系統(tǒng)初始化工作在實(shí)施會(huì)計(jì)電算化的過(guò)程中是尤為關(guān)鍵的一環(huán)，是電算化系統(tǒng)有效實(shí)施的前提和保障。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)初始化相當(dāng)于手工賬下的建賬工作，是指企業(yè)在預(yù)備實(shí)施會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)時(shí)，對(duì)具體財(cái)務(wù)軟件投入使用前的初始設(shè)置。初始化工作涉及的內(nèi)容較廣泛復(fù)雜。各單位財(cái)務(wù)人員在實(shí)施過(guò)程中應(yīng)了解會(huì)計(jì)電算化的特點(diǎn)，注意實(shí)施的關(guān)鍵點(diǎn)，避免一些常規(guī)錯(cuò)誤，高質(zhì)量的完成系統(tǒng)初始化工作。

　　1．系統(tǒng)參數(shù)的設(shè)置

　　系統(tǒng)參數(shù)的設(shè)置即建立起符合本單位核算要求的賬套信息，如確定賬套名稱(chēng)，記賬本位幣，記賬方法，企業(yè)核算類(lèi)型，單位信息，會(huì)計(jì)期間，賬套結(jié)賬時(shí)間等。另外還要做好用戶(hù)管理工作，也就是操作員管理，包括操作員崗位設(shè)置，崗位分工，權(quán)限分配和口令設(shè)置。

　　2．會(huì)計(jì)科目設(shè)置

　　賬務(wù)系統(tǒng)中廣泛應(yīng)用代碼，科目的設(shè)置主要是代碼的設(shè)置。建賬時(shí)要將收集到的會(huì)計(jì)科目加入賬務(wù)系統(tǒng)，建立賬務(wù)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)科目體系。在電算化賬務(wù)系統(tǒng)中除了像手工賬務(wù)一樣要使用會(huì)計(jì)科目外，還要為每一個(gè)會(huì)計(jì)科目加入一個(gè)編碼。會(huì)計(jì)科目編碼通常用阿拉伯?dāng)?shù)字編制，采用群碼的編碼方式即分段組合編碼，從左到右分成數(shù)段，每一段設(shè)有固定的位數(shù)表示不同層次的會(huì)計(jì)科目。如第一段表示總賬科目，也就是一級(jí)會(huì)計(jì)科目，第二段表示二級(jí)明細(xì)科目，第三段表示三級(jí)明細(xì)科目。第四段表示四級(jí)會(huì)計(jì)科目。如果會(huì)計(jì)科目編碼級(jí)次為4-2-2-2則表示一級(jí)會(huì)計(jì)科目（總分類(lèi)）會(huì)計(jì)科目編碼是四位的，在會(huì)計(jì)科目編碼級(jí)次為4-2-2-2的設(shè)置下，一級(jí)科目編碼為四位，二級(jí)、三級(jí)、四級(jí)各兩位。在此編碼級(jí)次下，某家電企業(yè)“庫(kù)存商品”會(huì)計(jì)科目編碼可以設(shè)置為“級(jí)次1，科目編碼1243，科目名稱(chēng)-庫(kù)存商品”，“級(jí)次2，科目編碼124301，科目名稱(chēng)-彩電”，“級(jí)次3，科目編碼12430101，科目名稱(chēng)-液晶”，“級(jí)次4，科目編碼1243010101，科目名稱(chēng)-32寸”。在設(shè)置會(huì)計(jì)科目時(shí)需要注意以下問(wèn)題：

　　（1）科目設(shè)置要規(guī)范。在設(shè)定一級(jí)科目編碼時(shí)必須符合財(cái)政部門(mén)制定的會(huì)計(jì)制度中的有關(guān)規(guī)定，設(shè)立明細(xì)科目編碼除會(huì)計(jì)制度有規(guī)定的以外，應(yīng)該按上級(jí)主管部門(mén)和本單位的管理要求設(shè)定，以保證科目代碼的規(guī)范系統(tǒng)性和統(tǒng)一性。要保證每一個(gè)代碼對(duì)應(yīng)于一個(gè)會(huì)計(jì)科目，但如果同名的明細(xì)科目分屬不同的上級(jí)科目，則可以被系統(tǒng)接受而不認(rèn)為是同名的會(huì)計(jì)科目。

　?。?）科目的設(shè)置要具有明晰性。在滿(mǎn)足管理要求和適應(yīng)計(jì)算機(jī)處理的前提下，力求代碼簡(jiǎn)單明了、位數(shù)越短越好，既便于記憶又能提高錄入憑證的速度。

　?。?）科目設(shè)置要有擴(kuò)展性。一旦系統(tǒng)初始化完成，新增加科目就局限在一定的范圍內(nèi)進(jìn)行，只有來(lái)年再建新賬時(shí)，才能得到修補(bǔ)。所以，在科目編碼時(shí)，至少要考慮到本會(huì)計(jì)年度內(nèi)科目編碼的擴(kuò)展性，以免在以后的核算工作中出現(xiàn)科目無(wú)法增加的麻煩。

　　3．?dāng)?shù)據(jù)的設(shè)置

　　完成科目設(shè)置后，即可將各科目余額輸入系統(tǒng)。賬務(wù)系統(tǒng)在一月份啟用時(shí)只需輸入上年余額即可，上年余額既是年初余額又是一月份的期初余額。如賬務(wù)系統(tǒng)在其他月份啟用，除需要輸入啟用月份余額外，還必須輸入年初余額和一月到啟用賬務(wù)系統(tǒng)之前各月的累計(jì)發(fā)生額，這是為會(huì)計(jì)報(bào)表所準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)，如不輸入累計(jì)發(fā)生額，由于會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)缺乏連續(xù)性，在以后的查詢(xún)及報(bào)表中如需要全年累計(jì)發(fā)生額，系統(tǒng)將無(wú)法提供正確的數(shù)據(jù)。嚴(yán)把數(shù)據(jù)錄入關(guān)，在機(jī)制賬中，記賬，匯總，試算平衡，對(duì)賬，編制報(bào)表等一系列工作會(huì)由計(jì)算機(jī)根據(jù)錄入的憑證和設(shè)置的公式完成。因此，數(shù)據(jù)錄入和審核是電算系統(tǒng)中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。建賬后要先錄入期初余額的發(fā)生額，經(jīng)試算平，確保各賬戶(hù)余額與手工余額相等后方可錄入憑證，憑證錄入時(shí)要特別注意明細(xì)科目，借貸方向，數(shù)量金額等，信息不得有誤，憑證錄入后要由專(zhuān)人負(fù)責(zé)審核。發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤要督促制單人及時(shí)改正，只有審核無(wú)誤的憑證方可記賬。

　　在實(shí)際操作中大部分財(cái)務(wù)軟件都提供了簡(jiǎn)化操作的方法，即只需輸入最底層明細(xì)科目的年初余額和累計(jì)發(fā)生額，期初余額和各上級(jí)科目的年初余額、累計(jì)發(fā)生額、期初余額則由計(jì)算機(jī)自動(dòng)匯總。如果設(shè)立了輔助核算項(xiàng)目，各輔助核算項(xiàng)目的年初余額和累計(jì)發(fā)生額也需在初始化時(shí)輸入。余額輸入完成后，計(jì)算機(jī)能檢測(cè)余額是否平衡。在確認(rèn)各項(xiàng)余額輸入無(wú)誤后，即可結(jié)束建賬，固化余額，避免以后對(duì)初始余額的錯(cuò)誤修改。及時(shí)做好數(shù)據(jù)備份，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)故障丟失數(shù)據(jù)時(shí)可及時(shí)恢復(fù)，這是電算化中的一項(xiàng)重要工作。

　　4．憑證類(lèi)型的設(shè)置

　　在手工賬方式下，會(huì)計(jì)人員可將記賬憑證分為收、付、轉(zhuǎn)憑證，來(lái)處理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。也可根據(jù)單位的實(shí)際情況設(shè)定憑證類(lèi)型，比如收支業(yè)務(wù)較多的單位，還可分為現(xiàn)收、現(xiàn)付、銀收、銀付和轉(zhuǎn)賬五類(lèi)憑證。業(yè)務(wù)較少的單位，可以不進(jìn)行憑證分類(lèi)，只設(shè)置一種通用格式記賬憑證。記賬憑證分類(lèi)不是一個(gè)必選項(xiàng)目，可以只用一種通用記賬憑證格式。省去必要麻煩，不會(huì)影響到記賬憑證的查詢(xún)和憑證的輸入速度。

　　5．報(bào)表初始化的設(shè)置

　　在商品化的財(cái)務(wù)軟件中通常都預(yù)置了通用的標(biāo)準(zhǔn)格式的會(huì)計(jì)報(bào)表，但除通用會(huì)計(jì)報(bào)表外，單位一定還需要其他的一些報(bào)表如銷(xiāo)售業(yè)績(jī)表，股利分配表等，這些報(bào)表是無(wú)法預(yù)置的，需要重新設(shè)定。報(bào)表通常由表標(biāo)題、表頭、表體、表尾四部分組成，其中表體的設(shè)置是關(guān)鍵所在。表體中有兩類(lèi)數(shù)據(jù)，一類(lèi)是固定的表項(xiàng)目；另一類(lèi)是變動(dòng)的數(shù)值性數(shù)據(jù)。數(shù)值性數(shù)據(jù)須設(shè)置取數(shù)公式，從賬簿、其他報(bào)表中取來(lái)，隨賬簿中的數(shù)據(jù)變化而變化。定義完報(bào)表以后還應(yīng)該注意報(bào)表的校驗(yàn)公式的定義，校驗(yàn)報(bào)表內(nèi)部、報(bào)表之間的勾稽關(guān)系，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤。