會計軟件中設(shè)計反記帳功能探討

　　摘要：反記帳功能在電算化會計信息系統(tǒng)經(jīng)濟業(yè)務(wù)處理發(fā)生錯誤等情況下有著無可替代的作用。當然，作為會計軟件的一個非常用功能，對其使用必須設(shè)置嚴格的限制條件。反記帳過程的數(shù)據(jù)處理設(shè)計一般可以采用在未記帳憑證庫中保留已記帳憑證記錄，或者將未記帳憑證庫與帳薄數(shù)據(jù)庫合而為一 ，只設(shè)置一個統(tǒng)一的記帳憑證庫兩種方法。  
      
　　無論在手工會計還是在電算化會計中，都要根據(jù)已審核的記帳憑證登記帳薄，稱之為記帳，而反記帳則是將已經(jīng)登記入帳的會計數(shù)據(jù)予以取消，使之恢復(fù)到記帳前的狀態(tài)，它是記帳的逆操作，也是電算化會計系統(tǒng)中才有的一個概念。會計軟件中要不要設(shè)有反記帳功能，一直存在激烈的爭論。因此即使會計軟件界在功能設(shè)計上借鑒成風的今天，反記帳功能卻遭遇迥異，金蝶第一個吃了螃蟹，在其“會計風暴”中加上了反記帳功能，而用友、安易等老牌會計軟件商則不以為然，拒絕反記帳功能在其軟件上“安家”。他們認為會計數(shù)據(jù)記帳后就不能修改，唯其如此，才能保證會計信息的質(zhì)量和可信度，在人們對電子會計數(shù)據(jù)能否作為審計依據(jù)還存在種種爭議的情況下，反記帳功能將更加給人以一種不安全感。筆者認為，反記帳功能是電算化會計系統(tǒng)經(jīng)濟業(yè)務(wù)處理結(jié)果發(fā)生錯誤時予以修正的理想方式，只要在設(shè)計時能充分考慮到其各種不足，對其使用設(shè)置嚴格的限制條件，就完全可以使其成會計軟件功能的一部分。  

　　—、反記帳功能的作用  

　　反記帳功能在下述情況發(fā)生時，有著無可替代的作用：  

　　1、大量的錯誤憑證被登記入帳  這種情況在電算化會計系統(tǒng)投入使用初期，尤其在試運行期間，非常容易發(fā)生。如果沒有反記帳功能，則只能編制大量的錯帳更正憑證予以更正，從而導(dǎo)致帳薄中存在大量無用的冗余信息，影響對會計信息的使用；也不利于審計工作的進行----當審計人員查到一筆又一筆的錯帳時，它們也許在后續(xù)的憑證中進行了更正，這種情況大量出現(xiàn)時，會使審計人員對錯弊產(chǎn)生麻痹思想，影響審計工作的效率和查錯能力。如果有反記帳功能就可以先取消記帳，把錯誤憑證全部修正后再重新記帳，帳薄中的冗余信息就可以大大減少，帳薄信息就會簡潔明了，便于利用。  

　　2、帳證不符  手工會計中由于會計人員的粗心，常常發(fā)生過帳錯誤，導(dǎo)致帳證不符，這時一般利用劃線更正法予以更正。在電算化會計信息系統(tǒng)中，記帳實質(zhì)是將記帳憑證庫的有關(guān)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入帳簿數(shù)據(jù)庫中，而且正式過帳前要先對所記帳憑證進行平衡校驗，以保證其正確性，所以帳證一般是相符的。但是當電算化會計系統(tǒng)遭受計算機病毒的侵襲，或者存放會計帳簿數(shù)據(jù)的計算機硬盤扇區(qū)遭受物理損害，或者帳簿數(shù)據(jù)庫在沒有啟動電算化會計軟件的情況下被人為非法篡改，這就完全可能導(dǎo)致帳證不符。無論是帳簿錯誤還是憑證錯誤，或者帳證都有錯誤，都無法象手工會計那樣采用劃線更正法、補充登記法或赤字沖消法來更正，最好的辦法就是反記帳。如果憑證數(shù)據(jù)正確，僅僅是帳簿記錄有誤，取消錯誤的帳簿后將正確的憑證轉(zhuǎn)入過來即可；如果是憑證有誤，則不管帳簿記錄是否正確均應(yīng)先取消帳簿記錄數(shù)據(jù)，再對錯誤憑證一一進行修改，審核無誤后重新登記入帳。  

　　3、記帳過程意外中斷  在手工會計中，這也許不成為一個問題，記帳人員只須隨后續(xù)接下去登記就可以了。但在電算化會計系統(tǒng)中，記帳是由計算機自動進行的，當意外斷電、病毒侵襲等非常事件導(dǎo)致記帳過程被意外中斷時，財會人員無法了解計算機到底已經(jīng)登錄了多少張憑證，因而也就無法在系統(tǒng)恢復(fù)正常后續(xù)接下去記帳了。也許從理論上說，對計算機和會計軟件精通的人能通過查詢帳簿數(shù)據(jù)庫記錄等方法，獲知記帳過程中斷時已登記的憑證，但對普通的電算化會計人員來說，這是不現(xiàn)實的。而且即使獲知意外中斷時已登記的憑證數(shù)，會計軟件也不允許續(xù)接記帳，唯一的辦法就是設(shè)置反記帳功能。對此，《會計核算基本功能規(guī)范》也規(guī)定，會計軟件“應(yīng)當具有在計算機發(fā)生故障或者由于強行關(guān)機及其他原因引起內(nèi)部和外部會計數(shù)據(jù)被破壞的情況下，利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能”。這里的最近狀態(tài)就是對最后一次記帳進行反記帳后的狀態(tài)。  

　　二、反記帳功能使用條件設(shè)計  

　　反記帳功能顯然不是一個常用的功能，它只有在前述特殊情況下才能使用。如果濫用反記帳功能，則不但影響會計處理的嚴肅性，也會大大增加工作量。許多人就是以此為反對在會計軟件中設(shè)計反記帳功能的理由。因此，對其使用必須嚴格限制。其限制條件至少必須包括：  

　　1、操作者必須是得到系統(tǒng)管理員授權(quán)的原記帳人  在電算化會計系統(tǒng)中，記帳人員應(yīng)對帳簿的正確性負完全責任，誰記帳有誤就只能由誰負責修正。反記帳功能的目的，就是取消部分甚至全部的錯誤帳簿記錄以后重新正確記帳，從本質(zhì)上講，它也是對錯帳的一種更正行為。為了保證記帳操作的嚴肅性，避免濫用反記帳功能，操作者必須同時得到系統(tǒng)管理員授權(quán)才能實施反記帳。  

　　2、只能在結(jié)帳前進行  結(jié)帳就是在本期經(jīng)濟業(yè)務(wù)全部處理完畢，并被認為正確后予以封帳，使本期的經(jīng)濟業(yè)務(wù)固定下來。進行結(jié)帳操作就意味著本期已經(jīng)沒有經(jīng)濟業(yè)務(wù)需要處理，因而不但不允許輸入本期的記帳憑證，也不允許對本期經(jīng)濟業(yè)務(wù)進行記帳和反記帳。  

　　3、只能按憑證號或日期逆序連續(xù)進行  記帳是按日期和憑證號順序進行的，只有按其逆序連續(xù)取消帳簿數(shù)據(jù)庫的記錄，才能保證重新記帳的正常進行。這就意味著，反記帳的范圍應(yīng)該以帳簿數(shù)據(jù)庫的最后一條記錄或者說是最后一張已記帳憑證為起點，依逆序前溯定位，來確定反記帳的記錄數(shù)，而不能允許從帳簿數(shù)據(jù)庫中間任意抽取幾條記錄（不管是否是連續(xù)）作為反記帳的范圍。  

　　三、反記帳過程的數(shù)據(jù)處理  

　　反記帳是記帳的逆操作，從某種意義上說，它也是記帳的一種特殊形式，因而在設(shè)計上必須將兩者結(jié)合起來考慮。在所有會計軟件中，記帳都是必備功能，根據(jù)一般的說法，計算機記帳是將未記帳憑證庫的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入到帳簿數(shù)據(jù)庫中去，所以反記帳就是將帳簿數(shù)據(jù)庫中最后的一條或多條紀錄轉(zhuǎn)回到未記帳憑證庫中去，應(yīng)該轉(zhuǎn)回的記錄就是反記帳的范圍。一般來說，這個范圍應(yīng)該由反記帳執(zhí)行人員根據(jù)需要指定。但是對于記帳過程意外中斷而進行恢復(fù)到記帳前狀態(tài)這種情況，會計軟件應(yīng)該提供自動定位的功能�，F(xiàn)有會計軟件的解決方案是在每次正式記帳前先將帳薄數(shù)據(jù)內(nèi)容備份到硬盤某一固定文件中去，如本次記帳被意外中斷，則以備份文件恢復(fù)帳薄數(shù)據(jù)庫文件，由于每次備份到硬盤的文件名是固定唯一的，所以恢復(fù)只能對最后一次記帳進行，也只能進行一次。而且這種備份和恢復(fù)是對月內(nèi)帳薄數(shù)據(jù)的完全備份和完全恢復(fù)，如果一個單位的經(jīng)濟業(yè)務(wù)量較大時，在月度較遲時間進行記帳和反記帳，就會耗費較長的時間。為了提高效率，設(shè)想采用如下兩種方法加以解決：  

　　1、在未記帳憑證庫中保留已記帳憑證記錄  記帳時，將記帳范圍內(nèi)的憑證追加到帳簿數(shù)據(jù)庫中，但不刪除未記帳憑證庫中相應(yīng)記錄，只是要對其打上記帳標識，使其在編輯、查詢未記帳憑證時能自動被過濾掉，同時每一次記帳后都在該未記帳憑證庫打上截止標識。這樣反記帳時既可以直接按憑證日期、編號等指定范圍，也可以根據(jù)每次記帳后所做的截止標識，恢復(fù)到最后一次或最后幾次的記帳前狀態(tài)。反記帳的實現(xiàn)也不再是將帳薄數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移到未記帳憑證庫，而是刪除帳薄數(shù)據(jù)庫的有關(guān)記錄，同時去掉未記帳憑證庫中相應(yīng)記錄的已記帳標識和截止標識。在這種方式下，雖然未記帳憑證庫的記錄增加了占用硬盤空間，但省卻了每次正式記帳前的數(shù)據(jù)備份時間和備份文件占用的硬盤空間。與現(xiàn)行方法相比，效率更高，占用空間更少，使用則更靈活方便。  

　　2、將未記帳憑證庫與帳薄數(shù)據(jù)庫合而為一 ，只設(shè)置一個統(tǒng)一的記帳憑證庫  這個記帳憑證庫存放全部未記帳憑證和已記帳憑證，其結(jié)構(gòu)包括兩個庫文件中的所有字段，即除了未記帳憑證填制時涉及的各個字段外，還要加上記帳標識、記帳人等。同第一種方法一樣，為了能恢復(fù)到最后一次或最后幾次的記帳前狀態(tài)，還要加上一個記帳截止標識字段，以記錄每次記帳的范圍。當需要增加、編輯或查詢未記帳憑證時，就將已打上記帳標識的記錄過濾掉；當要進行帳簿查詢或打印時，就把沒有記帳標識的記錄過濾掉。每次記帳時，在記帳范圍內(nèi)的憑證記錄中填上記帳標識和記帳人姓名，并在記帳范圍的最末一條記錄打上截止標識就可以了。這種方式下的反記帳實現(xiàn)更加簡單，只要將反記帳范圍內(nèi)的記錄中的記帳標識、記帳人以及截止標識去掉就可。這一方式的高效率和對空間的節(jié)約是最為理想的。但由于未記帳憑證和已記帳憑證共用一個數(shù)據(jù)庫，使人覺得數(shù)據(jù)遭到破壞的可能性提高了。不過仔細思考起來，由于會計信息系統(tǒng)內(nèi)的文件數(shù)以百計，僅僅將未記帳憑證庫與已記帳憑證庫（帳簿數(shù)據(jù)庫）合并所帶來的數(shù)據(jù)破壞可能性提高應(yīng)該是非常有限的。