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財務(wù)管理信息化應(yīng)用現(xiàn)狀分析

來源: 孫君亮 編輯: 2009/02/18 08:39:02  字體:

  【摘要】中國加入世貿(mào)組織以后,國內(nèi)企業(yè)面臨更加嚴(yán)峻的市場考驗,財務(wù)管理的信息化迫在眉睫。本文從現(xiàn)今國內(nèi)企業(yè)財務(wù)管理信息化現(xiàn)狀著手,分析其存在的主要問題,并研究可行的解決方案。

  關(guān)鍵詞:財務(wù)管理;信息化;ERP;FSCM

  1.前言

  我國的入世,意味著中國的整體經(jīng)濟環(huán)境來了一次大“換血”,從政府到企業(yè),無可避免地接受著國際經(jīng)濟環(huán)境的洗禮。高效的企業(yè)管理一直是中國企業(yè)的“軟肋”,其中高效的財務(wù)管理更成了企業(yè)發(fā)展的瓶頸。在這個什么都講求信息化的時代,財務(wù)管理的信息化顯得尤為迫切。為什么我們與全球500強有如此大的差距?是什么阻礙了中國企業(yè)的發(fā)展壯大?怎樣才能利用有利的經(jīng)濟條件,化劣勢為優(yōu)勢?這些都是現(xiàn)代管理者們研究的熱門話題。首先,選準(zhǔn)一個切入點和突破口就等于抓住了牛鼻子,當(dāng)然是從財務(wù)管理信息化著手。當(dāng)前,信息化建設(shè)是推動企業(yè)管理創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新和制度創(chuàng)新的強大動力,而財務(wù)管理信息化是企業(yè)信息化的重點和核心,是一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。目前,企業(yè)內(nèi)部財務(wù)信息失真、財務(wù)資金管理失控是一個突出的問題,而現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展為企業(yè)實行集中統(tǒng)一的財務(wù)管理創(chuàng)造了必要條件。大力推進(jìn)企業(yè)財務(wù)管理信息化建設(shè),可以加強企業(yè)內(nèi)部財務(wù)管理與資金監(jiān)控,從而提高資金使用效率和降低資金風(fēng)險,并且還可以推動其他各項管理。

  2.目前企業(yè)在財務(wù)管理信息化應(yīng)用方面存在以下幾點不足

 ?。?)缺乏一個系統(tǒng)的、規(guī)范的、有多重訪問級別的綜合財務(wù)信息網(wǎng)。

 ?。?)會計信息的傳遞速度慢、可靠性差。

 ?。?)沒有網(wǎng)上進(jìn)行業(yè)務(wù)處理的功能。

 ?。?)會計信息數(shù)據(jù)模式不規(guī)范,數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)多種多樣。

 ?。?)缺乏全公司統(tǒng)一、齊全、詳盡的實時財務(wù)信息資源。

 ?。?)在Internet網(wǎng)上查閱信息效率低。

  3.企業(yè)財務(wù)管理信息化具體解決方案

  3.1規(guī)范企業(yè)的會計核算,加強財務(wù)管理,發(fā)揮企業(yè)監(jiān)控作用

  企業(yè)除了實時掌握各部門的動態(tài)情況,業(yè)務(wù)的變化外,最終要進(jìn)行數(shù)據(jù)的合并,掌握企業(yè)整體的資金運作動態(tài)及企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r。過去由于企業(yè)各部門或子公司的會計核算不規(guī)范,處理依據(jù)不統(tǒng)一,成本費用的劃分標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一,致使上報的數(shù)據(jù)不規(guī)范而損害了數(shù)據(jù)的參考價值,甚至由于數(shù)據(jù)的不規(guī)范給企業(yè)決策帶來了不少的負(fù)面影響。在啟用財務(wù)管理系統(tǒng)以前,企業(yè)一般情況下會將提供的報表數(shù)據(jù)進(jìn)行合并,然后企業(yè)高層再將各部門或者子公司提供的報表數(shù)據(jù)進(jìn)行合并。報表提供的表面數(shù)據(jù)不能清楚地分析數(shù)據(jù)發(fā)生變化的原因,且可能具有不真實性?,F(xiàn)代財務(wù)管理系統(tǒng)提供了賬目合并的解決方案。通過系統(tǒng)對會計核算的規(guī)范程度控制,由高層界定成本費用的劃分標(biāo)準(zhǔn)并通過系統(tǒng)對標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行有效的控制,各部門或子公司的數(shù)據(jù)更可靠,高層在最短的時間內(nèi)將各分公司財務(wù)賬進(jìn)行多層次、多角度合并后,再輸出報表。并在系統(tǒng)財務(wù)分析的幫助下對企業(yè)各行業(yè)、各地區(qū)的運作情況,取得了很多的幫助決策的信息,提高了對市場的反應(yīng)能力。企業(yè)的賬務(wù)數(shù)據(jù)按不同的管理角度匯總后,能夠進(jìn)行多維立體分析。因公司在匯總中可以直接查詢每一財務(wù)數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)來源,從而企業(yè)高層可以橫向比較各經(jīng)營中心的業(yè)務(wù)運行情況,分析哪一個地區(qū)經(jīng)營狀況較佳;或各經(jīng)營中心橫向比較下屬企業(yè)的運作情況,為管理決策提供有價值的信息。

  3.2應(yīng)用財務(wù)供應(yīng)鏈來管理資金流

  小型的單個企業(yè)財務(wù)管理因為目標(biāo)單一,管理簡單,也許用上一個適合自身的財務(wù)軟件就能基本解決問題。但如果是大型的集團公司,特別是分布地域較廣的公司僅僅用一個財務(wù)軟件根本不起多大的效用。馬克思曾說:“經(jīng)濟越發(fā)展,會計越重要”(馬克思《資本論》第三卷),會計對于集團公司來說已經(jīng)不單單是做賬那么簡單了。作為企業(yè)業(yè)績改進(jìn)工具之一的ERP(企業(yè)資源計劃),是各企業(yè)家所喜聞樂道的一件事。ERP是過去20年企業(yè)計算領(lǐng)域的一股大浪潮,《財富》前1000家公司有8596實施了ERP,但是能把ERP推行得很好的企業(yè)寥寥無幾。事實證明,雖然說通常的ERP系統(tǒng)提供財務(wù)管理模塊,它們能在一定程度上提高企業(yè)內(nèi)部財務(wù)管理的自動化程度,但在企業(yè)之間的財務(wù)往來管理上仍然是人工完成,不少重大電子采購行為還沒能實現(xiàn)付款流程的自動化。財務(wù)供應(yīng)鏈(FSCM)這一新概念的出現(xiàn),能進(jìn)一步改善企業(yè)最核心部門的工作效率,專家們也普遍認(rèn)為,它是繼ERP之后下一個重要的企業(yè)經(jīng)營模式。

  在對財務(wù)供應(yīng)鏈進(jìn)行管理的時候,有兩個方面特別關(guān)鍵:一是能否獲得有關(guān)將來現(xiàn)金支出需求以及現(xiàn)金流入的準(zhǔn)確信息:二是基本的技術(shù)實現(xiàn)是否已經(jīng)到位。在過去3年中,網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為企業(yè)之間聯(lián)系的主要方式之一,企業(yè)的業(yè)務(wù)流程也都是建立在可以信賴的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施之上。發(fā)票收據(jù)、稅款計算、發(fā)票核準(zhǔn)、付款及現(xiàn)金管理方面的流程實現(xiàn)自動化已時機成熟。雖然可能還存在一些安全問題,但從技術(shù)上來說,已足夠支持電子付款系統(tǒng)。如果能夠構(gòu)建一個完善的財務(wù)供應(yīng)鏈管理系統(tǒng),那企業(yè)不僅能夠使現(xiàn)金流更加透明和健康,并能幫助供應(yīng)商實現(xiàn)自助管理,降低發(fā)票處理以及對賬調(diào)節(jié)的成本,改進(jìn)期末結(jié)算,消除重復(fù)付款現(xiàn)象等。

  不少自動化解決方案目前遇到的最大障礙是80%的流程仍然基于紙張,所以財務(wù)供應(yīng)鏈的自動化解決方案必須從無紙化入手,并應(yīng)盡量避免陷入復(fù)雜的業(yè)務(wù)流程重組。具體的財務(wù)供應(yīng)鏈實施過程可以分為以下4個階段:

  3.2.1文檔電子化

  使用OCR技術(shù)替代繁重的數(shù)據(jù)錄入工作;電子發(fā)票按購物訂單進(jìn)行核對、傳遞以便批準(zhǔn)更容易,并能通過標(biāo)準(zhǔn)的工作流系統(tǒng)一路傳遞下去,從而留出時間處理各種例外情況。當(dāng)無法利用OCR技術(shù)時,則需要加強進(jìn)行例外管理的人工手段。

  3.2.2交易自動化

  人工付款改為電子付款之后,就可以完全控制付款流程,從而能隨時隨地付款。電子付款不一定能夠縮短付款周期,如果客戶想保持30天的付款時間,那它完全可以在最后一天付款。不過有了電子付款,企業(yè)可以通過談判為客戶提供各種優(yōu)惠條件來縮短付款周期。這里需要澄清的一大誤解是,有人認(rèn)為紙張流程造成固有期限的延誤可以帶來一定的好處。但其實對于大多數(shù)企業(yè)來說,運營效率提高所帶來的效益,加上能夠隨意安排的付款日期,大大補償了浮動收入帶來的任何損失。另外,自動化技術(shù)還使得利用支出控制來優(yōu)化現(xiàn)金頭寸變得更為可行。

  3.2.3管理自動化

  在美國,Sarbanes—Oxley法案在法規(guī)方面給企業(yè)運營帶來了新的壓力,如果沒有端到端的自動化解決方案,要實現(xiàn)報告的準(zhǔn)確、迅速和透明是不切實際的。

  3.2.4在不同地區(qū)銷售,使用稅率各不相同,而且每年變化繁多,自動化的解決方案則能在提高企業(yè)運營效率的同時節(jié)省財務(wù)管理成本。

  可以加強財務(wù)供應(yīng)鏈中各個部門之間的聯(lián)系,從而排除了付款鏈的不確定性,可根據(jù)日常應(yīng)付賬款和應(yīng)收賬款的準(zhǔn)確信息來幫助企業(yè)優(yōu)化現(xiàn)金管理,同時能改善信貸決策,并有機會尋求外部融資渠道,例如代理融通等。美國一家公司最近實施了財務(wù)供應(yīng)鏈管理系統(tǒng),結(jié)果表明其運營效率大幅度提高:85%的交易不再需要數(shù)據(jù)錄入;發(fā)票受理的成本降低了一半多,每筆減少至1.27美元;運營成本也減少了30%(全時制工作人員減少所帶來的直接影響)。其他的重大好處包括:改善了交易和付款條件;減少了對支持多個付款系統(tǒng)的IT資源的需求。

  3.3提高財務(wù)人員工作效率和質(zhì)量

  無論是單個的小型企業(yè),還是跨地區(qū)的集團公司,要實施財務(wù)管理的信息化,人員的培訓(xùn)都是個亟待解決的難題。會計電算化的實施是一個較為復(fù)雜的過程,不僅包括前期的軟硬件選用、財務(wù)人員上崗培訓(xùn)、財務(wù)制度重新設(shè)計,還包括實施初期的手工與財務(wù)管理系統(tǒng)并行運行、方案修正和實施后期的功能擴展、二次開發(fā)等。每一階段實施的效果都和財務(wù)人員的素質(zhì)緊密相連。知識經(jīng)濟時代的到來,要求更新財務(wù)管理模式,會計人員面臨新的考驗。改進(jìn)財務(wù)人員培訓(xùn)工作,提高會計人員素質(zhì)勢在必行。以下是對財務(wù)人員特別是會計人員培訓(xùn)的幾點建議:3.3.1更新培訓(xùn)內(nèi)容,完善財務(wù)人員財務(wù)管理知識結(jié)構(gòu)體系,豐富相關(guān)計算機知識具體地說,一方面是要加大財務(wù)管理信息系統(tǒng)和會計電算化的理論知識比重,要求財務(wù)人員掌握會計核算軟件功能結(jié)構(gòu),數(shù)據(jù)處理流程,具備計算機基礎(chǔ)知識,懂得簡單操作與維護,能運用Office等辦公軟件,熟悉Internet的知識;另一方面要能適應(yīng)知識經(jīng)濟環(huán)境下新的會計分支(如人力資源會計),或新的商務(wù)模式(如電子商務(wù))等對傳統(tǒng)內(nèi)容擴充的要求。

  3.3.2充分利用計算機與互聯(lián)網(wǎng)資源,豐富財務(wù)管理培訓(xùn)的方式

  知識經(jīng)濟時代計算機網(wǎng)絡(luò)發(fā)展迅速。以網(wǎng)絡(luò)為媒介,采用遠(yuǎn)程教育或興辦教育網(wǎng)站的方式,既可以及時更新財務(wù)人員的相關(guān)知識,又可以解決培訓(xùn)時間、場地不足的問題,官方網(wǎng)站與軟件供應(yīng)商網(wǎng)站還可以優(yōu)勢互補,從政策與實務(wù)兩方面提供財務(wù)管理信息化培訓(xùn)所需材料。

  3.3.3建立良好培訓(xùn)機制,完善培訓(xùn)制度,落實培訓(xùn)效果

  從宏觀來看,可改革現(xiàn)有的財務(wù)人員培訓(xùn)上崗證制度,具體實施上使會計電算化培訓(xùn)成為會計人員從業(yè)資格教育及后續(xù)教育的一個組成部分;從微觀企業(yè)來看,可制定企業(yè)內(nèi)部培訓(xùn)制度,有計劃有組織地開展內(nèi)部培訓(xùn)工作,并明確獎懲以激勵財務(wù)人員,形成良好的組織培訓(xùn)和自我學(xué)習(xí)的環(huán)境。

  3.3.4培養(yǎng)財務(wù)管理信息化骨干力量,帶動財務(wù)人員素質(zhì)的提高在幾年的財務(wù)管理工作中,發(fā)現(xiàn)短時間內(nèi)要普遍提高財務(wù)人員素質(zhì)是很不現(xiàn)實的。但會計人員會計電算化知識的缺乏又會成為制約企業(yè)財務(wù)管理信息化實施效果的瓶頸。為充分利用財務(wù)管理信息化優(yōu)勢和所用軟件的功能,應(yīng)付日常會計電算化實施過程中遇到的問題,緩解技術(shù)壓力,降低咨詢維護費用,建議實施電算化的單位根據(jù)實際情況進(jìn)行財務(wù)管理信息化方面的人力資源投資,培訓(xùn)數(shù)名具有較高計算機應(yīng)用與維護能力,熟知財務(wù)軟件知識,對計算機與信息化相關(guān)知識有一定了解的財務(wù)人員,既可提高本單位財務(wù)管理信息化應(yīng)用水平,又可在必要時在部門內(nèi)開展不定期的培訓(xùn)活動,帶動其他財務(wù)人員素質(zhì)的提高。

  3.4實現(xiàn)財務(wù)、業(yè)務(wù)一體化管理的要求

  在應(yīng)用財務(wù)管理信息化系統(tǒng)之前,企業(yè)產(chǎn)、銷、供、存等業(yè)務(wù)方面的信息由于業(yè)務(wù)量較大,加上處理程序的復(fù)雜,數(shù)據(jù)沒能及時反饋給財務(wù)部門,造成業(yè)務(wù)和財務(wù)處理的嚴(yán)重不協(xié)調(diào),給企業(yè)(集團)各成員單位以及集團總部的管理帶來極大的困難。財務(wù)管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)一體化順暢的流程保證了業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的正確傳遞,銷售管理系統(tǒng)中形成的銷售發(fā)票,由計算機自動編制會計憑證,并登錄到財務(wù)系統(tǒng)的相關(guān)賬簿,確保了全公司業(yè)務(wù)臺賬、明細(xì)賬、總賬由計算機自動完成。從根本上杜絕了財務(wù)與業(yè)務(wù)部門的賬賬不符、賬證不符的問題。由于各部門使用計算機以后,都有規(guī)范的流程加以控制,信息可以及時共享和傳遞,避免了手工操作時由于信息滯后和混亂造成的作假現(xiàn)象,使集團業(yè)務(wù)部門與財務(wù)部門形成良好溝通,使產(chǎn)、銷、供、存得到了更有效的管理和控制。

  3.5加強成本(利潤中心)管理和預(yù)算控制

  企業(yè)每個獨立核算的賬套中,又有多個下屬部門。在系統(tǒng)中將各部門分層次作為責(zé)任中心進(jìn)行財務(wù)管理。如將其下屬的某個業(yè)務(wù)部設(shè)為責(zé)任中心,核算該業(yè)務(wù)部所有業(yè)務(wù),統(tǒng)計查詢余額表,分析該責(zé)任中心的收入及費用在各會計期的發(fā)生趨勢,以及利潤發(fā)生變化的原因。公司為了管理的需要,還將一些相同性質(zhì)的責(zé)任中心進(jìn)行匯總,就是將各分公司相同性質(zhì)的責(zé)任中心進(jìn)行合并,在總公司中分析集團資金的動作情況。公司由總部對各賬套的責(zé)任中心設(shè)置費用預(yù)算控制額,而各分公司無權(quán)進(jìn)行修改,加強了費用控制。公司可以在每個預(yù)算期末比較各責(zé)任中心費用預(yù)算值與實際的差異,分析各責(zé)任中心收支狀況。在市場經(jīng)濟環(huán)境中,預(yù)算是合理使用資金和降低成本費用的主要手段。企業(yè)需要對費用、部門、項目進(jìn)行預(yù)算管理。在軟件的預(yù)算控制系統(tǒng)可以任意設(shè)定預(yù)算期間和多種預(yù)算版本。企業(yè)對于一些費用控制根據(jù)經(jīng)驗設(shè)定固定值,一些費用是根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營情況設(shè)定預(yù)算控制目標(biāo),如設(shè)為上一季度的收入的一定百分比。公司為了統(tǒng)一管理,可由總部為各分司設(shè)定預(yù)算目標(biāo)。分公司無權(quán)修改,保證預(yù)算的真實性。管理人員可在預(yù)算期末橫向分析各費用項目實際值與預(yù)算目標(biāo)的差異,也可縱向比較各預(yù)算期間業(yè)務(wù)的發(fā)生情況及偏離預(yù)算目標(biāo)的情況。

  3.6加強客戶的財務(wù)信用控制

  企業(yè)對經(jīng)營性業(yè)務(wù)中主要的資金流動的控制必須及時有效。企業(yè)需要實時了解各分公司的資金動態(tài),從而可以事先掌握資金的運籌情況。公司為了控制壞賬,加強對客戶的管理,可以根據(jù)各客戶的績效,為客戶設(shè)定信用額度及信用天數(shù),以減少壞賬風(fēng)險;如果超過信用額度,系統(tǒng)將提出警告信息,如果控制嚴(yán)格,需要釋放信用額度,才能繼續(xù)開展業(yè)務(wù)。系統(tǒng)根據(jù)設(shè)置的核銷原則,如先發(fā)生先核銷、發(fā)票號相同、按合同號核銷等多種核銷方法,將發(fā)票與回款進(jìn)行核銷,從而可作客戶的賬齡分析及客戶的績效分析。

  4.結(jié)語

  總之,我們只要做好以下三項工作,就可以使財務(wù)管理信息化走上正軌:

  (1)在硬件方面是搞好企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè)。當(dāng)前,辦公自動化已相當(dāng)普及,局域網(wǎng)建設(shè)已不再高不可攀。如果企業(yè)還不考慮局域網(wǎng)建設(shè),則肯定不能適應(yīng)競爭的外部環(huán)境。

 ?。?)在軟件方面是選擇、使用統(tǒng)一的財務(wù)軟件?,F(xiàn)在,市場上有許多軟件公司的方案和產(chǎn)品,可以進(jìn)行比較、分析和選擇,軟件公司都能按企業(yè)的要求進(jìn)行個性化設(shè)計,使之完全適應(yīng)企業(yè)的需要。

 ?。?)在系統(tǒng)方面是落實人員和制度。局域網(wǎng)的建設(shè)和維護需要專門的人才,這是沒有問題的,然而,有關(guān)的制度建設(shè)卻是我們的工作重點,制度建設(shè)的深度和廣度關(guān)系到企業(yè)管理水平提高的幅度。

  在制度建設(shè)方面,首先要明確信息報送體系,規(guī)定下屬各分公司、子公司必須上報的指標(biāo)名稱、指標(biāo)構(gòu)成規(guī)定、指標(biāo)統(tǒng)計的時間、報送的期限。指標(biāo)體系要盡可能地使用相對指標(biāo),目的是為了可以進(jìn)行對照和比較。其次,要設(shè)計好指標(biāo)匯總的表式,目的是為了有利于進(jìn)行分析、比較和監(jiān)控,同時規(guī)定財務(wù)部門對匯總表開發(fā)利用的要求,總的目標(biāo)是使企業(yè)的財務(wù)會計提高為管理會計,上述制度的建設(shè)使這一目標(biāo)得以實現(xiàn)。

  在財務(wù)數(shù)據(jù)的分析、比較中,可以反映出企業(yè)經(jīng)營中的各種問題,其中包括戰(zhàn)術(shù)問題和戰(zhàn)略問題。例如,在成本構(gòu)成中,通過同一采購品種單價的比較可以反映出下屬企業(yè)采購成本的高低;各項相對指標(biāo)更能直觀地進(jìn)行比較,如人均產(chǎn)值、勞效和人均創(chuàng)利,每百元產(chǎn)值或營業(yè)額的工資比例、能耗比例,這些都屬于經(jīng)營上的戰(zhàn)術(shù)問題。如果對各種經(jīng)營業(yè)務(wù)進(jìn)行獲利能力和投資回報能力的比較,就可以作為經(jīng)營結(jié)構(gòu)調(diào)整、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)調(diào)整和資產(chǎn)經(jīng)營及資本經(jīng)營的依據(jù),這就屬于戰(zhàn)略管理的范疇,對企業(yè)的中、長期發(fā)展的決策起著重要作用。財務(wù)部門應(yīng)該通過指標(biāo)分析把各種各類問題分別提供給有關(guān)部門,有的可直接提供給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)。針對各個問題,部門和領(lǐng)導(dǎo)可以制定相應(yīng)的對策和措施,從而提高企業(yè)各方面的管理水平。綜上所述,財務(wù)管理信息化對企業(yè)管理水平的提高起到了抓住牛鼻子的作用。

責(zé)任編輯:超人

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