利用Excel檢索記帳憑證和核對(duì)帳證一致

    表處理軟件是國(guó)外計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)時(shí)最常用的工具之一，有關(guān)內(nèi)容在貴刊已多有討論。本文結(jié)合金蝶會(huì)計(jì)軟件，利用數(shù)據(jù)接口將會(huì)計(jì)軟件中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)引入Excel系統(tǒng)中，然后再利用Excel軟件就輔助檢索記帳憑證和核對(duì)帳證數(shù)據(jù)是否一致這兩個(gè)方面作點(diǎn)嘗試。 

　　一、利用Excel軟件檢索記帳憑證 

　　正如大家所知，現(xiàn)代審計(jì)過(guò)程包括符合性測(cè)試和實(shí)質(zhì)性測(cè)試，無(wú)論是在符合性測(cè)試階段，還是在實(shí)質(zhì)性測(cè)試階段，都需要對(duì)記帳憑證進(jìn)行抽樣檢查，特別是在實(shí)質(zhì)性測(cè)試階段，憑證抽樣的原則之一就是重要性原則，即對(duì)重要的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)要重點(diǎn)檢查。雖然我們也可以利用現(xiàn)行會(huì)計(jì)軟件中的憑證查詢功能輔助檢索，但是會(huì)計(jì)軟件查詢的一大缺點(diǎn)是無(wú)法對(duì)現(xiàn)有記帳憑證按發(fā)生金額大小進(jìn)行排序，因此其重要性也就很難被排列出來(lái)了。然而如果我們將會(huì)計(jì)軟件中的記帳憑證數(shù)據(jù)引入Excel系統(tǒng)，再利用Excel軟件提供的排序和篩選功能，就能非常方便達(dá)到這一目的。具體操作如下： 

　　第一步：點(diǎn)擊“憑證查詢”后輸入的查詢條件為“全部”，并將查詢結(jié)果引入Excel系統(tǒng)（假設(shè)存放在“憑證”工作簿的“會(huì)計(jì)分錄序時(shí)簿”工作表）中。啟動(dòng)Excel系統(tǒng)，打開(kāi)“會(huì)計(jì)分錄序時(shí)簿”工作表，結(jié)果如圖1所示。 

　　第二步，點(diǎn)擊“原幣金額”列的任一單元后，再點(diǎn)擊由大到小的排序按鈕，則得到所有憑證發(fā)生金額的排序情況，當(dāng)然這并不是審計(jì)人員最終想要的結(jié)果，他們需要知道的是某一具體會(huì)計(jì)科目（如現(xiàn)金—人民幣現(xiàn)金）發(fā)生額的排序情況。 

　　第三步，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”菜單下“篩選”按鈕，選擇“自動(dòng)篩選”。 

　　第四步，點(diǎn)擊“科目代碼”旁的下拉箭頭，選擇“自定義”功能，在彈出的窗口中輸入“會(huì)計(jì)科目等于10101”，確定后得到一張“現(xiàn)金—人民幣現(xiàn)金”按發(fā)生額由大到小進(jìn)行排序結(jié)果，如圖2所示。 

　　如果想分別了解現(xiàn)金收入和現(xiàn)金支出的排序情況，只要將排序?qū)ο笥伞霸瓗沤痤~”改為“借方金額”或“貸方金額”。 

　　如果我們還想進(jìn)一步對(duì)非末級(jí)會(huì)計(jì)科目的發(fā)生額排序，可以利用會(huì)計(jì)軟件對(duì)帳簿的查詢功能，先生成會(huì)計(jì)帳簿（如10201明細(xì)帳簿），然后引入Excel系統(tǒng)，選定“貸方本位幣金額”或“借方本位幣金額”，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”下的“排序”，按由大到小進(jìn)行排序；由于這時(shí)的排序結(jié)果包含了各期本月合計(jì)數(shù)、本年累計(jì)數(shù)等重復(fù)數(shù)據(jù)，所以還必須對(duì)排序結(jié)果進(jìn)行篩選；點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“篩選”按鈕，選擇“自動(dòng)篩選”，再點(diǎn)擊“憑證字”旁的下拉箭頭，選擇“自定義”，將“憑證字”定義為非空白后即得所要結(jié)果，如下圖所示。 

　　二、利用Excel軟件核對(duì)記帳憑證與科目余額的一致性 

　　如果所有記帳憑證都是由審計(jì)單位或財(cái)政部門經(jīng)過(guò)檢測(cè)的會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行正常記帳（即更新科目余額），那么記帳憑證與科目余額是肯定一致的，但是我們不能排除有人繞開(kāi)會(huì)計(jì)軟件，直接打開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)修改科目余額，因此對(duì)電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的審計(jì)，應(yīng)當(dāng)對(duì)現(xiàn)有系統(tǒng)中的記帳憑證與科目余額的一致性進(jìn)行檢查�，F(xiàn)行的檢查方法：一是利用會(huì)計(jì)軟件提供的帳簿與記帳憑證的聯(lián)查功能抽樣核對(duì)；二是繞過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，直接通過(guò)人工抽樣核對(duì)。雖然抽樣審計(jì)是現(xiàn)代審計(jì)的一大特點(diǎn)，但是這也是審計(jì)成本的一種制約，如果我們能利用計(jì)算機(jī)工具實(shí)現(xiàn)部分審計(jì)工作自動(dòng)化，借此在某一方面實(shí)現(xiàn)全面審核，顯然要比抽樣審核效果更好。全面審核的辦法也有二：一是利用現(xiàn)行的會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行驗(yàn)算，基本思路是重新建立一個(gè)帳套，引入被審帳套的全部會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，再利用會(huì)計(jì)軟件提供的反結(jié)帳、反記帳功能，重新倒回后再演算一遍，看看與原來(lái)結(jié)果是否一致。利用會(huì)計(jì)軟件雖然技術(shù)可行，但其基本前提是會(huì)計(jì)軟件的功能必須是正確，然而我們無(wú)法保證所使用的會(huì)計(jì)軟件未被非法修改或被不正確修改過(guò)，所以必須在此之前，對(duì)會(huì)計(jì)軟件功能作一測(cè)試；二是利用Excel軟件來(lái)驗(yàn)算，這種方法不僅能驗(yàn)算記帳憑證與科目余額是否一致，而且還能據(jù)此測(cè)試現(xiàn)行會(huì)計(jì)軟件是否正確，因此更具有實(shí)用性。其具體操作過(guò)程如下： 

　　第一步，從會(huì)計(jì)軟件“憑證查詢”功能檢索出截止到本期期末所有本年發(fā)生的記帳憑證，再引入Excel系統(tǒng)（假設(shè)在“驗(yàn)算”工作簿的“會(huì)計(jì)分錄序時(shí)簿”工作表）中。 

　　第二步，從會(huì)計(jì)軟件的報(bào)表模塊中將所有科目的科目余額檢索出后，引入Excel系統(tǒng)（假設(shè)在“驗(yàn)算”工作簿的“科目余額”工作表）中，并對(duì)引入的結(jié)果作如下調(diào)整：若本帳套為非年初建帳，這時(shí)需要考慮將建帳前本年已經(jīng)發(fā)生的借、貸累計(jì)發(fā)生額單獨(dú)列示。在本例中建帳日期為2月1日，為此將“科目余額”工作表中的本期發(fā)生額的借、貸方欄改為建帳前發(fā)生額的借、貸發(fā)生額欄，用來(lái)存放建帳前本年累計(jì)發(fā)生借、貸金額；考慮到金蝶會(huì)計(jì)軟件是按期計(jì)算科目余額，而我們只需要年初借/貸余額、建帳前借/貸累計(jì)發(fā)生額和建帳后借/貸累計(jì)發(fā)生額，因此必須刪除建帳之后的所有科目余額內(nèi)容；清空所有會(huì)計(jì)科目本年累計(jì)發(fā)生額的借/貸欄的內(nèi)容，結(jié)果如圖3所示。 

　　第三步，參照以下公式計(jì)算“科目余額”工作表中的G列和H列各單元的值（其中會(huì)計(jì)分錄序時(shí)簿的H列為科目代碼，會(huì)計(jì)分錄序時(shí)簿的Q列為會(huì)計(jì)科目借方發(fā)生額，會(huì)計(jì)分錄序時(shí)簿的R列為會(huì)計(jì)科目貸方發(fā)生額，單元行數(shù)為1000表示公式能夠容納足夠的科目余額，實(shí)際可根據(jù)情況調(diào)整，101＊表示以101開(kāi)頭的所有末級(jí)科目）： 

　　G2=SUMIF(會(huì)計(jì)分錄序時(shí)簿!＄H＄2:＄H＄1000,″101＊″,會(huì)計(jì)分錄序時(shí)簿!Q＄2:Q＄1000)＋E2 
　　H2=SUMIF(會(huì)計(jì)分錄序時(shí)簿!＄H＄2:＄H＄1000,″101＊″,會(huì)計(jì)分錄序時(shí)簿!R＄2:R＄1000)＋F2 

　　第四步，將“科目余額”工作表中的最后兩列，修改為“期末余額”一列，并參照公式I2=C2－D2＋G2－H2計(jì)算其他各單元值，結(jié)果如圖4所示。 

　　最后，將用Excel軟件計(jì)算的結(jié)果，與會(huì)計(jì)軟件計(jì)算的結(jié)果（在科目余額表相應(yīng)的會(huì)計(jì)期間內(nèi)）相比較，核查會(huì)計(jì)軟件內(nèi)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)是否正確，并以此來(lái)判斷記帳憑證數(shù)據(jù)與科目余額數(shù)據(jù)是否一致。這里我們將會(huì)計(jì)軟件中的科目余額（如圖5所示）與上圖Excel計(jì)算的結(jié)果相比較后，我們可以認(rèn)定該單位的記帳憑證數(shù)據(jù)與科目余額數(shù)據(jù)是一致。