山東新華制藥股份有限公司（以下簡稱新華制藥）自2007年1月開始ERP二期項目中的成本模塊實施，經(jīng)過系統(tǒng)調(diào)研、系統(tǒng)培訓(xùn)、系統(tǒng)定義、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、系統(tǒng)切換、系統(tǒng)上線維護(hù)6個階段，至2008年9月完成預(yù)定目標(biāo)，項目進(jìn)入正常運(yùn)行維護(hù)階段。通過二期項目的實施，新華制藥將信息化管理深入到車間現(xiàn)場，能夠進(jìn)行原料、產(chǎn)品的批次追蹤查詢、產(chǎn)品成本查詢，完善了原料藥生產(chǎn)成本管理考核體系，并與物流、檢驗、財務(wù)等系統(tǒng)無縫集成，形成了完整的ERP應(yīng)用模式，覆蓋了產(chǎn)品銷售訂單、需求預(yù)測、產(chǎn)品銷售、產(chǎn)品生產(chǎn)、原材料采購、成本核算等企業(yè)管理的全過程。但同其他企業(yè)一樣，新華制藥ERP的實施也不是一帆風(fēng)順的。

    一、實施難點和解決途徑

    （一）人為因素導(dǎo)致錯誤百出

    成本模塊上線之后的前幾個月的成本計算出現(xiàn)了大量的錯誤，有的成本翻了一倍還多，主要原因有：一是人員操作上存在問題。主要表現(xiàn)在初始化數(shù)據(jù)不正確、公司倉庫物料調(diào)撥不及時、車間人員數(shù)據(jù)錄入不規(guī)范等。例如領(lǐng)用包裝材料，系統(tǒng)要求按明細(xì)規(guī)格領(lǐng)用，而實際操作中卻未按規(guī)格領(lǐng)料，造成各明細(xì)規(guī)格產(chǎn)品之間包裝成本相差很大。另外，還存在隨意修改數(shù)據(jù)的情況，由于成本計算時間較長，如果修改數(shù)據(jù)不通知財務(wù)，必然會導(dǎo)致結(jié)果錯誤。二是系統(tǒng)設(shè)置問題。主要是根據(jù)公司實際情況后期開發(fā)的報表存在疏漏。三是準(zhǔn)備工作不夠充分。雖然系統(tǒng)上線經(jīng)過了長時間的測試，但由于僅做了流程測試，導(dǎo)致正式使用成本模塊時，許多操作人員數(shù)據(jù)錄入不夠認(rèn)真，意識還停留在手工階段，操作隨意性很大。

    由此可以看出，人員素質(zhì)是影響系統(tǒng)能否正常運(yùn)行的關(guān)鍵因素。操作人員能否嚴(yán)格按照要求進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入和相關(guān)業(yè)務(wù)操作直接影響最終計算結(jié)果。加之系統(tǒng)涉及部門較多，只有部門間緊密配合，才能提高效率和準(zhǔn)確性。針對此情況公司采取了以下措施：

    1.對操作人員、系統(tǒng)使用人員進(jìn)行分批、多次培訓(xùn)。培訓(xùn)交流工作貫穿了系統(tǒng)實施上線的整個過程，參與人員包括了相關(guān)崗位的各級應(yīng)用人員和管理人員，以讓大家充分掌握業(yè)務(wù)操作方法。

    2.建立例會制度。由計算機(jī)中心牽頭，每周二上午召開例會，總結(jié)通報上周情況，并對本周工作作出安排。通過例會，大家共同討論問題，總結(jié)經(jīng)驗，互相交流，以避免同類錯誤在不同車間多次出現(xiàn)。同時，通過例會討論對系統(tǒng)運(yùn)行提出了不少意見，使系統(tǒng)相關(guān)設(shè)置更加合理、完善。

    3.由車間、財務(wù)、計算機(jī)中心共同制定系統(tǒng)操作規(guī)程，對各類業(yè)務(wù)事項做出明確規(guī)定，所有系統(tǒng)操作人員必須認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格遵守。通過規(guī)范化要求，大大減少了操作的隨意性，使得計算結(jié)果更加真實、可靠。

    4.建立考核制度。為了提高大家的認(rèn)知意識，公司對規(guī)程操作人員實行經(jīng)濟(jì)考核，這使得一部分思想意識薄弱的人員增強(qiáng)了責(zé)任心，杜絕人為原因造成的錯誤出現(xiàn)。

    5.建立一整套檢查方案，從數(shù)據(jù)錄入、標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置、倉庫盤點、費(fèi)用分配、簡單成本分析等幾個方面嚴(yán)格檢查，并制定修改數(shù)據(jù)必上報制度，多方面下手，力求杜絕錯誤出現(xiàn)。

    6.在使用系統(tǒng)計算成本的同時，根據(jù)系統(tǒng)計算的原理，同時手工再計算一遍成本。將兩種方法計算的結(jié)果進(jìn)行比較，核對系統(tǒng)計算的正確性。經(jīng)過8個月的并行計算，確定系統(tǒng)計算無誤后，才放棄手工計算。

    （二）二次開發(fā)工作量巨大

    由于系統(tǒng)的局限性和新華制藥生產(chǎn)情況的復(fù)雜性，系統(tǒng)并不能完全適合新華制藥的實際需求。因此，根據(jù)新華制藥的實際情況，公司對系統(tǒng)處理流程做了很多修正。

    1.車間之間的物料領(lǐng)用。例如207車間生產(chǎn)的醋酐產(chǎn)品在外售的同時，207車間生產(chǎn)的其他產(chǎn)品和其他車間也要使用醋酐產(chǎn)品。由于207車間沒有足夠的地方儲存，必須先交公司庫再領(lǐng)回使用。領(lǐng)用醋酐產(chǎn)品出庫時須計算產(chǎn)品成本，而出庫成本需根據(jù)期初、期末和本期交庫成本加權(quán)平均計算，這就導(dǎo)致在計算產(chǎn)品入庫成本之前需先計算產(chǎn)品出庫成本，而沒有產(chǎn)品入庫成本又無法計算產(chǎn)品出庫成本。對此情況，公司提出，領(lǐng)用醋酐產(chǎn)品時調(diào)撥單據(jù)做上“調(diào)撥”標(biāo)記，以與其他調(diào)撥單區(qū)分，同時設(shè)置該類調(diào)撥單在審核后自動加上“記賬”標(biāo)記，從而禁止該類調(diào)撥單參與產(chǎn)品出庫核算，此類調(diào)撥單上物料單價取上期期末平均單價，如無結(jié)存則取累計平均單價，從而杜絕了死循環(huán)的出現(xiàn)。

    2.應(yīng)客戶要求和GMP（國家食品藥品監(jiān)督管理局藥品認(rèn)證）管理要求，有時會出現(xiàn)產(chǎn)成品返工生產(chǎn)情況。產(chǎn)成品返工生產(chǎn)需單獨(dú)統(tǒng)計，同時系統(tǒng)要求交庫產(chǎn)品不能領(lǐng)用自身，但如在同一月內(nèi)同時出現(xiàn)A產(chǎn)品交庫和A產(chǎn)品返工情況時，必然會出現(xiàn)A產(chǎn)品領(lǐng)用A產(chǎn)品的結(jié)果，而此類事項系統(tǒng)也判斷為死循環(huán)。對此公司采取和上一種情況一樣的處理方法，在調(diào)撥單據(jù)上加“返工”標(biāo)記，并在車間設(shè)置退貨倉庫。返工的產(chǎn)品調(diào)撥到車間退貨倉庫，并在退貨倉庫內(nèi)做虛擬出入庫。例如A產(chǎn)品，其主要生產(chǎn)原料為a，出庫時產(chǎn)品為A，數(shù)量為實際退庫數(shù)量，入庫時產(chǎn)品為a，數(shù)量根據(jù)實際損耗情況填寫，但要求金額必須保持一致，然后再領(lǐng)用a交庫。這樣既可以杜絕死循環(huán)的出現(xiàn)，又可以反映返工的損耗，方便查詢，同時還便于統(tǒng)計返工的數(shù)量。

    3.要求軟件公司提供權(quán)限管理功能。由于成本模塊涉及人員較廣，信息透明度較高，而原系統(tǒng)功能中并不包括相關(guān)的權(quán)限控制，這就導(dǎo)致非本車間（部門）人員可以隨意瀏覽本車間（部門）相關(guān)的數(shù)據(jù)、報表、BOM單等，造成機(jī)密數(shù)據(jù)泄露。針對這種情況，根據(jù)公司的要求，軟件公司開發(fā)了權(quán)限保護(hù)程序，除相關(guān)管理人員和公司領(lǐng)導(dǎo)可全部授權(quán)外，對其余人員的權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格限制，做到車間（部門）之間不能相互瀏覽數(shù)據(jù)，車間（部門）內(nèi)不同崗位（專業(yè)）不能相互瀏覽數(shù)據(jù)，從而保證了公司數(shù)據(jù)的安全性。

    4.廢料回收套用成本計算也是難點，因為在交庫產(chǎn)品中是不包括廢料的，所以在計算成本時廢料在系統(tǒng)之外，這就形成了有實物無價值的情況，會造成交庫產(chǎn)品成本虛高，而系統(tǒng)又無法計算廢料的實際成本。為解決這個問題，公司在每一種產(chǎn)品的用料配方中都加上了廢料回收一項，并對每一種廢料編制了計劃價格，讓程序員給開了數(shù)量錄入通道，可以通過手工輸入廢料量，量是負(fù)數(shù)（原來程序是不允許輸入負(fù)數(shù)量的）。這樣在計算產(chǎn)品成本時，廢料會作為負(fù)數(shù)沖減交庫產(chǎn)品成本，同時廢料也以計劃價格作為結(jié)轉(zhuǎn)廢料銷售成本或繼續(xù)參與產(chǎn)品生產(chǎn)時價值確認(rèn)的依據(jù)。

    5.根據(jù)新華制藥管理經(jīng)驗，二次開發(fā)相關(guān)報表。原系統(tǒng)中包含的報表種類較少，例如系統(tǒng)自帶的物料收發(fā)報表只能提供計劃金額，無法提供實際金額，這對財務(wù)工作來講無疑是一個很大的缺陷。對此，公司和軟件公司開發(fā)人員共同開發(fā)了可反映實際金額和計劃金額的物料收發(fā)明細(xì)表、原料消耗明細(xì)表、單位成本明細(xì)表、原料節(jié)約報表、產(chǎn)品成本報表、多月成本比較表等，滿足了管理工作的需求。

    二、實施效果

    醫(yī)藥、化工企業(yè)實施ERP，生產(chǎn)管理、成本管理是難點。其中BOM（產(chǎn)品配方）的配置、聯(lián)副產(chǎn)品成本的計算、回收品管理、多計量單位的轉(zhuǎn)換、成本核算的特殊性又是難點中的難點。在新華制藥成本模塊實施過程中，各方實施人員多次討論、測試、調(diào)整，最終開辟出一條適用于新華制藥的應(yīng)用模式，取得了預(yù)期的成果。

    1.生產(chǎn)、成本系統(tǒng)上線后，可以有效降低人工統(tǒng)計的差錯，提高準(zhǔn)確率，進(jìn)而控制人為錯誤的繼續(xù)擴(kuò)大。ERP成本模塊運(yùn)行后，可以隨時進(jìn)行車間內(nèi)部的賬物核對。因系統(tǒng)賬務(wù)的公開透明，促使車間對物料的管理比以前更加認(rèn)真、細(xì)致，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋、查找原因并及時改正，工作責(zé)任心明顯提高。這正符合GMP的“將人為錯誤縮減到最低限度”、“最大限度保證藥品質(zhì)量”等要求。

    2.通過查看每個產(chǎn)品的投料情況，可以分析出工人是否按SOP（工藝操作規(guī)程）、BPR（生產(chǎn)批記錄）要求規(guī)范操作，以及原輔料使用情況是否到位、產(chǎn)品質(zhì)量與原輔料的節(jié)約情況等。通過查詢批次入庫產(chǎn)品領(lǐng)料明細(xì)，可清楚地看到單批的投料情況及單批成本。通過單批的投料對應(yīng)其產(chǎn)品質(zhì)量，可改進(jìn)工藝參數(shù)，使工藝規(guī)程更完善，產(chǎn)品質(zhì)量更穩(wěn)定。同時，使監(jiān)督管理工作更加細(xì)致、有據(jù)可查、有路可循。

    3.使用系統(tǒng)提供的實際成本計算方法，材料成本的計算更加符合生產(chǎn)的實際情況，這樣不僅能夠真實地核算成本，為企業(yè)決策提供依據(jù)，還能及時反映出企業(yè)生產(chǎn)過程中存在的問題，便于企業(yè)改進(jìn)生產(chǎn)管理。

    4.系統(tǒng)可以提供對單個或多個物料的動態(tài)庫存查詢功能。通過對物料的現(xiàn)有庫存、安全庫存、預(yù)計入庫量、已分配量進(jìn)行運(yùn)算，得到任何時間段內(nèi)的預(yù)計可用庫存情況，可隨時掌握物料的庫存狀況，輔助供應(yīng)、銷售、生產(chǎn)、倉儲等部門進(jìn)行管理決策。

    5.結(jié)合新華制藥多年原料藥生產(chǎn)成本管理經(jīng)驗開發(fā)的一系列成本考核報表，能夠多維度、強(qiáng)精度考核產(chǎn)品的生產(chǎn)成本，有利于將成本管理納入到考核指標(biāo)體系，運(yùn)用管理會計的基本原理，以分部門核算的方法建立一套包括成本、收入、費(fèi)用的考核指標(biāo)?？杉皶r有效地反映各部門的收支情況，不僅便于領(lǐng)導(dǎo)的跟進(jìn)、查究，更重要的是建立和強(qiáng)化了部門的成本約束意識和收入對比意識。