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Wrod郵件合并在工資條制作上的妙用
對(duì)會(huì)計(jì)人員而言，打印工資條、發(fā)放詢證函等都是很平常的工作，在沒有專業(yè)軟件的情況下，很多會(huì)計(jì)人員通常會(huì)采用一些比較笨拙的辦法，這不僅效率低而且缺乏準(zhǔn)確性。如果掌握了Word的郵件合并功能，工資條和詢證函這樣的工作就變得非常輕松了。下面就結(jié)合工資條的打印來說一說郵件合并功能如何使用。
一、建立一個(gè)工資數(shù)據(jù)表運(yùn)行Excel2000建立一個(gè)存放工資數(shù)據(jù)的工作薄，創(chuàng)建二維數(shù)據(jù)工作表，填寫相關(guān)工資數(shù)據(jù)，我們就可以開始設(shè)計(jì)工作條打印了。
二、設(shè)置工資條打印格式打印工資條不一定是打印全部?jī)?nèi)容，可能有選擇性地打印一些關(guān)鍵數(shù)據(jù)，而且，要設(shè)置打印的工資條字體格式等。
首先，運(yùn)行Wrod2000，單擊工具按鈕“新建空白文檔”，在Word文檔中根據(jù)需要建立工資條項(xiàng)目表格，請(qǐng)注意：在本表格的下方應(yīng)該留下2個(gè)空行，即有2個(gè)回車符，否則工資條生成后每個(gè)人的工資條是連在一起的，不便于裁剪成條。
三、進(jìn)行數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)設(shè)置要將Excel中的工資數(shù)據(jù)調(diào)用到Word中，我們必須使用到Word的一個(gè)非常有用的功能——郵件合并。
在Word“工具”菜單中找到“郵件合并”項(xiàng)，并單擊，出現(xiàn)“郵件合并幫助器”，單擊“創(chuàng)建”菜單。再單擊“套用信函”，出現(xiàn)提示框。我們單擊“活動(dòng)窗口”，此刻“郵件合并幫助器”上的“數(shù)據(jù)源”項(xiàng)下的“獲取數(shù)據(jù)”按鈕已經(jīng)點(diǎn)亮，此項(xiàng)為可用。單擊獲取數(shù)據(jù)，出現(xiàn)下拉菜單。單擊“打開數(shù)據(jù)源”，出現(xiàn)數(shù)據(jù)源文件選擇框，此時(shí)在文件類型處點(diǎn)擊下拉箭頭，選擇MS Excel工作簿（*.XLs），找到開始我們做的數(shù)據(jù)庫(kù)文件：工資數(shù)據(jù).XLs，雙擊或選擇該文件后點(diǎn)擊“打開”。出現(xiàn)對(duì)話框再單擊“確定”，這時(shí)會(huì)彈出一個(gè)對(duì)話框，我們單擊“編輯主文檔”按鈕，此時(shí)我們可看到，在Word工具欄上多了一行工具條，即郵件合并工具條。將光標(biāo)放在表格中“序號(hào)”下方的單元格中，單擊郵件合并工具條上的“插入合并域”，出現(xiàn)很多字段選項(xiàng)，這些選項(xiàng)來源于“工資數(shù)據(jù).XLs第一行的標(biāo)題，將光標(biāo)放在“序號(hào)”下方單元格并選“序號(hào)”，我們可以看到：在“序號(hào)”下方單元格中出現(xiàn)了帶書名號(hào)的“序號(hào)”，用同樣方法，在姓名、崗位工資、技能工資……單元格下方分別插入相應(yīng)合并域。
檢查一下我們所輸入的數(shù)據(jù)情況，點(diǎn)擊郵件合并工具條上的“查看合并數(shù)據(jù)”，可以看到，主控文檔上帶書名號(hào)的部分已經(jīng)被替換成相應(yīng)數(shù)據(jù)項(xiàng)。點(diǎn)擊郵件合并工具條上的“合并選項(xiàng)”我們可以設(shè)置“查詢選項(xiàng)”，以篩選我們需要的數(shù)據(jù)。這里，我們直接選擇“合并”。Office為我們新建了一個(gè)“套用信函”文檔。
四、打印設(shè)置上述步驟，我們已經(jīng)完成多數(shù)工作，但我們發(fā)現(xiàn)合并后生成的數(shù)據(jù)不是連續(xù)的，每一頁(yè)只有一條記錄，而我們需要的是連續(xù)的記錄，在文件菜單下找到“頁(yè)面設(shè)置”并單擊，出現(xiàn)頁(yè)面設(shè)置窗口，點(diǎn)擊“版式”。點(diǎn)擊“節(jié)的起始位置”下方的下拉箭頭選擇“接續(xù)本頁(yè)”，在“應(yīng)用于”選項(xiàng)中選擇“整篇文檔”，最后按確定。至此，一個(gè)完整的工資條已經(jīng)在我們的面前出現(xiàn)，到下一個(gè)月我們只要將Excel中的工資數(shù)據(jù)更新一下，工資條的數(shù)據(jù)就會(huì)自動(dòng)刷新，無需再進(jìn)行上述步驟了。
詢證函的制作只是打印格式不同，其他步驟完全一樣。
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