無論在手工會(huì)計(jì)還是在電算化會(huì)計(jì)中，都要根據(jù)已審核的記賬憑證登記賬簿，稱之為記賬。反記賬則是將已經(jīng)登記入賬的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)予以取消，它是記賬的逆操作，是電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中的一個(gè)概念，市場(chǎng)上銷售的會(huì)計(jì)軟件均有此功能。會(huì)計(jì)軟件中要不要設(shè)有反記賬功能，一直存在著爭(zhēng)論。筆者認(rèn)為，反記賬功能是電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理結(jié)果發(fā)生錯(cuò)誤時(shí)予以修正的理想方式，只要對(duì)其使用設(shè)置嚴(yán)格的限制條件，完全可以使其成為會(huì)計(jì)軟件功能的一部分。

　　一、反記賬功能的作用

　　反記賬功能在下述情況發(fā)生時(shí)，有著無可替代的作用：

　　1. 大量的錯(cuò)誤憑證被登記入賬。這種情況在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)投入使用初期非常容易發(fā)生。如果沒有反記賬功能，只能編制錯(cuò)賬更正憑證予以更正，從而導(dǎo)致賬簿中存在大量無用的冗余信息，影響對(duì)會(huì)計(jì)信息的使用，也不利于審計(jì)工作的進(jìn)行。當(dāng)審計(jì)人員查到錯(cuò)賬時(shí)，它們也許會(huì)在后續(xù)的憑證中進(jìn)行了更正，但這種情況大量出現(xiàn)時(shí)，審計(jì)人員會(huì)對(duì)錯(cuò)弊產(chǎn)生麻痹思想，影響審計(jì)工作的效率和查錯(cuò)能力。如黑有了反記賬功能就可以及時(shí)取消錯(cuò)賬，把錯(cuò)誤憑證修正后再重新記賬，賬簿中的冗余信息、就可以大大減少，賬簿就會(huì)變得簡(jiǎn)潔，便于利用。

　　2.賬證不符。于工會(huì)計(jì)中由于會(huì)計(jì)人員的粗心常常發(fā)生過賬錯(cuò)誤，導(dǎo)致賬證不符，這時(shí)，一般利用劃線更正法予以更正。在電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中，將記賬憑證庫的有關(guān)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入賬簿數(shù)據(jù)庫中，正式過賬前要先對(duì)所記賬憑證進(jìn)行復(fù)核、核準(zhǔn)， 以保證其正確性，所以賬證一般是相符的。但是當(dāng)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)遭受計(jì)算機(jī)病毒侵襲或者存放會(huì)計(jì)賬簿數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)硬盤遭受物理損害，也完全可能導(dǎo)致賬證不符。無論是賬簿錯(cuò)誤還是憑證錯(cuò)誤，或者賬證都有錯(cuò)誤，都無法象手工會(huì)計(jì)那樣采用劃線更正法、補(bǔ)充登記法或赤字沖消法來更正。最好的辦法就是反記賬。如果憑證數(shù)據(jù)正確、僅僅是賬簿記錄有誤，取消錯(cuò)誤的賬簿記載后再將正確的憑證轉(zhuǎn)入即可。如果是憑證有誤，則不管賬簿記錄是否正確均應(yīng)先取消賬簿的記錄數(shù)據(jù)，再對(duì)錯(cuò)誤憑證進(jìn)行修改，審核無誤后重新登記入賬。

　　3.記賬過程意外中斷。在手工會(huì)計(jì)中，不成為一個(gè)問題，記賬人員只需隨后接續(xù)下去登記就可以了。但在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，記賬是由計(jì)算機(jī)自動(dòng)進(jìn)行的，當(dāng)意外斷電、病毒侵襲等非常事件導(dǎo)致記賬過程被意外中斷時(shí)，財(cái)會(huì)人員無法了解到底已經(jīng)登錄了多少張憑證，也就無法在系統(tǒng)恢復(fù)正常后接續(xù)記賬。從理論上說，對(duì)計(jì)算機(jī)和會(huì)計(jì)軟件精通的人能通過查詢賬簿數(shù)據(jù)庫記錄等方法可獲知記賬過程中斷時(shí)已登記的憑證，但對(duì)普通的電算化會(huì)計(jì)人員來說這是不現(xiàn)實(shí)的。而即使獲知意外中斷時(shí)已登記的憑證數(shù)，會(huì)計(jì)軟件也不允許接續(xù)記賬，唯一的辦法就是設(shè)置反記賬功能。對(duì)此，會(huì)計(jì)核算的基本功能規(guī)范也規(guī)定會(huì)計(jì)軟件“應(yīng)當(dāng)具有在計(jì)算機(jī)發(fā)生故障或者由于強(qiáng)行關(guān)機(jī)及其他原因引起內(nèi)部和外部會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)被破壞的情況下，利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能”，這里的最近狀態(tài)就是對(duì)最后一次記賬進(jìn)行反記賬后的狀態(tài)。

　　二、反記賬功能使用條件設(shè)計(jì)

　　反記賬功能顯然不是一個(gè)常用的功能，它只有在前述特殊情況下才使用。如果濫用反記賬功能，不但影響會(huì)計(jì)處理的嚴(yán)肅性，也會(huì)大大增加工作量。許多人就是以此作為反對(duì)在會(huì)計(jì)軟件中設(shè)計(jì)反記賬功能的理由。為此，必須對(duì)其使用嚴(yán)格限制，限制的條件至少必須包括：

　　1.操作者必須是得到系統(tǒng)管理員授權(quán)的原記賬人。在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，記賬人員應(yīng)對(duì)賬簿的正確性負(fù)完全責(zé)任。誰記賬有誤就只能由誰負(fù)責(zé)修正。反記賬功能就是取消部分甚至全部的錯(cuò)誤賬簿記錄后再重新正確記賬，它是對(duì)錯(cuò)賬的一種更正行為。為了保證記賬操作的嚴(yán)肅性，操作者必須得到系統(tǒng)管理員授權(quán)才能實(shí)施反記賬。

　　2.只能在結(jié)賬前進(jìn)行。結(jié)賬就意味著本期經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)全部處理完畢，并在被認(rèn)為正確后予以封賬。結(jié)賬也表明已經(jīng)沒有本期需要處理的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，因而不再允許輸入本期的記賬憑證，也不允許對(duì)本期經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行反記賬。