選擇會計軟件時應(yīng)當(dāng)關(guān)注的幾個問題

　　當(dāng)詢問哪一種會計軟件最好時，你不可能得到一個正確答案，因為沒有哪種軟件能夠滿足任何一個組織的需求，但是很可能有幾種軟件能夠適應(yīng)某一企業(yè)的特定需求。正如在各種廣告中看到的，會計軟件即使沒有上百種特點，也往往包含幾十種特點。這就使軟件評價工作看上去幾乎難以進行，盡管這項工作不輕松，但也絕非不可行。本文將對會計軟件選擇中的幾個重要問題加以介紹。

　　一、自定義功能

　　在考慮一項會計軟件之前，首先需要解決的問題是該產(chǎn)品能否自定義，如果可以，該自定義能否滿足企業(yè)自身要求。

　　早期的優(yōu)秀會計軟件開發(fā)商允許用戶調(diào)整湖源碼，當(dāng)然，只有取得開始商的許可才能改變核心程序。即使如此，也只有熟悉該產(chǎn)品的程序員才能調(diào)整源碼以增加某些功能。許多用戶接受開發(fā)商的邀請參加軟件調(diào)試，但是，不久他們就會發(fā)現(xiàn)這是一項費時費財?shù)膹?fù)雜工作。更為糟糕的是，盡管許多客戶的努力得到了好的回報，但也有調(diào)整工作不當(dāng)而陷入混亂的情形，如財務(wù)記錄和財務(wù)報告工具不能正常運行。

　　源碼調(diào)整還有更為不利的后果，一旦修改了源碼，哪怕是輕微的變動，如果不放棄這些調(diào)整，該產(chǎn)品也不能實現(xiàn)升級。所以，軟件用戶不得不面對一個不利抉擇，如果想實現(xiàn)軟件升級，就必須放棄先前為滿足其特定需求而進行的所有源碼調(diào)整。另一方面，在經(jīng)歷過一次軟件調(diào)整之后，用戶通常會堅持使用舊版本而不愿耗資冒險進行第二次源碼調(diào)整。開發(fā)商也會因為不能增加收入而不高興。

　　今天，主流軟件產(chǎn)品提供了一種代替源碼調(diào)整的方法。開發(fā)商在其產(chǎn)品嵌入自定義工具，基便于使用而無需改變源碼。例如，在軟件中提供由用戶定義的工作區(qū)——沒有指定用途，但允許用戶定義功能和標(biāo)簽。因此，用戶能夠建立特定工作區(qū)用于提供有關(guān)客戶、供應(yīng)商、雇員、存貨等方面的信息。自定義具有多種層次，通常包括：財務(wù)報告、格式、輸入屏幕等。

　　部分會計軟件允許（個別、特定群體、或全部）用戶進行自定義。其他軟件開發(fā)商則把自定義工具作為其標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品的組成部分。但也有開發(fā)商不直接向用戶提供自定義工具，而把這項工作交給增值轉(zhuǎn)銷（VARs）完成。

　　二、軟件開發(fā)商的可靠性

　　不管一件產(chǎn)品多么出類拔萃，用戶仍然必須依賴開發(fā)商的后續(xù)支持。所以，必須確信開發(fā)商是可靠的、具有能夠滿足各種要求的資源，并且在需要時能夠提供幫助。

　　眾多的會計軟件用戶最初常易忽視開發(fā)商的可靠性，而把注意力放在產(chǎn)品質(zhì)量、價格上面。但是，選擇一種會計軟件之后并不意味著一勞永逸，用戶需要和開發(fā)商建立長期伙伴關(guān)系。軟件安裝之后，隨著環(huán)境的變化，用戶必然要求實現(xiàn)軟件升級。用戶也必須依賴開發(fā)商糾正軟件中潛在的錯誤或不完善之處、提供技術(shù)支持、使其軟件在最新的平臺和操作系統(tǒng)上運行。所以說，開發(fā)商的成敗直接關(guān)系著用戶使用其產(chǎn)品的成敗。

　　解決該問題的關(guān)鍵就是最好避開資源有限的開發(fā)商。通常，優(yōu)秀的開發(fā)商應(yīng)當(dāng)具有廣泛的專業(yè)銷售網(wǎng)絡(luò)，因為那些不把軟件銷售作為主業(yè)的銷售商常常傾向于承擔(dān)較少的責(zé)任，此外它還應(yīng)是盈利的，并且擁有能夠隨時滿足用戶需求、知識淵博的技術(shù)人員。所以，用戶應(yīng)當(dāng)了解開發(fā)商的經(jīng)營業(yè)績、穩(wěn)固程序及其用戶群體的大小，必要時應(yīng)向其現(xiàn)行用戶進行調(diào)查以獲得充分的信息（如軟件性能、售后服務(wù)能力等）。

　　三、財務(wù)報告能力

　　財務(wù)會計系統(tǒng)的主要目的就是及時地、準(zhǔn)確地提供財務(wù)報告。

　　在這方面經(jīng)常遇到的問題是，有的軟件不能提供企業(yè)所需的財務(wù)報告。鑒于財務(wù)報告所占的重要地位，在評價會計軟件時，用戶應(yīng)當(dāng)充分考慮其財務(wù)報告功能。

　　優(yōu)秀的會計軟件（面向一般企業(yè)）應(yīng)當(dāng)具備下述財務(wù)報告功能：（1）能夠生成具有256欄的財務(wù)報表；（2）能夠鏈接總賬或電子表格（或數(shù)據(jù)庫）應(yīng)用軟件中的財務(wù)數(shù)據(jù)；（3）能夠進行復(fù)雜運算；（4）在假定所有未過賬交易已經(jīng)過賬的條件下，生成臨時財務(wù)報表；（5）能在屏幕上觀看財務(wù)報表，并且便于從匯總財務(wù)信息追查到賬戶和產(chǎn)交易細(xì)節(jié)；（6）在報告預(yù)覽屏幕上發(fā)送E -mail報告；（7）向（從）電子表格輸入（輸出）財務(wù)報表；（8）在報告樹中提供拖放工具，以使用戶看到重組后的財務(wù)效果；（9）能夠按網(wǎng)點、市、省、地區(qū)等進行多層次報告；（10）按設(shè)定的字體、顏色等格式選擇編制分送報告；（11）通過建立并列示的比較報告比較不同部門的收入和費用；（12）在客戶機/服務(wù)部（c/s）環(huán)境下運行。

　　比率分析報告是財務(wù)報告的一個重要方面。管理型軟件已經(jīng)成為當(dāng)今會計軟件發(fā)展的主流，會計軟件不僅要進行核算，而且要為經(jīng)營決策提供有效信息。任何企業(yè)（至少）都應(yīng)按月取得財務(wù)報告，同時附送完整的比率分析報告。盡管許多軟件嵌入了比率分析報告，但是，相當(dāng)多的軟件所提供的指標(biāo)是不充分的。比率分析報告應(yīng)當(dāng)能夠提供重要信息，以使經(jīng)理人員能夠及時察覺問題并采取預(yù)防或補救措施。

　　四、其他方面

　　在評價一種會軟件過程中，除了要考慮前面提到的問題之外，還應(yīng)關(guān)注下述問題：（1）該產(chǎn)品的核心技術(shù)是否能夠滿足用戶當(dāng)前和今后的需要；（2）隨著電子商務(wù)日益重要，該產(chǎn)品是否集成了Web；（3）該產(chǎn)品的會計數(shù)據(jù)類型是否適合用戶的實際的需要；（4）如果本企業(yè)涉及對外貿(mào)易，該產(chǎn)品能否處理外匯業(yè)務(wù)；（5）該產(chǎn)品是否便于使用：（6）該產(chǎn)品價格如何。

　　選擇會計軟件不宜草率行事，結(jié)合自身的實際情況進行必要的評價分析是用戶順利建立和應(yīng)用會計信息系統(tǒng)的必由之路。