常用的IT預(yù)算編制模式的弊端預(yù)算由兩個(gè)字組成，后面一個(gè)是“算”字，代表預(yù)算確實(shí)能夠幫助企業(yè)算清將要支出的資金，避免支出失控。但是預(yù)算兩個(gè)字中，更重要其實(shí)是前面那個(gè)“預(yù)”字。古人云：凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢，說的就是這個(gè)“預(yù)”的重要性。“預(yù)”就是要提高計(jì)劃性，要未雨綢繆，要根據(jù)需求提前安排好IT資源的配置。

　　常用的IT預(yù)算編制模式主要有兩種模式。一是漸進(jìn)增長式預(yù)算模式，這種編制方式相對簡單。就是在上一年的IT預(yù)算基礎(chǔ)上，結(jié)合企業(yè)業(yè)務(wù)增長需求率和IT支出的增長率，做出相應(yīng)變動(dòng)即可，因此也稱為基數(shù)漸進(jìn)增長預(yù)算模式。在這種漸進(jìn)預(yù)算框架中，最重要的是預(yù)算基數(shù)，就是上一年的支出數(shù)額。這種模式也是目前占據(jù)主導(dǎo)地位的模式，但隨著經(jīng)濟(jì)危機(jī)的越來越嚴(yán)重，這種預(yù)算模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)實(shí)需求了。另一種是規(guī)劃計(jì)劃預(yù)算模式，這是自上而下的程序作業(yè)，是先根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)規(guī)劃出IT規(guī)劃計(jì)劃，然后再細(xì)化和分解成IT預(yù)算方案，這是以規(guī)劃分解為預(yù)算基礎(chǔ)。這種方式主要是以計(jì)劃為導(dǎo)向的，將中長期的計(jì)劃轉(zhuǎn)化為每年的預(yù)算，但俗語說計(jì)劃不如變化快，因此當(dāng)計(jì)劃的可行性變化時(shí)會(huì)對預(yù)算產(chǎn)生很大的影響。

　　在經(jīng)濟(jì)危機(jī)來臨之前，許多CIO一直采用基數(shù)增長進(jìn)行編制預(yù)算。這種預(yù)算編制方法是首先確定上年度的基數(shù)，然后在上年度支出基數(shù)的基礎(chǔ)上，考慮下一年度影響各項(xiàng)支出的因素，按一定的增長比例確定IT預(yù)算。這種傳統(tǒng)的預(yù)算編制方法的邏輯依據(jù)是：一是上一年的每個(gè)IT項(xiàng)目支出均為必要，而且都是實(shí)現(xiàn)IT目標(biāo)和任務(wù)所必不可少的；二是上一年的每個(gè)IT項(xiàng)目支出在下一年度中仍有繼續(xù)進(jìn)行的必要，充其量只需對其中部份作調(diào)整；三是上年的每個(gè)IT項(xiàng)目支出均以成本一效益最大的方式來實(shí)施的。

　　這種方法特點(diǎn)是較為簡便，易于操作。但主要弊端是IT經(jīng)費(fèi)多少不是取決于企業(yè)業(yè)務(wù)的發(fā)展需求，而是取決于原來的基數(shù)。基數(shù)大的錢多，可以大手大腳；基數(shù)小的事情，經(jīng)費(fèi)得不到有效保障。因此，采用基數(shù)法編制預(yù)算往往沒有考慮變化了的情況，仍然是在基數(shù)上進(jìn)行累加或遞增，預(yù)算安排與現(xiàn)實(shí)情況將不能動(dòng)態(tài)同步，特別是在09年經(jīng)濟(jì)預(yù)期將不容樂觀的情況下，會(huì)產(chǎn)生更大的偏差。

　　什么是零基預(yù)算法？

　　一般而言，IT預(yù)算包括兩方面的內(nèi)容：一是運(yùn)行原有IT系統(tǒng)需要的日常費(fèi)用，另一個(gè)是計(jì)劃上線新IT項(xiàng)目的費(fèi)用。事實(shí)上，無論是日常費(fèi)用還是上線新IT項(xiàng)目，如果把IT預(yù)算進(jìn)行細(xì)分，不外乎軟件、硬件、安全、咨詢、維護(hù)和培訓(xùn)等六大類，而每部分所占的比例與公司所處的行業(yè)類別及信息化所處階段有關(guān)。因此，進(jìn)行不同IT活動(dòng)的預(yù)算配比，需要依不同企業(yè)而異。

　　那么，在如此嚴(yán)峻的經(jīng)濟(jì)形勢下，CIO應(yīng)該如何編制IT預(yù)算呢？ 一個(gè)重要模式就是零基預(yù)算法（Zero-Base Budgeting）。

　　零基預(yù)算法，又稱零底預(yù)算，其全稱是以零為基礎(chǔ)編制預(yù)算的方法。它是指在編制預(yù)算時(shí)對于所有的預(yù)算支出均以零為基底，不考慮以往的情況，只從實(shí)際情況上研究和分析每項(xiàng)預(yù)算是否有支出的必要和支出數(shù)額的大小。

　　零基預(yù)算在編制年度預(yù)算時(shí)，對各項(xiàng)預(yù)算支出均不以上年預(yù)算為基數(shù)，一切從零開始，按日常經(jīng)費(fèi)和專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)兩部分重新核定，做到該保留的保留，應(yīng)取消的取消，確需增加的予以增加。這種預(yù)算不對歷史基礎(chǔ)數(shù)據(jù)作修修補(bǔ)補(bǔ)，而是重新審查每項(xiàng)IT活動(dòng)對實(shí)現(xiàn)IT目標(biāo)的意義和效果，要消除今年存在的費(fèi)用支出在下一年度就一定存在的習(xí)慣性心理。然后在成本效益分析的基礎(chǔ)上，重新排出各項(xiàng)IT活動(dòng)的優(yōu)先次序，并據(jù)此決定資金和其它資源的分配。

　　零基預(yù)算法與傳統(tǒng)的基數(shù)調(diào)整預(yù)算模式截然不同，主要有以下三個(gè)區(qū)別：一是預(yù)算的基礎(chǔ)不同，基數(shù)調(diào)整預(yù)算法的基礎(chǔ)是前一期結(jié)果，本期的預(yù)算額是根據(jù)前一期的實(shí)績調(diào)整確定的。零基預(yù)算的基礎(chǔ)是零，就是本期的IT預(yù)算額是根據(jù)本期IT活動(dòng)的重要性和可供分配的資金量確定的。二是預(yù)算分析的對象不同，基數(shù)調(diào)整預(yù)算法重點(diǎn)對新增加的IT活動(dòng)進(jìn)行成本效益分析，而對與前一期性質(zhì)相同的IT活動(dòng)則不再作深入分析研究。零基預(yù)算法則不同，它要對本期內(nèi)所有的IT活動(dòng)都重新進(jìn)行成本效益分析。三是預(yù)算的著眼點(diǎn)不同，基數(shù)調(diào)整預(yù)算法主要是控制預(yù)算金額的增減，而零基預(yù)算除重視金額高低外主要是從IT活動(dòng)的必要性以及優(yōu)先重要程度來分配有限的IT資金。

　　零基預(yù)算可以使CIO沒有現(xiàn)成的框框，不受現(xiàn)行預(yù)算執(zhí)行情況的約束，只根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際需要對IT項(xiàng)目進(jìn)行增減，確定IT項(xiàng)目的優(yōu)先次序，避免在原基數(shù)上層層遞加的弊端。因此，和傳統(tǒng)預(yù)算編制方法相比，零基預(yù)算具有以下優(yōu)點(diǎn)：一是有利于提高CIO的對IT活動(dòng)必要性的審查意識(shí)。零基預(yù)算是以“零”為起點(diǎn)觀察和分析所有IT活動(dòng)的必要性，要解釋為什么需要花這些錢，并且不考慮過去的支出情況。二是進(jìn)行優(yōu)先級排序，有利于合理分配資金。每項(xiàng)IT活動(dòng)都需要經(jīng)過成本效益分析，當(dāng)對每個(gè)IT項(xiàng)目進(jìn)行優(yōu)先級排序時(shí)，就能使有限的IT資金流向更富有成效的IT項(xiàng)目，資金分配會(huì)更加合理。

　　編制零基IT預(yù)算方案的步驟運(yùn)用零基預(yù)算的方法編制預(yù)算，在操作上需要把握好四個(gè)步驟：

　?。?）列出所有IT活動(dòng)明細(xì)，逐一分析其必要性單個(gè)IT活動(dòng)預(yù)算是IT總預(yù)算的基礎(chǔ)。因此，IT部門需要根據(jù)IT目標(biāo)和具體IT任務(wù)，列出所有IT活動(dòng)明細(xì)，這主要是為了弄清IT部門是否已經(jīng)盡其最大努力清晰其費(fèi)用支出，也是IT部門證明所做的IT活動(dòng)必要性的前提。然后，對每項(xiàng)IT活動(dòng)的目的進(jìn)行逐一分析其必要性。因?yàn)橹挥蠧IO都清楚知道每一項(xiàng)IT活動(dòng)的真實(shí)成本是多少，才能管理和控制這些成本的。因此，第一步就是要列出的有的IT活動(dòng)，這是實(shí)行零基測算的前提。

　?。?）成本效益分析，確定各項(xiàng)IT活動(dòng)的預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)有了明確的IT活動(dòng)后，對做預(yù)算最大的好處是，可以根據(jù)對企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展的貢獻(xiàn)來對IT活動(dòng)的作成本效益分析。分析結(jié)果應(yīng)要清晰呈現(xiàn)出實(shí)施各項(xiàng)IT活動(dòng)的成本效益分析對比，以及各項(xiàng)IT活動(dòng)的詳細(xì)資金預(yù)算和實(shí)施計(jì)劃，使CIO能夠清楚地掌握IT建設(shè)所投入的各項(xiàng)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)（硬件、軟件、咨詢、維護(hù)和培訓(xùn)等）。因此，成本效益分析是確定預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)有沒有“水份”的關(guān)鍵。

　　（3）把IT活動(dòng)進(jìn)行優(yōu)先級評估和排序CIO對每一個(gè)IT活動(dòng)的所需費(fèi)用和所得收益進(jìn)行審查、分析和評價(jià)，權(quán)衡輕重，區(qū)分層次，確定先后次序。一般分為三個(gè)層次：第一層次是必要的IT活動(dòng)，即非進(jìn)行不可的活動(dòng)；第二層次是需要的IT活動(dòng)，即有助于提高質(zhì)量、效益的項(xiàng)目；第三層次是改善工作條件的IT活動(dòng)。進(jìn)行成本效益分析的目的在于判斷各個(gè)IT活動(dòng)費(fèi)用開支的合理程度、先后順序以及對企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展的影響程度。

　　（4）核定及編制綜合總IT預(yù)算按照以上辦法分別編制出各個(gè)IT活動(dòng)預(yù)算后，再由專門財(cái)務(wù)預(yù)算小組進(jìn)行復(fù)審，對重復(fù)、漏編和不合理的IT活動(dòng)進(jìn)行調(diào)整、取舍和補(bǔ)充，匯總編制成綜合預(yù)算表。按照最高優(yōu)先級所確定的預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)及IT活動(dòng)的優(yōu)先次序進(jìn)行分配資金，落實(shí)預(yù)算。