一、訂貨整理

　　第一條 當接受的訂貨已確定，必須將客戶的訂單及公司內的生產委托做成四份，一份當做副本備用，其他三份各自交給工務科、常務董事、經管（財務）部。內容包括品名、數量、單價、所需日程、交貨日期、交貨地點、包裝及運送方法等等。

　　第二條 營業(yè)部已確定所有的訂貨時，應將接受訂貨的要項記入訂貨單里，記錄項目包括生產委托、進行、檢查、交貨及其他經過等等。

　　第三條 營業(yè)部將生產委托單交給工廠部門時，應要求工廠也做好生產工程的工作準備表，并提交一份給營業(yè)部。

　　第四條 采購科應隨時調查原料及材料的進廠情況，并與采購的廠商進行交涉，做好材料進廠的預定表，交給工務科及銷售部門。

　　第五條 采購科應針對生產委托單及庫存表進行檢查，并與采購的廠商進行交涉，做好材料進廠的預定表，交給工務科及銷售部門。

　　二、通知書信

　　第一條 對于交易上的通知，應在一日內迅速發(fā)文回復。

　　第二條 交易上的回復書信等，原則上應以印刷或謄寫為主，內記各項要項，寄送給交易客戶。

　　第三條 已決定接受訂貨的交易資料，應依照客戶分類記入編號，整理為已交貨及未交貨之類。

　　三、交貨、檢查、配送

　　第一條 對于已接受訂單的工程，工務科應做好相關的生產日報，使工程的進行程序得以明確，并應于適當的機會，通知給發(fā)出訂單的客戶知道。

　　第二條 當生產接近完成時，應與工務科協(xié)議，選擇指定交貨日前的適當日，通知交貨對象。如交貨有遲延之慮時，也應事先通知對方，求得其諒解。

　　第三條 在進行產品的檢查時，應將結果做成測試成績表等等的相關資料。

　　第四條 產品的發(fā)送是依倨出貨傳票來進行的，另外，每次發(fā)送貨品時，應將其要項記入發(fā)送登記簿中。

　　四、銷售額的計算及收款

　　第一條 在繳交預先產品時，應將交貨單的副本交給會計科。會計科再將這些資料記入銷售賬中。

　　第二條 如已經從客戶處收取訂金或預付金時，應將此內容也記入銷售賬中。

　　第三條 財會部門于每月的25日，依據銷售賬的資料算出每位客戶的未付款項明細表（包括前月余額、本月銷售額、應收賬款），送交營業(yè)經理。

　　第四條 營業(yè)經理可命令各負責人員在應付款項明細表的收款欄中記入預付金，經過調查后，再決定營業(yè)部的收款預定額，然后呈報常務董事簽核。

　　第五條 常務董事應先查閱營業(yè)部所呈的收款預定表，如有必要征求經管經理的意見，則由營業(yè)經理做說明后，裁定收款的預定計劃。

　　第六條 收款業(yè)務原則是是由營業(yè)部門負責,但有時也可委托經營(財會)部門的人員去進行。

　　第七條 有關款項的催收是由銷售科負責督促，銷售科必須把相關資料記入收款預定表中。

　　五、客戶管理

　　第一條 對于客戶管理,則應依其分類，決定例行月份的拜訪及預定次數。另外，在開拓新客戶方面，應設定每月的開拓預定數，進行有計劃的業(yè)務拓展活動。

　　第二條 在接獲定單時，要特別留意這些方面的首要、次要等工作，盡快設法交涉聯系，使業(yè)務能迅速進行。

　　第三條 對于舊客戶及新客戶的訂貨及估價，須迅速、秘密地探聽清楚，盡早做好交涉工作。

　　第四條 對于同行業(yè)者的預估內容及出貨實績須經常探究、調查，借此總結自己在接受訂貨方面難易。另外，也可依此發(fā)覺自己在預估上的疏漏原因，借此修正生產技術及營業(yè)方面的缺陷。

　　第五條 營業(yè)部門應就各方面的下列情況，進行廣泛的調查，使各項銷售活動的資料完備，并將資料交給相關人員閱覽。如（1）經濟雜志及其調查。（2）經濟日報的剪貼整理。（3）工程新聞的記錄等。

　　第六條 對于舊客戶及預定客戶方面的資料，則應建立客戶資料卡，記錄下列所規(guī)定事項，并隨時注意修正其內容：

　?。?）資產、負債及損益。（2）產品的種類項目、人員、設備、能力。（3）銷售情況、需求者的情況。（4）付款實績、信用狀況。（5）過去的客戶與交易情況。（6）電話、往來銀行、代表者、負責人員。（7）公司內部下單手續(xù)的過程。（8）付款的手續(xù)過程。（9）行業(yè)的景氣狀況。（10）組織薪資、人員。

　　第七條 經常與舊客戶保持密切的聯系，探尋訂貨情況及其公司的需求，并設法延攬交易。關于以上各項，可于必要時召開研究會或聯誼會，以促進其成。

　　第八條 舊客戶的經營者或主要負責干部有慶吊之時，應以適當的贈禮表達敬意。

　　第九條 在與對方進行交易磋商時，如需一起用餐，提供茶點、香煙時，應適時提供，尤其是外出餐廳的用餐預算，應取得常務董事的認可。

　　第十條 交易成立時，如需提供謝禮或禮金給斡旋者或相關人員時，應事先取得常務董事的認可。

　　第十一條 在拓展重要工種交易時，應與相關人員相互協(xié)議對策，制定方針計劃，同時需邀請與此有關的對象,設法開拓以前尚未成交的新交易。

　　第十二條 在拓展交易時可經由舊客戶之手來進行。即委托舊客戶從中斡旋及根據過去彼此之間的交易，設法開拓目前尚未成立的新交易。

　　第十三條 在進行估價時，應盡快調查情況與事前交涉，有恒心且周密地研究出估價方法，以利進行雙向磋商。

　　六、廣告、宣傳

　　第一條 在做廣告時可利用下列各種方法：

　?。?）營業(yè)介紹；（2）目錄；（3）報紙與雜志的報告；（4）產品照片；（5）廣告卡；（6）問候卡（包括賀年卡）；（7）在報紙、雜志上刊登的要聞。

　　第二條 在實施前項所列廣告時，應于各年度終了前，制定明年的計劃來執(zhí)行。但營業(yè)介紹、目錄及產品照片則隨時視情況必要時制作。

　　第三條 營業(yè)的內容包括公司的機構、設備、能力、技術、信用、生產額、營業(yè)產品的種類等等。

　　第四條 較詳細的目錄寄發(fā)給大公司、批發(fā)商、代理店、較簡單的目錄則寄發(fā)給交易較多的客戶或潛在的客戶。如果有交易意愿者希望能夠得到目錄時，除了目錄之外，應另附公司的計劃介紹寄送給對方。

　　第五條 如利用新聞、雜志媒體者，可將廣告刊登于各大報或相關業(yè)界的雜志。

　　第六條 廣告信函或問候卡要事先以標準文體印刷好，隨時或有計劃性地送寄給潛在客戶或以往的客戶。

　　第七條 對于有必要對外廣泛宣傳的特殊產品或工程，應與經濟新聞、業(yè)界雜志等的記者聯絡，將之刊登于世。至于其謝禮則另做考慮。

　　七、書信的制作及資料整理

　　第一條 營業(yè)書信資料通常包括下列六項：

　?。?）書信、電報（發(fā)文、訂單），（2）估價單、訂購單、請購單、規(guī)格明細單，（3）交貨單，（4）請款單，（5）收據，（6）備忘記錄。

　　第二條 交易上的發(fā)文資料，原則上都須復印并制成副本保存。另外，發(fā)文資料上蓋契印或負責人的印章。

　　第三條 所有的書信資料，都應編列收受號碼，并記入受信簿中，蓋上收受日期印章。

　　第四條 處理中的文件，應依照下列方式加以分類、歸檔：

　?。?） 估價文件資料——將交易客戶與自己公司方面的估價資料，依照發(fā)生的順序，歸類或存檔。

　?。?） 訂購資料——依照順序將契約書、請購單歸檔。

　　（3） 有檔資料。

　　第五條 參考方面的資料，可按下列分類方式加以整理：

　?。?）市場資料，（2）成本計算，（3）同業(yè)的目錄，（4）交易資料。

　　八、報告及會議

　　第一條 營業(yè)部必須將每日的活動及業(yè)務處理狀況記入日報表，經由科長、經理向總經理提出。

　　第二條 銷售科應根據每月及上個月訂單量、轉撥余額、本月接受訂貨的總額、本月的交貨額、生產額、未收款項余額、各項接受訂貨的產品內容等等制作成月報表，并經由經理審核后轉呈報告給總經理。

　　第三條 每月或每月月初，營業(yè)部與工廠方面，應召集經理、廠長、科長及其他負責人員舉行生產、銷售聯絡會議。