會計電子檔案是指以磁性介質形式儲存的會計核算的專業(yè)材料，是記錄和反映經濟業(yè)務的重要歷史資料和證據。它包括電子憑證、電子賬簿、電子報表、其他電子會計核算資料等。其他電子會計核算資料屬于經濟業(yè)務范疇，與會計核算、會計監(jiān)督緊密相關，是由會計部門負責辦理的有關電子數據資料，如電子經濟合同、電子財務數據統(tǒng)計資料、電子財務清查匯總資料、核定資金定額的電子數據資料、會計電子檔案移交清冊、會計電子檔案保管清冊、會計電子檔案銷毀清冊等。實行會計電算化的單位存貯在磁性介質上的會計數據、程序文件及其他會計核算資料均應視同為會計檔案一并管理。隨著新經濟時代的到來，會計電子檔案與紙質會計檔案并存，而且會計電子檔案大有取代紙質會計檔案之勢。

　　一、會計電子檔案的特征

　　1.會計電子檔案對環(huán)境的依賴性強。會計電子檔案的使用依賴于計算機的硬件和軟件系統(tǒng)，會計電子檔案的儲存對周圍環(huán)境要求苛刻。磁性介質對環(huán)境的要求較高，不僅要防水、防火，還要防塵、防磁，而且對溫度還有一定要求，從而增加了數據的脆弱性。如果不在數據安全方面加強管理，則數據丟失和毀損的可能性較之手工會計系統(tǒng)大大提高。

　　2.會計電子檔案缺乏直觀可視性。傳統(tǒng)的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質上的會計電子檔案必須在特定的計算機硬件和軟件環(huán)境中才能可視。數字化的特征使會計電子檔案缺乏視覺的直接感染力，導致會計電子檔案與會計信息使用者之間缺乏人性化的和諧關系。

　　3.會計電子檔案具有技術性。技術文檔主要是指與會計電子檔案的設計和使用密切相關的技術性文檔，解釋會計電子檔案的設計和運行情況。技術文檔主要分為開發(fā)性技術文檔和使用性技術文檔。開發(fā)性技術文檔主要描述會計電子檔案系統(tǒng)開發(fā)過程中的各種分析、設計情況。使用性技術文檔主要用來指導用戶對會計電子檔案系統(tǒng)進行操作、利用。

　　4.會計電子檔案控制的復雜性。一般來說，信息化程度越高，采用的程序化控制要求也越多。目前我國常用的程序化控制有計算機軟件控制、輸入數據的機內檢驗等。會計電子檔案系統(tǒng)控制技術的復雜性表現在系統(tǒng)人工控制與各類程序化控制相結合。

　　5.會計電子檔案管理缺乏有效的安全與保密措施。從電子數據的數據結構來看，電子數據具有數據高度集中的特點，因而非常容易泄密。傳統(tǒng)會計實行紙質檔案管理，在網絡時代，新型磁性介質檔案管理將取代紙質檔案管理成為新的管理方式。電子數據是以數字編碼的形式存儲在各種磁性介質上的，而磁性介質不但體積小而且存儲容量大，因此電子數據資料非常容易泄密，并且泄密的危害性大、范圍廣、涉及的時間長。

　　二、會計電子檔案的保管原則

　　1.會計電子檔案的整理一般采用“三統(tǒng)一”的原則。即分類標準統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一，并分門別類按各卷順序編制電子檔案順序號。電子檔案順序號應包含盡可能多的信息特征，具有規(guī)范性、通用性和合理性。此外，電子檔案順序號的容量應具有超前性，能滿足未來會計電子檔案業(yè)務發(fā)展的需要。

　　2.嚴密的監(jiān)察。會計電子檔案保管的標準操作規(guī)程應要求對操作活動進行嚴密的監(jiān)察和檢查。其包括定期地對控制臺記錄、作業(yè)記錄和實施記錄加以審查和比較。

　　3.應急規(guī)則。應制定適宜的計劃和規(guī)程來應對程序、文件和設備遭受火災、水災、斷電、通訊中斷、盜竊等突然事故和緊急情況。典型的應急措施包括文件備份、程序備份、備份與原件分開存放等方面的要求。

　　4.數據文件標準控制。文件的處置規(guī)則是用來防止數據文件被誤用、損毀等情況的，包括文件名、保留日期、文件重建、存放地點等方面的規(guī)則。所有的文件均應由保管員在檔案室加以保管，并嚴格限制別人接觸文件。

　　三、會計電子檔案的保管要求

　　1.建立嚴格的內部控制制度。內部控制制度是指一個企業(yè)或單位為了保護資產的安全性、會計資料的準確性和可靠性、提高經營效率以及貫徹執(zhí)行其規(guī)定的管理方針而在組織內部采取的一系列制度、方法和手續(xù)。與傳統(tǒng)內部控制相比不同的是，會計檔案信息化要求內部控制的范圍相應擴大，其中包括一些手工會計系統(tǒng)中沒有的控制內容，如對系統(tǒng)開發(fā)過程的控制、數據編碼的控制以及對調用和修改程序的控制等。會計檔案信息化要求內部控制的手段更加多樣化，程序化控制是其主要的控制手段。不難看出，保證資料準確、可靠是內部控制的主要目的，內部控制制度可有效地保證會計電子檔案的安全和可靠。

　　2.建產嚴格的認證制度，引入加密技術。在手工會計系統(tǒng)中，數據的處理和存儲均分散于各個部門和人員，而會計電子檔案系統(tǒng)的突出特點是數據的處理和存儲的集中化，由此給數據安全帶來一定的威脅。如未經授權的人員可以利用計算機輕而易舉地瀏覽大部分文件和數據，從而使得機密數據被泄露。而嚴格的認證制度可以防止未經授權的人員進入會計電子檔案系統(tǒng)。認證技術包括不同權限的口令認證、指紋認證、全息認證等。加密技術的引入可有效保證數據的安全性。密碼學就是在破譯和反破譯的過程中發(fā)展起來的。加密算法就是用基于數學計算方法與一串數字（密鑰）對普通的文本（信息）進行編碼，產生不可理解的密文的一系列步驟。發(fā)送方在信息發(fā)送到公共網絡或互聯網之前將消息進行加密，接收方收到消息后對其解碼（亦稱為解密），所用的程序稱為解密程序，這是加密的逆過程。

　　3.建立授權操作制度，實行崗位專人專職制度，避免越權操作。根據責、權、利、效相結合的原則，對不同的崗位賦予不同的權限，可設立系統(tǒng)主管、管理員、操作員等崗位。不同的崗位有不同的職責，在會計電子檔案管理中肩負不同的責任，同時，同級崗位之間電有一定的牽制和監(jiān)督作用。崗位的職責應明確，既不能出現管理的盲點，也不能出現職責的交叉和重復。采取不相容職責相分離的措施，嚴格崗位責任制。設置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱登記簿，嚴防會計電子檔案毀損、丟失和泄密。

　　4.降低會計電子檔案毀損和丟失的風險。數據大量集中地存儲于磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質中，一旦發(fā)生火災、水災、盜竊這類突發(fā)事件，就可能使全部數據丟失和毀損。會計電子檔案室應滿足防磁、防火、防潮、防塵、防蟲、避光、恒溫、防變形、防磨損、防強震等要求，保證存儲介質的物理性能不改變，以提高電子數據的穩(wěn)定性。會計電子檔案室應安裝監(jiān)控和報警防盜設備，配備專門的安全保衛(wèi)人員。會計電子檔案室應安裝溫度感應設備，一旦有火災發(fā)生，可及時報警。會計電子檔案室應安排在地理位置較高的樓層，應選擇在干燥防水的地方，并遠離易燃品堆放地，周圍應配備相應的防火器材，防止水災、火災的發(fā)生。會計電子檔案室應采用透明塑料膜作防塵罩、防塵布，遮蓋所有檔案架。會計電子檔案室應遠離磁場，防止電子數據被磁化，導致會計電子檔案的丟失和毀損。會計電子檔案室應經常用消毒藥劑噴灑，保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀。會計電子檔案室應保持通風透光，并有適當的空間、通道和查閱的地方，以利于查閱。采用電子計算機進行會計核算的單位，應當將打印出的紙質會計檔案和會計電子檔案一起保存。

　　5.實現會計電子檔案多備份管理的規(guī)范化和制度化。會計電子檔案的備份和恢復是保證會計數據安全、準確、真實的重要措施。會計電子檔案管理人員應養(yǎng)成數據備份的習慣，同時注明備份時間和操作員的編號；會計電子檔案管理人員應根據會計數據業(yè)務量的多少定期對這些檔案進行檢查和拷貝，以防止因磁性介質的毀損而使信息丟失。對會計電子檔案應定時進行雙備份或多備份，備份數據和原件數據不能存放在同一地點，應設立兩個會計電子檔案保管室，并且分別設在不同的存放地點。實現會計電子檔案多備份管理的規(guī)范化和制度化，設立信息備份員，專門負責會計電子檔塞的備份工作。同時，由專人進行檢查和監(jiān)督，以保證會計電子檔案的絕對安全。所有備份的會計檔案數據最好用質地優(yōu)良的光盤刻錄，以保證數據的安全。年終要將當年形成的所有會計電子檔案信息整理歸類，并標明日期、內容目錄、備份人姓名等內容，用于存檔的光盤還需系統(tǒng)管理員和財務負責人簽名。對系統(tǒng)日志文件要特別重視。系統(tǒng)日志文件是指系統(tǒng)以文本的形式將每天的財務系統(tǒng)操作人員和操作時間記錄下來所形成的文件。它一方面可以用來考核各會計人員的工作業(yè)績，另一方面一旦出現系統(tǒng)故障，能夠及時查明故障原因，追查操作人員的責任。

　　6.將會計電子檔案的格式隨技術的發(fā)展不斷升級，使不同時期的會計電子檔案具有兼容性。會計電子檔案存放的格式應具有通用性、易識別性，隨著文檔技術的不斷升級，作為會計電子檔案應保證不同時期數據的兼容性和數據處理的方便性。由于當前軟件技術的局限性，由低版本操作系統(tǒng)生成的會計信息在新系統(tǒng)中不能正常運行，如不能及時將備份數據歸檔和保留形成會計文件數據的背景信息，勢必導致舊系統(tǒng)中形成的文件在新系統(tǒng)中不能被解讀，將造成大量數據資源的浪費和信息管理活動的盲區(qū)，帶采巨大的損失。

　　7.定期對會計電子檔案進行檢測，及時做好數據維護工作。要采用等距抽樣或隨機抽樣的方式定期對會計電子檔案進行檢測。檢測的主要內容為：①進行外觀檢查，確定存儲介質表面是否有損壞或變形，外表涂層是否清潔以及有無霉斑出現等。②進行邏輯檢測，采用專用檢測軟件對會計電子檔案進行讀寫校驗。對于在檢測中發(fā)現有差錯的存儲介質，要及時進行修正或更新。③要健全檢測、維護的審批、登記管理工作，進行檢測、維護要經過審批，審批、檢測、維護等資料要歸檔保留，嚴禁隨意進行數據恢復和拷貝。

　　8.提高會計電子檔案保管人員的素質。保管人員的素質在會計電子檔案保管中起核心和關鍵作用，具體表現為保管人員的素質要滿足會計電子檔案保管工作的要求。保管人員應掌握會計學、檔案學、管理學和信息系統(tǒng)的基本理論、基本方法和基本技能，還應了解計算機通訊技術、網絡技術、軟件工程、軟件設計技術等。在會計電子檔案系統(tǒng)中，不僅對保管人員的專業(yè)知識、基本技能有了新的要求，而且在道德標準、工作態(tài)度上也有了更高的要求。因此，為了提高保管人員的素質，必須在保管人員招聘、選拔、提升等環(huán)節(jié)建立起嚴格長效的控制制度。對現有的會計檔案保管人員可與會計信息系統(tǒng)開發(fā)、維護和使用人員進行崗位交叉培訓，在當前高等教育專業(yè)設置過于狹窄、畢業(yè)生知識單一的情況下，這無疑是快速培養(yǎng)復合型會計電子檔案保管人才的有效途徑。在聘用環(huán)節(jié)，要進行必要的考試以確定其知識、技能狀況；要進行有效的履歷審查以確定其在道德品質上是否存在不良記錄和誠信水平。在保管人員的使用中，要進行嚴格和定期的工作成果考核，要建立相應的激勵和約束管理機制，要明確崗位晉升的條件并為保管人員提供繼續(xù)教育的機會。