【摘 要】 隨著社會經濟的高速發(fā)展,企業(yè)迫切需要通過實施ERP系統(tǒng)來引進先進的管理理念和管理手段,以便進一步提高管理水平。本文從企業(yè)的實際情況出發(fā),選擇和制定適合本企業(yè)特點的行之有效的ERP方案,提出了建設以財務信息系統(tǒng)為核心、實現核心系統(tǒng)與其他業(yè)務系統(tǒng)無縫整合的思路。

　　【關鍵詞】 發(fā)電集團; ERP系統(tǒng); 財務信息系統(tǒng)

　　Y發(fā)電集團(以下簡稱“Y集團”)是中國華南地區(qū)實力較強、規(guī)模較大的發(fā)電集團。隨著社會經濟的高速發(fā)展,Y集團也在日益發(fā)展壯大,這對企業(yè)的管理手段和管理水平提出了更高的要求。實踐證明,只有不斷轉變管理思想和管理觀念,改善管理技術和管理方法,才能優(yōu)化資源配置,使企業(yè)在市場經濟激烈的競爭中立于不敗之地。

　　而引進先進的管理理念和實施ERP系統(tǒng)是改善企業(yè)管理的有效途徑。從筆者所參加的調研情況來看,2002年以來,國內幾家大發(fā)電集團先后實施了相關信息化系統(tǒng)的建設,并取得了顯著的應用效果,基本上達到了預先設定的項目目標。而國外電力企業(yè)信息化建設歷史就更為悠久,其核心系統(tǒng)(財務信息系統(tǒng))的職能已向更高層次的方面延伸,較好地發(fā)揮其在經營管理中的作用。相對而言,Y集團在信息化建設方面還有進一步發(fā)展的迫切需要。因此,盡快建設ERP系統(tǒng)成為了Y集團目前面臨的重要任務。經過充分調研和分析,Y集團決定采取“以集團化財務管理需求為核心、兼顧ERP整體需求”的信息系統(tǒng)建設方案。

　　一、Y集團ERP系統(tǒng)建設方案

　　該方案由縱向和橫向兩套系統(tǒng)組成,其中縱向是以財務業(yè)務需求為核心,采用ORACLE系統(tǒng)實施ERP財務管理模塊,實現集團財務的集中化管理,確保核算業(yè)務大集中,在預算、資金、分析以及合并報表等管理領域支持企業(yè)管理創(chuàng)新。橫向是選擇一個條件相對成熟的企業(yè)做資源整合,以橫向集成方式開展電廠一體化ERP建設,探索業(yè)務部門之間的信息交換及業(yè)務流程整合,積累各專業(yè)協(xié)同的全過程管理經驗。通過在上述兩個系統(tǒng)間開發(fā)數據接口等方式,確保相關數據一并融入集團的財務管理。

　　二、Y集團ERP系統(tǒng)方案制定依據

　　Y集團ERP系統(tǒng)方案的出臺經歷了詳盡而細致的準備工作,是根據其他發(fā)電集團實踐經驗并結合本集團實際情況制定的,體現了適度的前瞻性和較強的可操作性。它充分考慮了集團公司目前業(yè)務發(fā)展需求、系統(tǒng)實施風險及各所屬單位的信息化現狀等因素,具有充分的實踐和理論依據,主要情況如下:

　　(一)Y集團信息建設現狀

　　從Y集團所屬單位現有的應用系統(tǒng)建設方式來看,可以分為四類:第一類是集團公司統(tǒng)一建設、集中部署的系統(tǒng);第二類是集團公司統(tǒng)一建設、分散部署的系統(tǒng);第三類是集團公司指定使用的、分散部署的應用系統(tǒng);第四類是各單位自行建設的應用系統(tǒng)。上述四類信息系統(tǒng)的主要應用模塊有:財務系統(tǒng)、燃料管理系統(tǒng)、Her(人力資源)系統(tǒng)、OA(辦公)系統(tǒng)和EIP企業(yè)信息門戶。由于前期規(guī)劃和管理等原因,集團總部、下屬各單位現應用的上述系統(tǒng),有的是從國外引進的,有的是購買開發(fā)商的標準產品,有的是“量身定做”的;在不同的下屬單位,由于系統(tǒng)建設時期不同,所使用的后臺數據庫、系統(tǒng)開發(fā)平臺以及技術路線都有所不同,不能形成數據共享、分析互補、決策支撐的局面。這就造成了這些信息系統(tǒng)在橫向上彼此獨立,形成“信息孤島”,在縱向上彼此脫節(jié),形成“信息煙囪”,無法有效地發(fā)揮信息系統(tǒng)的整體效應。

　　(二)Y集團ERP系統(tǒng)建設方案分析

　　在調研中筆者發(fā)現,大型發(fā)電集團ERP系統(tǒng)建設一般存在三種方案,第一種是同時使用統(tǒng)一的軟件產品,各系統(tǒng)高度集成;第二種是分散部署,但各業(yè)務模塊也使用同一種軟件產品;第三種是確定核心業(yè)務模塊,在此基礎上整合其他業(yè)務模塊。ERP系統(tǒng)不同的建設方案對于集團公司日常工作和管理都會產生較大影響。

　　1.第一種方案

　　集團整體同時選用一種軟件產品,各業(yè)務模塊之間高度集中,并將服務器、應用系統(tǒng)、開發(fā)維護全部集中在總部進行,下屬單位通過網絡遠程登錄系統(tǒng)進行業(yè)務處理,在目前的網絡和通訊條件下,集中部署不會影響下屬單位的使用,且應用系統(tǒng)本身可以通過授權來屏蔽各單位的數據(即除非有授權,否則下屬單位之間不能看到互相的數據)。

　　2.第二種方案

　　集團整體選取一種軟件產品進行ERP系統(tǒng)建設,但各單位服務器都存放于當地,系統(tǒng)應用及日常開發(fā)維護也都在各單位進行?？偛亢拖聦賳挝灰约跋聦賳挝恢g的數據通過網絡進行交換,總部也可對基層單位有關信息進行查詢、檢查。

　　3.第三種方案

　　集團公司先確定核心業(yè)務模塊,并選取一種軟件產品實施,在此基礎上整合其他業(yè)務模塊。核心模塊的服務器、應用系統(tǒng)以及開發(fā)維護全部集中在總部進行,下屬單位通過網絡遠程登錄系統(tǒng)進行業(yè)務處理。該套系統(tǒng)運行成熟之后,其他業(yè)務模塊再根據其使用情況確定軟件產品,如選擇了不同的軟件,則再和原有的核心業(yè)務系統(tǒng)進行整合,并通過接口連接,進行數據交換。

　　從以上分析可以看出:上述三種方案各有優(yōu)劣之處,其主要區(qū)別和特點如下:

　　第一種方案的優(yōu)點是:項目實施周期較短,各業(yè)務模塊之間無縫連接,確保數據傳輸的安全性和準確性。同時可以減少硬件投資,方便系統(tǒng)開發(fā)和維護,提高對系統(tǒng)現場維護響應的速度。缺點是:整個集團同時選用一種軟件對原有的業(yè)務模式和業(yè)務流程沖擊較大,對總部管理的要求較高,需要配備一定數量的專門的技術維護人員,同時對硬件設備性能和網絡通訊的要求比較高,增加了數據傳輸安全風險。系統(tǒng)實施難度較大、風險較高。萬一出現故障,將會對整個集團的系統(tǒng)造成沖擊而影響正常的生產經營。

　　第二種方案的優(yōu)點是:由于服務器都分散在各下屬單位,數據安全風險將相應降低,也不會造成嚴重后果,總部系統(tǒng)運行也沒有太大的壓力,且總部還是有隨時登錄各單位系統(tǒng)、查看數據的權限。缺點是:分散部署除了投資增加外,對系統(tǒng)的維護、運行管理、數據安全、更新、新的應用帶來很多麻煩和重復工作。同時會增加總部將來的數據整合和更深層次分析的實施難度。

　　相對而言,第三種方案綜合了上述兩種方案的優(yōu)點,又在一定程度上避免了它們的缺點。由于核心業(yè)務模塊先上新的系統(tǒng),其他業(yè)務模塊還是保留原有的系統(tǒng),有了這個緩沖過程,就不會對原有的業(yè)務模式和業(yè)務流程造成較大沖擊,大大提高了新系統(tǒng)成功的可能性。而由于是集中部署,新系統(tǒng)可以確保集團總部和基層之間數據交換的安全性和準確性,提高工作效率;同時還可以減少硬件投資,方便系統(tǒng)開發(fā)和維護,提高對系統(tǒng)現場維護響應的速度。缺點是:如果其他業(yè)務模塊最終所使用的系統(tǒng)與核心業(yè)務模塊不同,則系統(tǒng)之間還需開發(fā)數據接口,提高投資成本,降低數據交換效率。

　　(三)結合Y集團現狀之ERP方案選擇

　　實踐證明,不同類型企業(yè)選擇的ERP系統(tǒng)建設方案各不相同。即使同一行業(yè),由于歷史沿革、地理環(huán)境、人員素質、管理體制等多方面因素的影響,所選擇的ERP系統(tǒng)建設方案也不一定完全相同。根據Y集團信息化現狀及實際經營情況來看,應選擇第三種建設方案較為合適,主要考慮因素如下:

　　1.第三方案與Y集團核心業(yè)務需求的符合程度

　　Y集團有下屬全資、控股、參股的單位80余家,行業(yè)涉及電力、物流、投資、航運、酒店、港口、煤礦等領域,資產規(guī)模龐大,經營種類繁多;總部與基層以及基層單位之間業(yè)務往來頻繁,股權關系復雜,對企業(yè)的管理提出了更高的要求。因此,所選擇的ERP軟件也應當堅持“高起點、整體策劃、兼容性、開放性”的原則,系統(tǒng)建成以后不僅能夠為目前管理中所面臨的問題提供相應的解決方法,同時還要考慮到適應集團公司發(fā)展的需要。在建立先進的管理理念的基礎上,應用先進的信息技術去整合企業(yè)現有的業(yè)務流程,及時地為企業(yè)的管理層、決策層提供準確而有效的信息,從而提高管理效率和水平,促進管理創(chuàng)新。

　　2.第三方案使核心模塊與其他業(yè)務模塊的整合實現無縫鏈接

　　Y集團信息化現狀帶來的后果就是信息傳遞不及時、數據的安全性和準確性難以得到保障,工作效率和工作質量都受到影響。因此,本次選定財務管理信息系統(tǒng)作為核心業(yè)務系統(tǒng)之后,將來上馬的其他業(yè)務模塊的信息系統(tǒng)應力爭與之相同。或按照集團公司實際情況,根據不同業(yè)務模塊的特點開發(fā)系統(tǒng)接口,實現兩套系統(tǒng)之間無縫連接,確保財務管理信息系統(tǒng)可以與其他業(yè)務系統(tǒng)及時進行數據傳輸,保障相關信息安全、準確。

　　3.第三方案在生產經營管理中能發(fā)揮較大作用

　　要實現ERP系統(tǒng)項目的建設目標,建設工作要根據“統(tǒng)一規(guī)劃,分步實施”的原則,選擇適合自己實際情況的ERP系統(tǒng)并穩(wěn)步推進。從上述方案來看,由于第一種方案上線后會給業(yè)務部門目前的相關職能帶來重大變革,目前的業(yè)務流程也將受到劇烈沖擊,故該方案實施風險較大,嚴重時還會影響正常的生產經營。第二種方案由于系統(tǒng)分散部署,也無法形成整體的網絡優(yōu)勢,工作效率和工作質量都會受到影響,難以實現預定目標。相對而言,第三種方案最符合Y集團的實際情況,能夠在業(yè)務流程不受較大沖擊的前提下,穩(wěn)步推進ERP系統(tǒng)建設,從而充分發(fā)揮其積極作用,達到提升集團管理水平的目的。

　　三、第三方案之實施計劃

　　對于任何一個項目來說,正確的實施方法不僅可以避免資源的重復投入和時間上的浪費,而且能夠達到事半功倍的效果。ERP項目也同理,信息系統(tǒng)的建設將涉及到經營管理多方面的變革,在實施過程中會碰到各種問題和潛在風險,因此,在新系統(tǒng)的實施過程中,應注意做好以下幾方面的工作:

　　(一)成立項目組織機構,確保項目建設成功

　　項目管理是一個復雜的系統(tǒng)工程,對于財務管理信息系統(tǒng)實施項目,需成立架構全面、分工合理、職責明確的項目小組,這是ERP核心系統(tǒng)實施成功的重要因素。為此,Y集團專門成立了信息中心,負責統(tǒng)籌、規(guī)劃集團公司ERP系統(tǒng)工作。財務管理信息系統(tǒng)項目工作小組負責項目的建設工作。集團信息領導小組和財務管理信息系統(tǒng)領導小組負責指導和審查項目建設事項。相應的,各單位也應成立專門的項目組織機構,明確為“一把手”工程,并保持相關人員的穩(wěn)定性,確保Y集團公司的各項要求都能落到實處,保障項目的順利進行。

　　(二)引入專業(yè)的、有行業(yè)實施經驗的咨詢實施商

　　選擇一個優(yōu)秀的咨詢實施團隊,是財務管理信息系統(tǒng)成功的保證。對于一個單位眾多、地域相對分散、涉及較多行業(yè)的集團公司而言,引入專業(yè)的咨詢實施商是成功實施財務管理信息系統(tǒng)必不可少的條件。由于Y集團還沒有ERP信息系統(tǒng)的建設實踐,缺乏相應的經驗和專業(yè)人才,因此負責本次系統(tǒng)建設工作的咨詢實施商應具有豐富的實施經驗和信息化項目的管理能力,可以給我們提供科學的理論指導,幫助我們少走彎路,加快建設進度。

　　(三)確保試點成功,分批推廣實施

　　在首批試點單位的實施過程中,項目實施小組需建立完善的溝通渠道,不斷解決系統(tǒng)實施中所碰到的各種問題,協(xié)調好各業(yè)務部門的團結協(xié)作,通過首批試點單位實施的經驗積累和隊伍的培養(yǎng),充分預計分批推廣階段可能出現的問題,并制定一整套推廣單位的統(tǒng)一實施方案和模板,以保證系統(tǒng)能夠更好地在全集團推廣實施,在保證項目質量的情況下高效完成全集團財務管理信息系統(tǒng)的實施和上線工作。

　　(四)建立實干的系統(tǒng)維護隊伍

　　信息系統(tǒng)實施后,面臨一系列系統(tǒng)運行維護的問題,不能完全依靠外部力量,Y集團將成立一支由公司高層擔任項目領導、業(yè)務骨干組成的關鍵用戶隊伍來參與系統(tǒng)的實施,以確保項目能取得成功。在推進系統(tǒng)建設同時,應做好知識轉移和傳幫帶工作,建立和培養(yǎng)一支自己的能獨立承擔系統(tǒng)支持和運維的隊伍,承擔今后的流程設計和優(yōu)化、系統(tǒng)開發(fā)和配置、用戶培訓和支持等重要工作,成為公司信息化建設的骨干力量。

　　(五)加大培訓力度,做好知識傳遞

　　建設ERP信息系統(tǒng),需要高度重視培訓和宣傳,做好知識傳遞。這也是信息系統(tǒng)應用是否成功的關鍵。在系統(tǒng)建設過程中,要充分注重培訓的層次和成效,包括對領導層的理念培訓,關鍵用戶的專業(yè)培訓和使用人員的操作培訓等等。項目組會制定多層次的、切實可行的培訓計劃,確保培訓按時間、按崗位、按計劃嚴格執(zhí)行。各單位、各部門領導要特別重視系統(tǒng)培訓工作,按照培訓計劃的要求,安排好相關人員的培訓和他們的工作,保證人員到位。

　　綜上所述,國企ERP的選擇與建設,有助于管理層轉變觀念、改善管理方法、提高管理水平,實現企業(yè)價值最大化的最終目標。對ERP方案的選擇要解放思想,走一條有企業(yè)自身特色的信息化建設之路,“量身定做”的方案可以降低項目實施風險,避免由于盲目照搬而造成項目的“水土不服”。目前Y集團的ERP項目建設在各組織機構的共同努力下不斷探索、穩(wěn)步推進,爭取早日成功實施以充分發(fā)揮ERP項目的作用。