目前，在進(jìn)行財務(wù)分析時，財務(wù)人員多數(shù)都是利用手工計算財務(wù)指標(biāo)，其計算工作量較大。另外，企業(yè)都是按照上級要求計算財務(wù)指標(biāo)，很少有自行設(shè)計的，因而很難更全面更系統(tǒng)地進(jìn)行財務(wù)分析，難以充分發(fā)揮本身的積極性和主動性，不利于管理水平的提高。一些已實現(xiàn)會計電算化的企業(yè)，其會計軟件中可能有一些可自動生成的財務(wù)分析指標(biāo)。但這些指標(biāo)如果不能增加或修改，往往就難以充分滿足企業(yè)各種不同的需要。針對上述存在的問題，筆者主張利用Excel（電子表格）進(jìn)行分析，其優(yōu)點是分析方法不限、分析指標(biāo)不限、分析內(nèi)容不限，具體操作步驟如下：

　　第一步：設(shè)計報表格式 設(shè)計報表格式要以現(xiàn)行財務(wù)報表為基礎(chǔ)，然后在項目上進(jìn)行一些必要的調(diào)整，如增加變動成本、貢獻(xiàn)毛益、固定成本、稅息前利潤、速動資產(chǎn)、長期資產(chǎn)等項目。需要注意，如果采用自動填列財務(wù)數(shù)據(jù)的方法，調(diào)整的項目必須列于會計軟件或Excel模板提供的報表之下，以免自動填列財務(wù)數(shù)據(jù)時對不上行次。

　　第二步：針對主欄，增設(shè)必要欄目 增設(shè)欄目包括本期數(shù)欄、上期數(shù)或計劃數(shù)欄、行業(yè)平均數(shù)欄、比較欄。比較欄可分絕對數(shù)與相對數(shù)，即差額和百分比。當(dāng)然，為了清晰起見，欄目也不要設(shè)置過多，可以將不同的比較內(nèi)容置于同一工作簿的不同工作表中。

　　第三步：針對主欄，確定分析指標(biāo) 在這一步，首先要注意指標(biāo)的內(nèi)容，可以根據(jù)企業(yè)的具體需要確定。如經(jīng)濟效益綜合指標(biāo)體系、杜邦財務(wù)分析體系、破產(chǎn)測試比率體系，另外可以考慮增加利息保證倍數(shù)、現(xiàn)金比率、固定比率、固定長期適合率等指標(biāo)。其次應(yīng)注意指標(biāo)的位置，必須是在給定的報表格式之下。在確定分析指標(biāo)時，要遵循以下原則：要根據(jù)各種分析目的確定指標(biāo)；分析指標(biāo)應(yīng)與國際接軌，如美國鄧氏公司的14種比率，美國《報表研究》年刊中登載的11種比率，再如國際著名評估機構(gòu)的評估指標(biāo)，都可納入其中；不僅要考慮目前需要，而且要考慮未來需要，在財務(wù)指標(biāo)上也應(yīng)順應(yīng)時代進(jìn)行創(chuàng)新；為了避免未來損失，一方面應(yīng)該盡可能將需要的指標(biāo)納入其中，另一方面指標(biāo)不能太多太濫，以免喧賓奪主。

　　第四步：錄入計算公式 要迅速、及時地計算財務(wù)指標(biāo)，就要事先將每個計算公式錄入到某一個單元格中。這里需要注意兩個問題：一是公式的位置，必須與要計算的指標(biāo)在同一行；二是公式的寫法，如果引用其他單元格的資料要用該單元格的地址來表示，至于用絕對單元格還是用相對單元格則視需要而定，一般說來用相對單元格即可。

　　第五步：填列財務(wù)數(shù)據(jù) 填列報表數(shù)據(jù)有兩種方法，即手工錄入和自動生成。其中自動生成又分兩種情況，一是利用電算會計報表，其基本作法是：首先調(diào)出電算會計報表文件，然后另存為“。Excel”文件，接著保存、關(guān)閉，最后再用Excel調(diào)出所另存的文件即可。二是利用數(shù)據(jù)庫，其基本作法是：首先在Excel下調(diào)出數(shù)據(jù)庫文件，然后輸入分析內(nèi)容，最后另存下來。

　　需要說明的是，在Excel程序中，一般裝有工業(yè)、商業(yè)、旅游業(yè)、運輸業(yè)、金融業(yè)等幾個行業(yè)財務(wù)報表模板，具體包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、利潤分配表、財務(wù)狀況變動表。如果手工輸入，應(yīng)該先打開某報表模板，然后錄入原始數(shù)據(jù)，生成報表后，再復(fù)制到分析文件中。這種方法的特點是無需計算流動資產(chǎn)、固定資產(chǎn)凈值、資產(chǎn)總值、負(fù)債總額等合計欄，由系統(tǒng)自動生成。但是由于財務(wù)狀況變動表已被現(xiàn)金流量表所取代，故現(xiàn)金流量表需自行編制或自制模板。如果是施工、房地產(chǎn)、外商投資等企業(yè)，由于系統(tǒng)未提供各種報表模板，企業(yè)只能自制。

　　第六步：生成分析結(jié)果 當(dāng)完成了上述步驟后，各分析指標(biāo)的結(jié)果就自動生成了。如果為了直觀，還可以將結(jié)構(gòu)分析、趨勢分析的結(jié)果在圖表中反映出來。

　　第七步：采取保護(hù)措施 為了防止已輸入單元格中的公式被誤刪、誤改，或人為篡改，為了防止報表數(shù)據(jù)的泄密和修改，同時為了工作表下次繼續(xù)使用，可以將分析表的格式即各項目單元格和帶有公式的單元格設(shè)定密碼保護(hù)，還可將公式予以隱藏。具體做法是：首先，將某些單元格（主欄項目和賓欄項目之外而又不帶有公式的單元格）排除在保護(hù)范圍之外，即在“格式-單元格-保護(hù)”中對上述單元格不選擇為“鎖定”；然后，再對擬保護(hù)的帶有公式的單元格設(shè)定為“鎖定”、“隱藏”，方法同上；最后，再對工作表進(jìn)行保護(hù)，即在“工具-保護(hù)-保護(hù)工作表”中選定對話框的“內(nèi)容”等項，然后設(shè)定密碼，這樣就實現(xiàn)了保護(hù)。當(dāng)下次使用時，必須輸入密碼才能打開。當(dāng)然，對整個分析文件還可設(shè)定打開口令和修改權(quán)口令保護(hù)。

　　需要注意的是，如果原來設(shè)計的欄次、指標(biāo)不敷應(yīng)用，則可對財務(wù)報表進(jìn)行調(diào)整，增加主欄或增加賓欄，追加分析項目。但設(shè)定保護(hù)后，必須撤銷對工作表的保護(hù)，才能修改，修改后應(yīng)對文件重新命名。