它是指在系統(tǒng)運(yùn)行前，根據(jù)確定的核算方案和軟件提供的功能，輸入總帳、明細(xì)帳余額，定義有關(guān)帳表結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和處理方法，輸入有關(guān)系統(tǒng)內(nèi)相對固定的數(shù)據(jù)，如固定資產(chǎn)、工資固定信息等。這樣，當(dāng)日或當(dāng)月發(fā)生的有關(guān)業(yè)務(wù)憑證輸入計算機(jī)后，就可以試運(yùn)行了。系統(tǒng)初始化主要包括如下幾個步驟：
�。�1）建立科目編碼及中文名稱對照表，輸入全部總帳、明細(xì)帳科目期初余額。
�。�2）輸入有關(guān)核算子系統(tǒng)固定數(shù)據(jù)，主要包括職工工資數(shù)據(jù)、固定資產(chǎn)卡片、材料名稱、編號和計劃價格、產(chǎn)品名稱編碼、產(chǎn)品定額成本、工時費(fèi)用定額等。
�。�3）定義帳、表結(jié)構(gòu)、內(nèi)容及計算公式。
初始化通俗的解釋是“前期準(zhǔn)備”或者“怎么開始……”。我們把手工管理的帳務(wù)工作搬到計算機(jī)中去進(jìn)行處理，這就需要把目前手工帳本上的帳目、帳面數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換到計算機(jī)中去。這個過程我們叫做“帳務(wù)初始化”。
帳務(wù)初始化主要有以下三個方面的工作：
�。�1）建立符合本單位財務(wù)管理要求的管理控制體系。
�。�2）建立符合本單位核算要求的科目體系。
�。�3）建立適合本單位核算要求的軟件功能體系。
在帳務(wù)初始化功能中一般都有系統(tǒng)管理子功能，它的主要工作一般包括：財務(wù)人員工作及權(quán)限的分配、建立適合本單位核算要求的帳務(wù)結(jié)構(gòu)體系等。
二、建帳
建帳功能要解決的主要問題是：
�、比绾胃鶕�(jù)自己單位的業(yè)務(wù)情況建立科目核算體系。
�、踩绾谓げ荆纬煽値�、銀行帳、現(xiàn)金帳、三欄明細(xì)帳、多欄明細(xì)帳、往來帳等。
�、掣鶕�(jù)本單位的核算要求或習(xí)慣確定憑證的分類方法。
�、催M(jìn)行上年期末余額的結(jié)轉(zhuǎn)工作并對結(jié)轉(zhuǎn)的期初數(shù)進(jìn)行平衡校驗(yàn)。
�、的杲K結(jié)轉(zhuǎn)工作。
三、填制憑證
在完成了科目設(shè)置、年初余額設(shè)置、銀行帳初始化以及往來帳初始化等工作后，我們開始進(jìn)行諸如填制憑證、復(fù)核憑證、登記銀行、現(xiàn)金日記帳的工作，這幾項工作統(tǒng)稱為日常帳務(wù)工作。填制憑證是會計日常的主要工作，財務(wù)人員根據(jù)原始憑據(jù)做出憑證，然后錄入到計算機(jī)中，這個過程就是填制憑證。在填制憑證時要根據(jù)軟件，應(yīng)考慮：
�。�1）一張憑證是由哪些因素構(gòu)成的？
�。�2）填制一張憑證的步驟有哪幾步？
（3）怎樣填制一張帶有外幣或者數(shù)量核算的憑證？
�。�4）怎樣在填制憑證時增加一個科目？
（5）怎樣修改一張正在填制的憑證？
（6）怎樣修改一張已經(jīng)填好的憑證？
（7）怎樣刪除、查詢打印一定條件的憑證？
為了保證憑證的正確性與合法性，我們要對填好的憑證進(jìn)行復(fù)核，只有通過復(fù)核的憑證系統(tǒng)才應(yīng)允許登帳。
銀行日記帳與現(xiàn)金日記帳的登錄功能也要具備。
四、登帳
主要包括：
�、睉{證匯總：按用戶指定的匯總條件對滿足這一條件的所有未記帳憑證進(jìn)行匯總，產(chǎn)生科目匯總表。
�、灿泿ぃ簩⒂脩羲钪频囊褜徍宋从泿{證分別登錄到相應(yīng)的帳簿上去，同時產(chǎn)生往來帳及要與銀行進(jìn)行對帳的“待核銀行帳”。
⒊對帳：對帳的原則是：
①總帳借方合計=總帳貸方合計；
②上級科目借方發(fā)生額總計=其下級所有科目借方發(fā)生額總計；上級科目貸方發(fā)生額合計=其下級所有科目貸方發(fā)生額合計。
⒋結(jié)帳：當(dāng)本月的憑證都已記帳后，我們要將該月的帳封好，以免再次被記帳。結(jié)帳的原則是：在結(jié)帳的月份內(nèi)，不允許含有未記帳憑證，否則將不予結(jié)帳并提示相應(yīng)信息。
五、自動轉(zhuǎn)帳
為了解決手工核算中的轉(zhuǎn)帳工作，減輕勞動強(qiáng)度，可以對部分帳務(wù)實(shí)行自動轉(zhuǎn)帳。
六、帳務(wù)數(shù)據(jù)的查詢與打印
包括對科目余額表、總帳帳頁、明細(xì)帳帳頁等會計資料的查詢、國內(nèi)較好的商品化軟件都做的非常靈活。特別是基于WINDOWS操作環(huán)境的客戶機(jī)/服務(wù)器結(jié)構(gòu)的帳務(wù)軟件。
七、銀行對帳
�、便y行帳的初始化：將所有未與銀行對上帳的業(yè)務(wù)輸入到計算機(jī)中，以便于利用系統(tǒng)繼續(xù)與銀行進(jìn)行對帳工作。
�、草斎脬y行的對帳單。
⒊銀行對帳：通過本單位的銀行帳與銀行對帳單之間進(jìn)行核對的工作，即銀行對帳，能清理出銀行和本單位的未達(dá)情況。
⒋查詢銀行存款余額調(diào)節(jié)表。
⒌查詢銀行未達(dá)帳。
�、恫樵儐挝晃催_(dá)帳。
八、往來帳管理
往來對帳就是要完成具有往來業(yè)務(wù)的單位之間、單位部門之間以及單位與個人之間的往來帳目核對工作。
一般包括：
⒈往來明細(xì)帳定義
�、餐鶃韼こ跏蓟�
�、惩鶃響魴n案管理
�、赐鶃韼げ樵兣c打印
�、低鶃韺�
�、秾蔚牟樵兣c打印
�、吠鶃響粲囝~的查詢與打印
九、日常管理
一般包括如下功能：
1.月結(jié)帳務(wù)數(shù)據(jù)做備份
2.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)
3.操作人員管理
4.查詢打印
5.網(wǎng)絡(luò)與數(shù)據(jù)庫管理
等，以上功能的介紹，是針對一個典型的帳務(wù)系統(tǒng)一般所具有的功能，對于各個帳務(wù)系統(tǒng)來說都有或多或少的變化。對于其它的系統(tǒng)如：報表系統(tǒng)、工資管理與人事管理系統(tǒng)、材料核算子系統(tǒng)、成本核算子系統(tǒng)、產(chǎn)成品與銷售核算子系統(tǒng)等的功能與性能這里不再細(xì)述，可參考其系統(tǒng)說明。
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