無論在手工會計系統(tǒng)還是在計算機會計系統(tǒng)中，都要根據(jù)已審核的記賬憑證登記賬簿，稱之為記賬。而反記賬是將已經(jīng)登記入賬的會計數(shù)據(jù)予以取消，使之恢復(fù)到記賬前的狀態(tài)。它是記賬的逆操作，也是計算機會計系統(tǒng)獨有的一個概念。會計軟件中要不要設(shè)反記賬功能，一直存在激烈的爭論。筆者認為，反記賬是計算機會計系統(tǒng)在處理經(jīng)濟業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)發(fā)生錯誤時予以更正的理想方式，不過在設(shè)計時必須充分考慮到反記賬功能的不足之處，對其使用設(shè)置嚴格的限制條件。
一、反記賬的作用
反記賬在下述三種情況下有著無可替代的作用。
1.大量的錯誤憑證被登記入賬。這種情況在計算機會計系統(tǒng)投入使用初期（尤其在試運行期間）非常容易發(fā)生。如果沒有反記賬功能，則只能編制大量的錯賬更正憑證予以更正，從而導(dǎo)致賬簿中存在大量的冗余信息，影響會計信息的使用。從審計的角度來看，當審計人員查到一筆又一筆的錯賬時，這些錯賬也許在后續(xù)的憑證中進行了更正，但仍會使審計人員對錯誤產(chǎn)生麻痹思想，影響審計工作效率。如果有反記賬功能就可以先取消記賬，把錯誤憑證全部更正后再重新記賬，賬簿中的冗余信息就可以大大減少，賬簿信息就會簡潔明了，便于利用。
2.賬證不符。在計算機會計信息系統(tǒng)中，記賬實質(zhì)上是將記賬憑證庫的有關(guān)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入賬簿數(shù)據(jù)庫中，而且正式過賬前要先對記賬憑證進行平衡校驗，以保證其正確性，所以賬證一般是相符的。但是當計算機會計系統(tǒng)遭受計算機病毒的侵襲，或者存放會計賬簿數(shù)據(jù)的計算機硬盤扇區(qū)遭受物理損害，或者賬簿數(shù)據(jù)庫在沒有啟動計算機會計軟件的情況下被人為非法篡改時，就完全可能導(dǎo)致賬證不符。無論是賬簿錯誤還是憑證錯誤，或者賬簿、憑證都有錯誤，都無法像手工會計那樣采用劃線更正法、補充登記法或紅字沖銷法來更正，最好的辦法就是反記賬。如果憑證數(shù)據(jù)正確，僅僅是賬簿記錄有誤，取消錯誤的賬簿記錄后將正確的憑證數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入即可；如果是憑證有誤，則不管賬簿記錄是否正確，均應(yīng)先取消賬簿記錄數(shù)據(jù)，再對錯誤憑證一一進行更正，審核無誤后重新登記入賬。
3.記賬過程意外中斷。在手工會計中，記賬人員只需接下去登記就可以了。但在計算機會計系統(tǒng)中，記賬是由計算機自動進行的，當意外斷電、病毒侵襲等非常事件導(dǎo)致記賬過程意外中斷時，財會人員無法了解計算機到底已經(jīng)登記了多少張憑證，因而也就無法在系統(tǒng)恢復(fù)正常后繼續(xù)登賬。也許從理論上說，精通計算機和會計軟件的人能通過查詢賬簿數(shù)據(jù)庫記錄等方法獲知記賬過程中斷時已登記的憑證數(shù)，但對普通的會計人員來說，這是不現(xiàn)實的。況且即使獲知記賬過程意外中斷時已登記的憑證數(shù)，會計軟件也不允許接著記賬，唯一的辦法就是設(shè)置反記賬功能。對此，《會計核算軟件基本功能規(guī)范》也規(guī)定，會計軟件“應(yīng)當具有在計算機發(fā)生故障或者由于強行關(guān)機及其他原因引起內(nèi)部和外部會計數(shù)據(jù)被破壞的情況下，利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能”。顯然，要恢復(fù)到“最近狀態(tài)”就需對最后一次記賬進行反記賬。
二、反記賬功能使用條件設(shè)計
反記賬功能顯然不是一個常用的功能，它只有在前述三種特殊情況下才能使用。如果濫用反記賬功能，則不但影響會計處理的嚴肅性，也會大大增加工作量。許多人就是以此為由反對在會計軟件中設(shè)計反記賬功能。因此，對反記賬功能的使用必須嚴格限制。其限制條件至少必須包括：
1.操作者必須是得到系統(tǒng)管理員授權(quán)的原記賬人。在計算機會計系統(tǒng)中，記賬人員應(yīng)對賬簿的正確性負完全責(zé)任，誰記賬有誤就只能由誰負責(zé)更正。設(shè)置反記賬功能的目的，就是取消部分甚至全部的錯誤賬簿記錄后重新按正確數(shù)據(jù)記賬，從本質(zhì)上講，這是對錯賬的一種更正行為。為了保證記賬操作的嚴肅性，避免濫用反記賬功能，操作者必須得到系統(tǒng)管理員授權(quán)后才能進行反記賬。
2.只能在結(jié)賬前進行。結(jié)賬就是在本期經(jīng)濟業(yè)務(wù)全部處理完畢并確認無誤后予以封賬。進行結(jié)賬操作就意味著本期已經(jīng)沒有經(jīng)濟業(yè)務(wù)需要處理，因而不但不允許輸入本期的記賬憑證，也不允許對本期經(jīng)濟業(yè)務(wù)進行記賬和反記賬。
3.只能按憑證號或日期逆序連續(xù)進行操作。記賬是按日期和憑證號順序進行的，只有逆序地連續(xù)取消賬簿數(shù)據(jù)庫的記錄，才能保證重新記賬的正常進行。這就意味著，反記賬時應(yīng)該以賬簿數(shù)據(jù)庫的最后一條記錄（或者說是最后一張已記賬的憑證）為起點，依逆序前溯定位，確定出反記賬的記錄數(shù)，而不能從賬簿數(shù)據(jù)庫中任意抽取幾條記錄（不管是否連續(xù)）作為反記賬的范圍。
三、反記賬過程的數(shù)據(jù)處理
反記賬是記賬的逆操作，即將賬簿數(shù)據(jù)文件中的最后一條或多條記錄轉(zhuǎn)回到未記賬憑證文件中去，應(yīng)該轉(zhuǎn)回的記錄就是反記賬的范圍。一般來說，這個范圍應(yīng)該由反記賬執(zhí)行人員根據(jù)需要確定。但是在記賬過程意外中斷而需恢復(fù)到記賬前狀態(tài)的情況下，會計軟件應(yīng)該提供自動定位的功能�，F(xiàn)有會計軟件的解決方案是在每次正式記賬前先將賬簿數(shù)據(jù)內(nèi)容備份到硬盤的某一固定文件中去，如記賬過程意外中斷，則以備份文件恢復(fù)賬簿數(shù)據(jù)文件。由于每次備份到硬盤的文件名是固定、唯一的，所以只能針對最后一次記賬數(shù)據(jù)進行恢復(fù)，且只能進行一次。而且這種備份和恢復(fù)是對月內(nèi)賬簿數(shù)據(jù)的完全備份和完全恢復(fù)，如果一個單位的經(jīng)濟業(yè)務(wù)量較大，在月末進行記賬和反記賬就會耗費較長的時間。為了提高效率，設(shè)想采用如下兩種方法加以解決：
1.在未記賬憑證文件中保留已記賬憑證記錄。記賬時，將記賬范圍內(nèi)的憑證追加到賬簿數(shù)據(jù)文件中，但不刪除未記賬憑證文件中的相應(yīng)記錄，只是作已記賬標識，使其在編輯、查詢未記賬憑證時能自動被過濾掉，同時每一次記賬后都在該未記賬憑證文件上作截止標識。這樣反記賬時既可以直接按憑證日期、編號等指定范圍，也可以根據(jù)每次記賬后所作的截止標識恢復(fù)到最后一次或最后幾次記賬前的狀態(tài)。反記賬的實現(xiàn)也不再是將賬簿數(shù)據(jù)文件記錄轉(zhuǎn)移到未記賬憑證文件中，而是刪除賬簿數(shù)據(jù)文件的有關(guān)記錄，同時去掉未記賬憑證文件中相應(yīng)記錄的已記賬標識和截止標識。在這種方式下，雖然未記賬憑證文件的記錄增加了硬盤占用空間，但省卻了每次正式記賬前的數(shù)據(jù)備份時間和備份文件占用的硬盤空間。與現(xiàn)行方法相比，這種方法效率更高，占用空間更少，使用起來更靈活方便。
2.將未記賬憑證文件與賬簿數(shù)據(jù)文件合而為一，只設(shè)置一個記賬憑證文件。這個記賬憑證文件用于存放全部未記賬憑證和已記賬憑證，其結(jié)構(gòu)包括上述未記賬憑證文件與賬簿數(shù)據(jù)文件中的所有字段，即除了未記賬憑證填制時涉及的各個字段外，還要加上已記賬標識、記賬人姓名等。同第一種方法一樣，為了能恢復(fù)到最后一次或最后幾次記賬前的狀態(tài)，還要加上一個截止標識字段，以記錄每次記賬的范圍。當需要增加、編輯或查詢未記賬憑證時，就將打上已記賬標識的記錄過濾掉；當需要進行賬簿查詢或打印時，就把沒有已記賬標識的記錄過濾掉。每次記賬時，在記賬范圍內(nèi)的憑證記錄中加上已記賬標識和記賬人姓名，并將記賬范圍內(nèi)的最末一條記錄打上截止標識就可以了。這種方法下反記賬的實現(xiàn)更加簡單，只要將反記賬范圍內(nèi)記錄中的已記賬標識、記賬人姓名以及截止標識去掉即可。
