會計軟件中操作日志存在的問題與對策研究

　　一、問題的提出

　　實現(xiàn)會計電算化后面臨的一個重要問題是會計信息載體以磁性介質(zhì)為主，紙介質(zhì)為輔，而磁性介質(zhì)上數(shù)據(jù)的修改無法象紙介質(zhì)那樣留下可辯認的痕跡，以為日后審計等工作留下應(yīng)有的線索。為解決這一問題，在會計軟件中設(shè)置了各種日志文件：操作日志、控制日志、系統(tǒng)與程序修改日志、數(shù)據(jù)資料使用日志及業(yè)務(wù)日志等。這幾種日志文件的作用都是通過真實記錄在計算機上進行的各種操作，來保證數(shù)據(jù)的安全性、真實性。但由于這幾種日志文件的內(nèi)容及作用方面存在著一定的交叉，因此，目前國內(nèi)的會計軟件絕大多數(shù)只設(shè)計了操作日志文件。

　　操作日志是指對進入會計軟件中的所有操作進行跟蹤記錄，從而確保所有經(jīng)授權(quán)或未經(jīng)授權(quán)的接觸和修改活動都留有痕跡，以提高計算機系統(tǒng)的安全性。其內(nèi)容應(yīng)包括操作日期、進入時間、推出時間、操作內(nèi)容等。

　　為了進一步實現(xiàn)內(nèi)部控制，從而進一步提高會計信息的安全性，操作日志包括機制操作日志和手工操作日志，前者是由會計軟件系統(tǒng)自動生成；后者則應(yīng)由上機操作人員手工如實填寫。

　　在筆者參與計算機替代手工記帳的過程中，發(fā)現(xiàn)操作日志并未發(fā)揮其應(yīng)有的作用，究其原因，一方面是由于會計軟件自身的不足，使機制操作日志存在缺陷；另一方面是用戶對操作日志重視不夠，集中表現(xiàn)在手工操作日志的不健全。

　　二、機制操作日志存在的問題及對策

　　1、機制操作日志查詢權(quán)限問題

　　《會計電算化工作規(guī)范》要求操作日志要由專人保存。目前軟件中機制操作日志的查詢權(quán)限幾乎都沒有限制，在權(quán)限劃分內(nèi)容中，很多軟件根本未考慮有關(guān)機制操作日志權(quán)限的設(shè)置問題，任何人都可以查詢上機操作日志，個別會計核算軟件、甚至個別ERP軟件中的操作日志內(nèi)容還可以進行修改，這完全背離了設(shè)置操作日志的初衷。

　　筆者認為，機制操作日志應(yīng)當(dāng)僅授權(quán)系統(tǒng)管理員、會計主管進行日常的查詢功能，只有系統(tǒng)管理員有權(quán)進行機制操作日志的打印輸出、機外備份工作。這樣做的目的是為了確保機制操作日志的安全性、完整性和真實性。

　　2、機制操作日志記錄內(nèi)容問題

　　操作日志記錄的內(nèi)容應(yīng)包括操作人、進入時間、退出時間、操作執(zhí)行的功能、操作狀態(tài)等。

　　考察機制操作日志的內(nèi)容方面存在的問題，總結(jié)有如下幾種：

　�。�1）操作記錄內(nèi)容不全面，有的軟件僅僅記錄操作人、操作時間，缺少操作執(zhí)行的具體功能；

　　（2）操作時間記錄過粗，有的缺少年月日記錄，有的僅記錄到分，或只記錄有進入時間，而沒有退出時間；

　�。�3）操作執(zhí)行的功能記錄不夠具體，未能記錄到基本模塊；

　�。�4）缺少軟件操作的狀態(tài)，如正常通過、或未有通過等。

　　分析出現(xiàn)的上述問題我們可以看到，記錄內(nèi)容的不全面造成機制操作日志可用價值不大，失去了存在的意義；操作時間記錄得過粗，使我們看到有些操作者在同一時間進入，又在同一時間退出的現(xiàn)象；操作執(zhí)行的功能記錄不夠具體，一旦出現(xiàn)問題不便于核查問題；沒有操作狀態(tài)的記錄，容易引起誤解，以及日后查詢工作上的不便和其他一些工作不能很好的完成。例如，筆者所接觸的一家軟件，出現(xiàn)了下表所示的操作日志記錄。

　　操作人姓名進入時間　退出時間操作內(nèi)容……　……　…………

　　杜玫筠　99/03/1209：23：45　99/03/1209：26：12制作憑證

　　李傳茂　99/03/1510：13：49　99/03/1510：26：34制作憑證

　　李傳茂　99/03/1510：26：37　99/03/1510：27：02審核憑證

　　李傳茂　99/03/1510：27：09　99/03/1510：29：56制作憑證

　　……………………

　　從操作日志的時間記錄中我們可以看到，李傳茂同志在制作完憑證后，即刻對憑證進行了審核工作，是否存在軟件允許自己審核本人制作的憑證呢？經(jīng)過詢問我們了解到，李傳茂在試圖審核自己制作的憑證時未能通過。由此，我們看到操作日志對操作內(nèi)容做了如實地記錄，但是，由于記錄內(nèi)容過于籠統(tǒng)，以致造成誤會。在此筆者認為操作執(zhí)行功能的記錄應(yīng)該具體基本功能，同時記錄操作執(zhí)行的狀況。例如，制作憑證記錄到憑證編號，審核憑證記錄到所審核的記帳憑證編號等，執(zhí)行功能通過與否，諸如此類的具體內(nèi)容。這樣做的好處是便于落實責(zé)任，究查問題，真實全面的反映會計人員操作情況，也便于日后審計工作的順利進行。

　　3、機制操作日志備份、打印問題

　　操作日志的備份工作同樣未能引起重視，許多軟件的數(shù)據(jù)備份內(nèi)容中并不包括機制操作日志的備份，甚至一些軟件鑒于機制操作日志文件過大，在月末結(jié)帳后自動進行刪除，或沒有提供機制操作日志備份的功能。

　　筆者認為會計軟件的備份功能不僅包括會計數(shù)據(jù)的備份，而且還應(yīng)當(dāng)包括操作日志的備份。當(dāng)然，隨著軟件系統(tǒng)的規(guī)模增大，尤其是網(wǎng)絡(luò)版軟件，操作日志文件會隨著業(yè)務(wù)量的增大而變大，然而，當(dāng)今硬件技術(shù)的飛速發(fā)展使得存儲容量不再成為問題，加之財務(wù)部門使用的機器要求專機專用，備份的保存工作應(yīng)該說是完全能夠做得很好的。

　　同時，軟件應(yīng)該提供機制操作日志的強制備份功能，即依據(jù)一定時期，或依據(jù)機制操作日志文件的大小，適時提示進行備份工作或強制自動進行備份工作，機制操作日志的刪除要有權(quán)限限制，絕不能在做尚未備份和打印機制操作日志的情況下就刪除日志。機制操作日志的打印一般來講是由系統(tǒng)管理員每月打印一次并裝訂成冊，年末與手工操作日志、其他會計檔案一并送交存檔。

　　三、手工操作日志存在的問題及對策

　　目前已實現(xiàn)會計電算化的基層單位普遍存在一個問題，即手工操作日志的記錄內(nèi)容是從機制操作日志中抄錄而來的。這樣做的后果是造成手工操作日志流于形式，未能起到設(shè)置手工操作日志的真正作用，要求上機填寫手工操作日志是從另一方面保證上機操作記錄的真實性。這一點在實際工作中應(yīng)當(dāng)加以足夠的重視。

　　單機版軟件的手工操作日志，一般用一個記錄簿就夠了；網(wǎng)絡(luò)版軟件的手工操作日志問題較復(fù)雜些。目前許多使用網(wǎng)絡(luò)版軟件的單位普遍未進行手工操作日志工作，或僅僅用一個手工操作日志記錄簿。筆者認為，僅采用一個手工操作日志記錄簿遠遠不能達到設(shè)立手工操作日志的目的，不能全面如實的反映上機操作的真實、完整情況。針對網(wǎng)絡(luò)版軟件的特點：工作站在都分散于各處而不集中，筆者認為每個工作站可以采用分別設(shè)立各自手工操作日志的辦法加發(fā)解決。按月或按季由系統(tǒng)管理員將所有操作日志收起保存，待日后裝訂成冊（按年）入檔。

　　手工操作日志的記錄工作應(yīng)當(dāng)貫徹實事求是、一絲不茍的態(tài)度，克服應(yīng)付、敷衍、圖省事的工作作風(fēng)，只有這樣才能認真作好手工操作日志的記錄工作。

　　許多人主伙手工操作日志要做到每做一項工作就得準確記錄，既不可能，也耽誤正常工作。其實，這是對設(shè)置手工操作日志的一種誤解，手工操作日志的記錄不可能、也沒必要同計算機操作日志的記錄一樣“細微”之致，而應(yīng)如實地記錄工作人員的上機操作情況，如：××點××至××點××分，大體的操作事項，如帳務(wù)系統(tǒng)-憑證處理-錄入憑證（共計×張，第××號至××憑證）。

　　操作日志問題看似小問題，實際上大有文章可做，希望本文能夠引起大家對這一問題加以足夠的重視，為會計電算化的正常、有序、健康發(fā)展作出貢獻。