化成為會計工作的發(fā)展方向，成為促進(jìn)會計基礎(chǔ)工作規(guī)范化和現(xiàn)代化的一種重要手段。

　　一、會計電算化下會計檔案管理的特點(diǎn)

　　會計電算化是指用電子計算機(jī)代替人工記賬、算賬、報賬，以及部分替代人腦完成對會計信息的分析、預(yù)測、決策的過程。電算化會計檔案管理有如下特點(diǎn)：

　　現(xiàn)代化載體。根據(jù)1999年1月1日起施行的《會計檔案管理辦法》規(guī)定，采用電子計算機(jī)進(jìn)行會計核算的單位，不僅要電子會計數(shù)據(jù)，而且應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案，這就使得電算化會計檔案擁有了雙重的會計檔案載體，即傳統(tǒng)意義上的會計檔案與包括存儲在計算機(jī)硬盤中的會計數(shù)據(jù)、以其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)等形式在內(nèi)的電子會計檔案。

　　軟硬件環(huán)境。由于不具備傳統(tǒng)會計檔案的直觀可視性，電算化下的電子會計檔案必須在特定的計算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可視；電子檔案易被修改；電子檔案的保存，受到載體本身的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲信息有效期等因素的影響。

　　系列化資料。這是由電算化操作流程及電算化信息系統(tǒng)維護(hù)要求帶來的會計檔案涉及范圍的新特點(diǎn)。除了要保存會計檔案的電子數(shù)據(jù)，還要保存能被計算機(jī)識讀的程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件以及各種代碼，然后才能借助計算機(jī)進(jìn)行會計核算。

　　計算機(jī)技能。電算化會計系統(tǒng)對人員的素質(zhì)與系統(tǒng)安全操作提出了新需要。電算化會計檔案管理要求所從事人員不僅要熟悉會計核算工作的各項專門方法，還必須同時掌握必要的計算機(jī)操作和維護(hù)知識，才能順利實(shí)現(xiàn)電算化。

　　二、電算化會計檔案的管理內(nèi)容

　　為了更有效地做好電算化會計檔案工作，我們必須根據(jù)電算化會計檔案的特點(diǎn)，分別做好會計檔案的收集、管理與保存、利用等方面的工作。

　　1、檔案的收集。所謂電算化會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內(nèi)（如一個會計年度），把計算機(jī)系統(tǒng)中的所有會計數(shù)據(jù)拷貝（備份）存儲到磁性介質(zhì)或光盤上，從而形成脫離于原計算機(jī)系統(tǒng)的會計檔案。財務(wù)部門應(yīng)把財務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好，以防計算機(jī)硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時間內(nèi)，在最小的損失下恢復(fù)原有的會計電算化系統(tǒng)。

　　除了備份之外，還應(yīng)收集計算機(jī)硬件系統(tǒng)的型號、存儲空間的大小、外部設(shè)備的配套類型等；計算機(jī)操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng)；財務(wù)軟件的編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型；財務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱、版本號；財務(wù)軟件的銷售與維護(hù)公司的名稱、地址、電話與聯(lián)系人以及與會計電算化軟件系統(tǒng)相配套的各種說明書及使用手冊。

　　2、檔案的保存。由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質(zhì)或光盤上的，根據(jù)這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應(yīng)準(zhǔn)備雙份即采用“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份，并且每份上要注明形成檔案的時間與操作員姓名，并貼上寫保護(hù)，存放在兩個不同的地點(diǎn)，以防止地震或火災(zāi)等意外情況引起整個會計電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。在保存這些檔案時應(yīng)遠(yuǎn)離磁場，注意防潮、防塵等。對采用磁性介質(zhì)保存的檔案，還應(yīng)定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞，而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。

　　此外，還應(yīng)注意電算化會計檔案與對應(yīng)的財務(wù)軟件版本的一致性。因為在不同版本軟件下形成的會計檔案其會計數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)有可能不同，這就有可能產(chǎn)生會計檔案不能被調(diào)閱或者產(chǎn)生某些預(yù)料外的錯誤。因此，會計電算化檔案除保存各版本的備份財務(wù)數(shù)據(jù)外還應(yīng)保存對應(yīng)版本的會計電算化軟件系統(tǒng)版本，二者的一致性是非常必要的。

　　3、檔案的利用。即電算化會計檔案的調(diào)閱。在長期開展會計電算化的過程中，隨著軟件系統(tǒng)的不斷升級，我們所調(diào)閱的會計檔案會有下述兩種情況：①所調(diào)閱的會計檔案的版本號與當(dāng)前會計電算化系統(tǒng)版本號一致，此時只需將您所需調(diào)閱的檔案通過電算化軟件系統(tǒng)中的檔案調(diào)閱（或數(shù)據(jù)恢復(fù)）功能進(jìn)行調(diào)閱即可；②所調(diào)閱的會計檔案的版本號與當(dāng)前會計電算化系統(tǒng)版本號不一致，此時您只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應(yīng)版本的電算化系統(tǒng)，然后再進(jìn)行調(diào)閱。

　　三、電算化會計檔案管理的方法

　　（一）完善硬件設(shè)施建設(shè)

　　提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會計檔案存放倉庫；配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機(jī)，以它們作為輸出紙質(zhì)會計檔案的工具：選用功能符合本單位實(shí)際業(yè)務(wù)的電算化會計軟件，最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件；強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能，如有聯(lián)網(wǎng)，注意進(jìn)行定期的補(bǔ)丁維護(hù)，避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全，導(dǎo)致會計檔案泄密或被人為惡意修改。

　　針對電算化會計檔案受質(zhì)量、溫度、濕度、磁場等因素的影響較大，易受破壞的特點(diǎn)。在管理時應(yīng)注意如下問題：①在選用保存會計檔案的存貯介質(zhì)時，應(yīng)特別注意選用質(zhì)量較好、可靠性較高的介質(zhì)；②對存放在存貯介質(zhì)上的會計檔案應(yīng)寫好保護(hù)字樣，存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場所：③對存放往年會計檔案的介質(zhì)應(yīng)定期復(fù)制，如每半年復(fù)制一次且最好復(fù)制雙份存放在不同的地點(diǎn)；④對使用時間較長的存貯介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行替換；⑤對硬盤上的會計檔案應(yīng)定期備份到軟盤或光盤上。

　　針對電算化會計檔案易修改且不留痕跡這一特點(diǎn)，在進(jìn)行管理時應(yīng)對硬盤上的會計檔案，采取相應(yīng)的安全保密措施，防止對會計檔案進(jìn)行修改。

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　　（1）建立電算化會計檔案的歸檔制度：會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會計檔案保管；會計數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前，應(yīng)妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出，并按照有關(guān)稅務(wù)、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關(guān)賬簿、報表。

　　（2）建立電算化會計檔案的保管制度：根據(jù)國家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)，建立電算化會計檔案保管制度：選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會計檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進(jìn)行編號，標(biāo)明時間和文件內(nèi)容，制作檔案管理文件卡片。

　?。?）建立嚴(yán)格的借用手續(xù)制度：查閱會計檔案，需經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)；外單位查閱本部門會計檔案，要有單位介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

　?。?）建立電算化檔案定期備份制度：電算會計檔案應(yīng)定期將會計數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)，并設(shè)立備查登記簿，提供備份時間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息；同時由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員必須對這些會計電算檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制，以防止會計信息損壞。

　?。?）建立電算化軟件內(nèi)的會計檔案管理多用戶、分權(quán)限調(diào)用制度。對電算化會計檔案的各項內(nèi)容要規(guī)定不同的使用權(quán)限。普通數(shù)據(jù)，可較大范圍共享；涉及單位機(jī)密的數(shù)據(jù)，僅供一定需要的人員使用；而設(shè)計原程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件等，則只有主管人員或程序開發(fā)人員才能使用。通過這樣設(shè)置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能。

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　　由于電算化會計，不僅僅是要實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)會計的功能，更有其他利用計算機(jī)高速度計算、分析能力的功能，所以必須相應(yīng)增加專業(yè)人才，加強(qiáng)對電子檔案的管理，為提供更有效的會計信息打好基礎(chǔ)；同時電算化軟件維護(hù)及系統(tǒng)安全的要求較高，這也需要會計部門相應(yīng)增加一定數(shù)量的電腦高級人才，維護(hù)日常運(yùn)作，開發(fā)更合理、高效的軟件。

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　　實(shí)現(xiàn)會計電算化的企業(yè)單位，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)高度認(rèn)識對電算化會計檔案資料進(jìn)行科學(xué)化管理的重要性，并督促有關(guān)制度的建立?，F(xiàn)今不少實(shí)現(xiàn)會計電算化的企業(yè)單位，對會計檔案資料的管理仍局限于手工管理階段的經(jīng)驗，因此，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提高電算化會計檔案管理者的素質(zhì)，把磁性介質(zhì)檔案資料的管理落到實(shí)處。

　　電算化會計檔案作為會計檔案的一部分，它與傳統(tǒng)形式的會計檔案相互配合、密切聯(lián)系。如果說傳統(tǒng)形式的會計檔案是電算化會計檔案的基礎(chǔ)，那么電算化會計檔案就是電算化獨(dú)特的個性，它代表著未來會計規(guī)范化、現(xiàn)代化的發(fā)展方向，因此要充分發(fā)揮電算化會計的強(qiáng)大功能，必須做好電算化會計檔案管理這一基礎(chǔ)會計工作。

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