2008年新年開始，浙江移動公司溫州分公司市場部員工小趙，上班后的第一件事情是把上個月到各個地方出差的發(fā)票重新整理了一下。他已經(jīng)接到公司通知，從新年開始，員工報銷差旅費用時，可以到一個叫“電子賬務平臺”中填寫報銷單據(jù)。

　　今天早晨小趙登陸的電子賬務平臺是浙江移動實施全省財務集中的IT系統(tǒng)，小趙作為一個市場部門的普通員工，他使用的只是其中很小的部分功能，而整個電子賬務平臺從員工自助報銷費到ERP賬務處理再到銀行付款全過程都實現(xiàn)了無縫鏈接和落地處理，另外，對于公司的收入、資產(chǎn)、工程、資金、預算的大量財務核算和財務管理業(yè)務也都完全在電子賬務平臺中運行，這是小趙這種普通員工無法察覺的。

　　從浙江移動的電子賬務平臺使用效果來看，筆者認為，我們國內(nèi)公司財務信息化的趨勢，必然要跨越“ERP財務”走向“共享財務”。ERP財務實現(xiàn)了信息共享、數(shù)據(jù)整合、電子記賬等目標，而共享財務則是對整個公司價值鏈的財務業(yè)務活動進行全過程管理，共享財務的企業(yè)將徹底實現(xiàn)面向流程的信息化管理、協(xié)同管理和實時溝通。這種知識管理和服務共享將為企業(yè)創(chuàng)造更多的價值。

　　共享財務的前提是“全員財務”

　　國內(nèi)以前有財務集中的說法，共享財務比財務集中的角度更高一些，共享是集中和分散的有機統(tǒng)一，有“集”也有“散”，重點在服務共享，而財務集中更多的是偏向于業(yè)務集中，財務集中只是共享財務的第一步。

　　電子賬務平臺的建設是共享財務中最重要的一環(huán)，建設共享財務時，機構(gòu)建設、流程優(yōu)化也很重要，但是，如果缺乏IT系統(tǒng)的支撐，共享財務還只能是個空中樓閣。共享財務項目是一個典型的“IT技術(shù)驅(qū)動管理變革型”項目。

　　很多人以為就是一個員工自助報銷的系統(tǒng)有什么難建設的？其實，這種想法還只是停留在“手工操作電子化”的IT系統(tǒng)建設思路上。

　　基于提供共享財務服務的電子賬務平臺首先必須是一個平臺級建設，這個平臺項目也是一個系統(tǒng)化工程，它的核心功能融合了很多先進的管理思想，而這些管理思想?yún)s體現(xiàn)在軟件的功能細節(jié)上，絕非輕而易舉之事。

　　我們作為電子賬務平臺的提供商有著深刻的體會，這種體會來源于我們公司全球化的財務共享實踐經(jīng)驗。

　　共享財務的前提是“全員財務”，打破ERP財務的“部門財務”的局面，企業(yè)的全體員工都可以使用這個平臺，這樣才會將信息收集和管理控制的觸角延伸到公司的每一個角落。

　　只有面向員工界面的個性化的單據(jù)填寫才能使每個員工填寫單據(jù)成為可能。

　　“自動翻譯譯”

　　個性化單據(jù)填寫它實現(xiàn)了財務語言業(yè)務化。界面中沒有任何財務的專業(yè)詞匯，使得員工能夠用自己的工作語言來操作軟件，處理自己的日常工作，員工感覺到簡單易用，只需簡單提示就可以操作系統(tǒng)，這樣的IT系統(tǒng)才可能在全公司所有員工中普及。

　　在系統(tǒng)的操作過程中，公司的一些管理制度和流程控制規(guī)則也會固化到系統(tǒng)中，隨著系統(tǒng)在全公司范圍內(nèi)的使用，系統(tǒng)對每一個用戶輸入行為的控制都達到了公司管理的目的。

　　為了滿足財務核算的需求，需要使用自動會計規(guī)則，通俗的來講，就是類似于“自動翻譯”，它是一系列規(guī)則的組合，這些規(guī)則把員工填寫的業(yè)務信息轉(zhuǎn)換成標準的賬務信息。比如：產(chǎn)生ERP中應付標準發(fā)票，產(chǎn)生ERP中的總賬憑證。

　　自動會計規(guī)則是這個平臺的核心應用。沒有它，這個系統(tǒng)也只能是一個審批工具而已；有了它，就將業(yè)務活動和財務信息完美的結(jié)合起來。

　　系統(tǒng)管理員在平臺實施時，需要對企業(yè)的原有賬務規(guī)則進行調(diào)研，并將規(guī)則錄入到系統(tǒng)中，這些規(guī)則在系統(tǒng)運行過程中也可以隨時調(diào)整的。浙江移動和中興通訊在進行新舊會計準則切換時，電子賬務平臺只是調(diào)整了一下參數(shù)，就繼續(xù)運行，準則切換基本沒有造成什么影響，這在其他財務系統(tǒng)，包括ERP系統(tǒng)都是沒法完全做到的。

　　業(yè)務抽象與了作流梳理

　　企業(yè)越大，財務審批越復雜，尤其是支出的審批。因為對支出審批進行嚴格控制是控制成本的最有效手段。運行審批服務的工作流引擎包括兩部分：技術(shù)引擎和審批規(guī)則。

　　中興通訊自己在運行的全球共享服務系統(tǒng)的在線人數(shù)在1000人左右，每天提交單據(jù)量在5000張左右，這么大的業(yè)務量數(shù)據(jù)對系統(tǒng)的運行效率要求是特別高的，從技術(shù)角度講，選擇一個很好的工作流技術(shù)十分重要。

　　工作流程上運行的審批流程需要業(yè)務抽象，才能進行審批規(guī)則配置。財務的審批規(guī)則有它自己的特點，它要考慮到費用類型、組織結(jié)構(gòu)、部門類型、領導級別，甚至還要考慮到領導的個人癖好等特點。

　　試想一下，在一個4萬人的公司，800多個部門的集團內(nèi)，逐個設置審批流根本是不可能的，所以，審批規(guī)則的抽象十分重要，沒有對大量業(yè)務實踐進行總結(jié)和歸納，是不能產(chǎn)生一個優(yōu)秀的審批規(guī)則的。

　　我們知道企業(yè)通過實施ERP實現(xiàn)企業(yè)流程信息化管理這種說法已經(jīng)提了很多年，但是我們觀察到，很多已經(jīng)實施了ERP（包括著名的ERP 產(chǎn)品SAP，ORACLE）的企業(yè)后，很多處理環(huán)節(jié)還是領導和員工紙面手工審批和處理。

　　一個關鍵環(huán)節(jié)是手工處理，只是將處理結(jié)果錄入ERP的模式怎么能叫做流程信息化呢？它最多也就是信息錄入員之間的流程信息化。

　　關鍵處理環(huán)節(jié)未在ERP系統(tǒng)中處理的原因一般有這樣幾個：ERP不能定義復雜的審批流程，尤其是費用支出這塊，而國內(nèi)企業(yè)對這塊又十分重視；ERP操作界面復雜和專業(yè)化，不容易操作；ERP受網(wǎng)絡條件，許可證限制等因素不適合推廣到公司所有用戶。

　　所以說，電子賬務平臺的應用才能使得“全員參與”成為現(xiàn)實，也只有這樣企業(yè)才能實現(xiàn)徹底的面向流程的信息化管理，而以前的ERP財務還是未脫離專業(yè)化的影子，也只能是“全公司范圍內(nèi)的局部應用”。

　　接口

　　ERP是企業(yè)的核心信息系統(tǒng)，電子賬務平臺中任何功能和ERP交互數(shù)據(jù)時，使用統(tǒng)一接口服務來將財務務信息導人到ERP，同時也實時從 ERP同步數(shù)據(jù)，這樣接口服務就起到一個“適配器”的功能，和ERP實現(xiàn)了無縫鏈接。

　　統(tǒng)一接口服務不僅極大的降低了接口開發(fā)復雜度，財務人員工作也從每日煩瑣的單據(jù)錄入中獲得了解放，可以把更多的精力放在財務管理方面，這也使得建立共享服務中心（SSC）提供基于集團層面的財務共享財務服務成為可能。

　　企業(yè)和銀行之間的業(yè)務往來日趨頻繁和復雜，企業(yè)和銀行的直連服務可以將ERP的付款信息先經(jīng)過審批，然后進行加密和安全處理，直接發(fā)送到銀行端的系統(tǒng)接口，銀行系統(tǒng)完成支付后，返回支付成功信息，電子賬務平臺啟動通知服務，通知員工或供應商。企業(yè)也可以實現(xiàn)實時銀行賬戶查詢以及自動對賬功能。

　　電子賬務平臺的背后

　　小趙完成差旅費報銷的流程，只是電子賬務平臺應用的一個縮影，浙江移動大量的收入、工程、資產(chǎn)等只要與財務有關的業(yè)務都在電子賬務平臺中處理。電子賬務平臺的成功應用很具體的體現(xiàn)了下面幾個管理理念：

　　(1)“實時企業(yè)”與“協(xié)同管理”。

　　(2)“知識管理”。

　　(3)“服務共享”。

　　實時企業(yè)也提了很多年，尤其是豐田的JIT生產(chǎn)方式為全世界所稱道，豐田生產(chǎn)方式（TPS）有14項原則，我想最核心思想的一種表達是：用推式方法以最短的業(yè)務流程完成當前工作。

　　通過小趙報銷一筆差旅費，我們可以看到，這個流程的推動是靠系統(tǒng)流程和單據(jù)流程來推動的，而不是靠小趙一個個去催促或者靠個人自覺。每一個處理工序都會收到上一個工序的任務，每一個工序都有一個標準時限要求，任何動作都要在標準內(nèi)完成，并且每一步的操作都與軟件操作相關，全過程的流程是透明的，超過時限的工序都會收到系統(tǒng)的自動通知，并會被系統(tǒng)進行統(tǒng)計。每個工序的自我改進都會觸發(fā)全流程的協(xié)同效應，一張單據(jù)經(jīng)過4天即完成付款并且是在異地完成付款就是實時和協(xié)同的最好體現(xiàn)。

　　知識是信息的沉淀和加工，知識決定了如何去做，電子賬務平臺提供了企業(yè)大量業(yè)務數(shù)據(jù)的收集功能，全公司員工對業(yè)務細節(jié)的輸入都會挖掘出驚人的價值。假設浙江移動公司全省范圍內(nèi)填寫的差旅單，在進行數(shù)據(jù)挖掘后發(fā)現(xiàn)，全年從杭州坐飛機出差的人次數(shù)是1000次，機票費用是100萬，這個時候，浙江移動公司完全可以把從杭州出發(fā)的飛機訂票業(yè)務交給一個票務公司管理，并協(xié)定在最低票價的基礎上再給予折扣，而以前通過ERP管理是根本無法獲取這些業(yè)務信息的。

　　另外，業(yè)務信息從個人分散管理進而轉(zhuǎn)變?yōu)榻M織記憶，員工的技能和經(jīng)驗通過軟件的應用轉(zhuǎn)變?yōu)橹R沉淀，軟件版本的改進和新用戶每一次對系統(tǒng)的應用都對前人工作的價值分享。新員工入職后，很多規(guī)章制度都在軟件操作的細節(jié)中體現(xiàn)，學會了軟件操作，工作就很容易上手。

　　服務共享的本質(zhì)在于通過集中專業(yè)化的服務來滿足集團內(nèi)部的業(yè)務需求，共享服務打破了區(qū)域、組織、語言、法律的界限，使得組織內(nèi)部分工更加清晰，在快速響應客戶需求、提高服務質(zhì)量的基礎上，不斷的降低服務成本。

　　浙江移動建立了全省的核算中心，各個地市的財務工作就會從煩瑣的財務核算工作中解脫出來，財務核算的工作就交給核算中心去完成專業(yè)化的服務，自己將更多的精力投入到預算、資金、成本等財務管理工作中去。

　　共享財務是企業(yè)財務管理工作的新趨勢，對于大型企業(yè)集團的多法人，多地點、多幣種、多語言經(jīng)營模式具有重大的理論參考和實踐應用價值。共享財務信息化將成為企業(yè)IT規(guī)劃的下一個熱點區(qū)域，中興通訊和浙江移動在這方面邁出了重要的一步。