電算化會(huì)計(jì)檔案管理中主要存在以下問(wèn)題：

　　一是對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的組成認(rèn)識(shí)不足。會(huì)計(jì)電算化雖已實(shí)施較長(zhǎng)時(shí)間，但會(huì)計(jì)人員和單位領(lǐng)導(dǎo)缺乏會(huì)計(jì)檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，很多單位只是將打印出的會(huì)計(jì)檔案存檔，并未將存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存，從而影響會(huì)計(jì)檔案的完整性。電算化會(huì)計(jì)檔案比傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案具有更廣泛的內(nèi)涵，電算化會(huì)計(jì)檔案除傳統(tǒng)概念的會(huì)計(jì)檔案外，還包括會(huì)計(jì)電算化過(guò)程中形成的紙質(zhì)文件、電子文件以及系統(tǒng)軟件。由此可見(jiàn)，在會(huì)計(jì)電算化條件下，會(huì)計(jì)檔案的載體除了包括打印輸出的記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表外，還包括電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中的所有系統(tǒng)軟件、會(huì)計(jì)軟件程序及其全套文檔資料。

　　二是對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱方法認(rèn)識(shí)不足。由于不具備傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的直觀可視性，電算化會(huì)計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可顯示，而目前許多企業(yè)因?yàn)闆](méi)有將會(huì)計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，導(dǎo)致電算化軟件升級(jí)后，不同版本的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不能被調(diào)用。

　　三是對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案保存的硬件措施不配套。采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。但目前由于一些單位受條件限制，沒(méi)有配備激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī)，仍使用老式的針式打印機(jī)，致使打印輸出的會(huì)計(jì)檔案未達(dá)到規(guī)定的保存期限，且沒(méi)有按照國(guó)家檔案局規(guī)定的庫(kù)房管理制度標(biāo)準(zhǔn)，建立專門(mén)的電算化會(huì)計(jì)檔案保護(hù)制度。

　　四是會(huì)計(jì)電算化檔案保管人員職責(zé)不清，在會(huì)計(jì)電算化條件下，由于會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)被記錄在磁盤(pán)或光盤(pán)等磁性介質(zhì)上，在技術(shù)上對(duì)電子數(shù)據(jù)非法修改可以不留痕跡。這種通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)手段實(shí)施的信息篡改、修改、復(fù)制、偽造÷銷(xiāo)毀等違法亂紀(jì)行為具有很強(qiáng)的隱蔽性和社會(huì)危害性，相對(duì)手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)而言，發(fā)現(xiàn)利用計(jì)算機(jī)舞弊的難度更大。因此在沒(méi)有及時(shí)修訂單位的會(huì)計(jì)檔案管理制度，未制定相應(yīng)的會(huì)計(jì)電算檔案保管人員職費(fèi)情況下，會(huì)計(jì)檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象較為普遍。

　　五是缺乏必要的計(jì)算機(jī)維修、網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)人才。電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護(hù)等一系列專業(yè)問(wèn)題，電算化會(huì)計(jì)檔案管理要求所從事人員不僅要熟悉會(huì)計(jì)核算工作的各項(xiàng)專門(mén)方法，還必須同時(shí)掌握必要的計(jì)算機(jī)操作和維護(hù)知識(shí)。但目前大部分單位僅對(duì)會(huì)計(jì)人員進(jìn)行一定的培訓(xùn)后，便安排其使用操作軟件系統(tǒng)，會(huì)計(jì)人員對(duì)軟件系統(tǒng)的管理與維護(hù)還不熟悉，容易導(dǎo)致較大的失誤。

　　針對(duì)以上問(wèn)題，筆者擬提出改善措施如下：

　　其一，加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)檔案的完整性管理。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)在未打印成書(shū)面形式輸出前，應(yīng)妥善保管并保存副本。記賬憑證、總分類(lèi)賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬都應(yīng)打印輸出，并按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門(mén)的要求，及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表。電算化會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份至磁性介質(zhì)，并設(shè)立備查登記簿，提供備份時(shí)間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息。由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員必須對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制，以防止會(huì)計(jì)信息損壞。

　　其二，加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)檔案與對(duì)應(yīng)會(huì)計(jì)軟件版本一致性的管理。因?yàn)樵诓煌姹拒浖滦纬傻臅?huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)可能不同，從而導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案不能被調(diào)閱或者產(chǎn)生某些預(yù)料外的錯(cuò)誤。所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案有兩種情況：一是所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案的版本號(hào)與當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)版本號(hào)一致，此時(shí)只需將所需調(diào)閱的檔案通過(guò)電算化軟件系統(tǒng)的檔案調(diào)閱功能進(jìn)行調(diào)閱即可；二是所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案的版本號(hào)與當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)版本號(hào)不一致，只需在另一臺(tái)電腦上安裝與此檔案相對(duì)應(yīng)版本的電算化系統(tǒng)，然后再進(jìn)行調(diào)閱。因此，會(huì)計(jì)電算化檔案除保存各種版本和備份會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)外還應(yīng)保存對(duì)應(yīng)版本的會(huì)計(jì)電算化軟件版本。

　　其三，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案保管人員的權(quán)責(zé)管理。在電算化條件下，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)高度集中在磁盤(pán)、光盤(pán)等磁性介質(zhì)上，未經(jīng)授權(quán)的人員出于私利和不正當(dāng)?shù)哪康挠锌赡芡ㄟ^(guò)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)，復(fù)制、偽造、銷(xiāo)毀一些重要的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，會(huì)計(jì)信息的完整性、安全性受到挑戰(zhàn)。因此對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的各項(xiàng)內(nèi)容要規(guī)定不同的使用權(quán)限。普通數(shù)據(jù)，可輸送大范圍共享，涉及單位機(jī)密的數(shù)據(jù)，僅供一定需要的人使用；設(shè)計(jì)原程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件等，僅主管人員或程序開(kāi)發(fā)人員才能使用。通過(guò)這樣設(shè)置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能性。建立嚴(yán)格的借用手續(xù)制度：查閱會(huì)計(jì)檔案，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)。外單位查閱本部門(mén)會(huì)計(jì)檔案，要有單位介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。任何人如有偽造、非法涂改變更、故意毀壞數(shù)據(jù)文件、賬冊(cè)、備份磁盤(pán)的行為，將受到行政處分，情節(jié)嚴(yán)重者，將追究其法律責(zé)任。

　　其四，對(duì)所有的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行雙備份。由于電算化會(huì)計(jì)檔案是存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤(pán)上的，根據(jù)這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時(shí)應(yīng)實(shí)行“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份。備份時(shí)要注明形成檔案的時(shí)間與操作員姓名，并貼上寫(xiě)保護(hù)封簽，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)，防止意外事故發(fā)生引起整個(gè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。檔案應(yīng)保存在遠(yuǎn)離磁場(chǎng)的位置，注意防磁、防火、防潮、防塵等。對(duì)采用磁性介質(zhì)保存的檔案，還應(yīng)定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞，而使會(huì)計(jì)檔案丟失，造成無(wú)法挽救的損失。

　　其五，改善硬件設(shè)施，配備具有高清晰度的激光或噴墨打印機(jī)，作為輸出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案工具，確保打印輸出的會(huì)計(jì)檔案達(dá)到規(guī)定的保存期限。同時(shí)須提供專用的會(huì)計(jì)檔案庫(kù)房。配置適宜安全保存檔案的專門(mén)庫(kù)房，配備防盜、防火、防漬、防有害生物的必要設(shè)施。為了使盤(pán)片不變形，庫(kù)內(nèi)溫度要保持在15～25度，相對(duì)濕度保持在45％～60％為宜，庫(kù)房應(yīng)配有溫、濕度測(cè)量?jī)x和空調(diào)器，嚴(yán)格監(jiān)測(cè)，及時(shí)調(diào)整。

　　其六，提高會(huì)計(jì)部門(mén)人員素質(zhì)，完善人員配置結(jié)構(gòu)。會(huì)計(jì)電算化，不僅需要一定的專業(yè)會(huì)計(jì)人員，而且需要一定的計(jì)算機(jī)人員參與維護(hù)日常使用和確保其數(shù)據(jù)的安全。所以必須不斷提高會(huì)計(jì)人員的計(jì)算機(jī)操作能力，同時(shí)需要有一定數(shù)量的計(jì)算機(jī)高級(jí)人才管理與維護(hù)電算化會(huì)計(jì)軟件的正常使用、網(wǎng)絡(luò)的安全運(yùn)行，不斷開(kāi)發(fā)更合理、高效的電算化會(huì)計(jì)軟件。只有兩者共同配合，才能有效保證會(huì)計(jì)電算化的正常運(yùn)行。