港口企業(yè)應(yīng)收賬款是港口企業(yè)在提供勞務(wù)和港口業(yè)務(wù)服務(wù)中允許客戶延緩付款時(shí)間而形成的款項(xiàng)，是企業(yè)流動(dòng)資產(chǎn)的一個(gè)重要組成部分，也是企業(yè)的一項(xiàng)重要債權(quán)。伴隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程的加快和國(guó)民經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，港口企業(yè)的規(guī)模及吞吐量日益增長(zhǎng)，應(yīng)收賬款數(shù)額也呈明顯增多的趨勢(shì)。因此，應(yīng)收賬款的管理已經(jīng)成為企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中日益重要的問(wèn)題。筆者以長(zhǎng)期從事港口企業(yè)財(cái)務(wù)管理的工作積累和經(jīng)驗(yàn)，就港口企業(yè)應(yīng)收賬款的特點(diǎn)、形成原因及加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理的措施提出以下拙見(jiàn)。
一、應(yīng)收賬款的特點(diǎn)
企業(yè)有了應(yīng)收賬款，就有了壞賬損失的可能。不僅如此，應(yīng)收賬款的增加還會(huì)造成資金成本和管理費(fèi)用的增加。因此，企業(yè)要充分認(rèn)識(shí)和估算應(yīng)收賬款下列特點(diǎn)。
1.較高的風(fēng)險(xiǎn)性。應(yīng)收賬款一旦形成，就存在一定比例的壞賬風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)收賬款數(shù)額越高，產(chǎn)生壞賬的概率可能性就越大。由于港口作業(yè)的性質(zhì)決定了企業(yè)應(yīng)收賬款從形成之日起就往往失去了對(duì)貨物的實(shí)際控制權(quán)，所能代表債權(quán)的僅僅是港口作業(yè)合同、發(fā)票、委托協(xié)議等單證。債權(quán)能否收回，主要取決于客戶的商業(yè)信譽(yù)、財(cái)務(wù)狀況及在本港口持續(xù)從事進(jìn)出口業(yè)務(wù)的可能，并且客戶對(duì)本區(qū)域市場(chǎng)環(huán)境的依賴程度。一旦貨源市場(chǎng)發(fā)生大的變化和出現(xiàn)貨源緊張的情況，應(yīng)收賬款無(wú)法收回的可能性就會(huì)增加。所以，從某種意義上講，企業(yè)的應(yīng)收賬款始終有一部分處于無(wú)法收回的風(fēng)險(xiǎn)中。
2.較弱的流動(dòng)性。應(yīng)收賬款雖然與應(yīng)收票據(jù)、存貨等同屬于企業(yè)的流動(dòng)資產(chǎn)，但又不同于應(yīng)收票據(jù)、存貨等項(xiàng)目可以用于抵押、出售使企業(yè)隨時(shí)取得急需的資金。應(yīng)收賬款由于受還款期限或到期后客戶拖延付款等制約，大大影響了其變現(xiàn)能力。如果企業(yè)長(zhǎng)期處于較高的應(yīng)收賬款數(shù)額和較長(zhǎng)的周轉(zhuǎn)天數(shù)的情況，就會(huì)造成資金周轉(zhuǎn)困難，只能依靠上級(jí)撥入資金或向銀行貸款用于碼頭、庫(kù)場(chǎng)的日常作業(yè)和維護(hù)。一方面造成企業(yè)的資金長(zhǎng)期被客戶無(wú)償占用，無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)得的資金使用效果，另一方面由于支付貸款利息增加了費(fèi)用開(kāi)支，直接影響了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。
3.較高的回收成本。企業(yè)要收回長(zhǎng)期掛賬的應(yīng)收賬款，不僅需要較長(zhǎng)的時(shí)間才能完成，同時(shí)往往還需要付出較高的回收成本。特別是異地中小客戶的欠款，如果只通過(guò)信函、電話等催討方式很難達(dá)到預(yù)期的效果。如果派員上門(mén)催討，即使收回了欠款，再抵去為收賬所花費(fèi)的往返交通、住宿等費(fèi)用開(kāi)支后，所剩也會(huì)寥寥無(wú)幾。真可謂“食之無(wú)味，棄之可惜”，使企業(yè)清欠工作處于兩難的境地。
二、應(yīng)收賬款形成的原因
企業(yè)應(yīng)收賬款的形成原因是多方面的，它的產(chǎn)生往往是企業(yè)不得已而為之的行為，如果市場(chǎng)環(huán)境寬松規(guī)范，企業(yè)就可以采用較嚴(yán)格的信用政策，要求客戶按規(guī)定的時(shí)間付款，確保企業(yè)在收入確認(rèn)的同時(shí)得到現(xiàn)金的流入，這樣也就不會(huì)產(chǎn)生應(yīng)收賬款。但在目前的市場(chǎng)條件下，企業(yè)為了占有市場(chǎng)份額，爭(zhēng)取更多的客戶，很難做到即時(shí)結(jié)清款項(xiàng)，在這樣的市場(chǎng)環(huán)境中，產(chǎn)生的應(yīng)收賬款也就在所難免。港口企業(yè)由于行業(yè)的特點(diǎn)，應(yīng)收賬款的形成主要有以下幾個(gè)方面的原因。
1.為了穩(wěn)定和增加貨源，提高港口吞吐量。港口吞吐量不僅是衡量港口規(guī)模的重要標(biāo)志，也是企業(yè)實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益的前提和保證。在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)比較激烈的情況下，延期付款作為市場(chǎng)開(kāi)發(fā)的手段之一，尤其是在穩(wěn)定港口大的客戶群，確保骨干貨類(lèi)方面，其作用是顯而易見(jiàn)的；同時(shí)延期付款作為一種優(yōu)惠條件，也是開(kāi)發(fā)新貨類(lèi)，增加貨源量的一種重要方式。
2.管理制度不嚴(yán)謹(jǐn)，內(nèi)部控制薄弱。個(gè)別企業(yè)由于信用政策過(guò)于寬松或主管部門(mén)之間管理脫節(jié)，增加了管理過(guò)程中的出錯(cuò)概率，給企業(yè)帶來(lái)額外損失。在這些企業(yè)里，業(yè)務(wù)部門(mén)只負(fù)責(zé)貨源開(kāi)發(fā)，追款的責(zé)任則由財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)。由于責(zé)權(quán)劃分不對(duì)等，結(jié)果往往是業(yè)務(wù)人員只顧盲目吸攬貨源，忽略了客戶的信用狀況，使一些資信差、惡意拖欠的客戶有機(jī)可乘，人為地造成應(yīng)收款賬的增加。欠款形成后不能及時(shí)了解應(yīng)收款動(dòng)態(tài)情況以及應(yīng)收款對(duì)方企業(yè)詳情，造成責(zé)任不明確，加之因?yàn)楣芾矸矫嬖颍挂恍⿷?yīng)收賬款的合同、單據(jù)等資料散落不全，有可能使企業(yè)已發(fā)生的應(yīng)收賬款該按時(shí)收的不能按時(shí)收回；該全部收回的只有部分收回；能通過(guò)法律手段收回的，卻由于資料不全造成起訴證據(jù)不足，得不到法律支持而不能收回，直至最終形成企業(yè)資產(chǎn)的損失。
三、加強(qiáng)和完善應(yīng)收賬款管理的若干建議
做好應(yīng)收賬款管理工作，首先，必須應(yīng)建立完善的應(yīng)收賬款管理制度。它包括信用政策、客戶等級(jí)評(píng)價(jià)體系、港口費(fèi)預(yù)付制度、應(yīng)收賬款核算辦法、清欠獎(jiǎng)懲辦法等。其次，要抓好制度的落實(shí)和做好應(yīng)收賬款的日常管理工作，關(guān)鍵在于把重點(diǎn)放在應(yīng)收賬款的產(chǎn)生和收回兩個(gè)環(huán)節(jié)上，加強(qiáng)應(yīng)收賬款事前和事后的控制，最大限度地減少應(yīng)收賬款數(shù)額，降低壞賬風(fēng)險(xiǎn)，從而提高企業(yè)的總體收益，改善企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況。
1.加強(qiáng)和改善對(duì)應(yīng)收賬款的事前管理
對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行事前管理的主要工作內(nèi)容包括科學(xué)的信用政策，建立客戶等級(jí)評(píng)價(jià)體系和結(jié)合本企業(yè)的實(shí)際情況制定可行的管理制度。信用政策包括信用標(biāo)準(zhǔn)和信用條件。信用標(biāo)準(zhǔn)是企業(yè)同意向用戶提供商業(yè)信用而提出的基本要求，通常以預(yù)期的壞賬損失率作為判別標(biāo)準(zhǔn)。如果企業(yè)的信用標(biāo)準(zhǔn)較嚴(yán)，只對(duì)信譽(yù)很好、壞賬損失率很低的客戶給與延期付款的政策，則會(huì)減少壞賬損失，但這可能不利于貨源開(kāi)發(fā)，甚至?xí)垢劭谕掏铝繙p少；反之，雖然會(huì)增加貨源開(kāi)發(fā)量，提高港口吞吐量，但會(huì)相應(yīng)的增加壞賬損失。信用條件是指企業(yè)要求客戶支付賒銷(xiāo)款項(xiàng)的條件，包括信用期限、信用額度和現(xiàn)金折扣。信用期限是企業(yè)為用戶規(guī)定的最長(zhǎng)付款時(shí)間，折扣期限是為用戶規(guī)定的可享受現(xiàn)金折扣的付款時(shí)間，信用額度是指企業(yè)所規(guī)定的向客戶提供商業(yè)信用的最高限度。現(xiàn)金折扣是企業(yè)在客戶提前付款時(shí)所給予的費(fèi)率優(yōu)惠。合理的信用政策應(yīng)把信用標(biāo)準(zhǔn)、信用條件結(jié)合起來(lái)，考慮二者的綜合變化對(duì)收入、應(yīng)收賬款、壞賬成本的影響。
關(guān)于建立客戶評(píng)價(jià)體系。企業(yè)按照一定條件對(duì)客戶進(jìn)行分類(lèi)，通常的做法是按A、B、C三種等級(jí)，以客戶的經(jīng)營(yíng)規(guī)模、企業(yè)所有制性質(zhì)、資信情況、擔(dān)保情況及客戶在港口持續(xù)從事進(jìn)出口業(yè)務(wù)能力等對(duì)其進(jìn)行評(píng)定，對(duì)A類(lèi)客戶采用寬松的信用政策，對(duì)B類(lèi)客戶采用適中的信用政策，對(duì)C類(lèi)客戶采用嚴(yán)格的信用政策。建立客戶評(píng)價(jià)體系的目的既能確保企業(yè)的骨干客戶，又能將應(yīng)收賬款控制在一定的額度內(nèi)。
管理制度主要包括港口費(fèi)預(yù)付制度和清欠獎(jiǎng)懲辦法，它是事前管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。主要應(yīng)包括業(yè)務(wù)合同的會(huì)簽程序、相關(guān)人員的工作權(quán)限和責(zé)任、客戶等級(jí)評(píng)定辦法、申請(qǐng)延期付款審批程序、客戶檔案及相關(guān)資料的保管等。制度應(yīng)重點(diǎn)明確對(duì)應(yīng)收賬款實(shí)行終身負(fù)責(zé)制和第一責(zé)任人制。誰(shuí)經(jīng)手的業(yè)務(wù)發(fā)生壞賬，無(wú)論責(zé)任人是否調(diào)離該公司，都要追究有關(guān)責(zé)任。同時(shí)，對(duì)相關(guān)人員的責(zé)任進(jìn)行明確界定，并作為業(yè)績(jī)考核的依據(jù)。
2.加強(qiáng)和改善對(duì)應(yīng)收賬款的事后管理
應(yīng)收賬款的事后管理主要是收賬管理，包括如下兩部分工作內(nèi)容：
第一，對(duì) A類(lèi)、B類(lèi)客戶還款到期的催收。催收賬款的程序一般為：信函通知、電報(bào)電話傳真催收和派人上門(mén)催討。由于該類(lèi)欠款大多屬于滾動(dòng)欠款，客戶信譽(yù)度較高，一般無(wú)須訴諸法律，收賬管理的重點(diǎn)是把握客戶動(dòng)態(tài)變化情況，做好預(yù)判工作。
第二，長(zhǎng)期掛賬欠款的催收。由于這類(lèi)欠款時(shí)間較長(zhǎng)，一般的催收方式很難達(dá)到預(yù)期的效果，應(yīng)在考慮成本效益原則的前提下，針對(duì)不同的情況采取不同的方式。
對(duì)金額大、時(shí)間長(zhǎng)、客戶故意拖欠的應(yīng)收賬款，應(yīng)及時(shí)簽訂還款協(xié)議以保證訴訟時(shí)效，對(duì)不能在協(xié)議規(guī)定的還款期內(nèi)履約的，可采取訴訟方式解決。筆者所在的企業(yè)，一客戶拖欠300多萬(wàn)元，時(shí)間長(zhǎng)達(dá)5年之久，在此期間公司多次催討，該客戶以種種理由搪塞，針對(duì)這種情況，公司組織專人，通過(guò)各種渠道了解、查找該公司的業(yè)務(wù)往來(lái)情況。經(jīng)過(guò)不懈的努力，終于于2005年6月查實(shí)該公司以另外一家公司的名義，在港口某存儲(chǔ)場(chǎng)存有貨物，并及時(shí)通過(guò)法院訴前保全查封了該貨物，經(jīng)過(guò)訴訟階段充分的準(zhǔn)備， 2006年初經(jīng)法院判決我公司勝訴，追回了該筆欠款，為公司挽回了重大的經(jīng)濟(jì)損失。
對(duì)客戶確實(shí)遇到暫時(shí)的困難，無(wú)能力以現(xiàn)金歸還欠款的情況，一般可采用延長(zhǎng)付款期、分期付款、以物抵債及債轉(zhuǎn)股的方式。如客戶已達(dá)到臨界破產(chǎn)的情況，則應(yīng)及時(shí)向法院起訴，以期在破產(chǎn)清算時(shí)得到部分清償，減少企業(yè)損失。
對(duì)金額小、時(shí)間又較長(zhǎng)的欠款，如采取訴訟的方式，企業(yè)可能會(huì)得不償失。一般可采取說(shuō)理法、疲勞戰(zhàn)法、激將法、軟硬術(shù)法等方法。上述幾種方法可以使企業(yè)在付出較小代價(jià)的前提下，使對(duì)方因?yàn)樾☆~的債務(wù)，卻要承擔(dān)心理上、生理上的負(fù)擔(dān)，使其不勝其煩，惟有歸還債務(wù)，才能得到身心的放松。
3.加強(qiáng)和改善對(duì)應(yīng)收賬款的日常管理
日常工作是應(yīng)收賬款管理的基礎(chǔ)，只有抓住日常管理這個(gè)環(huán)節(jié)，才能使事前管理落實(shí)到位，事后管理有章可循。它主要包括以下內(nèi)容：
第一，建立客戶檔案記錄。所有與企業(yè)有業(yè)務(wù)往來(lái)的客戶，應(yīng)建立詳實(shí)的檔案資料，包括客戶的基本情況、評(píng)定的等級(jí)、對(duì)客戶提供的信用條件、業(yè)務(wù)初始往來(lái)的時(shí)間、按期履約的程度及信用等級(jí)發(fā)生變化情況等。企業(yè)只有掌握這些基礎(chǔ)信息，才能及時(shí)采取更有效的措施控制壞賬的發(fā)生。
第二，基礎(chǔ)資料的保管�；A(chǔ)資料包括作業(yè)合同、委托協(xié)議、作業(yè)工班記錄、出入庫(kù)記錄、發(fā)票等。企業(yè)應(yīng)按規(guī)定的要求對(duì)基礎(chǔ)資料進(jìn)行妥善保管，一是要保證記錄的可追溯性，二是要便于資料查閱。
第三，細(xì)化內(nèi)部核算。應(yīng)運(yùn)用會(huì)計(jì)電算化這一現(xiàn)代化的工具，對(duì)不同的業(yè)務(wù)項(xiàng)目和客戶進(jìn)行最明細(xì)核算，定期清理賬戶，掌握客戶結(jié)算往來(lái)情況，密切監(jiān)控已到期債務(wù)的增減動(dòng)態(tài)，及時(shí)與客戶聯(lián)系催收欠款。
第四，定期編制欠款表和召開(kāi)清欠例會(huì)。其作用可使企業(yè)相關(guān)部門(mén)和相關(guān)人員及時(shí)掌握客戶欠款情況，分析應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率和平均收賬期，評(píng)價(jià)應(yīng)收賬款管理的成績(jī)與不足，總結(jié)一段時(shí)期清欠工作的成績(jī)和存在的問(wèn)題，制定今后一段時(shí)間應(yīng)采取的措施，以便不斷完善操作程序，規(guī)范經(jīng)營(yíng)環(huán)節(jié)，使企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)更加規(guī)范化、系統(tǒng)化。
