EXCEL在審計銀行存款未達(dá)款項中的應(yīng)用

　　銀行存款審計是審計工作必不可少的環(huán)節(jié)之一。Excel電子表格軟件可以較方便地找出銀行存款日記賬與銀行對賬單中的記賬錯誤和未達(dá)賬項，提高審計效率。

　　一、總體思路

　　將單位銀行存款日記賬和銀行對賬單用Excel在同一工作簿中分別建立工作表，以雙方記賬單據(jù)的類型及號碼作為Excel判斷雙方同步記賬的主要條件，用雙方的發(fā)生額必須相等作為輔助條件，然后運(yùn)用邏輯判斷函數(shù)將兩個工作表中的同步記賬的部分標(biāo)示出來，通過對數(shù)據(jù)的篩選反映出未達(dá)賬項。

　　對實現(xiàn)電算化的單位，可通過數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換單位銀行存款賬和銀行對賬單數(shù)據(jù)的自動采集，對未實現(xiàn)電算化的單位則采用人工輸入的方法建立該工作簿。

　　下面的操作步驟采用人工輸入對賬單及銀行存款日記賬的方法來實現(xiàn)未達(dá)賬的計算機(jī)輔助審計。

　　二、具體步驟

　　步驟一：建立工作簿及工作表。在Excel中新建一個工作簿，假定取名為“DZ.xls”。雙擊工作表標(biāo)簽中的Sheet1，將其重命名為“YH”，保存單位銀行存款日記賬數(shù)據(jù)；將Sheet2工作表重命名為“DW”，保存銀行對賬單數(shù)據(jù)。

　　步驟二：輸入單位銀行存款日記賬數(shù)據(jù)。進(jìn)入YH工作表，分別在A1到H1單元格中輸入“核對單據(jù)號”、“憑證日期”、“憑證編號”、“摘要”、“借方發(fā)生額”、“貸方發(fā)生額”“、”余額“、”核對符號“8個字段。將單位銀行存款日記賬的內(nèi)容輸入到工作表YH中。

　　表1中假定上期無未達(dá)賬項，如有可將上期的未達(dá)賬項視為本期發(fā)生，一并輸入到當(dāng)期的發(fā)生額中，以把雙方的期初余額調(diào)整一致；在其他單元格中輸入當(dāng)期的相應(yīng)內(nèi)容。

　　步驟三：計算日記賬余額。在G3單元中，輸入公式“＝G2＋E3－F3”，回車后，在G3單元格中計算出發(fā)生的第一筆業(yè)務(wù)后的余額，然后用填充柄向下拖動進(jìn)行填充，可計算出每筆業(yè)務(wù)發(fā)生后的余額及期末余額。

　　步驟四：輸入銀行對賬單數(shù)據(jù)。進(jìn)入DW工作表，輸入期初余額，余額在貸方，銀行記賬與單位記賬方向相反，其他單元格填上本期銀行對賬單數(shù)據(jù)；在F3單元格中輸入公式“＝F2－D3＋E3”，并用填充柄拖動填充計算出其他業(yè)務(wù)發(fā)生后的余額。

　　步驟五：定義數(shù)據(jù)清單。進(jìn)入YH工作表，選定工作表當(dāng)期發(fā)生額的行，選擇菜單“插入”→“名稱”中的“定義”命令，將工作表選定的單元格定義為“YHSJ”。同樣，將DW工作表中的當(dāng)期發(fā)生額數(shù)據(jù)定義為“DWSJ”。

　　步驟六：單位銀行日記賬自動與銀行對賬單核對。在YH工作表H3單元格中輸入公式“＝IF（AND（VLOOKUP（A3.DZ.xls！DWSJ，5，F(xiàn)ALSE）＝E3，VLOOKUP（A3，DZ.xls！DWSJ，4，F(xiàn)ALSE）＝F3），”T“，”N“）”（注意輸入公式時要使用半角方式）；將H3單元格的內(nèi)容用填充柄向下填充至當(dāng)期的最后一筆發(fā)生額為止。

　　在H3單元格中，我們利用了Excel的查找函數(shù)“VLOOKUP”、聯(lián)接函數(shù)“AND”、邏輯判斷函數(shù)“IF”3個函數(shù)的嵌套公式，該公式表明，用該“YH工作表”的A3單元格特征代碼的“核對單據(jù)號”到被定義為“DWSJ”的“DW工作表”A列中查找是否存在該特征號碼，如不存在，則在“核對符號”欄表示為出錯符號“＃N／A”；如存在這一特征代碼，則用“AND”函數(shù)在“DW工作表”中尋找該特征代碼行的第五列即“貸方發(fā)生額”的金額，與“YH工作表”的“E3”單元格即“借方發(fā)生額”比較，以及“DW工作表”中此行的第四列“借方發(fā)生額”與“YH工作表”的“F3”單元格“貸方發(fā)生額”比較，如兩個金額不相等，則在“核對單據(jù)號”欄出現(xiàn)“N”符號，如金額相等，則在“核對單據(jù)號”欄出現(xiàn)“T”符號。

　　步驟七：銀行對賬單自動與單位銀行日記賬核對。在DW工作表G3單元格中輸入公式“＝IF（AND（VLOOKUP（A3，DZ.xls！YHSJ，5，F(xiàn)ALSE）＝E3，VLOOKUP（A3，DZ.xls！YHSJ，4，F(xiàn)ALSE）＝D3），”T“，”N“）”；將G3單元格的內(nèi)容用填充柄向下填充至當(dāng)期的最后一筆發(fā)生額為止。

　　經(jīng)過上述操作，所有核對單據(jù)號相符、借貸方發(fā)生額一致的業(yè)務(wù)在“核對符號”欄目均注明“T”符號；借、貸發(fā)生額不相等的將會注明“N”符號，一般系一方或雙方的記賬錯誤引起的；而標(biāo)明了“＃N／A”符號的則為無對應(yīng)的“核對單據(jù)號”，為未達(dá)賬項。

　　步驟八：列出記賬錯誤和確認(rèn)未達(dá)賬項。在YH工作表中，單擊工作表的“全選”按鈕，選擇“數(shù)據(jù)”→“篩選”→“自動篩選”。此時，數(shù)據(jù)清單頂端的字段名變成了下拉式列表，選擇“N”項，即可得到企業(yè)和銀行記賬不一致的數(shù)據(jù)記錄；選擇“＃N／A”，即可得到所有單位已記賬而銀行未記賬的未達(dá)賬項全部明細(xì)記錄，見表6（注：此時反映的“余額”欄是經(jīng)過篩選了的，除期初余額、期末余額外已無實際意義）。

　　用同樣方法，對DW工作表中的記賬錯誤和未達(dá)賬項進(jìn)行篩選處理。

　　步驟九：審計記賬錯誤和未達(dá)賬項。在審計銀行存款找出上述明細(xì)數(shù)據(jù)后，進(jìn)行具體審計工作。對未達(dá)賬項，將之與單位的銀行存款余額調(diào)節(jié)表進(jìn)行對照，如單位有“利用銀行賬戶一進(jìn)一出，財務(wù)不記賬”的現(xiàn)象，則可一目了然地發(fā)現(xiàn)。

　　此方法在單位與單位往來的核對、單位內(nèi)部往來的核對，以及在發(fā)票存根與記賬聯(lián)、發(fā)票聯(lián)的核對等方面同樣可以使用。