為了進(jìn)一步規(guī)范應(yīng)收賬款的日常管理和健全客戶的信用管理體系，對(duì)應(yīng)收賬款在銷售的事前、事中、事后進(jìn)行有效控制，特制定本管理規(guī)范。

　　一、建立客戶檔案，進(jìn)行有效的信用評(píng)估和跟蹤記錄：

　　二、事前控制：(簽約到發(fā)貨)

　　從初識(shí)客戶到維護(hù)老客戶，業(yè)務(wù)人以及經(jīng)辦業(yè)務(wù)的各級(jí)管理人員都應(yīng)全面了解客戶的資信情況，選擇信用良好的客戶進(jìn)行交易。

　　對(duì)客戶的審查內(nèi)容：

　　1、人員素質(zhì)，銷售業(yè)績(jī)，社會(huì)關(guān)系

　　2、地理位置，物流配送情況

　　3、 從事本行業(yè)的時(shí)間，何時(shí)開(kāi)始合作，有否合作經(jīng)歷

　　4、信用檔案，有無(wú)不良紀(jì)錄

　　5、關(guān)鍵點(diǎn)，為什么要合作，合作原因，合作動(dòng)機(jī)，合作前景

　　對(duì)客戶的評(píng)定等級(jí)

　　A 類客戶，回款2個(gè)月內(nèi)

　　B 類客戶，回款5個(gè)月內(nèi) (最好預(yù)付一部分貨款)

　　C 類客戶，回款8個(gè)月內(nèi) (必須預(yù)付一部分貨款)

　　D 類客戶，回款時(shí)間相當(dāng)長(zhǎng)，不可靠 (必須貨款兩清)

　　簽約時(shí)要對(duì)銷售合同的各項(xiàng)條款進(jìn)行逐一審查核對(duì)，合同的每一項(xiàng)內(nèi)容，都有可能成為日后產(chǎn)生信用問(wèn)題的憑證。合同是解決應(yīng)收賬款追收的根本依據(jù)。

　　在銷售合同中應(yīng)明確的主要內(nèi)容 ：

　　1、明確交易條件，如：品名、規(guī)格、數(shù)量、交貨期限、價(jià)格、付款方式、付款日期、運(yùn)輸情況、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等;

　　2、明確雙方的權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任;

　　3、確定合同期限;

　　4、簽訂時(shí)間和經(jīng)辦人簽名加蓋合同專用章或公司印章(避免個(gè)人行為的私章、單一簽字或其它代用章);

　　5、電話訂貨，最好有傳真件作為憑證。

　　合同的簽訂必須經(jīng)過(guò)市場(chǎng)部經(jīng)理審核確認(rèn)才可以蓋章。

　　三、事中控制：(發(fā)貨到收款)

　　1、發(fā)貨查詢，貨款跟蹤。每次發(fā)貨前客服部必須與銷售合同保持核對(duì);公司在銷售貨物后，就應(yīng)該啟動(dòng)監(jiān)控程序，根據(jù)不同的信用等級(jí)實(shí)施不同的收賬策略，在貨款形成的早期進(jìn)行適度催收，同時(shí)注意維持跟客戶良好的合作關(guān)系。(由銷售人員和客服中心進(jìn)行全程跟蹤)

　　收賬策略如下：

　　A 類客戶，按常規(guī)合同

　　B 類客戶，最好預(yù)付一部分貨款

　　C 類客戶，必須預(yù)付一部分貨款

　　D 類客戶，必須貨款兩清

　　2、回款記錄，賬齡分析。財(cái)務(wù)要形成定期的對(duì)賬制度，每隔一個(gè)月或一季度必須同顧客核對(duì)一次賬目，形成定期的對(duì)賬制度，不能使管理脫節(jié)，以免造成賬目混亂互相推諉、責(zé)任不清;并且詳細(xì)記錄每筆貨款的回收情況，經(jīng)常進(jìn)行賬齡分析。

　　有幾種情況容易造成單據(jù)、金額等方面的誤差。

　　1、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)為多品種、多規(guī)格;

　　2、產(chǎn)品的回款期限不同，或同種產(chǎn)品回款期限不同;

　　3、產(chǎn)品出現(xiàn)平調(diào)、退貨、換貨時(shí);

　　4、客戶不能夠按單對(duì)單(銷售單據(jù)或發(fā)票)回款;

　　以上情況會(huì)給應(yīng)收賬款的管理帶來(lái)困難，定期對(duì)賬避免雙方財(cái)務(wù)上的差距像滾雪球一樣越滾越大，而造成呆、死賬現(xiàn)象，同時(shí)對(duì)賬之后要形成具有法律效應(yīng)的文書，而不是口頭承諾。

　　四、事后控制：(欠款到追收)

　　1、欠款到追收。對(duì)拖欠賬款的追收，要采用多種方法清討，催收賬款責(zé)任到位。原則上采取大區(qū)經(jīng)理負(fù)責(zé)制，再由大區(qū)經(jīng)理落實(shí)到具體的業(yè)務(wù)員身上。如果是單一的大區(qū)經(jīng)銷商或代理商，則由客服中心定期對(duì)其進(jìn)行溝通、催付。對(duì)已發(fā)生的應(yīng)收賬款，可按其賬齡和收取難易程度，逐一分類排序，找出拖欠原因，明確落實(shí)催討責(zé)任。對(duì)于確實(shí)由于資金周轉(zhuǎn)困難的企業(yè)，應(yīng)采取訂立還款計(jì)劃，限期清欠，采取債務(wù)重整策略。應(yīng)收賬款的最后期限，不能超過(guò)回款期限的1/3( 如期限是60天，最后收款期限不能超過(guò)80天);如超過(guò)，即馬上采取行動(dòng)追討。

　　2、總量控制，分級(jí)管理。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款的計(jì)劃、控制和考核。銷售人員是應(yīng)收賬款的直接責(zé)任人，公司對(duì)銷售人員考核的最終焦點(diǎn)是收現(xiàn)指標(biāo)。貨款回收期限前一周，電話通知或拜訪負(fù)責(zé)人，預(yù)知其結(jié)款日期，并在結(jié)款日按時(shí)前往拜訪。

　　追款三步驟：

　?、佟⒙?lián)系：電話 聯(lián)系溝通 債務(wù)分析 分析拖款征兆

　　銷售人員或客服中心要適時(shí)與客戶保持電話聯(lián)系，隨時(shí)了解客戶的經(jīng)營(yíng)狀況、財(cái)務(wù)狀況、個(gè)人背景等信息并分析客戶拖款征兆。

　　②、信函： 期限 實(shí)地考察 保持壓力 確定追付方式

　　銷售人員要對(duì)客戶進(jìn)行全程跟進(jìn)，與客戶接觸率與成功回收率是成正比的，越早與客戶接觸，與客戶開(kāi)誠(chéng)布公的溝通，被拖欠的機(jī)會(huì)就會(huì)越低。并且給予客戶一個(gè)正確的觀念，我們對(duì)所有欠款都是非常嚴(yán)肅的，是不能夠容忍被拖欠的。

　　③、走訪：資信調(diào)查 合適的催討方式

　　銷售人員要定期探訪客戶，客戶到期付款，應(yīng)按時(shí)上門收款，或電話催收。即使是過(guò)期一天，也應(yīng)馬上追收，不 應(yīng)有等待的心理。遇到客戶風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，采取風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警和時(shí)時(shí)、層層上報(bào)制，在某個(gè)責(zé)任人充分了解、調(diào)查、詳細(xì)記錄客戶信用的情況下，由主管、經(jīng)理等參與分析，及時(shí)對(duì)下屬申報(bào)的問(wèn)題給予指導(dǎo)和協(xié)助。

　　3、對(duì)已拖欠款項(xiàng)的處理事項(xiàng) ：

　?、?、文件：檢查被拖欠款項(xiàng)的銷售文件是否齊備;

　?、?、收集資料：要求客戶提供拖欠款項(xiàng)的事由，并收集資料以證明其正確性;

　?、?、追討文件：建立賬款催收預(yù)案。根據(jù)情況不同，建立三種不同程度的追討文件―——預(yù)告、警告、律師函，視情況及時(shí)發(fā)出;

　?、?、最后期限：要求客戶了解最后的期限以及其后果，讓客戶明確最后期限的含義;

　?、?、要求協(xié)助：使用法律手段維護(hù)自己的利益，進(jìn)行仲裁或訴訟。

　　五、預(yù)警管理

　　1、每一客戶會(huì)計(jì)年度終結(jié)，必須取得欠款人對(duì)所欠款的書面確認(rèn)。

　　2、任何應(yīng)收款應(yīng)在發(fā)貨之日起，逾期一年零六個(gè)月，一律報(bào)告公司總經(jīng)理，并通知公司法律顧問(wèn)啟動(dòng)催討程序。