2006年1月，筆者所在的中國石油國際事業(yè)有限公司SAP系統(tǒng)在經(jīng)過半年時間并行后開始獨立上線運行，初步獲得成功。在經(jīng)過一年多時間的反復磨合和調(diào)整后，目前系統(tǒng)各項功能運轉(zhuǎn)順暢，基本實現(xiàn)了上線時的各項預期功能。在參與了整個項目的設計與實施，并作為推進項目進展的一個關鍵用戶親歷諸多環(huán)節(jié)后，筆者有很多感慨與收獲，在此僅就個人體會最深的幾點拿出來和大家分享。

　　成功的經(jīng)驗

　　1.實施SAP決不是單純的財務系統(tǒng)升級，而是一次組織的變革，它的成功不是依賴于項目實施團隊把系統(tǒng)設計得有多好，而是取決于最終用戶在實際工作中把系統(tǒng)用得有多好。因此，實施團隊一定不要把自己想象成敢死隊，一味沖鋒在前，而是應該作為教練員和輔導員，耐心地幫助所有系統(tǒng)使用人員扎扎實實地掌握好系統(tǒng)的各項功能，這是項目能否取得最后成功的一個非常關鍵的因素。筆者所在實施團隊在這方面采取了很多行之有效的做法。

　?。?）為督促項目使用人員扎實掌握相關技能，在人力資源部門的配合下，要求所有系統(tǒng)使用人員均須通過嚴格的培訓和考試，拿到上崗證書后才能操作系統(tǒng)，凡不能掌握系統(tǒng)使用功能的一律換崗。

　　（2）最終用戶的集中培訓和考試內(nèi)容以實際操作為主，基本理論、概念闡述緊扣實際操作需要。SAP是一個實際操作性極強的系統(tǒng)，培訓時如果僅是泛泛地演示系統(tǒng)功能和操作，而不讓最終用戶去實際操作演練，一旦系統(tǒng)上線，很多潛藏問題就會暴露出來。筆者所在實施團隊在組織最終用戶培訓時，70％以上的時間都是安排最終用戶自己在系統(tǒng)中操作演練，遇到問題再幫助他們澄清基本概念和相關理論。最后過關考試時80％以上也都是上機操作題。這樣做的好處是使所有最終用戶都扎實地掌握了系統(tǒng)的各項操作，培訓過程中的大量操作演練也使得很多在今后實際工作中可能遇到的問題得以及早發(fā)現(xiàn)并解決。

　?。?）注重操作手冊的匯編整理工作。我們的操作手冊不但有各項實際操作的具體步驟，還有專門的手冊來講述關鍵概念和案例分析；手冊是按照掌握系統(tǒng)的熟練程度匯編成冊的，編號靠前的手冊講述基本概念和基本操作，隨著編號的遞增，手冊的專業(yè)性和復雜性也逐漸增強，最終用戶能夠根據(jù)自己對系統(tǒng)的實際掌握程度，依據(jù)手冊編號順序快速找到自己需要的幫助；手冊全部在企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)上公開，供所有最終用戶自學，并且定期修改完善，按版本進行維護。實踐證明，操作手冊在推廣系統(tǒng)操作、幫助員工記憶培訓內(nèi)容、幫助新員工迅速掌握系統(tǒng)功能等方面發(fā)揮了巨大的作用。同時，手冊的系統(tǒng)維護也確保了公司沒有因為實施團隊成員的流失而影響到其他用戶對系統(tǒng)的掌握水平。

　?。?）注重和基層操作人員保持密切的聯(lián)系，不斷聽取他們的意見。通常，能夠進入項目實施團隊的都是公司財務和業(yè)務系統(tǒng)的精英分子，那些處在基層、實際工作中最經(jīng)常需要和系統(tǒng)接觸的員工往往沒有機會參與到系統(tǒng)設計中去。實施團隊如果不能充分重視基層人員的意見，保持和他們的緊密聯(lián)系，往往要到系統(tǒng)上線后才會發(fā)現(xiàn)一些功能的根本無法實現(xiàn)。

　?。?）充分利用BBS、RTX等在線溝通工具，在整個公司范圍內(nèi)建立起順暢的溝通機制，使所有系統(tǒng)使用人員都有渠道來反映他們在系統(tǒng)操作中遇到的問題。為此，我們還安排專人對問題進行分類、整理，根據(jù)這些問題及時調(diào)整系統(tǒng)的配置，必要時通過新增開發(fā)來不斷完善系統(tǒng)功能，使系統(tǒng)的使用越來越貼近實際工作需要。

　　2. 注重項目實施團隊成員的選擇。項目實施團隊成員是否搭配合理，成員之間是否配合默契，是SAP項目成功實施的另一個關鍵要素。就筆者所在實施團隊的構(gòu)成來說，除了外聘的項目實施公司顧問外，公司內(nèi)選派的項目實施人員中既有精干的中層干部，能隨時向公司高層反映項目進展中的問題，又有熟悉日常業(yè)務、通曉業(yè)務需求的業(yè)務骨干和基層員工；既有資深員工，也有新加入公司的外聘人員，以使系統(tǒng)設計在符合公司既有業(yè)務模式需要的基礎上，充分借鑒外單位的先進經(jīng)驗；既有財務部門的業(yè)務主管，也有業(yè)務部門骨干人員，使SAP系統(tǒng)的前臺和后臺的具體操作得以貫通；既有總部的關鍵用戶，也有分支機構(gòu)的一線操作人員，可以確保系統(tǒng)在滿足總部管理要求的前提下也能符合分支機構(gòu)的特殊要求。團隊成員在性格和能力上的搭配也比較合理，既有善于指明方向的領導干部，也有扎扎實實埋頭苦干的員工，還有同時通曉業(yè)務和技術(shù)的業(yè)務骨干。

　　系統(tǒng)上線后，實施團隊的后期管理也是一個非常重要的環(huán)節(jié)。筆者所在公司在系統(tǒng)上線后專門制定了針對關鍵用戶的管理制度，確保關鍵用戶有足夠的資源能夠繼續(xù)學習，同時也要求關鍵用戶承擔起不斷完善系統(tǒng)、提升最終用戶操作水平的責任。

　　3. 要學會善用公司領導資源。SAP實施是公司一把手項目，但如果在實際操作中拘泥于這一說法而要求公司領導事事支持，在筆者看來，既不現(xiàn)實，也不明智。SAP項目的實施通常需要花費很長的時間，期間遇到的問題有些是重要的、有些則無關大局，而公司一把手的精力和時間是公司極其珍貴的資源，因此，項目實施團隊要善于利用公司領導這一寶貴資源，不到關鍵問題和重要環(huán)節(jié)，不要輕易動用領導資源。那么，哪些是關鍵問題和重要環(huán)節(jié)呢？依筆者看來，一是協(xié)調(diào)資源，二是處理關系。協(xié)調(diào)資源就是要領導確認項目支出預算及調(diào)整、安排部門予以配合支持、在項目實施過程出問題時追加顧問人數(shù)等。處理關系主要是指在SAP實施過程中通常會牽涉到部門之間工作量和利益的再分配和再調(diào)整。比如，因為實施SAP，一些部門由于工作量減少需要減員，而另一些部門因為工作量增加需要增加人，或者原來一些部門內(nèi)部私藏的信息現(xiàn)在需要公開，諸如此類事情往往需要公司一把手來處理，以消除項目前進過程中的障°，使項目得以繼續(xù)推行。

　　失敗的教訓

　　1. 對系統(tǒng)功能要有合理的預期。第一次上SAP的公司都容易把SAP想象成無所不能的系統(tǒng)，希望一步到位、一勞永逸，于是把所有管理提升的想法都一鼓腦地扔給項目實施團隊，要求其在系統(tǒng)設計中予以考慮。事實上，這樣做無異于拔苗助長，欲速而不達。因為，項目實施的資源和時間通常是有限的，要用有限的資源和時間去實現(xiàn)那些自己可能都未必想得很清楚的管理需求，很可能會造成企業(yè)最基本的管理需求因為投入不足而考慮不周，最后因為舍本逐末嚴重拖累項目的整體效益，同時也使整個實施團隊陷入泥沼。因此，正確的做法是要把企業(yè)提升管理的需求按輕重緩急進行整理，分階段實施。在向?qū)嵤╊檰柼岢鱿到y(tǒng)功能開發(fā)需求時最好有領導把關，仔細審核，按需求緩急認真排序。實施顧問并不清楚企業(yè)的管理需求，他們只能根據(jù)公司提交的需求緩急來安排項目的開發(fā)順序。如果企業(yè)自己在提交項目需求時沒有經(jīng)過成熟而充分的考慮，就會造成顧問寶貴時間的浪費。筆者在此次項目中就犯了這種錯誤，一些程序在顧問辛辛苦苦開發(fā)后實際工作中卻使用很少，但是這些程序的開發(fā)擠占了顧問大量的時間，一些最基本的系統(tǒng)功能由于沒有足夠的時間去加以完善，最后只能再追加資源進行開發(fā)。

　　2. 要充分重視項目設計階段的投入，包括時間和人員的投入，尤其是資深業(yè)務人員的投入。資深業(yè)務人員是公司的業(yè)務骨干，讓他們投入項目會使系統(tǒng)設計少走許多彎路。但同時他們的投入無疑會在一定程度上影響公司正常業(yè)務的開展，因此公司在決策是否讓他們投入項目開發(fā)時通常容易有所保留。但實際上，此時的一點保留看似確保了公司業(yè)務的正常發(fā)展，但由于這些業(yè)務骨干未能充分參與系統(tǒng)設計，系統(tǒng)設計上很容易出現(xiàn)問題。而此時再來解決設計中的問題，付出的成本往往要增加好幾倍，實在是得不償失。這個錯誤筆者已經(jīng)犯過，希望后來者能夠引以為戒。

　　SAP系統(tǒng)成功實施的影響

　　此次SAP系統(tǒng)的成功實施使公司管理水平有了大幅度的提升，具體體現(xiàn)在：一是由系統(tǒng)根據(jù)業(yè)務觸發(fā)的業(yè)務工作自動生成財務數(shù)據(jù)，不僅確保了業(yè)務數(shù)據(jù)和財務數(shù)據(jù)的一致，而且由于數(shù)據(jù)共享，大大減輕了財務人員核對數(shù)據(jù)準確性的壓力。二是總部直接能看到分支機構(gòu)所做的每一張憑證，加強了總部對分支機構(gòu)的財務管理力度，降低了財務報表做假的風險。三是由系統(tǒng)自動匯總各分支機構(gòu)數(shù)百張報表并生成系統(tǒng)合并報表，工作效率和工作質(zhì)量都明顯提升。四是公司對業(yè)務采取單元一體化的矩陣式垂直管理系統(tǒng)，借助于SAP的BW子模塊（Business Information Warehouse，商業(yè)信息數(shù)據(jù)倉庫），公司能夠?qū)崟r獲取單元整體的經(jīng)營信息，而且通過BW的數(shù)據(jù)挖掘功能，總部能夠從單元整體經(jīng)營狀況直接穿透到具體公司的某個具體產(chǎn)品的銷售明細，極大增強了總部單元一體化的管理力度。此外，SAP系統(tǒng)的成功實施還使得公司在業(yè)務流程再造、內(nèi)控制度建設、優(yōu)化資源配置等諸多方面都取得了長足的進步，為公司實施下一步的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型打下了堅實的基礎。