AO現(xiàn)場審計實施系統(tǒng)軟件（以下簡稱AO系統(tǒng)）因其具備功能強大、適用面廣等特性成為審計人員的好助手，AO系統(tǒng)的有效運用提高了審計質(zhì)量和效率，降低了審計風(fēng)險。而在實際的審計工作中，財務(wù)和業(yè)務(wù)電子數(shù)據(jù)的采集和轉(zhuǎn)換是開展計算機輔助審計的前提和基礎(chǔ)，雖然AO系統(tǒng)提供了強大的數(shù)據(jù)采集和轉(zhuǎn)換接口功能，但是數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的過程中仍然會出現(xiàn)這樣或那樣的問題，從而導(dǎo)致采集的相關(guān)數(shù)據(jù)無法導(dǎo)入AO系統(tǒng)并實施審計。本文中，筆者將對數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工作中常見的問題進行歸納并總結(jié)出相關(guān)的技術(shù)處理方法。

　　一、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換過程中的常見問題及技術(shù)處理方法

　　（一）要注意備份文件與拷貝文件的區(qū)別

　　運用AO系統(tǒng)模板進行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換時，選擇模板很關(guān)鍵。如果采集的是“用友8.x sqlserver拷貝文件”，而選擇“用友8.x sqlserver備份”轉(zhuǎn)換模板，AO系統(tǒng)就出現(xiàn)“還原數(shù)據(jù)庫失敗！”對話框。其主要原因是混淆了備份和拷貝的概念。備份文件是通過財務(wù)軟件自身的備份功能對賬套進行的備份，如應(yīng)選擇“用友8.x sqlserver備份”轉(zhuǎn)換模板；而拷貝文件是拷貝的財務(wù)軟件的數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)，如應(yīng)選擇“用友8.x sqlserver拷貝文件”轉(zhuǎn)換模板。

　?。ǘ┮皶r發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)時間出現(xiàn)的錯誤

　　在選擇好“轉(zhuǎn)換模板、選數(shù)據(jù)源和會計年度”并點擊“開始”后，如果AO系統(tǒng)出現(xiàn)“警告！請輸入合法的年份，年份值為1980-1984”的對話框，點“確定”后就停止了數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換進程。這種情況是本機系統(tǒng)時間錯誤，雙擊電腦右下角的時間顯示菜單，用手工調(diào)整為當(dāng)前時間，然后重新進行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換。

　?。ㄈ├肁O系統(tǒng)對財務(wù)數(shù)據(jù)進行轉(zhuǎn)換時，如果AO系統(tǒng)出現(xiàn)了“警告”提示或異常現(xiàn)象而又沒有及時地進行有效的處理，就容易造成數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換失敗或轉(zhuǎn)換的數(shù)據(jù)不完整。因此，要熟悉掌握AO系統(tǒng)轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)時常見的“警告”或異?，F(xiàn)象的技術(shù)處理方法，一旦發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換出錯，才能及時查明出錯的真正原因，實現(xiàn)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的準確性。

　?。ㄋ模〢O系統(tǒng)不能識別。xlxs文件格式

　　將Excel文件導(dǎo)入AO系統(tǒng)時，一般是選擇數(shù)據(jù)源“Excel 8.0/97-2000”來進行數(shù)據(jù)采集。如果導(dǎo)入Excel2007版。xlxs文件格式時，AO系統(tǒng)就會出現(xiàn)“測試連接失敗，因為初始化提供程序時發(fā)生錯誤。外部表不是預(yù)期的格式”對話框。主要原因是AO系統(tǒng)不兼容Excel2007版的。xlxs文件格式，因此，應(yīng)重新采集數(shù)據(jù)并轉(zhuǎn)換成。xls文件格式，再導(dǎo)入AO系統(tǒng)。

　　（五）要注意數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換線路時出現(xiàn)的異常提示

　　當(dāng)財務(wù)數(shù)據(jù)進行導(dǎo)入時，如果AO系統(tǒng)出現(xiàn)“對不起，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換線路出現(xiàn)異常！”對話框時，就表示數(shù)據(jù)采集失敗。主要有兩個方面的原因：一是數(shù)據(jù)源中存在異常數(shù)據(jù)，這時，要調(diào)整數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)，再進行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換；二是獲取的備份數(shù)據(jù)有可能被病毒感染而造成轉(zhuǎn)換失敗，因此，在獲取備份數(shù)據(jù)前，首先要對移動硬盤（或U盤）進行殺毒，再采集數(shù)據(jù)并導(dǎo)入AO系統(tǒng)。

　?。┘毿挠^察“賬表重建”時出現(xiàn)的閃屏現(xiàn)象

　　在進入“賬表重建”操作步驟時，如果出現(xiàn)本機鼠標失靈或屏幕閃動的現(xiàn)象，甚至AO系統(tǒng)不顯示“賬表重建”對話框時，就說明數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換已經(jīng)失敗。其主要原因有兩個方面：一是選擇轉(zhuǎn)換模板不正確，如應(yīng)選金蝶K3 V10 Sqlserver備份模板，而選擇了金蝶K3 9.31 Sqlserver備份模板，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換時就會在屏幕右上方出現(xiàn)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換進程閃動的現(xiàn)象，而“賬表重建”則是一閃而過；二是本機安裝的操作系統(tǒng)有可能不是 Windows 2000/XP/ 2003簡體中文版，而AO系統(tǒng)要求本機安裝這個操作系統(tǒng)。

　　二、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換前后的注意事項

　?。ㄒ唬?shù)據(jù)轉(zhuǎn)換前的注意事項

　　“工欲善其事，必先利其器”，提高數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的成功率做好準備工作是非常必要的。

　　1、安裝AO系統(tǒng)時要關(guān)閉殺毒軟件

　　當(dāng)AO系統(tǒng)出現(xiàn)“數(shù)據(jù)導(dǎo)入完成，請進行會計期間和科目方向調(diào)整”對話框并“確定”后，對會計期間定義、科目方向調(diào)整和科目余額調(diào)整時，如果AO系統(tǒng)出現(xiàn)屏幕閃爍現(xiàn)象，隨后就停止運行。其主要原因是在安裝AO系統(tǒng)時沒有關(guān)閉本機的防火墻和殺毒軟件，此時應(yīng)把AO系統(tǒng)卸載后重新安裝，再導(dǎo)入數(shù)據(jù)。

　　2、AO系統(tǒng)要配備常用的應(yīng)用軟件

　　采集的SQL數(shù)據(jù)文件導(dǎo)入AO系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換時，如果AO系統(tǒng)出現(xiàn)“未發(fā)現(xiàn)后臺SQL數(shù)據(jù)庫文件！”對話框時，就表明數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換失敗。主要原因是本機沒有安裝SQL Server數(shù)據(jù)庫。因此，一般情況下，本機都要安裝SQL Server、Access和Microsoft Visual FoxPro數(shù)據(jù)庫等應(yīng)用軟件。

　　3、導(dǎo)入AO系統(tǒng)前要對電子數(shù)據(jù)包進行解壓。通過移動硬盤（或U盤）采集的電子數(shù)據(jù)，運用“添加到壓縮文件”功能進行壓縮后。如果直接導(dǎo)入AO 系統(tǒng)時，就會出現(xiàn)“警告！不能還原數(shù)據(jù)庫，創(chuàng)建失敗”，同時出現(xiàn)“文件處預(yù)理出現(xiàn)異常，請檢查輸入數(shù)據(jù)源是否正確！”對話框。其主要原因是AO系統(tǒng)不能識別未解壓的電子數(shù)據(jù)，必須將電子數(shù)據(jù)文件解壓后再導(dǎo)入AO系統(tǒng)。

　　4、按數(shù)據(jù)來源選擇好安裝服務(wù)器端的接口。AO系統(tǒng)運用“ODBC數(shù)據(jù)源”對采集的Oracle數(shù)據(jù)庫的備份文件（。DMP）進行轉(zhuǎn)換時，如果 AO系統(tǒng)出現(xiàn)“未發(fā)現(xiàn)服務(wù)器名稱！”對話框，這種情況下，本機就應(yīng)安裝Oracle服務(wù)器端（oracle客戶端的版本應(yīng)不低于被審計單位使用的 oracle服務(wù)器的版本），并利用該服務(wù)器端的OEM將數(shù)據(jù)庫備份還原。AO系統(tǒng)在完成“數(shù)據(jù)導(dǎo)入向?qū)?mdash;—添加/修改數(shù)據(jù)源——數(shù)據(jù)源類型——ODBC數(shù)據(jù)源”步驟后，按提示配置ip，數(shù)據(jù)庫名，用戶名，密碼，并正確選擇文件路徑導(dǎo)入AO系統(tǒng)。

　　（二）數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換后的注意事項。

　　數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換完成后應(yīng)對轉(zhuǎn)換的數(shù)據(jù)進行核對與修改，以保證數(shù)據(jù)的完整性及正確性，從而為之后的數(shù)據(jù)分析工作奠定基礎(chǔ)。

　　1、 查看“日志管理”有利于檢查數(shù)據(jù)文件的導(dǎo)入結(jié)果

　　當(dāng)數(shù)據(jù)文件導(dǎo)入AO系統(tǒng)后，要仔細檢查導(dǎo)入數(shù)據(jù)的進程步驟，以免發(fā)現(xiàn)操作錯誤而導(dǎo)致審計數(shù)據(jù)的可疑。因此，在“賬表重建”步驟結(jié)束后，首先要查看“系統(tǒng)管理——日志管理”里記載的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的“日志時間”和“描述”說明，可以看到“導(dǎo)入表‘憑證庫’成功！生成科目余額表出錯！”等記錄，按照記錄的提示，就能迅速查到出錯的原因并及時給予相應(yīng)的處理。

　　2、 發(fā)現(xiàn)不匹配的數(shù)據(jù)要及時給予修正

　　在數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換進程中，如果AO系統(tǒng)出現(xiàn)“科目余額表中存在著期初余額不匹配的數(shù)據(jù)”對話框并“確定”后，就發(fā)現(xiàn)科目余額表與原賬的余額不完全相等，資產(chǎn)負債表也不平。這時，要使用“常規(guī)數(shù)據(jù)整理”功能，通過與原賬余額核對，手工調(diào)整科目余額表中不相符的余額，然后“保存”退出，進行“賬表重建”即可。

　　3、 AO系統(tǒng)提示“無效的NULL值使用”后的修正方法

　　AO系統(tǒng)導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)時，如果AO系統(tǒng)出現(xiàn)“無效的NULL值使用！”的對話框并“確定”后，導(dǎo)入的數(shù)據(jù)文件的借貸金額就不完整。這種情況下，首先要從“常規(guī)數(shù)據(jù)處理——憑證庫”里查看導(dǎo)入到AO系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)庫文件的借貸金額是否含有NULL值，如借貸金額有空值，可以利用SQL語句或手工將原數(shù)據(jù)文件的空值改為0，然后再新建電子賬簿進行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換。