國(guó)內(nèi)很多ERP實(shí)施顧問(wèn)，一個(gè)顧問(wèn)要負(fù)責(zé)整個(gè)項(xiàng)目;而不象Oracle、SAP等大型的ERP軟件，一個(gè)顧問(wèn)只負(fù)責(zé)一個(gè)或者幾個(gè)模塊，一個(gè)ERP項(xiàng)目要出動(dòng)好幾個(gè)顧問(wèn)。所以，國(guó)內(nèi)的顧問(wèn)有點(diǎn)全才的味道，即要懂銷(xiāo)售、又要懂生產(chǎn)，還要懂財(cái)務(wù)。但是，事實(shí)是國(guó)內(nèi)的ERP顧問(wèn)很多都不是財(cái)務(wù)出身，財(cái)務(wù)方面的管理沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的培訓(xùn)，實(shí)施財(cái)務(wù)模塊時(shí)，總給客戶一種不專(zhuān)業(yè)的感覺(jué)。今天，我就借這個(gè)平臺(tái)，給大家梳理一下財(cái)務(wù)管理的流程及ERP操作技巧，拋磚引玉，給大家一點(diǎn)建議。

　　應(yīng)付賬款流程與應(yīng)收賬款流程是財(cái)務(wù)管理的開(kāi)端，也是財(cái)務(wù)工作的主要流程。若能夠這兩大流程控制好了，ERP系統(tǒng)的財(cái)務(wù)模塊也就成功了一大半了。我先講一下財(cái)務(wù)管理的應(yīng)付賬款流程。

　　企業(yè)的應(yīng)付賬款有很多種類(lèi)，如原材料的應(yīng)付賬款、電力能源的應(yīng)付賬款、房租的應(yīng)付款等待，但是，大頭是原材料的應(yīng)付賬款，我講述的重點(diǎn)也是這個(gè)。

　　在講解以前，我們有必要先了解以下，ERP的應(yīng)付賬款流程跟一般的財(cái)務(wù)管理的應(yīng)付賬款管理系統(tǒng)兩者的區(qū)別，這有利于我們更好的了解ERP系統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理功能。我們都知道，一般的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，他的起點(diǎn)就是憑證，也就是說(shuō)，要財(cái)務(wù)人員手工的輸入憑證，到企業(yè)的定單比較多，特別是生產(chǎn)企業(yè)原材料比較多的情況下，輸入憑證就是一個(gè)非常大的工程。有些制造企業(yè)，財(cái)務(wù)部門(mén)甚至有一個(gè)專(zhuān)門(mén)的人員，負(fù)責(zé)這憑證的輸入工作。但是，ERP系統(tǒng)不一樣。ERP系統(tǒng)的應(yīng)付賬款憑證(指供應(yīng)商的應(yīng)付賬款)一般都可以根據(jù)原材料入庫(kù)單直接轉(zhuǎn)換過(guò)來(lái)，可以節(jié)省財(cái)務(wù)部門(mén)很多的工作量，而且，因?yàn)镋RP系統(tǒng)是“不會(huì)打瞌睡的”，所以，在轉(zhuǎn)換生成憑證的時(shí)候，一般就不會(huì)出錯(cuò)。

　　【例】假設(shè)某供應(yīng)商的付款條件是月結(jié)。本月，其共進(jìn)了三次貨，1月5日向企業(yè)送了50萬(wàn)的貨，1月14日，送了80萬(wàn)，1月20日又送了90萬(wàn)。為了敘述的方便，這里不考慮稅費(fèi)等其他因素的影響。也就是說(shuō)，這個(gè)供應(yīng)商本月一共送了220萬(wàn)的貨，在月底，其開(kāi)了一張220的發(fā)票。如此，應(yīng)收賬款的流程該怎么走?

　　以上就是這種情況的應(yīng)付賬款流程，這實(shí)際管理跟ERP操作沒(méi)多大的區(qū)別。具體流程看如上的圖示就可以了解的一清二楚，我這里就不再說(shuō)廢話了。我現(xiàn)在要講的是這個(gè)流程里的注意點(diǎn)及操作技巧，有些可都是我的不傳之秘哦。

　　1、價(jià)格有錯(cuò)誤怎么辦?

　　在供應(yīng)商送發(fā)票之前或者入庫(kù)單轉(zhuǎn)換成應(yīng)付憑單作業(yè)之前，一般采購(gòu)都要跟供應(yīng)商進(jìn)行對(duì)賬，看看當(dāng)月的賬目是否有錯(cuò)誤。萬(wàn)一不幸的是，若采購(gòu)價(jià)格 有錯(cuò)誤怎么辦呢?因?yàn)椴少?gòu)單已經(jīng)入庫(kù)結(jié)案，即使只入了一部分，系統(tǒng)為了數(shù)據(jù)的安全，也不會(huì)允許采購(gòu)員通過(guò)采購(gòu)定單邊變更單更改價(jià)格;若采購(gòu)員把原材料入庫(kù)單先撤消審核、再刪除、然后再變更采購(gòu)單的話，改完后再走一遍入庫(kù)流程，明顯是不可能的。那該怎么辦呢?

　　其實(shí)，在很多ERP系統(tǒng)(如神州數(shù)碼的易飛ERP)在原材料入庫(kù)單上有個(gè)小功能，通過(guò)此，可以在采購(gòu)單已經(jīng)結(jié)案的情況下，修改入庫(kù)單價(jià)。如原來(lái)采購(gòu)單上的單價(jià)為5元，而其實(shí)應(yīng)該是6元，通過(guò)這個(gè)功能，可以把入庫(kù)單的材料單價(jià)改為6元，計(jì)算庫(kù)存成本時(shí)也是按照這個(gè)價(jià)格來(lái)計(jì)算，包括統(tǒng)計(jì)生產(chǎn)成本。但是，采購(gòu)單的價(jià)格不會(huì)更改，這是為了保留歷史記錄。但是，在轉(zhuǎn)換應(yīng)付憑單的時(shí)候，就會(huì)以正確的價(jià)格，即6元的價(jià)格。

　　若數(shù)量有問(wèn)題也可以做類(lèi)似處理。如供應(yīng)商總共送來(lái)5000套材料，但是，如質(zhì)量或者其他原因，最后計(jì)價(jià)的數(shù)量只有4900套，此時(shí)，就可以在這里直接更改數(shù)量即可。這個(gè)工具，極大的方便了日常管理。

　　2、發(fā)票信息如何控制?

　　若想要財(cái)務(wù)付款，一般需要四張單據(jù)，分別為采購(gòu)單、供應(yīng)商送貨單、企業(yè)的入庫(kù)單與供應(yīng)商發(fā)票，缺一不可。特別是供應(yīng)商增值稅發(fā)票，以為這發(fā)票對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，就是錢(qián)。所以，財(cái)務(wù)人員也想省事，跟采購(gòu)或者供應(yīng)商說(shuō)，你們沒(méi)有發(fā)票就不用來(lái)向財(cái)務(wù)請(qǐng)款了，請(qǐng)了也是白請(qǐng)。也就是說(shuō)，在轉(zhuǎn)應(yīng)付憑單的時(shí)候，就要有一個(gè)判斷，看入庫(kù)單有沒(méi)有發(fā)票，及發(fā)票的金額是否準(zhǔn)確等等。

　　在入庫(kù)單上還有一個(gè)功能，通過(guò)這個(gè)功能，采購(gòu)員可以把這張入庫(kù)單的發(fā)票信息輸入進(jìn)去。在轉(zhuǎn)換應(yīng)付憑單的時(shí)候，財(cái)務(wù)人員可以選擇，是全部轉(zhuǎn)換呢，還是只轉(zhuǎn)換那有有發(fā)票信息的入庫(kù)單據(jù)。通過(guò)這個(gè)控制，那些不及時(shí)提供發(fā)票的供應(yīng)商，就不用想急著收到款項(xiàng)。

　　但是，在實(shí)際作業(yè)中，有這種情況存在。如供應(yīng)商不按照當(dāng)月的貨款來(lái)開(kāi)發(fā)票，而是每月固定開(kāi)票。如當(dāng)月的貨款雖然有550萬(wàn)，但是，其每月就開(kāi)500萬(wàn)發(fā)票。此時(shí)，就有個(gè)發(fā)票的匹配問(wèn)題。關(guān)于這個(gè)問(wèn)題的處理情況，我會(huì)在應(yīng)付賬款的另外一個(gè)流程中，詳細(xì)介紹。

　　3、若在應(yīng)付憑證處，發(fā)現(xiàn)采購(gòu)價(jià)格有錯(cuò)誤怎么辦?

　　有時(shí)候由于人為的疏忽，采購(gòu)員在對(duì)賬時(shí)，沒(méi)有發(fā)現(xiàn)什么問(wèn)題。但是，財(cái)務(wù)人員在審核憑證時(shí)，發(fā)現(xiàn)了價(jià)格有問(wèn)題。在應(yīng)付憑單上有個(gè)查詢(xún)工具，可以查詢(xún)這個(gè)材料、這個(gè)供應(yīng)商的歷史交易信息，可以看到價(jià)格等記錄，方便財(cái)務(wù)人員核對(duì)。若財(cái)務(wù)人員在核對(duì)時(shí)，發(fā)現(xiàn)價(jià)格有錯(cuò)誤，該如何操作呢?

　　當(dāng)然，可以直接在應(yīng)付憑單上進(jìn)行修改。但是，我一般在ERP項(xiàng)目實(shí)施時(shí)，不建議用戶這么做。因?yàn)樨?cái)務(wù)人員從管理角度講，是沒(méi)有價(jià)格更改的權(quán)限，若直接在應(yīng)付憑單上改的話，不方便以后財(cái)務(wù)工作的稽核，跟財(cái)務(wù)管理的要求也合。財(cái)務(wù)管理要求，若記賬憑證錯(cuò)誤是因?yàn)樵紤{證的錯(cuò)誤引起的，則還要開(kāi)證明。所以，我在財(cái)務(wù)模塊實(shí)施中，建議用戶若發(fā)現(xiàn)原材料的價(jià)格有錯(cuò)誤，在采購(gòu)員對(duì)賬時(shí)，沒(méi)有發(fā)現(xiàn)，而導(dǎo)致應(yīng)付憑單錯(cuò)誤的話，我建議他們把應(yīng)付憑單刪除，然后讓采購(gòu)員在入庫(kù)單上通過(guò)更改價(jià)格的功能把價(jià)格改正過(guò)來(lái)，然后，再生成應(yīng)付憑單。

　　若應(yīng)付憑單不刪除的話，則對(duì)應(yīng)的原材料入庫(kù)單是已經(jīng)結(jié)束了的，無(wú)法進(jìn)行任何修改。所以，要在修改前，一定要先刪除應(yīng)付憑單。

　　4、若有預(yù)付款如何處理?

　　如某個(gè)供應(yīng)商比較刁，他要求企業(yè)在下單時(shí)，必須先預(yù)付50%的預(yù)付款。若企業(yè)當(dāng)月下單500萬(wàn)，先預(yù)付了250萬(wàn)。在月底的時(shí)候，實(shí)際只要付款250萬(wàn)即可，這在系統(tǒng)里是如何體現(xiàn)的呢?

　　在根據(jù)入庫(kù)單自動(dòng)生成應(yīng)付憑單的過(guò)程中，系統(tǒng)會(huì)去判斷，這張入庫(kù)單對(duì)應(yīng)的采購(gòu)單有沒(méi)有預(yù)付款的項(xiàng)目，沒(méi)有就罷了，若有，則在生成應(yīng)付憑單的時(shí)候，還會(huì)觸發(fā)一個(gè)動(dòng)作。就是關(guān)聯(lián)對(duì)應(yīng)的預(yù)付單據(jù)。在生成的預(yù)付款單據(jù)上，會(huì)帶出原來(lái)的預(yù)付款記錄，并可以根據(jù)用戶的要求，自動(dòng)沖銷(xiāo)應(yīng)付賬款。當(dāng)然，用戶也可以選擇在付款的時(shí)候沖銷(xiāo)，用戶可以根據(jù)自己的操作習(xí)慣來(lái)選擇。

　　關(guān)于預(yù)付賬款流程我在以后的文章中，還會(huì)重點(diǎn)講述，大家若感興趣的話，可以適當(dāng)關(guān)注一下。

　　5、應(yīng)付憑單與入庫(kù)單的對(duì)應(yīng)關(guān)系。

　　根據(jù)個(gè)人喜好不同，有些人喜歡一張入庫(kù)單對(duì)應(yīng)一張應(yīng)付憑單，這方便核對(duì)與入賬;而有些人則系統(tǒng)同一個(gè)供應(yīng)商當(dāng)月不管有多少入庫(kù)單，都匯總成一張應(yīng)付憑單，他們可能認(rèn)為如此處理，后續(xù)工作方便?？傊莻€(gè)人有個(gè)人的愛(ài)好。如此，ERP該如何處理呢?

　　在入庫(kù)單轉(zhuǎn)換為應(yīng)付憑證時(shí)，有個(gè)選項(xiàng)開(kāi)關(guān)，可以幫助用戶實(shí)現(xiàn)這個(gè)需求。在轉(zhuǎn)換時(shí)，用戶可以選擇是否合并，而且，還可以選擇有的供應(yīng)商合并，有的不合并。這都可以根據(jù)用戶的實(shí)際需要作出處理。但是，一般我們不建立把跨月的單據(jù)進(jìn)行合并。如因?yàn)槿霂?kù)單據(jù)比較少，而把1月份的入庫(kù)單跟2月份的入庫(kù)單合并成一張應(yīng)付憑單，我們這是不允許的。在實(shí)際工作中，企業(yè)也是禁止的。但是，有些財(cái)務(wù)人員為了工作的方便，會(huì)如此處理。此時(shí)，ERP系統(tǒng)不會(huì)在用戶面前低頭，財(cái)務(wù)人員只能改變自己的工作習(xí)慣，而“臣服”與ERP系統(tǒng)。