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研究內(nèi)部控制中的內(nèi)部監(jiān)督

來源: 論文網(wǎng)在線 編輯: 2009/02/25 14:41:35  字體:

  【摘 要本文就監(jiān)控和內(nèi)部監(jiān)督等內(nèi)容進行論述。

  【關(guān)鍵詞 監(jiān)控; 內(nèi)部監(jiān)督; 設(shè)計缺陷 

  內(nèi)部監(jiān)督作為內(nèi)部控制的基本要素之一,對于內(nèi)部控制的有效運行,以及內(nèi)部控制的不斷完善起著重要的作用。美國COSO委員會的《內(nèi)部控制框架》和《企業(yè)風(fēng)險管理框架》中均規(guī)定監(jiān)控為其構(gòu)成要素。監(jiān)控這一概念實際與我國《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》中作為內(nèi)部控制基本要素之一的內(nèi)部監(jiān)督的概念是一致的。

  一、《內(nèi)部控制框架》中的監(jiān)控

  根據(jù)《內(nèi)部控制框架》使用的監(jiān)控的概念,是指對內(nèi)部控制在一定時期內(nèi)的運行質(zhì)量進行評估的過程。監(jiān)控是通過持續(xù)監(jiān)控活動、個別評價或兩者的結(jié)合實現(xiàn)對內(nèi)部控制運行進行監(jiān)控。通過持續(xù)監(jiān)控和個別評價的結(jié)合,能夠保證內(nèi)部控制體系在一定時期內(nèi)保持其有效性。

 ?。ㄒ唬┏掷m(xù)監(jiān)控活動持續(xù)監(jiān)控活動發(fā)生在經(jīng)營活動過程之中,內(nèi)含于企業(yè)管理活動之中,它包括日常管理和監(jiān)控活動,以及員工在履行其職責(zé)時所采用的其他行動。持續(xù)監(jiān)控活動嵌入企業(yè)日常的重復(fù)的經(jīng)營活動之中,對企業(yè)經(jīng)營活動實施實時的監(jiān)控,能夠動態(tài)地應(yīng)對環(huán)境的變化。持續(xù)監(jiān)控活動涉及內(nèi)部控制各個要素的主要方面。持續(xù)監(jiān)控活動通常能夠及時發(fā)現(xiàn)問題,相對于個別評價更為有效。

 ?。ǘ﹤€別評價個別評價是從某一角度對內(nèi)部控制進行測評,它直接關(guān)注內(nèi)部控制的系統(tǒng)有效性。個別評價的范圍和頻率主要取決于風(fēng)險評估和持續(xù)監(jiān)控程序的有效性,對于應(yīng)對優(yōu)先考慮的風(fēng)險的內(nèi)部控制和對降低風(fēng)險最為重要的內(nèi)部控制,一般應(yīng)當(dāng)經(jīng)常地進行評價。在企業(yè)主要戰(zhàn)略或管理層發(fā)生變更、進行重大的收購或處置,或者經(jīng)營或財務(wù)信息處理方法發(fā)生重大變化的情況下,一般需要對整個內(nèi)部控制系統(tǒng)進行評價,此時應(yīng)當(dāng)關(guān)注企業(yè)所有重要活動有關(guān)的每一內(nèi)部控制構(gòu)成要素,其評價范圍應(yīng)當(dāng)根據(jù)所需要實現(xiàn)的內(nèi)部控制目標(biāo)來確定。

  個別評價通常采用自我評價形式,即由負(fù)責(zé)某一業(yè)務(wù)或職能的人員負(fù)責(zé)對其活動的內(nèi)部控制的有效性進行評價,也可以聘請注冊會計師等中介機構(gòu)進行內(nèi)部控制的個別評價。企業(yè)內(nèi)部審計機構(gòu)通常將對內(nèi)部控制進行評價作為其常規(guī)性的職責(zé),或根據(jù)企業(yè)董事會等上級機構(gòu)的要求進行內(nèi)部控制的評價。

  《內(nèi)部控制框架》要求進行內(nèi)部控制評價時,評價者應(yīng)當(dāng)了解企業(yè)各項經(jīng)營活動以及所針對的內(nèi)部控制的每個構(gòu)成要素,掌握內(nèi)部控制體系實際運行情況,并分析內(nèi)部控制體系的設(shè)計和運行測試的結(jié)果。此外,《內(nèi)部控制框架》還要求對評價過程進行合理的記錄,并強調(diào)對內(nèi)部控制體系有效性進行評價時,應(yīng)當(dāng)考慮編制和保存內(nèi)部控制相關(guān)記錄的情況,為有效性評價提供支持。

  (三)報告缺陷對內(nèi)部控制進行監(jiān)控所發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)當(dāng)向上報告,其中嚴(yán)重的問題應(yīng)當(dāng)及時上報企業(yè)管理層和董事會?!秲?nèi)部控制框架》將內(nèi)部控制體系中值得注意的一種狀態(tài)定義為缺陷,明確了報告缺陷的內(nèi)容,要求不僅要報告特定的交易或事項,更需要報告重新評價可能發(fā)生錯誤的內(nèi)部控制。

  二、《企業(yè)風(fēng)險管理框架》中的監(jiān)控

  與《內(nèi)部控制框架》中的監(jiān)控概念相同,監(jiān)控作為企業(yè)風(fēng)險管理的要素之一,在企業(yè)風(fēng)險管理中通過持續(xù)的監(jiān)控活動、個別評價以及兩者的結(jié)合,對風(fēng)險管理構(gòu)成要素的存在和運行進行評估。

  持續(xù)監(jiān)控活動存在于企業(yè)管理活動過程之中,它實時地、動態(tài)地應(yīng)對企業(yè)變化的情況,并植根于企業(yè)之中。持續(xù)監(jiān)控活動一般由經(jīng)營管理人員或職能部門的管理人員實施。

  個別評價是用于對企業(yè)風(fēng)險管理的有效性提供合理保證而進行的評估活動。持續(xù)監(jiān)控活動有效性越高,則越不需要個別評價。個別評價范圍和頻率,由管理當(dāng)局根據(jù)本企業(yè)的情況作出決定,它取決于企業(yè)風(fēng)險的重大性以及風(fēng)險應(yīng)對和管理風(fēng)險過程中相關(guān)內(nèi)部控制的重要性。當(dāng)企業(yè)的主要戰(zhàn)略或管理當(dāng)局發(fā)生變更、進行收購或外置、經(jīng)濟或政治情況發(fā)生變化,以及經(jīng)營或信息處理方法變更時,則需要對企業(yè)風(fēng)險管理進行全面評價。進行全面評價時,應(yīng)當(dāng)著眼于風(fēng)險管理在戰(zhàn)略制訂以及相關(guān)重大活動中的應(yīng)用。企業(yè)風(fēng)險管理中,個別評價有關(guān)的評價主體、評價過程和方法等內(nèi)容與《內(nèi)部控制框架》的內(nèi)容基本相同。

  關(guān)于缺陷報告,《企業(yè)風(fēng)險管理框架》將缺陷定義為企業(yè)風(fēng)險管理中值得注意的一種情況,它表示一個發(fā)現(xiàn)的、潛在的或?qū)嶋H的缺點,或者一個強化企業(yè)風(fēng)險管理以提高企業(yè)目標(biāo)實現(xiàn)可能性的機會。企業(yè)風(fēng)險管理缺陷的信息主要來源于企業(yè)風(fēng)險管理本身,來源于對企業(yè)風(fēng)險管理的個別評價,此外還來源于企業(yè)外部。報告的內(nèi)容包括所有已經(jīng)識別的影響企業(yè)制定和執(zhí)行戰(zhàn)略,以及設(shè)定和實現(xiàn)其目標(biāo)的企業(yè)風(fēng)險管理缺陷;所識別的提高企業(yè)實現(xiàn)目標(biāo)可能性的機會等。報告的渠道既包括向直接的上級報告,也包括越級報告。

  三、《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》中的內(nèi)部監(jiān)督

  我國《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》中作為內(nèi)部控制構(gòu)成要素之一的內(nèi)部監(jiān)督,實際上等同于上述監(jiān)控概念。企業(yè)在設(shè)計內(nèi)部控制制度時,由于當(dāng)時認(rèn)識的局限或者考慮不周等原因,設(shè)計出的內(nèi)部控制不可能完美無缺;在內(nèi)部控制實際運行過程中,由于實際情況發(fā)生變化、或由于員工對內(nèi)部控制制度理解上的差異,也可能使內(nèi)部控制不能很好地發(fā)揮其應(yīng)有的作用,導(dǎo)致內(nèi)部控制實際運行中或多或少地存在著這樣或那樣的問題。為此需要對內(nèi)部控制運行情況實施必要的監(jiān)督檢查,發(fā)現(xiàn)其不足和問題乃至于缺陷,從而完善內(nèi)部控制,提高內(nèi)部控制的有效性。因此,內(nèi)部監(jiān)督是保證內(nèi)部控制體系有效運行和逐步完善的重要措施。

  根據(jù)我國《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》,企業(yè)在建立和實施內(nèi)部控制過程中,應(yīng)當(dāng)根據(jù)以下要求,結(jié)合自身經(jīng)營活動的特點和實際情況,開展內(nèi)部控制的內(nèi)部監(jiān)督:(一)建立內(nèi)部監(jiān)督制度內(nèi)部監(jiān)督制度是企業(yè)指導(dǎo)進行內(nèi)部監(jiān)督的規(guī)范,也是企業(yè)開展內(nèi)部控制內(nèi)部監(jiān)督的依據(jù)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等的要求,制定內(nèi)部控制監(jiān)督制度。在內(nèi)部監(jiān)督制度中,應(yīng)當(dāng)明確內(nèi)部審計機構(gòu)等類似其他監(jiān)督機構(gòu)的職責(zé),明確內(nèi)部審計機構(gòu)與和其他內(nèi)部機構(gòu)之間的關(guān)系,明確開展內(nèi)部監(jiān)督的程序、方法和要求等。

 ?。ǘ╅_展日常監(jiān)督和專項監(jiān)督根據(jù)《基本規(guī)范》,內(nèi)部監(jiān)督包括日常監(jiān)督和專項監(jiān)督。日常監(jiān)督是指企業(yè)對建立與實施內(nèi)部控制的情況進行常規(guī)、持續(xù)的監(jiān)督檢查,它實際上就是持續(xù)監(jiān)控活動。日常監(jiān)督應(yīng)當(dāng)與企業(yè)日常的經(jīng)營活動相結(jié)合,整合于企業(yè)的經(jīng)營活動過程之中,與日常經(jīng)營活動結(jié)合起來進行;對于發(fā)現(xiàn)的內(nèi)部控制缺陷,應(yīng)當(dāng)及時向有關(guān)方面報告并提出解決問題的方案,對存在的問題予以糾正。

  專項監(jiān)督是指在企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、組織結(jié)構(gòu)、經(jīng)營活動、業(yè)務(wù)流程、關(guān)鍵崗位員工等發(fā)生較大調(diào)整或變化的情況下,對內(nèi)部控制的某一方面或者某些方面進行的有針對性的監(jiān)督檢查,大致與個別評價的概念相當(dāng)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期擬定內(nèi)部控制專項監(jiān)督計劃,確定當(dāng)期專項監(jiān)督的內(nèi)容和對象。對于專項監(jiān)督的范圍和頻率,企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果以及日常監(jiān)督的有效性等予以確定。對于用于控制風(fēng)險評價結(jié)果確認(rèn)為具有重要性的風(fēng)險的內(nèi)部控制以及關(guān)鍵業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制,應(yīng)當(dāng)優(yōu)先對其進行專項監(jiān)督。對于專項監(jiān)督中發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制存在的問題,要及時向有關(guān)方面報告,提出完善內(nèi)部控制的意見和建議,并監(jiān)督對內(nèi)部控制進行完善。

 ?。ㄈ┲贫▋?nèi)部控制缺陷認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)并對內(nèi)部控制缺陷進行認(rèn)定和報告企業(yè)在對內(nèi)部控制進行內(nèi)部監(jiān)督發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制缺陷時,需要對內(nèi)部控制的缺陷進行認(rèn)定和報告。為此,企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的實際情況,制定本企業(yè)內(nèi)部控制缺陷認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)。另外,在對內(nèi)部控制進行內(nèi)部監(jiān)督的過程中,根據(jù)確定的標(biāo)準(zhǔn)對內(nèi)部監(jiān)督所發(fā)現(xiàn)的內(nèi)部控制缺陷進行認(rèn)定,分析缺陷的性質(zhì)和產(chǎn)生的原因,提出整改方案,采取適當(dāng)?shù)男问郊皶r向董事會、監(jiān)事會或者經(jīng)理層報告。企業(yè)還應(yīng)當(dāng)跟蹤內(nèi)部控制缺陷整改情況,并就內(nèi)部監(jiān)督中發(fā)現(xiàn)的重大缺陷,追究相關(guān)責(zé)任單位或者責(zé)任人的責(zé)任。內(nèi)部控制缺陷包括設(shè)計缺陷和運行缺陷。所謂設(shè)計缺陷,是指缺少為實現(xiàn)控制目標(biāo)所必需的控制,或現(xiàn)存內(nèi)部控制設(shè)計不適當(dāng)、即使正常運行也難以實現(xiàn)控制目標(biāo)而形成的內(nèi)部控制缺陷,即建立的內(nèi)部控制不能充分實現(xiàn)內(nèi)部控制目標(biāo)而形成的內(nèi)部控制缺陷。所謂運行缺陷,是指現(xiàn)存設(shè)計完好的控制沒有按設(shè)計意圖運行,或執(zhí)行者沒有獲得必要授權(quán)或缺乏勝任能力以有效實施控制而產(chǎn)生的內(nèi)部控制缺陷,即內(nèi)部控制不能按照建立階段的意圖運行,或運行中錯誤很多,或?qū)嵤﹥?nèi)部控制的人員不能正確理解內(nèi)部控制的內(nèi)容和目標(biāo)等而產(chǎn)生的內(nèi)部控制缺陷。某一企業(yè)的內(nèi)部控制體系雖然設(shè)計得很完善,但由于實施過程中的偏差,導(dǎo)致內(nèi)部控制運行缺陷。內(nèi)部控制的缺陷可以是單項的缺陷,也可以是多項組合的缺陷。

  按照內(nèi)部控制缺陷影響整體控制目標(biāo)實現(xiàn)的嚴(yán)重程度,內(nèi)部控制缺陷分為一般缺陷、重要缺陷和重大缺陷。重大缺陷是指一個或多個一般缺陷的組合,可能嚴(yán)重影響內(nèi)部控制整體的有效性,進而導(dǎo)致企業(yè)無法及時防范或發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重偏離整體控制目標(biāo)的情形。重要缺陷是指一個或多個一般缺陷的組合,其嚴(yán)重程度低于重大缺陷,但導(dǎo)致企業(yè)無法及時防范或發(fā)現(xiàn)偏離整體控制目標(biāo)的嚴(yán)重程度依然重大,須引起企業(yè)管理層關(guān)注。除重要缺陷和重大缺陷以外的其他缺陷,則為一般缺陷。

  (四)開展內(nèi)部控制有效性的自我評價內(nèi)部控制的自我評價是對整個內(nèi)部控制系統(tǒng)進行的評價活動,可以等同于個別評價。企業(yè)對內(nèi)部控制活動進行日常監(jiān)督和專項監(jiān)督,前者結(jié)合各項業(yè)務(wù)活動分散進行內(nèi)部監(jiān)督,后者針對企業(yè)內(nèi)部某一特定業(yè)務(wù)或某一特定領(lǐng)域或部門進行局部內(nèi)部監(jiān)督。由于企業(yè)內(nèi)部控制體系是一個整體,內(nèi)部控制體系的各組成部分相互配合發(fā)揮作用,因此還需要對企業(yè)內(nèi)部控制整個系統(tǒng)整體進行評價,以論證其有效性。企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合日常監(jiān)督和專項監(jiān)督情況,定期對內(nèi)部控制的有效性進行自我評價,出具內(nèi)部控制自我評價報告。內(nèi)部控制自我評價的方式、范圍、程序和頻率,由企業(yè)根據(jù)經(jīng)營業(yè)務(wù)調(diào)整、經(jīng)營環(huán)境變化、業(yè)務(wù)發(fā)展?fàn)顩r、實際風(fēng)險水平等自行確定。

 ?。ㄎ澹┳龊脙?nèi)部控制建立與實施情況記錄和資料保管內(nèi)部控制的建立與完善是企業(yè)內(nèi)部管理制度建設(shè)的重要內(nèi)容。記錄和保存內(nèi)部控制設(shè)計和建立的資料,有利于內(nèi)部控制的實施,也有利于未來對內(nèi)部控制進一步的完善。內(nèi)部控制實施情況記錄,反映著企業(yè)內(nèi)部控制運行情況,是對本企業(yè)內(nèi)部控制進行自我評價,發(fā)表內(nèi)部控制評價意見的依據(jù),也是未來完善內(nèi)部控制體系的基礎(chǔ)資料。企業(yè)應(yīng)當(dāng)以書面或者其他適當(dāng)?shù)男问?,對?nèi)部控制建立與實施過程中的情況進行合理的記錄,確保內(nèi)部控制建立與實施過程的可驗證性,對內(nèi)部控制建立和實施有關(guān)情況的記錄,要妥善保存。

責(zé)任編輯:雨昕

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