在會計(jì)電算化中，內(nèi)部控制由人工控制變?yōu)槿撕陀?jì)算機(jī)共同控制，原有的內(nèi)部控制已無法適應(yīng)會計(jì)電算化信息系統(tǒng)的要求。可以說，任何一家實(shí)現(xiàn)電算化的企業(yè)、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟(jì)組織，不論其規(guī)模大小和業(yè)務(wù)性質(zhì)，不論其采取何種會計(jì)工作組織程序，在其會計(jì)業(yè)務(wù)處理中，總是不同程度、不同方面地存在著一定的內(nèi)部控制問題。

　　一、當(dāng)前企業(yè)電算化管理中內(nèi)部控制存在問題

　　1.會計(jì)電算化人員素質(zhì)有待提高。

　　目前，普遍存在的較低的人員素質(zhì)，使會計(jì)軟件的許多功能得不到充分利用，更談不上根據(jù)實(shí)際工作情況進(jìn)行二次開發(fā)，從而使會計(jì)軟件中固有的一些內(nèi)部控制措施得不到落實(shí)。

　　2.通用會計(jì)軟件安全控制功能不完善。

　　（1）軟件安全性與保密性差。

　　作為財(cái)務(wù)軟件的加密，目前主要是對軟件系統(tǒng)而言，財(cái)務(wù)軟件公司只考慮自身的經(jīng)濟(jì)利益，防止盜版，但對用戶會計(jì)數(shù)據(jù)保密性、安全性涉及不多。另外，數(shù)據(jù)庫缺少必要的加密措施，可以很方便的從外部打開修改。

　　（2）各核算模塊缺乏銜接致使內(nèi)部控制難度大。

　　總賬、固定資產(chǎn)、工資等模塊間數(shù)據(jù)不能順利地相互傳遞，以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)轉(zhuǎn)賬、相關(guān)查詢等功能，不能做到“無縫連接”，因此也就無法充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)在數(shù)據(jù)處理上的先進(jìn)性。由于電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的一體化系統(tǒng)模式尚未建立，各子系統(tǒng)間會計(jì)數(shù)據(jù)不能完全實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)部自動(dòng)轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)，多數(shù)子系統(tǒng)仍然建立在直接使用基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上。這不僅增加了數(shù)據(jù)輸入的工作量，而且因?yàn)橛扇斯ず怂?、人工輸入等人為因素，增加了出錯(cuò)機(jī)率，也加大了內(nèi)部控制的難度。

　?。?）已有的功能不符合內(nèi)部控制的要求。

　　在電算化會計(jì)信息系統(tǒng)中，存貯在磁性介質(zhì)中的會計(jì)信息有被篡改而不留下痕跡的特點(diǎn)。同時(shí)，商品化會計(jì)軟件設(shè)置了一些不應(yīng)有的功能，使不少必要的程序控制失效。這不僅會誤導(dǎo)會計(jì)人員的思想認(rèn)識，甚至?xí)斐梢恍┎粦?yīng)有的依賴習(xí)慣。更為嚴(yán)重的是，軟件的不規(guī)范之處還給不法之徒提供作案機(jī)會。

　?。?）軟件的實(shí)用性不足。

　　企業(yè)在選購財(cái)務(wù)軟件時(shí)缺乏前瞻性，隨著經(jīng)濟(jì)與企業(yè)的發(fā)展，原有的財(cái)務(wù)軟件在功能上已不能適應(yīng)新形勢的要求，而企業(yè)又沒有及時(shí)對原有系統(tǒng)給予改進(jìn)，從而使相關(guān)的內(nèi)部控制得不到保障。

　　3.電算化會計(jì)基礎(chǔ)管理工作薄弱。

　?。?）職責(zé)分離執(zhí)行不力。

　　實(shí)施電算化會計(jì)后，企業(yè)財(cái)務(wù)處工作人員的職責(zé)分工仍與手工模式下相同，只是增加了系統(tǒng)維護(hù)人員崗位，沒有制定新的崗位責(zé)任制度。雖然通過設(shè)定密碼的方式實(shí)現(xiàn)了操作權(quán)限控制，但由于職責(zé)不明確，從而使越權(quán)操作成為可能。如系統(tǒng)維護(hù)人員可以隨時(shí)接觸系統(tǒng)，甚至頂班操作，增加其利用對程序的了解及編程技術(shù)作案的機(jī)會。

　?。?）操作過程中存在風(fēng)險(xiǎn)。

　　由于沒有制訂相應(yīng)的控制措施和缺少監(jiān)督，沒有嚴(yán)格限制未經(jīng)授權(quán)的人接觸電算化系統(tǒng)，對于玩忽職守的情況，難以明確追究相應(yīng)的責(zé)任。

　?。?）維護(hù)過程中存在風(fēng)險(xiǎn)。

　　系統(tǒng)日常維護(hù)主要解決在日常操作中計(jì)算機(jī)硬件、軟件一些簡單故障。企業(yè)在對系統(tǒng)日常維護(hù)過程中，常常是出了問題就由工作人員直接通知維護(hù)人員進(jìn)行維護(hù)，沒有嚴(yán)格的申報(bào)和測試驗(yàn)收制度，維護(hù)過程也不做相應(yīng)記錄。

　?。?）檔案保管中存在的問題。

　　第一是對電算化檔案重要性的認(rèn)識不到位，造成檔案管理內(nèi)容不全；第二是會計(jì)檔案沒有嚴(yán)格執(zhí)行分人分地保管，存在較大的隱患；第三是數(shù)據(jù)備份存在偏差。雖然對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，但不能堅(jiān)持定期備份。如果出現(xiàn)計(jì)算機(jī)故障就可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失。對數(shù)據(jù)沒有定期檢查，缺乏針對突發(fā)問題而采取的補(bǔ)救措施。另外，軟件目前只支持軟盤備份，難以克服磁盤容量小、壽命短、穩(wěn)定性差等缺陷；第四是沒有建立和執(zhí)行計(jì)算機(jī)病毒的防范管理制度，多次出現(xiàn)由于軟盤使用不當(dāng)使系統(tǒng)數(shù)據(jù)被病毒破壞的情況。

　　4.缺乏電算化內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督。

　　內(nèi)部審計(jì)是內(nèi)部控制的重要措施。內(nèi)部審計(jì)人員應(yīng)對電算化會計(jì)系統(tǒng)的管理及控制制度進(jìn)行研究和評價(jià)，指出其薄弱環(huán)節(jié)，提出改善意見，促使被審單位（部門）加強(qiáng)電算化會計(jì)系統(tǒng)的管理和控制。但是，該學(xué)院對于電算化會計(jì)系統(tǒng)缺乏有效的內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督制度。

　　二、完善企業(yè)會計(jì)電算化管理內(nèi)部控制的措施

　　1.提高電算化會計(jì)人員素質(zhì)水平。

　　會計(jì)電算化內(nèi)部控制能否起到應(yīng)有的作用，很大程度上取決于會計(jì)人員的質(zhì)素。會計(jì)電算化給會計(jì)工作增添了新內(nèi)容，從各方面要求會計(jì)人員提高自身素質(zhì)，更新知識結(jié)構(gòu)。

　　2.加強(qiáng)軟件使用與管理。

　?。?）建立電算化操作控制制度。

　　明確規(guī)定上機(jī)操作人員對會計(jì)軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限，對操作密碼要嚴(yán)格管理，指定專人定期更換密碼，杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作會計(jì)軟件；預(yù)防已輸入計(jì)算機(jī)的憑證和記賬憑證等會計(jì)數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而登記機(jī)內(nèi)賬簿；操作人員離開機(jī)房前，應(yīng)執(zhí)行相應(yīng)命令退出會計(jì)軟件；根據(jù)本單位實(shí)際情況，由專人保存必要的上機(jī)操作記錄，記錄操作人、操作時(shí)間、操作內(nèi)容、故障情況等內(nèi)容。

　?。?）建立計(jì)算機(jī)管理制度。

　　保證機(jī)房設(shè)備安全和計(jì)算機(jī)正常運(yùn)行是進(jìn)行電算化會計(jì)的前提條件，要經(jīng)常對有關(guān)設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)，保持機(jī)房和設(shè)備的整潔，防止意外事故的發(fā)生；確保會計(jì)數(shù)據(jù)和會計(jì)軟件的安全保密，防止對數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除；對磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)要保存雙備份；對正在使用的會計(jì)軟件進(jìn)行修改，對通過用會計(jì)軟件進(jìn)行升版和計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備進(jìn)行更換等工作，要有一定的審批手續(xù)；在軟件修改、升版和硬件更換過程中，要保證實(shí)際會計(jì)數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全，并由有關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)督；健全計(jì)算機(jī)硬件和軟件出現(xiàn)故障時(shí)進(jìn)行排除的管理措施，保證會計(jì)數(shù)據(jù)的完整性。

　　3.重視會計(jì)軟件的選擇。

　　在電算化會計(jì)條件下，會計(jì)核算和管理的質(zhì)量取決于會計(jì)軟件質(zhì)量。因此，為了建立健全電算化內(nèi)部控制系統(tǒng)的內(nèi)部控制，就必須要重視會計(jì)軟件的選擇工作，要從運(yùn)用、通用、安全、易用等多角度選擇軟件。

　　4.完善內(nèi)部控制基礎(chǔ)工作。

　?。?）崗位設(shè)置。

　　防范和杜絕經(jīng)過電算化會計(jì)軟件舞弊方式的最佳方法就是設(shè)計(jì)合理、有效的管理制度并嚴(yán)格執(zhí)行。根據(jù)電算化會計(jì)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)要求，電算化后的會計(jì)崗位分為基本會計(jì)崗位和電算化會計(jì)崗位。基本會計(jì)崗位包括會計(jì)主管、出納、會計(jì)核算、稽核、會計(jì)檔案管理等；電算化會計(jì)崗位包括電算化主管、系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)操作員、系統(tǒng)維護(hù)員、審核員、檔案管理員等。

　?。?）權(quán)限管理。

　　權(quán)限管理包括權(quán)限分配和用戶名/密碼管理兩個(gè)方面，前者決定相應(yīng)用戶對會計(jì)數(shù)據(jù)具有哪些操作權(quán)，而后者則保證了用戶和權(quán)限的對應(yīng)關(guān)系。在分工時(shí)，應(yīng)做到相互牽制、相互制約，職權(quán)分離，有效地限制和及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤違法行為，從而防止出現(xiàn)舞弊和欺詐。在權(quán)限等級管理中，口令密碼必須不定期地更換，特別是電算主管必須有強(qiáng)烈的保密意識，對整個(gè)電算系統(tǒng)的安全有不可推卸的責(zé)任。只有這樣才能更好地發(fā)揮互相牽制約束的作用，才能防止非法侵入。

　?。?）崗位輪換制。

　　對設(shè)置的各個(gè)崗位，我們還應(yīng)建立權(quán)限控制制度，用密碼加以控制，防止非法操作和越權(quán)操作，防止財(cái)務(wù)機(jī)密外流，確保會計(jì)數(shù)據(jù)的安全、準(zhǔn)確、可靠。密碼應(yīng)由電算化主管統(tǒng)一管理。在實(shí)施電算化會計(jì)過程中，根據(jù)內(nèi)部牽制制度的要求和本單位的工作需要，參照對電算化會計(jì)崗位的描述設(shè)立必要的工作崗位基本會計(jì)崗位和電算會計(jì)崗位，在保證會計(jì)數(shù)據(jù)安全的前提下交叉設(shè)置，各崗位人員要保持相對穩(wěn)定。

　　（4）電算化檔案管理。

　　電算化檔案的管理控制是指明檔案的建立、保管、使用、復(fù)制和修改應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，以全面及時(shí)反映資產(chǎn)、負(fù)債和經(jīng)營成效的動(dòng)態(tài)情況。應(yīng)主要完善三類檔案：第一種是以原材料形式存在的原始數(shù)據(jù)資料。原始憑證的采集、保存、整理和傳送過程中，都應(yīng)與其處理程序及說明書相聯(lián)系歸檔入案。這些資料在歸類入檔之前必須經(jīng)審核批復(fù)并作好維修。第二種是以輔助材料形式存在的，以診斷系統(tǒng)、修改維護(hù)及擴(kuò)充系統(tǒng)功能不可缺少的技術(shù)檔案，諸如可行性研究報(bào)告，診斷、測試及修改報(bào)告，技術(shù)操作指南。第三種是以磁盤等軟件形式存在的數(shù)據(jù)文件資料，因其是隱性的信息，其保管、防改與防盜的技術(shù)性特別強(qiáng)。應(yīng)加以細(xì)心保護(hù)和嚴(yán)格控制，對磁盤的轉(zhuǎn)移、交接、使用和維修都必須建立記錄、時(shí)間、運(yùn)用和有效期等內(nèi)容的檔案，并作適時(shí)檢查。

　　5.加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督。

　　（1）強(qiáng)化內(nèi)部審計(jì)的作用。

　?、傧到y(tǒng)開發(fā)過程中需內(nèi)部審計(jì)人員參加；②對會計(jì)資料定期進(jìn)行審計(jì)；③審查結(jié)構(gòu)內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性；④監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全性、合法性，避免非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。

　?。?）采用多種內(nèi)部審計(jì)方法。

　?、儆?jì)算機(jī)外部審計(jì)法。計(jì)算機(jī)外部審計(jì)法是把計(jì)算機(jī)視為一種記賬工具，審計(jì)人員根據(jù)原始數(shù)據(jù)，通過手工操作或借助于計(jì)算機(jī)進(jìn)行運(yùn)算，將處理結(jié)果與計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的輸出對比，檢驗(yàn)其是否正確的方法。②編程驗(yàn)證法。內(nèi)部審計(jì)部門根據(jù)賬務(wù)處理的流程按照審計(jì)要求設(shè)計(jì)、編制適于本單位計(jì)算機(jī)賬務(wù)處理過程檢驗(yàn)的樣本數(shù)據(jù)磁盤，審計(jì)人員只要將檢測磁盤插入財(cái)務(wù)部門使用的計(jì)算機(jī)中進(jìn)行檢測運(yùn)行，并將結(jié)果打印或顯示出來，經(jīng)過分析，推斷出該計(jì)算機(jī)賬務(wù)處理程序是否準(zhǔn)確與合法。③計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)審計(jì)法。聯(lián)網(wǎng)審計(jì)法是利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳輸進(jìn)行審計(jì)，這一方法在運(yùn)作時(shí)需要在審計(jì)部門安裝檢測機(jī)，并采用專用審計(jì)程序隨時(shí)檢測，審計(jì)人員只需通過操作本部門與財(cái)務(wù)部門相聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)便可對日、月、季及年度的各賬簿實(shí)施審計(jì)，這種方法具有不受時(shí)間限制，效率高的特點(diǎn)，并保證了審計(jì)的質(zhì)量。